MODERNÍ METODY ŘÍZENÍ

1. Statutární město C H O M U T O V MODERNÍ METODY ŘÍZENÍ v podmínkách Magistrátu města Chomutova Konference „Modernizace veřejné správy 2007 – 2013“ Praha, 25.9.2007

2. Magistrát města Chomutova • moderní úřad 21. století • Impulsy ke změnám • reforma veřejné správy: • na obce převedeny nové agendy a činnosti rušených okresních úřadů, • státní agendy převzaty s nevyhovující organizační strukturou a neflexibilním způsobem řízení  hledali jsme nové způsoby řízení

3. Nabízel se Benchmarking (BMK) a CAF. Nové metody napomáhající efektivnímu řízení organizace veřejné správy: • založené na principu porovnávání se s ostatními a hledání dobré praxe • založené na principu sebehodnocení a odhalení slabých stránek organizace, Realizace: Benchmarking: 2003 - doposud CAF: 2004 – 2006 Za zlomový považujeme r. 2004, kdy byla vypracována a schválena první sebehodnotící zpráva CAFu a dále schváleny akční plány BMK a CAFu.

4. Model CAF • Ustanovení nezávislého projektového „CAF týmu“ • Příprava a sběr dat • Vypracování sebehodnotící zprávy, s využitím dat z benchmarkingu • Zpracování a schválení akčního plánu • Nový cyklus

5. Nejdůležitější úkoly z akčního plánu • Úřad neměl jasně formulovanou vizi. Bylo nutné zpracovat a stanovit strategické cíle, zmapovat, nastavit a zefektivnit procesy v organizaci. •  Hlavní dokument Strategické cíle Městského úřadu Chomutov: • Poskytování služeb zainteresovaným stranám(elektronizace, dostupnost a komfort služeb) • Personální a vzdělávací politika na úřadě(profesionalizace a zvýšení kvalifikace) • Spolupráce se strategickými partnery(prezentace, spolupráce, poradenství) • Čitelná politika a kultura úřadu(mj. městský marketing, zaměření na přidanou hodnotu)

6. Aktualizované Strategické cíle Magistrátu města Chomutova jsou součástí pracovního řádu organizace Motto: „Úřad je „firmou“, u které má zákazník své služby předplacené. Oprávněně proto očekává zhodnocení svých peněz v přidané hodnotě, kterou mu může poskytnout pouze úředník svým trvale profesionálním přístupem.“

7. Cíl: Elektronizace • Koncept SMS - bezkontaktní objednávání se na úřad pomocí SMS –krátkou textovou zprávou se klient objednává na úřad v non-stop režimu, sám si volí den a čas návštěvy (významná redukce front). Úředník předem ví, jaký úkon chce klient provést, takže je připraven. V textové zprávě se pak klient dozví, jaký formulář k úkonu vyplnit, kde bude obsloužen a výši správního poplatku. (Služba funguje alternativně i e-mailem či z aplikace umístěné na informačním servisu magistrátu)

8. Cíl: Elektronizace • Zavedení platebních terminálů– možnost bezhotovostní úhrady všech plateb (dnes až 20 % veškerých transakcí), prvenství v rámci ČR

9. Cíl: Elektronizace • Digitalizace – v 1. fázi zaměřena na archiválie stavebního úřadu. Zvýšení komfortu, úspora času, minimalizace rizika zničení originálu, možnost práce více lidí s jedním dokumentem v daném čase.

10. Cíl: Dostupnost a komfort služeb Podnikatelské centrum: • soustředění všech agend pro podnikatele do jednoho místa, budovy, • sloučení odborů stavební úřad a životní prostředí, • vytvoření centrálního registračního místa, • vytvoření „ChomutovPoint“ –platební terminál, elektronická podání (elektr. podpis), digitalizace, přístup do GISu, přístup do AXIS, internetové infokiosky, koncept SMS (bezkontaktní objednávání + zpětná informace o provedení úkonu) a další.

