MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (1)

1. MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (1) Karakteristike programskog rješenja: - Za hotelsko poduzeće koje se sastoji od više hotela, bungalova, apartmana, itd koji rade pod jedinstvenim Infosustavom - Prilagođeno je radu sezonskih hotela (agencijske grupe), podržane su i funkcije gradskih hotela (individualci) - Moguće je povezivanje više hotelskih poduzeća za jedinstvene funkcije bookinga - ORACLE baza podataka u client-server načinu rada - Integrirano je sa pozadinskim uredom; materijalno, financije itd. - Sastoji se od više grupa poslova; matični podaci, prodaja, rezervacije, prijava gosta, računi, booking, dnevni zaključak, mjenjačnica

2. MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (2) TIRON (pozadinski ured) Lokacije prednjeg ureda Poslovodstvo funkcija; booking Prodaja HOTIS (prednji ured) funkcije; prodaja, rezervacija, booking Recepcija funkcije; booking, rezervacije, prijava, računi, gosti, dnevni zaključak Mjenjačnica funkcija; mijenjački poslovi Telefonska centrala Održavanje Restoran funkcija; servisi funkcija; zaueće, dolasci na dan funkcija; registriranje impulsa

3. MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (3) MATIČNI PODACI (1), preduvjet za rad ostalih funkcija: - Struktura organizacijskih jedinica, glavna (poduzeće), hoteli (niža razina), podaci; šifra, naziv, mjesto, telefon, adresa, e-mail, matični broj. - Tipovi kapaciteta, opisuju se različite vrste smještaja; sobe/apartmani/bungalovi itd. Prijedlog šifriranja; x-broj ležaja/A apartman, x-pogled more/park, x-balkon ima/nema. Za tip kapaciteta se definira, broj soba ukupno i za ugovaranje. - Unutar tipa kapaciteta opisuju se pojedine sobe; oznaka sobe s opisom i brojem ležaja, telefon itd. Prijedlog šifriranja; x-kat, xxxx-redni broj. - Definiranje razdoblja rada organizacijske jedinice, period od/do za ugovaranje. Za gradski hotel cijela godina, za sezonski periodi istih cijena. Generira se za svaku sobu, svaki dan jedan zapis u tabeli.

4. MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (4) MATIČNI PODACI (2): - Države/valute podaci; šifra, naziv, kratica, naziv valute, paritet. - Porezi podaci; šifra, naziv, periodi i stopa od kada važi, žiro račun. Lako promjenljivi podaci jer su podložni izmjenama (novi porezi, promjena stope itd.) - Agencije podaci ; šifra, matični broj, naziv, država, valuta, adresa, mjesto, fax, e-mail, bonitet, itd. - Granični prijelazi koriste se za podatke o gostu prilikom prijave. Koristi ih policija.

5. MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (5) MATIČNI PODACI (3): - Usluge kao ponuda hotela kojima se pridružuju porezi. Sastoje se od grupa (smještaj, piće, hrana, boravišna pristojba), vrsta (pansion, polupansion, ostalo). Oznaka doručak/ručak/večera, ima li agencija proviziju. Naziv na 4 jezika. - Cjenici dvije vrste, za individualne goste i agencije. Cjenici olakšavaju rad jer omogućuju brz obračun usluga. Vezani su za uslugu/period/valutu/tip/ugovor. * Cjenik individualaca, podaci; usluga, cijena, valuta, datum od/do važenja, tip sobe (ako varira obzirom na tip), za domaćeg/stranog gosta, ima li proviziju. * U cjeniku agencija se definiraju cijene usluga gdje je u cijeni ugovorena boravišna taksa. Referiranje na postojeću uslugu s +, - iznosom ili % korekcije. Cjenik za agencije je podloga za ugovaranje. * U cjeniku usluge vezane za kapacitet (pansion jednokrevetna) i one koje nisu (boravišna taksa)

6. MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (6) MATIČNI PODACI (4): - Granični prijelazi koriste se za podatke o gostu prilikom prijave. Koristi ga policija. - Konstantne veličine su skup različitih vrijednosti koje se koriste u operativnom radu. Vide se korištenjem naredbe <LOV> (lista vrijednosti). Ne mogu se mijenjati ni brisati. U matičnim podacima mogu se dodavati nove vrijednosti. - Prijava izvješća omogućuje dojavljivanje, brisanje ili izmjenu izvješća i parametara koji se zadaju pri izradi izvješća. - Funkcija ispis matičnih podataka generira izvješća za svaku vrstu navedenih matičnih entiteta.

7. MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (7) PRODAJA (1): - U radu hotela postoji više statusa zauzeća kapaciteta: * ugovaranje * najavljivanje (slaba rezervacija) * rezervacija * zauzeće (gost je u sobi) - U izboru PRODAJA vrši se: * evidentiranje ugovora s agencijama gdje se definiraju kapaciteti i cijene * evidentiranje najava * izvješćivanje - Unosom podataka u prodaji aktivira se izbor BOOKING koji daje pregled vrste zauzeća po vrsti kapaciteta.

8. MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (8) PRODAJA-UGOVORI (2): - Poslovanje hotel-agencija obavlja se s više vrsta ugovora: * alotmanski (agencija rezervira kapacitet, hotel za agencijsku najavu mjesec dana unaprijed mora omogućiti smještaj) * fiksni (agencija plaća zakupljeni kapacitet, puno za prazno) * kontigentski (fiksni u središtu sezone, alotmanski ostalo) * na upit (postoji ugovor s cijenama, prije dovođenja gosta upit hotelu) - Ugovori se sklapaju godinu dana unaprijed - Ugovara se za četverostruki kapacitet hotela

9. MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (9) PRODAJA-UGOVORI (3): - Ugovorom se zakupljuje kapacitet za period. Osnovni podaci su broj soba i cijena kapaciteta te ostalih usluga. * ugovor-zaglavlje sadrži opće podatke; agenciju, kupca (gdje ide faktura), period, vrsta plaćanja, provizije agentu/kupcu, valuta, status, napomene * ugovor-stavke sadrže vrste kapaciteta, nudi se PERIOD OD/DO iz glave ugovora, može se mijenjati unutar ugovorenog perioda. * cijene se definiraju; za kapacitet-vezane za kapacitet (npr. jednokrevetna pansion), ostale welcome drink) * za kapacitet se definira; vrsta, šifra usluge, strani/domaći gost, period od/do, provizija, cijena se “spušta” iz predefiniranog cjenika agencija * cijena se može mijenjati, može se referirati na već postojeću uslugu s +- iznosom korekcije

10. MODUL RECEPCIJA PREDNJI URED (10) PRODAJA-NAJAVE/IZVJEŠĆA (4): - Nakon ugovora slijedi unos najava. Najava je predrezervacija, po ugovoru. - Agencije ih šalju na početku godine. - Podaci u najavi su; vrsta kapaciteta, broj soba, period od/do. - Rijetko se koriste jer agencije ne šalju dopune i izmjene najava, nesigurni podaci. - Izvješća “Popis ugovora” i “Stanje bookinga” - U izboru BOOKING pregledi na ekranu o popunjenosti kapaciteta. Prikazani su za svaku vrstu kapaciteta po agenciji/ukupno, za svaki dan/period, ugovoreno, najavljeno, rezervirano, popunjeno: * Najave za razdoblje * Booking po danu * Booking organizacijske jedinice