Metoddokument ”Processorienterat arbetssätt”

1. Metoddokument ”Processorienterat arbetssätt”

2. Varför processorienterat arbetssätt? Samsyn - Gemensam bild av mål och arbetsflöde Patientfokus - Endast aktiviteter som ger mervärde till patienten Minskad variation - Samma behandling oavsett vårdgivare Systemsyn - Insikt om den egna insatsens plats i helheten Ökad säkerhet - Alla ”lämnar ifrån sig rätt saker” Ökad effektivitet - Handläggning kan standardiseras Planering förenklas – Ta bort dubbelarbete och kostnader för kvalitetsbrister

3. Varför har vi tagit fram ett metoddokument? E - ffektivt N - ytt sätt att arbeta K - valitet E - nhetligt L - ätt T - ydligt

4. Olika perspektiv på processen…

5. Steg 1 Identifiera verksamhetens processer Systemkarta • Är en grund för engemensam bild av verksamheten. Den synliggör vilka processer som finns i verksamheten, deras namn och koppling till varandra. Systemkartan delas upp i ledningsprocesser, huvudprocesser och stödprocesser. • När systemkartan är klar kan den fungera som ett verktyg för processledning och ett stöd vid prioriteringar. Processverktyg: Systemkarta

6. Steg 2– Prioritera processer som ska kartläggas • Vilka är verksamhetens processer? (se systemkarta) • Vilken/vilka processer skaprioriteras och varför? • När ska arbetet genomföras? • Hur gör vi processarbetet tydligt prioriterat? • Hur finner vi tid för möten i processteamet? Processverktyg: PICK graf/prioriteringsmall/Multiröstning

7. Steg 3 Identifiera personer till processteam • Processägare • Processledare • Processteam Processverktyg: Dokumentation - Rollfördelning i teamet

8. Uppdrag/ansvar för processteamet • Kartlägga och beskriva  processen • Driva förbättringsarbete som berör processen • Kontinuerligt (minst 1ggn/år) följa upp och utvärdera processens mål • Årligen eller oftare vid behov revidera processens dokument • Årlig genomgång med verksamhetschef och klinikledning avseende hur processen fungerar, resultat, aktuella förbättringar, resursbehov etc. • Regelbundet följa upp vad som händer i omvärlden och som berör processen • Ansvara för att berörda medarbetare informeras om aktuella riktlinjer och rutiner runt processen.

9. Steg 4 - Planering av kartläggning • Beräkning av tidsåtgång och uppgift om när kartläggningen ska var klar. • Processens storlek och detaljeringsgraden avgör hur lång tid kartläggningen tar. • För att arbetet ska bli effektivt och inte tappa tempo krävs att deltagarna får avsatt tid för att medverka i arbetet och gärna att mötesträffarna kommer relativt tätt. • Behövs handledare? processverktyg: Dokumentation - Dagordning / MinnesanteckningarTidplan / arbetsgång

10. Steg 5 – Processarbetet börjar – första mötet • Bakgrund / fakta - vilken fakta finns runt processen? • Definiera kund/vara • Mål/syfte med processkartläggningen • Var startar och slutar processen? • Vilka samarbetspartner finns? • Hur kan vi inhämta synpunkter från patienter/patientföreningar? • Hur detaljerad ska kartläggningen vara? • Tider för de närmaste mötena Processverktyg: Dokumentation - ProcessrapportTidplan / arbetsgång

11. Steg 6 - Kartläggning • Fokusera på kunden/varan • Börja med att namnge aktiviteterna • Gå igenom aktiviteterna gemensamt så att alla förstår innebörden • Ordna aktiviteterna i kronologisk tidsordning • Skriv vid varje aktivitet vem som är inblandad, vilka dokument/vilken information som är aktuell. Man kan även hänvisa till t.ex. datasystem, kliniska riktlinjer, rutiner eller andra informationskällor. Om de saknas/ej är aktuella leder detta till förbättringsarbeten Processverktyg: Flödesschema

12. Steg 7 Mål och mätetal • I detta steg används processkartan för att hitta mätetal som följer upp processens mål. • Utgå från värdekompassens fyra perspektiv. Ta ett perspektiv i taget.  Ställ gärna följande frågor: • Vad vill vi uppnå? Vad är vårt mål? • Vad ska vi mäta? Hur säkerställer vi att målet uppfylls? • Hur ska vi mäta? Vilken mätmetod ska vi använda? Processverktyg: Värdekompass / Mätmatris

13. Steg 8 – Identifiera förbättringsområden Tänk på att prioritera förbättringsområden som är: • högriskområde • viktiga för kund/vara • viktiga för alla i gruppen att arbeta med • något som ni själva kan påverka • möjliga att se resultat av inom rimlig tid (ca 6 mån) Processverktyg: PICK-graf / Prioriteringsmall / Multiröstning

14. Steg 9 – Dokumentera och kommunicera När processkartläggningen är klar och man tagit fram mål och mätningar för processen och förbättringsarbeten är prioriterade ska detta presenteras i en skriftlig rapport till ledningen. Förbättringsverktyg: Dokumentation - Processrapport 

15. Steg 10 - Processarbetets fortsättning Processteamet är en styrgrupp för processens arbete och har en övergripande funktion att se till att processen kontinuerligt utvecklas, utvärderas och följs upp. Det ligger även på processgruppens ansvar att ta fram och redovisa till ledningen de mätningar, förändringar och förbättringsarbeten som genomförts under året. Förbättringsverktyg: Dokumentation - Årsrapport

16. Steg 11 - Förbättringsarbete • Utifrån identifierade förbättringsområdena initieras förbättringsarbeten. • Inspiration till förbättringsarbeten kan även komma från andra håll exempelvis rapporterade avvikelser, publikationer, jämförelser med andra eller idéer som kommer från medarbetare. • Förbättringsarbeten ska dokumenteras och kan med fördel publiceras på intranätet så alla har möjlighet att se vad som pågår. Processverktyg: A3 formulär, Fiskbensdiagram, Handlingsplan / aktivitetsplan, PGSA-hjul, Påverkansanalys

17. Egenkontroll Systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem ”Processorientering ger oss möjlighet att ta fram mätetal för egenkontroll” (SOSFS 2011:9 5 kap. §2)

18. Det kostar på, det tar lite tid… Framgångsfaktorer • Ledningens engagemang • Uppföljning • Uthållighet • Kommunikation – samma budskap i process och linje • Tydligt mål och syfte – gå från plan till handling • Processteamets sammansättning • Kontinuerliga mätningar, avstämningar • Kulturförändring tar tid!!