11. Cíl: Profesionalizace a zvýšení kvalifikace • vzdělávání • odborné školení a kursy prohlubující znalosti, kvalifikaci a dovednosti úředníků • psychosociální výcvik • počítačové vzdělávání • image úředníka • jazykové kursy • e-learning • vzdělávání vedoucích úředníků výrazně nad rámec zákona • inovativní učení – mj. učení se od druhých

12. Cíl: Profesionalizace a zvýšení kvalifikace • manuály nezastupitelných činností • dokument „Personální minimum“ • coaching • kvartální a výroční hodnocení podřízeného nadřízeným a hodnocení 180° • motivace • týmová práce

13. Cíl: Strategičtí partneři • Identifikace partnerů a jejich přidělení vedoucím úředníkům • Pravidelné vyhodnocování spolupráce se strategickými partnery – součást výroční zprávy

14. Cíl: Strategičtí partneři • „Charta pro občana“ – pilotní projekt MV ČR a Sigma OECD z r. 2005 podle mezinárodně ověřené metodiky. Cílem je zkvalitnit správní činnosti a veřejné služby při bezprostředním kontaktu úředníků s občany. • Naše „charty“ (r.2006) znamenají jednostranné vyhlášení závazků vůči partnerům, obsahují příslib pro případ jejich nesplnění a zároveň staví na přiměřené odpovědnosti partnerů. • „Řešení podnětů klientů“ • „Dávky v hmotné nouzi“

15. Proces čitelné politiky • Vydávání výročních zpráv (od r.2005) • Pravidelné pořádání setkání s občany – Brífinky(od ledna 2004 dosud) • Chomutovské noviny – 14-ti denník + 3 – 4x ročně magazín • Průzkumy, ankety • Informovanost úředníků – intranetový zpravodaj • Otevřený úřad – mj. odborné stáže studentů, posilování servisu podnikatelům • Aktivní účast na veletrzích a konferencích

16. ZPĚTNÁ VAZBA • Zvýšení spokojenosti zainteresovaných stran • Oddělení samosprávy od státní správy • Zjednodušení procesů • Snížení provozních nákladů – identifikace úspor, zprůhlednění finančních toků • Zpracování procesních map a map rizik

17. ZPĚTNÁ VAZBA: 2. národní konference kvality ve veřejné správě (Plzeň, 2005) • Organizace dobré veřejné služby– za implementaci modelu CAF a zapojení se do projektu benchmarking • Cena za inovaci v územní veřejné správě – za zavedení platebních terminálů • Cena za inovaci v územní veřejné správě – za komunikaci s klienty pomocí SMS 4. mezinárodní konference kvality (Tampere, 2006) • Koncept SMS - komunikace s klienty, projekt postoupil jako jediný ze všech územních samospráv v ČR

18. 3. národní konference kvality ve veřejné správě (Liberec, 2006) • Organizace dobré veřejné služby–za implementaci modelu CAF a zapojení se do projektu benchmarking • Cena za inovaci v územní veřejné správě– za digitalizaci archivu Stavebního úřadu Mezinárodní soutěže • Catalogue CAF – „Better results for the citizens by using CAF 2006“ – publikovány výsledky zavedeného modelu CAF • Vítězství v národním kole soutěže European Enterprise Awards– zisk české Ceny za podnikání v kategorii – Cena za omezení byrokracie, celkové vítězství v soutěži - ocenění ministerstva průmyslu a obchodu+nominace evropské kolo soutěže Brusel • Účast v evropském kole soutěžeEuropean Enterprise Awards (Brussels, Committee of the Regions, 2006)  zisk 2. místa v kategorii „Cena za omezení byrokracie“

19. NAŠE PLÁNY • Balanced ScoreCard • Interaktivní procesní mapy • koncept „Phone Book“ (vybrané úřední úkony) • VIP – Velký integrovaný projekt • projekt „Chytrá administrativa“ • projekt „eChomutovsko 2010“

20. Děkuji za pozornost: • Ing. Theodor Sojka tajemník magistrátu tel. (+420) 474 637 240 fax (+420) 474 637 242 GSM: (+420) 606 617 221 e-mail: t.sojka@chomutov-mesto.cz Statutární město Chomutov http://www.chomutov-mesto.cz