BONNES PRATIQUES

BONNES PRATIQUES Chantier Jeûne Nocturne 2008/2009 Bilan du chantier Bonnes Pratiques développées par lesEquipes Projets de 9 établissements de Santé La Thébaudière 44 360 Vigneux de Bretagne Tél : 06 12 73 50 00 41-43, rue de Cronstadt 75015 Paris Tél : 01 45 32 18 12 www.b.plurielconsulting.com

INTRODUCTION Ce document reprend l’ensemble des bonnes pratiques(1) développées par les membres des Equipes Projet, de 9 établissements de Santé de la Région Poitou Charente, engagés sur le Chantier Coaching « Réduction du Jeûne Nocturne » 2008/2009, piloté par la MeaH et l’ARH, les cabinets de Conseil, Paul Tronchon Conseil et B.PLURIEL Consulting. Il constitue un document de travail formalisé pour préparer la journée de bilan du chantier, du 8 Juillet 2009. Ces différentes bonnes pratiques sont issues des principales évolutions introduites sur les services pilotes, et présentées à travers les thèmes suivants : • Modalités de dépistage de la dénutrition et suivi du patient dénutri • Planification de l’activité et organisation du travail • Processus et modalités de gestion des commandes de repas • Processus et modalités de distribution des repas • Processus d’évaluation des pratiques professionnelles : soins, hôtellerie, restauration • Développement des connaissances et des compétences professionnelles • Management, mobilisation et communication Avec nos remerciements à l’ensemble des contributeurs(2), chefs de projet et équipes projet « Coaching Réduction du Jeûne Nocturne ». • Dominique Talandier, chefs de projet MeaH • Gilles Vignon, chargé de mission Efficience, ARH Poitou Charente • Sandrine Amigon, Consultant Cabinet EC6/ Paul Tronchon Conseil • Marie Françoise Devillers, Consultant Directeur B.PLURIEL Consulting • Notion de bonne pratique : pratique d’efficience initiée, développée ou renforcée au cours du projet « Coaching Réduction du • jeûne Nocturne » • Liste à la fin de ce document

Liste des membres des Équipes Projet

SOMMAIRE • Modalités de dépistage de la dénutrition P. 7 à 17 • Dépistage systématique de la dénutrition en court séjour (CH La Rochelle) P. 7 • Dépistage et prise en charge de la dénutrition dans un SSR (Clinique Oregon) P. 9 • Calcul systématique de l’IMC ( CH Loudun) P. 11 • Formalisation du poids , de l’IMC et de la taille en maternité (Clinique Pasteur) P. 13 • Suivi de l’état cutané de la personne âgée (CH Loudun) P. 15 • Cohérence de la prise en charge globale du patient (CH Niort) P. 17 • Planification de l’activité et organisation du travail P. 19 à 23 • Décalage des heures du petit déjeuner (CH Montmorillon) P. 19 • Décalage des horaires de repas (CH Nord Deux Sèvres) P. 21 • Décalage des heures de travail de l’équipe hôtelière (Clinique Oregon) P. 23 • Processus et modalités de gestion des commandes de repas P. 25 à 31 • Adaptation des commandes de repas aux besoins des patients (CH Niort) P. 25 • Optimisation de la commande des repas (CH La Rochelle ) P. 27 • Enquête d’évaluation de la satisfaction des patients (CH St Jean d’Angely) P. 29 • Enquête de satisfaction des patientes en maternité (Clinique Pasteur) P. 31 • Processus et modalités de distribution des repas P. 33 à 45 • Adaptation du circuit de distribution des 3 repas (CH Niort) P. 33 • Processus de contrôle du contenu du chariot du petit déjeuner (CH Niort) P. 35 • Collaboration de l’équipe soignante dans la prise en charge des repas (CH La Rochelle) P. 37 • Création d’une fiche de suivi alimentaire (CH Montmorillon) P. 39 • Evaluation des pertes alimentaires (CH Loudun) P. 41 • Evaluation de la qualité gustative des plateaux reps (Clinique Pasteur) P. 43 • Procédure de gestion des plateaux différés (Clinique Pasteur ) P. 45 • Processus d’évaluation des pratiques professionnelles : soins, hôtellerie, restauration P. 47 à 51 • Evaluation des pratiques soignantes et de restauration Château Mornay) P. 47 • Participation des équipes soignantes à la définition et au suivi des indicateurs (CH Montmorillon) P. 49 • Saisie et traçabilité des données de restauration (Château Mornay) P. 51 • Développement des connaissances et des compétences professionnelles P. 53 à 71 • Evolution du poste d’ASH en poste d’agent hôtelier (CH Nord Deux Sèvres) P. 53 • Acquisition et renforcement du savoir et savoir être vis-à-vis du soigné (CH Montmorillon) P. 55 • Acquisition de nouveaux savoir faire à travers la priorisation d’indicateurs (CH Montmorillon) P. 57 • Acquisition de nouvelles compétences chez les ASH (CH Nord Deux Sèvres) P. 59 • Création d’un poste de référent restauration en service de soins ( Château Mornay) P. 61 • Valorisation des pratiques métier (CH Nord Deux Sèvres ) P. 63 • Harmonisation des pratiques professionnelles (CH Montmorillon) P. 65 • Gestion des aversions alimentaires par les ASH (CH Nord Deux Sèvres) P. 67 • Mise en adéquation de la Fiche de poste aux fonctions assumées (CH Nord Deux Sèvres) P. 69 • Formation des professionnels au processus de restauration (Clinique Pasteur) P. 71 • Management, mobilisation et communication P. 73 à 91 • Pilotage de l’activité de soins, d’hôtellerie et de restauration par les indicateurs (CH Loudun) P. 73 • Pilotage du processus et suivi des indicateurs (Clinique Pasteur ) P. 75 • Coordination des équipes de soins et des équipes logistiques (CH Nord Deux Sèvres) P. 77 • Coordination des équipes de soins et des équipes hôtelières (CH St Jean d’Angely) P. 79 • Coordination des équipes de restauration et des soignants (Clinique Oregon) P. 81 • Coordination de l’équipe de soins et de l’équipe hôtelière (Clinique Pasteur ) P. 83 • Mobilisation des équipes et communication des résultats ( CH Nord Deux Sèvres) P. 85 • Information régulière et communication des résultats ( Clinique Oregon) P. 87 • Développement des outils et méthodes du CLAN ( CH St Jean d’Angely) P. 89 • Institution et acteurs de soins mobilisés sur le projet (CH La Rochelle) P. 91

