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報告撰寫與 簡報技巧

報告撰寫與 簡報技巧. 報告撰寫要領. 報告撰寫要領 (1/2). 內容以精簡為要 ( 除非有「份量」之考慮 ) 目錄及圖表即應提供內行之讀者一個全盤概念 資料之收集應由大處著眼、小處著手─避免有誤導之方向或過度之破綻 篇幅過大的報告 ( 本文 50 頁以上 ) ，應提供摘要. 報告撰寫要領 (2/2). 部份主題的過多陳述，宜考慮列至附錄 引用圖表應註明出處 ( 並注意更新 ) 專業報告均應有「參考資料」之章節，並於文章中註明 注意週邊事務─封頁之標示、頁碼編輯、校稿、建檔、版本之釐清. 專業簡報技巧. 報告大綱. 簡報之要件 簡報基本原則

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報告撰寫與 簡報技巧

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Presentation Transcript

  1. 報告撰寫與簡報技巧

  2. 報告撰寫要領

  3. 報告撰寫要領(1/2) • 內容以精簡為要(除非有「份量」之考慮) • 目錄及圖表即應提供內行之讀者一個全盤概念 • 資料之收集應由大處著眼、小處著手─避免有誤導之方向或過度之破綻 • 篇幅過大的報告(本文50頁以上)，應提供摘要

  4. 報告撰寫要領(2/2) • 部份主題的過多陳述，宜考慮列至附錄 • 引用圖表應註明出處(並注意更新) • 專業報告均應有「參考資料」之章節，並於文章中註明 • 注意週邊事務─封頁之標示、頁碼編輯、校稿、建檔、版本之釐清

  5. 專業簡報技巧

  6. 報告大綱 • 簡報之要件 • 簡報基本原則 • 對象及目的之考量 • 器材與場所 • 個人風格與技巧 • 內容之準備原則

  7. 簡報之要件

  8. 「簡報」之特質 今天的主題與目的 • 簡報，是一種帶有技巧性的藝術工作 • 「法無定法」─受人、事、時、地、物的不定性影響；需有個人體會與風格 • 「追求必勝」難；「免於必敗條件」較容易

  9. 對「簡報技巧」的訴求 • (短線)成功的一次簡報─ 【準備】x【基本功力】 • (長線)良好的簡報功力─ 【掌握不易出錯的原則】+【 持續進步】

  10. 如何使簡報功力能持續進步 【勤學常練】 • 對簡報待之以「誠」─每次簡報，都當做一件大事 <胡適> • 立即檢討，並將缺失放在心上─每次簡報後，均問自已「如何？」 • 對個人技巧及風格的缺憾「修補」

  11. 簡報基本原則 簡報之要件

  12. 簡報的類別 簡報者，簡單報告也 • 10 min以下：介紹─只能傳達一、兩個訴求與理念；戒之在「貪多」 • 20-30 min：簡報─ 先問「訴求什麼？」，掌握聽眾水準，才能「深入淺出」 • 40 min以上：教育─不怕多，怕水準不夠；不怕填鴨，怕缺乏互動

  13. 簡報應邏輯流暢 • 要以聽眾的立場準備、報告─其背景為何？為什麼有興趣？ • 隨時掌握“where I am ?”─ 「你講到那裡了？」、「你在說什麼？」，是聽眾永遠的可能疑惑，也是簡報人的最大災禍

  14. 簡報─內容需精簡 • 圖表優於文字 • 儘量在每頁50字以下 • 每次只強調一個訴求，每頁均有企圖表達的「中心思想」 • 注意：你所知道的，與你所應該表達的，是有差異的─簡報最常犯的錯誤

  15. 對象及目的之考量 簡報之要件 簡報基本原則

  16. 簡報之對象及目的 對象 同儕 外賓 競標 審查 檢討 目的 說服 (信心) ◎ ○ ○ ○ ○ 彰顯 (深入) ○ ◎ ◎ ◎ ○ 教育 (淺出) ○ ◎ ○

