BEMdok Dokumentation und Analyse Toolbox

1. BEMdok Dokumentation und Analyse Toolbox Peter R. Horak Wirtschafts- und Sozialwissenschaftler Berufs- und Bildungsforschung Dr. Regina RichterWirtschafts- und SozialwissenschaftlerinDisability-ManagerinDemografie-Lotsin

2. Dokumentation – wozu? Ziele einer Dokumentation • Überprüfbare Beschreibung von Ereignissen und Handlungen • Systematisierung der Dokumentationsmerkmale • Zusammenfassung der Merkmale • Erkenntnisgewinn aus dem Verlauf der Dokumentation • Wiederverwertbarkeit / Nachvollziehbarkeit von Abläufen und Ereignissen

3. Dokumentation im BEM – was ist gemeint? Erfordernisse • Klienten • Stammdaten • Verlaufsdaten • Erfolgskontrolle • BEM-Prozess • Randbedingungen • Aufgaben • Ergebnisse/Abschlüsse • Strukturen/Häufigkeiten • BEM-Prozess • Auswertungen/Analysen

4. BEM-Dokumentation – was wird dokumentiert? Dokumentationsmerkmale • Sinnvoll: Für das Dokumentationsziel erforderlich? • Verfügbar: Können ggfs. Daten von externen Stellen oder aus anderen Abteilungen herangezogen werden? (z.B. Fehlzeiten) • Erlaubt: Gibt es datenschutzrechtliche Einschränkungen? • Umsetzbar: Sind die zu erhebenden Merkmale mit vertretbarem Aufwand zu dokumentieren?

5. BEMdok – die Struktur BEMdok-Bausteine Klienten-Information (minimale oder erweiterte Erfassung) BEM-Prozess (Dokumentation in einzelnen „Aktionen“) Auswertung (Übersichten und Analysen)

6. BEMdok – die Umsetzung I Klienten-Informationen • Priorität: Erfüllung datenschutzrechtlicher Anforderungen • Standard: Minimale Erfassung/Verwaltung personenbezogener Daten • Optional: - Erweiterte Erfassung/Verwaltung personenbezogener Daten - Nachbefragung(en) • Ablage: Datenbankbasiert und (optional) als Print • Datensicherheit: Zugang nur über Benutzerpasswort Verschlüsselung der Datenbank Regelmäßige Backups (automatisch und manuell)

7. BEMdok – die Umsetzung II Informationen zum laufenden BEM-Prozess • Prinzip: Unterteilung des Prozesses in einzelne Schritte („Aktionen“) • Jede dokumentierte Aktion besitzt die gleiche Struktur: • Datum, Dauer • Gegenstand/Thema • Teilnehmer intern/extern • (Zwischen-)Ergebnis/Vereinbarungen • Abschließend: Ergebnisauswertung und ggfs. Nachbefragung

8. BEMdok – die Umsetzung II BEMdok-Aktionen

9. BEMdok – die Umsetzung III Nach Abschluss der BEM-Prozesse • Prinzip: Gesamtauswertung erfolgt anonym • Nachbefragung(en) *) • Beobachtung der Fehlzeitenentwicklung • Auswertung beantragter Fördermittel nach Mittelherkunft und -verwendung *) soweit die Klienten damit einverstanden sind

10. BEMdok – die Umsetzung IV Auswertung der BEM-Prozesse • Prinzip: Gesamtauswertung erfolgt anonym • Merkmale *): • Neuzugänge, laufende und abgeschlossene Verfahren • Abgebrochene bzw. nicht aufgenommene Verfahren • Einstiegsinitiative • Geschlecht, Altersgruppen • Standort (Abteilung, Filiale, Niederlassung) • Arten der Beeinträchtigung • Behindert, nicht behindert *) soweit die Klienten mit deren Erfassung einverstanden waren

11. BEMdok Toolbox BEMdok ermöglicht… …eine komfortable und vollständige Dokumentation bereits während des Verfahrens …die laufende Auswertung und Analyse aller erfassten BEM-Prozesse …eine jederzeitige Abrufbarkeit der Einzel- und Gesamtergebnisse …die detaillierte zeitliche Auswertung beantragter Fördermittel nach Herkunft und Verwendung …die datenschutzkonforme Erfassung und Speicherung der BEM-Daten …eine nutzerorientierte Weiterentwicklung des Produkts

12. BEMdok Dokumentation und Analyse Toolbox Weitere Informationen: www.bemdok.de