Informasjonsmøte

1. Informasjonsmøte Fylkesarkivet 20.04.2006 Svein Amblie

2. Det statlige arkivverket • Riksarkivet har ansvaret for arkivene etter den statlige sentraladministrasjonen, altså departementer og direktorater mv., i tillegg til Høyesterett. Disse statsinstitusjonene har plikt til å avlevere sine arkiver til Riksarkivet når arkivsakene er blitt 25 år og er gått ut av administrativ bruk. Riksarkivet oppbevarer også viktige arkiver etter privatpersoner og etter private virksomheter som bedrifter og organisasjoner. Riksarkivet ble opprettet i 1817.

3. Det statlige arkivverket • Det finnes åtte statsarkiv i Norge. De dekker fra ett til fire fylker: • Statsarkivet i Oslo (Østfold, Oslo, Akershus) • Statsarkivet i Hamar (Hedmark, Oppland) • Statsarkivet i Kongsberg (Buskerud, Vestfold, Telemark) • Statsarkivet i Kristiansand (Aust- og Vest-Agder) • Statsarkivet i Stavanger (Rogaland) • Statsarkivet i Bergen (Hordaland, Sogn og Fjordane) • Statsarkivet i Trondheim (Møre og Romsdal, Sør- og Nord-Trøndelag, Nordland) • Statsarkivet i Tromsø (Troms, Finnmark, Svalbard)

4. Det statlige arkivverket • Statsarkivene har instruksjonsmyndighet overfor den statlige forvaltning og er tilsynsmyndighet overfor den kommunale forvaltning innen sitt distrikt. • Statsarkivene tar imot og gjør tilgjengelig arkivmateriale fra den lokale og regionale statlige forvaltning. • Statsarkivene har et overordnet ansvar for privatarkivene i regionen. • Statsarkivene i vårt distrikt har drevet med mottak og tilrettelegging for langtidslagring av elektroniske arkiver siden 1999.

5. Det kommunale arkiv-landskapet • Kommunen har ansvaret for egne arkiver • Kommunen har ansvaret for oppbevaring og tilgjengeliggjøring av egne arkiver • Kommunen skal kartlegge og utarbeide en plan for hvordan de vil oppfylle kraven i arkivloven og forskriftene jf. Arkivforskriften § 4-11. • Kommunen kan samarbeide med andre kommuner om felles løsninger. Både mht. arkivdanning og bevaring

6. Kartlegging og planlegging • § 4-11.Kartlegging og planlegging Innan tre år etter at denne forskrifta tek til å gjelde, skal offentlege organ utarbeide eit oversyn over arkivlokala sine og vurdere om dei oppfyller føresegnene i §§ 4-3 - 4-9. Dersom nokre av føresegnene ikkje er oppfylte, skal det følgje med ein plan som viser kva som skal til for å rette på dette. Planen skal også omfatte utflytting av arkiv frå tilfluktsrom der slike er i bruk. •        Planen skal leggjast fram for Riksarkivaren til godkjenning. Sentrale organ sender planane sine til Riksarkivet, mens andre statlege organ sender dei til statsarkivet i vedkomande distrikt, jf. arkivlova § 4. Riksarkivaren kan etter søknad gi samtykke til utvida planleggingstid dersom det er rimeleg grunn til det. •        Arbeidet med å gjennomføre planen skal setjast i gang så snart råd er, og gjennomføringstida skal tilpassast omfanget og kostnadene av dei tiltaka som krevst. Normalt skal planen vere fullført fem - ti år etter at godkjenninga frå Riksarkivaren ligg føre. Riksarkivaren ser til at planen blir gjennomført.

7. Interkommunale arkiver • Østfold interkommunale arkivselskap. 16 medlemskommuner. Opprettet 2002. 2 ansatte. • IKA Kongsberg. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) er et interkommunalt selskap med 34 medlemskommuner/eiere. stiftet i 1992. 9 ansatte. Samlokalisert med Statsarkivet • Aust-Agder kulturhistoriske senter, Arkivet. Arkiv ble opprettet så tidlig som 1958. Siden omorganisert som et Interkomm. Selskap i 2002 med fylkeskommunen og kommunene (15 stk) i Aust-agder som medlemmer. 2500 hm kommunale arkiverog 2200 hm privatarkiver. 300.000 bilder. 10 ansatte i ark. Avd. • Interkommunalt arkiv i Vest-Agder. Stiftet 1990. IKS fra 2003. 4 ansatte. 14 medlemskommuner pluss fylkeskommunen. • Interkommunalt arkiv i Rogaland. Etablert 1976. IKS fra 2002. Samlokalisert med statsarkivet. 24 medlemskommuner. 4603 hm. Tar imot El-arkiver.