Fiches bonnes pratiques Mes notes personnelles

Dépistage systématique de la dénutrition CH LaRochelle Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Difficile Facile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • État des lieux des pratiques d’évaluation nutritionnelle des patients par un questionnaire mais pas de dépistage systématique en place • Objectif recherché • Mettre en place un dépistage systématique du risque de dénutrition pour chaque patient à son entrée • Mesure du dysfonctionnement • Pas de RUM, pas de prise du poids, de la taille, pas de calcul d’IMC • Pas de sensibilisation à la nutrition • Sous dotation en matériels de pesée et mesure des patients….. SOLUTIONS • Description de la pratique • Analyse des dossiers médicaux : présence ou non de l’information relative aux indicateurs poids, taille, IMC • Plan d’action correctif engagé avec les équipes de soins • Acteurs concernés • CLAN, DSE, DSI, équipes soignantes, Médecins, Diététiciennes • Moyens – outils utilisés • Équipement en matériels • Formation des équipes sur la dénutrition • Élaboration d’une plaquette « prise en charge de la dénutrition » à destination des médecins • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Prise en charge précoce du patient • Sensibilisation à la dénutrition de tous les acteurs • Amélioration de l’état de santé des patients • Taux de dossiers conformes contenant poids/taille/IMC • Taux de codage de dénutrition… ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Réflexion en équipes sur les organisations en place • Légitimité du projet par l’inscription de la prise en charge de la dénutrition dans le PAQ de l’établissement avec validation de toutes les instances • Sensibilisation des équipes : formation et accompagnement par les cadres de proximité • Implication de l’ensemble des équipes médicales et paramédicales • Points de vigilance à suivre • Suivi des indicateurs • Bonne marche du matériel Auteur : Équipe projet CH Rochelle

Dépistage et prise en charge de la dénutrition SSR OREGON Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Pas de dépistage systématique de la dénutrition et mise en place de régimes non formalisés • Objectif recherché • Améliorer la détection et la prise en charge de la dénutrition - ciblage des patients à risque. • Mesure du dysfonctionnement • Pas de mesures systématiques, donc pas d’IMC. • Albuminémie très rarement dosée. • Peu de suivi de fiches alimentaires. SOLUTIONS • Description de la pratique • Patients pesés et mesurés en systématique, à l’entrée et hebdomadairement. • Dosage de l’albuminémie selon le protocole du CLAN . • Acteurs concernés • IDE, AS et médecins. • Moyens – outils utilisés • Balance, plate-forme de pesée, toise, mesure talon-genou. • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Dépistage de tous les patients dénutris et à risque, et mise en place d’un régime adapté. • Indicateurs: IMC, taux d’albumine. • Feuilles de surveillance alimentaire. • Méthode • Sensibilisation du personnel, audits réguliers. ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Adhésion des équipes. • Points de vigilance à suivre • Bonne adéquation des intervenants et réévaluation régulière . Auteur : Équipe projet Clinique Oregon

