Chapter 9

1. Chapter 9 • Project Communication, Tracking, and Reporting

2. Chapter 9 Objectives • บ่งชี้และอธิบายกระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ที่เรียกว่า project communications management อันประกอบด้วย project communications planning, information distribution, performance reporting และ administrative closure. • อธิบายถึงเครื่องมือที่ใช้เกี่ยวกับการรายงานหลานประเภทที่สนับสนุนการวางแผนด้ารการสื่อสาร • ประยุกต์ใช้แนวความคิดเกี่ยวกับ earned value และ earned value ถูกนำมาใช้ในเชิงการติดตามและการเฝ้าดู project’s scope, schedule, และ budget ได้อย่างไร • อธิบายว่าสารสนเทศถูกกระจายไปยัง project stakeholders ได้อย่างไร และ บทบาทของ information technology ที่ใช้สนับสนุน project communications • เมื่อโครงการเกิดขึ้น ไม่ใครชอบสิ่งที่ก่อให้เกิดการแปลกใจ ไม่มีอะไรที่ลดเครดิตของผู้บริหารโครงการได้เร็วกว่าการเผชิญหน้ากับสถานการณ์ที่ไม่คาดการณ์ซึ่งควรจะถูกบ่งชี้ก่อนหน้านี้แล้ว

3. Importance of Good Communications • อุปสรรคที่สำคัญที่สุดของโครงการทั้งหลายคือ ความบกพร่องในการสื่อสาร • ความเป็นมืออาชีพด้าน IT ไม่สามารถระบุออกมาผ่านทางวัฒนธรรมขององค์กรได้ดีไปกว่าการมีการสื่อสารที่ดี (good communicators) • งานวิจัยแสดงให้เห็นว่า IT professionals จะต้องมีความสามารถในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิผลเพื่อบรรลุถึงความเป็นมืออาชีพข้างต้น • การมีทักษะในการเจรจา (Strong verbal skills) คือ แฟกเตอร์หลักในการก้าวหน้าในสายอาชีพของ IT professional

4. PMBOK – Project Communications Management • การวางแผนในการสื่อสาร คือ ความตั้งใจในการตอบคำถาม: • สารสนเทศจะถูกเก็บอย่างไร? • องค์ความรู้จะถูกเก็บอย่างไร? • สารสนเทศจะวิ่งไปสู่ใคร เมื่อใด และ ด้วยวิธีการใด? • ใครบ้างที่สามารถเข้าถึงสารสนเทศได้ และสารสนเทศนั้นคืออะไร? • ใครจะเป็นผู้ update สารสนเทศและองค์ความรู้? • สื่อที่ใช้ในการสื่อสารอะไร ที่ดีที่สุด?

5. PMBOK – Project Communications Management – Continued • การกระจายสารสนเทศ (Information Distribution) • คือ การได้มาซึ่งสารสนเทศที่ถูกต้อง(right information)ส่งไปให้ผู้ใช้ถูกคน (right people) ในรูปแบบที่เหมาะสม (right format) • การรายงานประสิทธิภาพ (Performance Reporting) • คือการรวบรวมและเผยแพร่สารสนเทศของโครงการไปยัง project stakeholder ทั้งหลาย • Administrative Closure • การตรวจสอบและจัดทำให้เป็นเอกสารในด้านเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ

6. Project Communications Management Process • Communications planning: • กำหนดว่าสารสนเทศและการสื่อสารอะไรบ้างที่เป็นความต้องการของ stakeholders • Information distribution: • จัดทำให้สารสนเทศที่ต้องการให้พร้อมใช้ในเวลาที่ต้องการ(timely manner) • Performance reporting: • รวบรวมสารสนเทศที่เกี่ยวกับประสิทธิภาพและทำการเผยแพร่ออกไปยังผู้เกี่ยวข้อง • Administrative closure: • จัดทำ รวบรวม และ เผยแพร่สารสนเทศ เมื่อสิ้นสุดแต่ละเฟสหรือโครงการเสร็จสิ้นแล้ว

7. Monitoring and Controlling the Project • ไม่ว่าจะวางแผนโครงการไว้ดีอย่างไรก็ตาม สถานการณ์ที่ไม่คาดหมายเอาไว้ก็จะเกิดขึ้น เหตุการณ์ที่ไม่คาดหมายเหล่านี้จะทำให้ต้องปรับเปลี่ยนตารางเวลาและงบประมาณของโครงการ • ผู้บริหารโครงการจะไม่เสียเครดิตอันเนื่องมาจากเหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่ไม่คาดหมายเหล่านี้ แต่จะเสีย(หรือได้เครดิต)ในเทอมที่ว่า เขาจัดการกับสถานการณ์เหล่านั้นอย่างไร