8. Interkommunale Arkiver • Interkommunalt arkiv i Hordaland. 5 ansatte. Opprettet. Medlemmer 32 kommuner. Depotavtale med 13 kommuner. 17 kommuner har deponert el. Arkiver • IKA Trøndelag. 5 ansatte. 27 medlemskommuner. 2275 hm kommunale arkiver. Mottar også privatarkiver. Er i ferd med å motta en rekke el-arkiver. • Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Opprettet 1983. Omdannet til IKS 003. 11 satte. 27 kommuner pluss fylkeskommunen. Nye magasiner for deponering skal ståferdig i nov 2006. kapasitet ca 10.000 hm. 22 kommuner har tegnet avtale. Oppbevarer komm. Arkiver, privatarkiver, foto og el-arkiver. • Arkiv i Nordland. 8 ansatte. 23 medlemskommuner. Arkiv i Nordland består av den fylkeskommunale arkivinstitusjonen Arkiv i Nordland med ansvar for fylkeskommunens arkiver, privatarkiver og innsamling og formidling av stadnamn. I tillegg betjener AiN en egen organisasjon for arbeidet med de kommunale arkivene (IKAN). IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland (AiN) som er en driftsenhet ved kultur- og miljøavdelingen i Nordland fylkeskommune.

9. Interkommunale arkiver • Interkommunalt arkiv i Troms. Samarbeidsordning i 1992. IKA fra 2004. 3 ansatte. 22 medlemskommuner. Ordner arkiver. Har tilbud om depotoppbevaring. Oppbevarer personregistre. • Interkommunalt arkiv i Finnmark. 15 medlemskommuner. 2 ansatte. Ikke depot, men 7 kommuner har forpliktet seg til å bli med i en felles depotordning

10. Andre store arkivdepot • Oslo byarkiv • Bergen byarkiv • Trondheim byarkiv • Stavanger byarkiv • Fylkesarkivet i Vestfold • Fylkesarkivet i Hordaland • Fylkesarkivet i Akershus

11. Fylkesarkivet i Oppland

12. Fylkesarkivet i Oppland • Ansatte • Svein Amblie • Kirsti Sletten • Tormod Holdbrekken • Reidar Sandin • Pål Mjørlund • Kjersti Sæther • Dagmar Buen • --------------- • Mari På attføring • Mildri Een Eide – prosjektmedarbeide Kulturnett Innlandet

13. Tjenester • Ordner papirarkiver • Deponerer bevaringsverdige papirarkiver (inkluderer arkiver unntatt offentlighet og personsensitive personopplysninger) • Deponerer el-arkiver, fagsystemer, noark-arkiver) • Digitaliserer bilder og tilgjengeliggjør disse på egen nett-server • Oppbevarer digitale og analoge /papirfoto • Drifter Fotoweb • Digitaliserer lyd • Skanner papirarkiver • Binder inn bøker • Holder kurs • Veileder arkivarer internt og eksternt

14. Dagens depot • Til nå er i overkant ca 1500 hyllemeter fylkeskommunalt materiale avlevert. • Dette omfatter 10 videregående skoler, helsearkiver, fylkesrevisjonen, samferdselsarkiv, fylkesrådmannens arkiver, skoleadminisrative arkiver, fylkestannlegen, fylkeskommunale selskaper, eiendomsarkiver, byggesaksarkiver, kultur m.m Total kapasitet i dag ca 4000 hm • Avtale om ordning og/eller • Hedmark fylkeskommune • Søndre Land kommune • Lillehammer kommune • Åsnes kommune • Åmot kommune • Trysil kommune • Gausdal kommune • Grue kommune • Gran kommune • Lunner kommune • Jevnaker • Sel kommune • Arkiver fra forsvaret • Norsk fredssenter • Forsvaret • Vang kommune • Sør- Aurdal • Kongsvinger

15. Viktige prosjekter • De siste to åra har 2 prosjekter stått i fokus: • Etablering av en interkommunal depotordning for kommunene i Oppland • Etablering av et studietilbud for arkivarer på Høyskolen i Lillehammer

16. Interkommunalt arkiv • Følgende kommuner har pr. dato ferdigbehandlet saken og vedtatt saken i kommunestyret • Lillehammer kommune • Lunner kommune • Jevnaker kommune • Øyer kommune • Ringebu kommune • Sør Fron kommune • Vestre Slidre • Kongsvinger kommune • Våler kommune • Grue kommune • Vågå kommune • Åmot kommune • Søndre Land • Nord-Fron kommune • Vang kommune • Nord-Fron kommune • Dovre kommune • Åsnes kommune • Sør-Odal kommune • Engerdal kommune

17. Interkommunalt Arkiv • Følgende kommuner har positiv innstilling og skal kommunestyrebehandle saken i desember evt. januar/februar 08; • Gran kommune • Sel kommune • Gjøvik kommune • Nordre Land kommune • Trysil kommune • Gausdal kommune • Øystre Slidre kommune • Nord Aurdal kommune • Sør Aurdal kommune • Etnedal kommune • Usikre kommuner • Vestre Toten kommune • Østre Toten kommune • Lom kommune • Nord-Odal kommune • Ikke med • Lesja • Skjåk