Calcul systématique de l’IMC CH Loudun Bénéfice attendu Faible Important Facilité de mise en œuvre Facile Difficile PROBLEMATIQUES • Description et contexte • L’IMC est important pour l’évaluation de l’état nutritionnel du résident • Calculé par le médecin uniquement sur les résidents à risque • Objectif recherché • Mise en place d’un calcul systématique de l’IMC • Mesure du dysfonctionnement • Trois acteurs différents • Pas de suivi régulier • Pas d’implication de l’équipe de soins SOLUTIONS • Description de la pratique • Présentation du projet • Explication de l’utilité du recueil et de la mesure systématique de l’IMC • Acteurs concernés • Aides soignantes – référencées sur l’IMC • Moyens – outils utilisés • Mesure TALON GENOU, poids • Toise CETORNAN, disque de calcul IMC • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Connaissance de l’état nutritionnel de l’ensemble des résidents • Prévention du risque de dénutrition • Indicateur : IMC • Méthode • Première évaluation à l’entrée du résident puis suivi trimestriel par les références • Traçabilité sur feuille de surveillance médicale EHPAD ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Motivation des équipes de soins • Adhésion du médecin • Reconnaissance de la responsabilité des aides soignantes • Points de vigilance à suivre • Établir et respecter le calendrier Auteur : Équipe projet CH Loudun

Clinique Pasteur Royan Formalisation recueil régulier données Poids – IMC - Taille Clinique Pasteur Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUE • Description et contexte • Données non extraites du dossier, non réactualisées et peu exploitées : carence en outils de mesure • Objectif recherché • Recueil systématique des données Poids – Taille – IMC par l’équipe soignante • Mesure du dysfonctionnement • Mesure indicateur IPAQH. Absence d’emplacement spécifique dans le dossier de soins infirmiers (IMC)‏ SOLUTION • Description de la pratique • Mise en place du nouveau dossier de soins infirmiers contenant : Poids, Taille, IMC • Réunion d’information à l’utilisation du dossier • Réalisation du nouveau consensus du dossier • Acteurs concernés • Tout soignant utilisant le dossier • Moyens – outils utilisés • Dossier de soins nouvelle version – équipement en moyen de mesure dans les services (action CLAN)‏ • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Recueil de données dès l’entrée du patient. Sensibilisation des soignants au repérage des patients à risque de dénutrition. Indice de mesure : IMC – indicateur MEAH – IPAQH • Besoin de formation évalué en CLAN (toise…)‏ ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Outil papier fonctionnel (dossier de soins)‏ • Points de vigilance à suivre • Veiller à mettre à disposition de chaque équipe, le matériel nécessaire au recueil (balance-toise) pour les patients n’ayant pas bénéficié d’un cas anesthésique préalable à leur entrée. Auteur : Équipe projet Clinique Pasteur Royan

Suivi de l’état cutané CH Loudun Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile PROBLEMATIQUES Difficile Faible Important • Description et contexte • Pas de suivi de l’état cutané du résident • Suivi de la réalisation des pansements • Objectif recherché • Mise en place d’un suivi individualisé de l’évolution de l’état cutané • Évaluation sur la base des 5 stades de l’escarre • Mesure du dysfonctionnement • Pas de visuel de l’évolution de l’état cutané • Absence de lien avec la dénutrition SOLUTIONS • Description de la pratique • Protocole des pansements sur feuille nominative dans le dossier de soins • Adaptation du protocole de pansement environ toutes les deux semaines selon le stade et l’état général du patient • Établissement de la fréquence de réfection des pansements en fonction de l’évolution • Traçabilité sur feuille de pansement • Acteurs concernés • IDE • Médecin • Moyens – outils utilisés • Gamme de pansements référencée au sein de l’hôpital • Compléments alimentaires • Lits médicalisés et matériel anti escarres • Protocoles antalgiques • Prévention par les équipes de nursing (massages, changements de position, mise en décharge) • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Diminution du nombre d’escarres • Amélioration de l’état cutané sur escarre déjà constitué • Suivi de l’évolution par les stades selon classification de l’ escarre – protocole escarre octobre 2002 N°1- « recommandations sur le traitement des pansements » du CH de Loudun • Méthode • Définition du stade de l’escarre lors du premier pansement • Adaptation des soins en fonction des protocoles selon « les recommandations sur le traitement des pansements » • Définition de la fréquence de réfection du pansement • Traçabilité dans le dossier de soins ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Cohérence et respect du protocole par l’ensemble de l’équipe IDE • Respect de la fréquence de réfection • Points de vigilance à suivre • Évaluation régulière • Adaptation par le médecin des compléments alimentaires et/ou régime adapté Auteur : Équipe projet CH Loudun

