1 / 17

Loopen

Loopen. Budgetsystem i tiden. Loopen. Teknik Mappstruktur Filstruktur – fokus budget Sammanställning – pivottabell Prognos Stödfördelning. Loopen - teknik. Loopen är en kombination av excel och access. Områdena och dess ekonomer arbetar i excel

devlin
Download Presentation

Loopen

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Loopen Budgetsystem i tiden

  2. Loopen • Teknik • Mappstruktur • Filstruktur – fokus budget • Sammanställning – pivottabell • Prognos • Stödfördelning

  3. Loopen - teknik • Loopen är en kombination av excel och access. • Områdena och dess ekonomer arbetar i excel • Accessen arbetar i bakgrunden i syfte att • Sammanställa • Gruppera/indela • Förtydliga • Periodisera • Tekniken och modellen bygger på att alla filer ligger fast – inget skickas in! – Mappstruktur är A och O

  4. Loopen - Mappstruktur • Excelfilerna ingår i ett system där mappstrukturen är viktig. • Platsen är som tidigare: … Arbeten/Budget Inlamning/Budgetfil • Varje område har sin egen mapp, vilka i sig har en excelfil och två undermappar • Budgetransar_Per_Omrade_xx • 2012 • Slask

  5. Loopen - Mappstruktur

  6. Loopen – FilstrukturFokus budget • Filen består av en rad olika flikar – varav fliken ”transar” är ”viktigast” • Området A1-X3200 är av tabellformat (sortering, filtrering och summeringsmöjligheter) • Kolumnerna: • A-K är ”Budget 2013” • L-M är ”Budget 2012” • O-R är ”Prognos” • S-X är ”Stödfördelning” • N är ”Skapat/ändrat”

  7. Loopen – FilstrukturFokus budget • Budget 2013 (kolumner A-K) har två typer av värdetabeller: ”Obligatorsikt” och ”Frivilligt” • Obligatoriskt är • Område (A kolumn) • Kostnadsställe - räcker med ett samlande(B) • Konto – (C) • Verksamhet (D) • Aktivitet (stödverksamhet)(E) • Belopp (I) • Periodnyckel (K) • Motpart – interna konton – ej OH (G)

  8. Loopen – FilstrukturFokus budget • Budget 2013 (kolumner A-K) har två typer av värdetabeller: ”Obligatorsikt” och ”Frivilligt” • Frivilligt är • Aktivitet - kärnverksamhet(E kolumn) • Objekt(F) • Motpart – externa konton och OH(G) • Finansiär(H) • Kommentar (J)

  9. Loopen – FilstrukturFokus budget • Kolumnerna har dataverifiering - både i Titel (1a-raden) och värdefälten – vilken begränsar värdet till tal med rätt antal tecken – samt att talen ligger inom rätt intervall. • Det går att länka men det är inget som supportas.

  10. Loopen – sammanställning • Sammanställningen sker i bakgrunden via access – på så sätt utnyttjas både excels flexibilitet och access strukturbarhet • Syftet är att: • Sammanställa • Gruppera/indela • Förtydliga • Periodisera

  11. Loopen – sammanställning • Loopen ställs samman i access på två sätt • Direkt återkoppling via länkningar/frågor • Områdena kan göra uppföljning enligt hermes (kontogrupperingen i SILA RR), periodiserat (enligt fördelningsnyckel) och på verksamhetsgrupper etc (finns inga begränsningar) • Indirekt återkoppling via tabell inläsning där alla områden slås ihop – koncernuppföljning • Till MAH controller • Uppdateras dagligen

  12. Loopen – Pivottabell • Sammanställningen görs i pivotabeller – både för områdena och GF. • Styrkan gör att man kan borra sig ner till minsta byggklots. • De olika byggdelarna i pivottabellerna (om excelfilen har använts rätt) gäller följande fält: • Stödet utfördelat på de olika verksamhetsgruppperna • Aktiveter • Belopp 2012/2013 • Bokslutsperioder

  13. Loopen – Pivottabell • De olika byggdelarna i pivottabellerna (om excelfilen har använts rätt) gäller följande fält: • Boxar • Stödfördelning med periodbelopp med totalsumma • Finansiärer • Kommentarer (år 2012/2013) • Konton (olika grupperingar – S-kodsgruppering som RR SILA etc) • Uppdelning kärn- och stöd (olika stödnivåer) • Motparter (både interna och externa) • Områden • Periodiserad belopp avrundat och icke avrundat (2012/2013) • Periodnyckel • Semesterlöner • Verksamheter med grupperingar

  14. Loopen - Prognos • Finns möjligheter att använda Loopen till prognos arbetet för både T1 och T2. Kolumnerna O-R är avsatta för detta ändamål. • Diskutera under hösten användningen av denna möjlighet.

  15. Loopen - stödfördelning • Kolumnerna S- X är avsatta för att beräkna stödets utfördelning gör de olika ”bena” GU, UU, FO och TV • I kolumn S väljs Kärn- respektive stödets indelning (Högskola, område eller institution. Fördelningen av stödet sker i %-andelar i kolumnerna T-W. X-kolumnen ska ge 100% då allt är utfördelat. • Tillsammans med de obligatoriska aktiviteterna för stödverksamheten har en stark grund för SUHF-modellen.

  16. Loopen - stödfördelning • Arbete med att utveckla bra pivottabeller kan vi skapa modeller som visar: • Boxarna • Stödets tre nivåer samt • Fördelningen på kärnverksamhetsgrupper.

  17. Loopen - SILA • Uppföljningen bygger på budget (eller tvärtom) • Viktigt med att ha överensstämmande rapporter i Budget och Uppföljningsarbete (BUP-tänk) – finna en röd tråd • Förslag/krav hitta den modell som gör att ”BUP- tänket” finns med överallt.

More Related