Instructor: Guido Capra S MBA, MEE

Presupuestos Taller No. 7 Instructor: Guido Capra S MBA, MEE Marzo de 2004

Presupuestos Objetivos Este taller tiene el objetivo de repasar algunos conceptos importantes del proceso de presupuestación en una empresa. Se busca que el candidato a síndico aplique su habilidad para elaborar presupuestos de flujo de caja y proyectar estados financieros Pro Forma. También se busca que el candidato proponga políticas de gerencia que optimicen la gestión financiera de la empresa y minimicen las diferencias entre los objetivos programados y alcanzados. (Buscar el mejor ajuste posible entre lo programado y ejecutado)

Presupuestos Metodología METODOLOGIA Papel del Instructor: Facilitar herramientas y guiar a los candidatos a síndicos durante el desarrollo del taller. Papel de los candidatos a síndicos de empresas: Formar equipos de trabajo de no más de 5 personas y trabajar los casos en grupo para posteriormente presentar sus resultados en el plenario.

Presupuestos Estructura del taller • Aspectos básicos del presupuesto • Definición • Funciones • Principios • Tipos • 2) Caso. Mi jerarquía • 3) Caso. Presupuesto maestro y proyección estados pro-forma empresa ABC.

Presupuestos Evaluación Trabajo Grupal 100%

¿? ¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?

¿? Es la representación monetaria de un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización

Funciones del presupuesto • Al ser la representación monetaria del plan, permite el control financiero de la organización. • Permite monitorear la ejecución monetaria y física del avance de lo programado y tomar medidas correctivas en el tiempo. • Permite conocer las necesidades de efectivo en el tiempo (capital de trabajo) y determinar las estrategias para cubrir déficit o colocar superávit. • Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. • Facilitan que los miembros de la organización conozcan el desempeño de las tareas programadas.

Principios del presupuesto • UNIVERSALIDAD: Señala que un presupuesto deberá contener todos los ingresos y todos los gastos, identificados por categorías programáticas. • UNIDAD: Expresa que todos los ingresos deben formar un fondo único para cubrir todos los gastos. Además, el contenido y la forma del presupuesto debe responder a una política presupuestaria definida por los órganos competentes. • PERIODICIDAD: Indica que un presupuesto debe considerar un período de tiempo definido, que se conoce como ejercicio económico o financiero y generalmente cubre un año calendario. • PREVISIÓN: "Significa que el presupuesto debe ser una anticipación a los hechos, en el sentido de prever la percepción de los ingresos y la realización de los gastos que demanda el cumplimiento de las metas previstas. • FLEXIBILIDAD: Un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita modificársele, sin que por ello el sistema quede dañado.

Principios del presupuesto • PLANIFICACIÓN: Consiste en que el presupuesto no represente una simple lista de ingresos y gastos, sino que además represente todo un plan de acción cuidadosamente concebido. • EQUILIBRIO: Es el balance entre los ingresos y gastos del presupuesto básicamente. • CLARIDAD: El documento del presupuesto debe ser presentado de tal forma que no deje margen alguno a dudas o interpretaciones personales y debe ser comprensible a los diferentes usuarios, sin omitir las reglas técnicas esenciales. • DETALLE: Señala que un presupuesto debe contener un desglose que permita, por un lado que los responsables de su aplicación puedan visualizar rápidamente la parte que les corresponde y por otro lado permita formarse una idea clara de la naturaleza de las transacciones que se efectuarán, jugando un papel importante las clasificaciones presupuestarias (de ingresos y gastos) y la definición e identificación de las categorías programáticas. • FORMALIDAD: Expresa que un presupuesto debe ser un documento formal, autorizado y aprobado por la Junta Directiva del Ente y que debe ser publicado y distribuido convenientemente, de tal forma que sea conocido por quienes lo deben ejecutar, controlar y evaluar.

Principios del presupuesto • EXACTITUD: El presupuesto debe prepararse con el mayor grado de exactitud, aproximándose al máximo a los ingresos por percibir y a las necesidades reales que derivan de la acción programada. • PROGRAMACIÓN: "Consiste en seleccionar y ordenar por categorías programáticas, las actividades y proyectos necesarios para el logro de objetivos y cumplimiento de metas, mediante la asignación racional de los recursos disponibles y especificación de los responsables.

Tipos de presupuesto Según la flexibilidad Rígidos, estáticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público. Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos y adaptativos, pero complicados y costosos. Según el periodo de tiempo A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias. A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Tipos de presupuesto • Según el sector de la economía en el cual se utilizan • Presupuestos del Sector Público • Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones. • Presupuestos del Sector Privado • Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

Tipos de presupuesto • Según el campo de aplicación en la empresa • De operación o económicos • Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: • Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. • Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales. • Presupuesto de Compras • Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. • Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

Tipos de presupuesto • Según el campo de aplicación en la empresa • Financieros • En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables. • Presupuesto de Tesorería • Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. • Presupuesto de erogaciones capitalizables • Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

Tipos de presupuesto • El Presupuesto Maestro • Definición: • Es un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de operación y estados financieros detallados . Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales. Algunas veces los presupuestos maestros también se llaman estados proforma. • Las dos partes principales de un presupuesto maestro son: • El Presupuesto de Operación: El presupuesto de operación se enfoca en el estado de resultados. • El Presupuesto Financiero: Se enfoca en los efectos que el presupuesto de operación y otros planes (presupuestos de capital e intereses) tendrán sobre el efectivo.

¿? ¿Qué relación existe entre la planificación estratégica y el presupuesto?