Cohérence de la prise en charge globale du patient CH Niort Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • La commande des repas était réalisée par une AS de chaque secteur, par contre la distribution était réalisée par les AS présentes • Objectif recherché • Optimiser la prise en charge et le suivi du patient • Mesure du dysfonctionnement • Constat par les AS : les repas pouvaient être servis par du personnel ne connaissant pas le patient SOLUTIONS • Description de la pratique • Réalisation de la distribution prioritairement par l’AS du secteur • Acteurs concernés • AS • Moyens – outils utilisés • Organisation par secteur • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Diminution du risque d’erreur • Amélioration de la qualité de service par connaissance du patient et de ses besoins • Gain de temps • Continuité des soins et renforcement de la collaboration avec l’IDE • Optimisation de l’organisation et de l’utilisation de la fiche de transmission par secteur • 5. Méthode • Réalisation de la distribution prioritairement par l’AS du secteur ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Implication des AS, des IDE • Sensibilisation des AS, des IDE • Réaffirmation de la place du repas dans la prise en charge globale du patient • Points de vigilance à suivre • Maintien de l’organisation par rédaction d’une procédure et évaluation des pratiques Auteur : Équipe projet CH Niort

Décalage des heures de petit déjeuner et du dîner CH Montmorillon Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Nécessiter de réduire la durée du Jeûne nocturne dans un service de SSR de 28 lits • Objectif recherché • Avancer l’heure du petit déjeuner et reculer l’heure du dîner : passer de 13H00 à 12H00 d’amplitude • Mesure du dysfonctionnement • Amplitude horaire et heure de petit déjeuner et du dîner SOLUTIONS • Description de la pratique • Réorganiser les tâches du matin (AS et ASH) en commençant par le service du petit déjeuner dès la fin des transmissions • Réorganisation des tâches IDE du matin • Bilans sanguins effectués par l’IDE du matin en respectant le guide du biologiste sur la nécessité d’être à jeun ou pas. • Réorganisation des tâches AS et ASH du soir • Continuité de la prise en charge personnalisée du patient en adaptant l’heure du coucher à ses besoins • Démarche participative avec l’équipe • Acteurs concernés • Cadre de santé, IDE, AS et ASH • DSI • Moyens – outils utilisés • SUIV’TACH (outil MeaH) et fiches de poste • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Jeûne Nocturne =12H00, feuille d’enregistrement de respect des horaires de repas • Augmentation de la satisfaction des patients (35% à 65%) • Élargissement des possibilités de prise en charge nutritionnelle • Respect du rythme biologique du patient • Respect des nouveaux horaires ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Accompagnement constant des équipes • Valorisation de l’action des équipes • Points de vigilance à suivre • Suivre mensuellement l’indicateur concernant le respect des horaires Auteur : Équipe projet CH Montmorillon

Décalage des horaires de repas CH Nord Deux-Sèvres Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Construction d’un SSR de 82 lits et 4 places d’H.D.J. • Réorganisation des soins et suppression des glissements de tâches • Objectif recherché • Réduction du jeûne nocturne • Mesure du dysfonctionnement • Jeûne supérieur à 13h30. SOLUTIONS • Description de la pratique • Volonté institutionnelle • Analyse de l’existant : déroulement des journées de travail • Ecriture des fiches de poste AS et ASH - Réorganisation de la logistique • Validation de l’équipe sur le principe • Démarche participative de tous les agents lors des réunions • Mise en place au déménagement et évaluation à un mois • Acteurs concernés • Directrice des soins, Cadre supérieur de santé, Cadres de proximité, Diététiciennes, Equipes de soins • Médecins • Equipe logistique • UCPA • Moyens – outils utilisés • Réunions de travail • Test de la réorganisation : AS auprès des patients et ASH sur les tâches hôtelières et le bionettoyage. • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Réduction du jeûne nocturne • Meilleure répartition de s prises alimentaires sur la journée ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Adhésion des équipes • Prise de conscience de la réalité du dysfonctionnement • Points de vigilance à suivre • Respect des fiches de poste • Contrôler les heures de repas Auteur : Équipe projet CH Nord Deux Sèvres