  17. 以「說服」為目的之簡報 <以競標為例> • 對聽眾之「尊重」為第一要務 • 注意「基本要求」(例如RFP)─需四平八穩地滿足其要求 • 有競爭對手時，「WHY ME」是主軸─多強調自己的優點，特別是對手的弱點 • 簡報人的「自信」是關鍵 因此，不是每個人都適合做競標計畫的簡報

  18. 以「彰顯」為目的之簡報 • 沒有深度，則「不足以服遠人」 • 只要報告的邏輯流暢，資料不妨多─可以有「自行參閱」的資料 • 「審查會」時，著重的是「根據」與「成果的證明」─可以略為吹噓，千萬不要過頭 • 文質彬彬、四平八穩

  19. 以「教育」為目的之簡報 • 可以適度地超越聽眾程度(只要不會使其「一頭霧水」就好) • 儘量有幾件使聽眾「驚嘆」的訴求 • 故事與實例，是穿插煩悶與冗長內容的「興奮劑」與「接著劑」

  20. 器材與場所 簡報之要件 簡報基本原則 對象及目的之考量

  21. 簡報之medium • 單槍投影機 • 投影片 • 幻燈片 • 白板 • 海報 • 無 • 與場地是否搭配？ • 一定WORK嗎？萬一… • 轉換過程，聽眾是否會分心？

  22. 簡報之輔助材料 • 書面資料─代表尊重，但也是「分心」的機會 • 樣品提供─需有「真棒」、「原來如此」的效果，否則… • pointer─是用來聚焦的工具，宜善用之

  23. 簡報之場地 • 15人以下─絕對的互動 • 15-30人─技巧最佳的「制式」場合 • 30-100人─要隨時「拉回」聽眾的注意力 • 100人以上─勇往直前的個人秀

  24. 個人風格與技巧 簡報之要件 簡報基本原則 對象及目的之考量 器材與場所

  25. 個人因素 • 儀容－正式得體 • 姿勢－手足有措 • 語調－自然清晰 • 情緒－適度緊張 整潔、俐落、誠懇、自信

  26. 吸引注意力之方法 • 特殊效果之運用 • 適當之停頓 • 故事/笑話之穿插 • 提出問題 拿捏很重要，可以建立個人風格， 千萬別「東施效顰」

  27. 問題之答覆 • 對聽眾要打從心裡的尊重 • 簡明扼要─愈沒有信心，愈容易瞎掰 • 辯解的議題，多用「YES─ BUT─ AND」

  28. 個人魅力之展現 • eye contact • 適度之幽默 • 手勢 • 走動 逐漸塑造出自己喜歡，且覺得自然的風格

  29. 內容之準備原則 簡報之要件 簡報基本原則 對象及目的之考量 器材與場所 個人風格與技巧 示範案例 結論

  30. 簡報準備之構思架構 • 內容 • 資料來源 • 補充材料 準備作業重點 ‧表達方式及訴求 ‧各主題之邏輯 ‧時間與器材 • 聽眾 • 背景條件 • 期盼結果

  31. 簡報內容順暢的基礎 • 起 ─ 以事實引發背景說明 • 承 ─ 切入主題重點、清晰說理 • 轉 ─ 帶入訴求重點(說服什麼？) • 合 ─ 簡單明確之綜合性結論 【聽得懂嗎？】

  32. 內容查核重點項目 1. 邏輯之流暢 2. 重點之標示 3. 圖表之使用 4. 介面之精簡 5. 故事之引入 6. 點子之突出

  33. 結論─Action Plan【技巧提昇】 • 待之以誠、多下功夫，是不二法門 • 給自己「提昇期」─每次均列出「應加強事項」與「檢討」 • 永遠掌握「目的感」─對象是誰？準備什麼資料？要傳達什麼？

  34. Homework • 「升等」簡報的重點訴求是什麼？有那些準則？ • 「獎項評審」，向委員「說服」的手段有那些？有沒有「陷阱」？ • 對「里長參觀團」的簡報，可以有什麼點子？

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