8. Communications Planning • ทุก ๆ โครงการควรรวมแผนการบริหารการสื่อสาร (communications management plan) บางประเภทเอาไว้ด้วย • แผนการบริหารการสื่อสารก็คือเอกสารที่ใช้เป็นแนวทางในการสื่อสารของโครงการ • การจัดทำ stakeholder analysis สำหรับ project communications สามารถช่วยในเรื่องการวางแผนเกี่ยวกับการสื่อสารได้ง่ายขึ้น

9. Communications Management Plan Contents • รายละเอียดอันแสดงถึงการรวบรวมและการจัดเอกเอกสารอันได้มาจากการจัดรวบรวมและจัดเก็บสารสนเทศในรูปแบบต่าง ๆ • โครงสร้างการกระจายสารสนเทศข้างต้นที่อธิบายว่า สารสนเทศอะไร ต้องส่งไปให้ใคร เมื่อใดและอย่างไร • รูปแบบสำหรับสารสนเทศที่สำคัญของโครงการที่ต้องการสื่อสาร • ตารางเวลาของโครงการสำหรับสร้างสารสนเทศขึ้นมา • วิธีการเข้าถึงเพื่อให้ได้สารสนเทศข้างต้น • วิธีการปรับปรุง communications management plan ให้ทันสมัย เมื่อโครงการคืบหน้าหรือถูกสร้างขึ้นมา • การวิเคราะห์การสื่อสารของ stakeholder (stakeholder communications analysis)

10. Stakeholder Analysis for Project Communications

11. Project Communications Plan • จะเป็นแบบทางการหรือไม่เป้นทางการก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของ project stakeholders และขนาดของโครงการ • communications planควรระบุสิ่งต่อไปนี้: • ใครมีสารสนเทศตรงตามต้องการ? • สารสนเทศที่ต้องการนั้นคืออะไร? • สารสนเทศที่ stakeholder ต้องการนั้น จะได้มาอย่างไร? • stakeholder คาดว่าจะได้รับสารสนเทศนั้น ๆ เมื่อใด? • และ stakeholder จะรับสารสนเทศนี้ได้อย่างไร?

12. Project Communications Plan

13. Project Metrics • ตัวชี้วัดโครงการ (Project Metric)คือ การวัดเชิงคุณภาพ(qualitative measurement) ของลักษณะบางอย่างของโครงการ(some attribute of the project) • ตัวชี้วัดโครงการควรมุ่งเน้าไปใน key areas ต่อไปนี้: • ขอบเขต (Scope) • ตารางเวลา (Schedule) • งบประมาณ (Budget) • ทรัพยากร (Resources) • คุณภาพ (Quality) • ความเสี่ยง (Risk)

14. A good project metric should be: Edberg, 1997 • เข้าใจง่าย (Understandable) • อยู่ในรูปเชิงปริมาณ (Quantifiable) • Cost Effective • พิสูจน์ได้ (Proven) • มีผลกระทบสูง (High Impact)

15. Project Measurement Principles Meyer, 1994 • ระบบการวัดควรแสดงให้ทีมวัดความคืบหน้าของโครงการ (gauge its progress) • ทีมควรกำหนดระบบการวัดขึ้นมาเอง • Adopt only a handful of measures. • เกณฑ์ที่ใช้วัดควร track results and progress.

16. Earned Value • สมมติว่า เราพึ่งเซ็นต์สัญญากับบริษัทที่ปรึกษาชื่อ Dewey, Cheatem, and Howe ในการัฒนาระบบสารสนเทศ • Project Budget, Schedule, Tasks • $40,000(project budget) • 4 months (project schedule) • 20 Tasks (evenly divided over 4 months)(project’s tasks) • $2,000 per task • 5 tasks per month (project schedule)

17. Invoice End of Month 1 Dewey, Cheatem, & Howe Amount Due: $8,000 Payment due immediately! page 1 of 2

18. Invoice Dewey, Cheatem, & Howe Work Completed for Month 1 Task A - $2,000 Task B - $3,000 Task C - $3,000 page 2 of 2

19. Definitions • งบประมาณตามตารางการทำงาน (Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS)) • การใช้จ่ายเงินตามที่วางแผนเอาไว้ เมื่อทำงานแล้วเสร็จตามตารางเวลาและงบประมาณของโครงการที่ตั้งไว้ • ราคาที่แท้จริงของการทำงาน (Actual Cost of Work Performed (ACWP)) • ค่าใช้จ่ายจริงอันก่อให้เกิดการบรรลุผลของการทำงานภายในเวลาที่ควบคุม • Earned Value or Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) • ค่าทางการเงินของงานที่ได้ทำจริงภายในเวลาที่ควบคุม (= มูลค่าของงานที่ได้รับ)