Planificación estratégica y Presupuestos Plan Estratégico • Identifica el concepto básico y la dirección de una organización Proceso de la planificación estratégica Misión + Objetivos Análisis Entorno Formulación Estrategia Implementación Estrategia Evaluación + Control Describe la visión. La visión define objetivos financieros y estratégicos Búsqueda ventaja competitiva Programas. Presupuestos. Procedimientos. Parámetros. Objetivos. Indicadores. Comparaciones. Cambios. Análisis Interno Análisis Industria.

Descripción del porque la empresa existe Provee un contexto para todas las decisiones dentro de la organización Describe una realidad duradera Util para entes internos y externos Su logro puede ser infinito Cristalización de lo que los líderes desean que sea la empresa Guía el desarrollo de la estrategia y organización Describe una nueva realidad inspiradora Se puede lograr dentro de un período específico Se usa primordialmente al interior de la empresa Plan que explica como ganarles a los competidores de hoy - mañana Lista una serie de acciones para proveer servicios y productos por arriba del costo Describe la propuesta de valor seleccionada por la empresa Cambia constantemente en respuesta a análisis, prueba y error, experiencias Es preferible restringir su uso a personal interno Planificación estratégica y Presupuestos Misión + Objetivos Análisis Entorno Formulación Estrategia Implementación Estrategia Evaluación + Control Misión Visión Estrategia +

Casos de presupuesto Mi jerarquía Usted ha sido invitado a elaborar el presupuesto de una empresa del sector industrial en la que demostrará su habilidad y aptitudes para elaborar presupuestos. Debe asignar 1 al ítem más importante para su trabajo, 2 al que sigue y así sucesivamente hasta jerarquizar los 15 ítems del ejercicio. Etapa I. En la columna 1 MI JERARQUIZACION de la hoja de solución, asigne un orden de prioridad a los 15 ítems presupuestarios que se enuncian. Use lápiz para que pueda borrar en caso de que desee cambiar sus prioridades. Justifique ese orden establecido. Tiempo: 10 minutos. Etapa II. Forme un grupo de 5 personas según las instrucciones del facilitador. Discuta con ellos el orden de la clasificación justificando el por qué de su orden establecido. En la columna 2 CONSENSO DE GRUPO anote la clasificación hecha por todos ustedes. Así en dicha columna todos deben tener el mismo orden de prioridades. Tiempo: 20 minutos. Etapa III. Cada grupo nombrará un representante y expondrán los argumentos para la JERARQUIZACIÓN realizada. Tiempo: 5 minutos por grupo.

Casos de presupuesto Mi jerarquía

Casos de presupuesto Empresa ABC EMPRESA ABC La empresa ABC es una empresa de comercialización de artículos de línea blanca. La administración elabora un presupuesto continuo para tomar decisiones financieras y de operación. Por simplicidad, el horizonte de planeación solo es de 4 meses, de abril a julio. En el pasado, las ventas han aumentado durante esta temporada. El cobro de las ventas está atrasado y se necesita efectivo para realizar compras, pagar salarios y otros egresos de operación. En el pasado, la compañía ha hecho frente a este problema de efectivo con préstamos a corto plazo a una tasa del 18% de un banco local y cancelando los mismos conforme la disponibilidad de efectivo. Las ventas del mes de marzo fueron de 40,000 y las proyectadas para los meses de abril, mayo, junio, julio y agosto se presentan en el cuadro siguiente: Abril 50,000 Mayo 80,000 Junio 60,000 Julio 50,000 Agosto 40,000 El 60% de la ventas son en efectivo y el 40% restante a crédito. Todas las cuentas de crédito se cobran durante el mes posterior. La empresa tiene como política mantener un inventario de 20,000 más el 80% del costo de artículos vendidos del mes siguiente. El costo promedio de la mercancía vendida es el 70% de las ventas. La empresa paga el 50% de sus compras en efectivo y el saldo durante el mes siguiente. Los salarios se pagan con un retraso de 15 días. El costo fijo de salarios es 2,500 mes y comisiones del 15% de las ventas. Otros gastos mensuales de la empresa son: Gastos misceláneos 5% de las ventas. Alquileres 2000 Bs /mes Seguros 200 Bs/mes Depreciación 500 Bs/mes La empresa necesita un capital de operaciones al inicio de cada mes de 10,000 Bs.

Casos de presupuesto Empresa ABC • EMPRESA ABC • Balance General • Empresa ABC al 31 de marzo 200x • ACTIVOS • Activo circulante 75,800 • Efectivo 10,000 • Cuentas x cobrar 16,000 • Inventarios 48,000 • Seguros 1,800 • Activo fijo 24,200 • Equipo 37,000 • Depreciación ac. 12,800 • Activo total 100,000 • PASIVOS + CAPITAL • Pasivo circulante 21,050 • Cuentas x pagar 16,800 • Sueldos x pagar 4,250 • Capital 78,950 • Total pasivo + capital 100,000

Ciclo del efectivo Compra de materias primas o mercaderías a un proveedor Venta del producto Días en existencia Días que faltan para cobrar Días que faltan para pagar Ciclo del efectivo Pagos a los proveedores Cobranza a clientes

Ciclo de maduración del efectivo Pago de materias primas Pago de mano de obra y gastos de fabricación Pago gastos de venta Compra materias primas Cobro clientes Producción Almacenamiento Venta Plazo de cobro a clientes Plazo de pago a proveedores Días de stock de materias primas Días de stock de productos en curso Días de stock de producto acabado CICLO DE CAJA CICLO DE MADURACIÓN

Ciclo de maduración del efectivo Nº de días de stock de materia prima Plazo de pago a proveedores Nº de días de stock de producto en curso Nº de días de stock de producto acabado Plazo de cobro de clientes - + + + EJEMPLO EMPRESA “A” - + + + 28 días 15 días 20 días 30 días 60 días = 123 días

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