20. Dashboard Metric

21. Planned Budget-Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS)

22. BCWS Versus ACWP

23. Comparison of BCWS, ACWP, and Budgeted Cost of Work Performed (BCWP)

24. ตัววัดที่เกี่ยวกับค่าใช้จ่าย (Cost Metrics) • Cost Variance (CV)-ความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายของงานที่ประมาณเอาไว้ กับ ค่าใช้จ่ายที่จ่ายจริง • CV = BCWP – ACWP (หรือ มูลค่าของงาน – ค่าใช้จ่ายจริง) • Negative Value = over budget and/or behind schedule • Positive Value = under budget and/or ahead of schedule • Cost Performance Index (CPI)- เปอร์เซ็นต์ของงานที่ทำแล้วเสร็จต่อ dollar spent • CPI = BCWP  ACWP (หรือ มูลค่าของงาน / ค่าใช้จ่ายจริง) • ratio > 1 = ahead of schedule and/or under budget • ratio < 1 = behind schedule and/or over budget

25. ตัววัดที่เกี่ยวกับตารางเวลา (Schedule Metrics) • Schedule Variance (SV) – ความแตกต่างในเทอมของ cost ระหว่างความก้าวหน้าในปัจจุบัน (current progress) กับ originally scheduled progress • SV = BCWP – BCWS (หรือ มูลค่าของงาน – มูลค่าตามที่ตั้งไว้) • Schedule Performance Index (SPI) – อัตราส่วนระหว่างงานที่ทำได้จริงกับงานที่กำหนดตามตารางเวลา • SPI = BCWP  BCWS (หรือ มูลค่าของงาน / มูลค่าตามที่ตั้งไว้) • ratio > 1 = ahead of schedule and/or under budget • ratio < 1 = behind schedule and/or over budget

26. Earned Value Metrics • Minimum Funds Needed if things do not get worse • Minimum funds = Original total budget  CPI • Funds Needed if things continue to get worse at the same level of slippage(ต่ำกว่าเกณฑ์) • Funds Needed = Original total budget  (CPI x SPI)

27. Updated Project Plan

28. Performance Reporting • Performance reportingช่วยให้ stakeholders รับรู้เกี่ยวกับว่า ทรัพยากรถุกใช้ไปอย่างไรเพื่อให้บรรลุถึง project objectives • Status reportsอธิบายว่า โครงการกำลังดำเนินการถึงไหน ณ. เวลาที่กำหนด • Progress reportsอธิบายว่า project team ได้ดำเนินการอะไรไปบ้างในช่วงเวลาที่ระบุ • Project forecastingเป็นการทำนายสถานะและความคืบหน้าของโครงการในอนาคต บนพื้นฐานของสารสนเทศจากอดีตและแนวโน้มต่าง ๆ (trends) • การประชุมเพื่อทบทวนสถานะ (Status review meetings) มักประกอบด้วย performance reporting

29. Administrative Closure • โครงการหนึ่ง ๆ หรือเฟสใดเฟสหนึ่งในโครงการหนึ่ง ๆ ต้องการปิด (closure) • Administrative closureต้องทำ • project archives (เอกสารสำคัญของโครงการ) • formal acceptance (การยอมรับอย่างเป็นทางการ) • lessons learned

30. Reporting Performance and ProgressReporting Categories • การทบทวน (Reviews) • ประชุมอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการกับ stakeholders • อาจมุ่งเน้นไปที่ specific deliverables หรือ milestones • Used to get acceptance, surface problems or issues, or make key decisions • Status Reporting • อธิบายถึง state of the project ในปัจจุบัน • เปรียบเทียบ actual progress กับ baseline plan • Scope, schedule, and budget • Like a snap shot of the project at a specific time

31. Reporting Performance and ProgressReporting Categories • Progress Reporting • กิจกรรมหรืองานใด ๆ ที่ทีมทำเสร็จแล้ว • Actual versus planned • Forecast Reporting • การคาดการณ์สถานะหรือความคืบหน้างของโครงการในอนาคต • Example: trend analysis

32. Project Report Categories

33. Information Distribution • การได้มาซึ่งสารสนเทศที่ถูกต้อง ส่งไปให้ถูกคนในเวลาที่เหมาะสมและในรูปแบบที่เหมาะกับการใช้งาน (Getting the right information to the right people at the right time and in a useful format) ถือเป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาสารสนเทศในครั้งแรก • สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณา ได้แก่ • ใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้การกระจายสารสนเทศดีขึ้น • ใช้วิธีการทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการในการกระจายสารสนเทศ

34. Information Distribution • ประชุมแบบเห็นหน้ากัน (Face-to-Face Meetings (F2F)) • ใช้โทรศัพท์ อีเมล์ หรือ เทคโนโลยีไร้สายอื่น ๆ • Collaboration technology • NetMeeting, Groove, Notes, Exchange

35. The Impact of the Number of People on Communications Channels

36. Communication and Collaboration Matrix

37. The BITTC KMS Extranet

38. BITTC Project Team’s Learning Cycle

39. Suggestions for Improving Project Communications • บริหารข้อขัดแย้ง (conflict) อย่างมีประสิทธิภาพ • พัฒนาทักษะในการสื่อสารให้ดีขึ้น • ดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ • ใช้ e-mail อย่างมีประสิทธิภาพ • ใช้ templates ในการสื่อสารเกี่ยวกับโครงการ

40. Conflict Handling Modes • เผชิญหน้าหรือแก้ไขปัญหา: เผชิญหน้ากับข้อขัดแย้งโดยตรง • ประนีประนอม: ใช้แนวทาง give-and-take • ไกล่เกลี่ย: ลดข้อแตกต่างและให้ความสำคัญในเรื่องที่ตกลงกันได้ • บังคับ: ใช้แนวทาง win-lose • ถอนตัว: หลบเลี่ยงหรือถอนตัวจากความไม่ลงลอยที่เกิดขึ้นแล้ว หรือ อาจเกิดขึ้น

41. Conflict Contributions • ข้อขัดแย้งมักก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่สำคัญเช่นกัน เช่น ความคิดใหม่ ทางเลือกที่ดีกว่า การโน้มน้าวให้ทำงานหนักขึ้นและร่วมมือกันมากขึ้น • ถ้าคิดว่าไม่มีข้อขัดแย้งใด ๆ เกิดขึ้น ควรพัฒนา Groupthink ขึ้นมา • งานวิจัยของ Karen Jehn เสนอแนะว่า การขัดแย้งอันเนื่องมาจากการทำงาน (task-related conflict) มักจะเกิดการปรับปรุง team performance แต่การขัดแย้งที่มาจากความรู้สึกมักจะลดทอน team performance

42. Developing Better Communications Skills • หลาย ๆ บริษัทและในส่วนที่มีนัยของ IT professionals ค่อนข้างมากมักจะความสำคัญน้อยมากในการพัฒนาทักษะการพูด การเขียนและการฟัง • เมื่อองค์กรมีความเป็น global มากขึ้นเขาจะลงทุนไปในแนวทางเพื่อปรับปรุงการสื่อสารระหว่างคนที่อยู่ต่างประเทศกันและมีวัฒนธรรมต่างกัน • การก้าวไปสู่ความเป็นผู้นำนั้น ต้องพัฒนาทักษะทางด้านการสื่อสาร

43. Running Effective Meetings • พิจารณาว่า การประชุมนั้นจำเป็นหรือไม่ • กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมและผลที่ควรจะได้จากการประชุม • พิจารณาว่าใครควรเข้าประชุมบ้าง • จัดเตรียมหัวข้อประชุมและส่งให้กับผู้เข้าร่วมประชุมก่อนล่วงหน้า • จัดเตรียม สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ รวมทั้งเรื่องการเดินทางล่วงหน้า • ดำเนินการประชุมอย่างมืออาชีพ • สร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน

44. Using E-Mail Effectively • มั่นใจว่า e-mail คือสื่อที่เหมาะสมที่คุณต้องการใช้ • มั่นใจว่าส่ง e-mail ให้ถูกคน • ใช้ meaningful subjects • จำกัด content to one main subject ควรมีความชัดเจนและรัดกุมให้มากที่สุด • จำกัดจำนวนและขนาดของ attachment • ลบ e-mail เมื่อไม่ต้องการแล้ว และอย่าเปิดเมล์ถ้าสงสัยแหล่งที่มา • มั่นใจว่า virus software ที่ใช้นั้น update • สนองตอบและจัดเก็บ e-mails อย่างฉับไว • เรียนรู้ว่าจะใช้ feature ที่สำคัญ ๆ อย่างไร

45. Using Templates for Project Communications • คนที่เก่งเรื่องเทคนิคมักกลัวที่จะขอความช่วยเหลือ • จัดทำตัวอย่างและแบบฟอร์ม (template) ต่าง ๆสำหรับ project communications เพื่อประหยัดเวลาและเงินทอง • องค์กรควรจัดทำ template ด้วยตนเอง ดดยอาศัยตัวอย่างจากภายนอกองค์กร หรือ จากตำราต่าง ๆ • บริษัทที่เก่งในเรื่อง project management มักจะใช้ templatesได้อย่างมีประสิทธิภาพ

46. Sample Monthly Progress Report

47. Sample Letter of Agreement

48. Outline for a Final Project Report

49. Final Project Documentation Items

50. Lessons Learned Report