Décalage des horaires de l’équipe hôtelière SSR Orégon Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Service des plateaux en chambre à 18 heures. • Objectif recherché • Réduction du jeune nocturne. • Mesure du dysfonctionnement • Amplitude du jeune nocturne trop importante (13h30). SOLUTIONS • Description de la pratique • Décalage de l’horaire du dîner par permutation de tâches. • Acteurs concernés • Cuisinier, AS et ASH. • Moyens – outils utilisés • Glissements de tâches. • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Diminution du jeune nocturne à 12 heures 45 pour les services en plateaux. • Satisfaction du patient (meilleur équilibre journalier). • Meilleure répartition des prises médicamenteuses. • Méthode • Réécriture des fiches de poste. ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Préparation et adhésion des équipes. • Enjeu nutritionnel. • Points de vigilance à suivre • Respect des horaires et de la constance du nombre de plateaux. Auteur : Équipe projet Clinique Orégon

Adaptation pertinente des commandes de repas aux besoins des patients CH Niort Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Les commandes de repas des patients étaient réalisées la veille pour le lendemain, les adaptations n’étaient pas systématiques dès connaissance d’informations concernant l’évolution du besoin (sortie du patient, patient à jeun…) • Objectif recherché • Optimiser la commande des repas du patient avec prise en compte de l’évolution du besoin • Réduire la perte de repas • Mesure du dysfonctionnement • Recueil des données du taux de service (repas commandés, livrés et distribués au patient) SOLUTIONS • Description de la pratique • Adaptation de la commande au fur et à mesure de la connaissance d’une évolution des besoins du patient • Meilleure utilisation des modalités de commande des repas • Acteurs concernés • Infirmiers (ères), aide soignants (es) • Moyens – outils utilisés • Portable de saisie • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Commandes adaptées aux besoins du patient • Moins de perte de repas • Méthode • Information aux équipes • Rappel de l’utilisation des modalités de commande de repas via le portable de commande de repas • Sensibilisation au coût des pertes repas ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Implication des IDE et AS • Information aux équipes • Points de vigilance à suivre • Réactivité dans la connaissance et dans la transmission des informations liées aux patients • Maintenir un niveau de connaissance du logiciel de commande repas et préserver la maîtrise de son utilisation Auteur : Équipe projet CH Niort

Optimisation de la commande des repas CH LaRochelle Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUE • Description et contexte • Inadéquation entre le nombre de plateaux commandés et le nombre de plateaux nécessaires, insatisfaction des patients et perte financière • Alimentation ne semble pas une priorité pour les soignants • Procédure de commande des repas inadaptée • Un seul agent de l’unité du site pilote maîtrisant la procédure de commande de plateaux :absence de continuité • Absence d’enregistrement des choix de menu auprès des patients • Objectif recherché • Optimiser la commande des repas en vue de garantir à chaque patient un plateau repas adapté • Réduire la perte financière • Mesure du dysfonctionnement • Taux de perte de plateaux • Questionnaire de satisfaction • Dépistage de la dénutrition • Suivi des ingestions SOLUTIONS • Description de la pratique • Réunion pluridisciplinaire : présentation du projet jeûne nocturne à l’ensemble de l’équipe du service pilote • Réalisation d’une enquête de satisfaction auprès des patients • Réalisation d’une procédure • Rédaction d’une procédure de commande de repas avec la collaboration de plusieurs ASI, diététicienne, membre du groupe projet, responsable bureau des admissions, informaticien • Validation de la procédure par le COPIL et enregistrement prévu par la DURQ • Période test de la procédure dans deux services autres que le site pilote • Réalisation d’une procédure de commande des repas spécifique au service des Urgences (enquête, rédaction, validation) • Acteurs concernés • Cadres de santé, service restauration, aide soignant intendant, aides soignants, bureau des admissions, informaticien, IDE référent en informatique • Moyens – outils utilisés • Support écrit / procédure rédigée sous format Excel • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Réduction du nombre de plateaux livrés dans le service des urgences • Réduction de la perte de plateaux (taux de perte) • Implication des soignants pour une meilleure prise en charge des besoins alimentaires des patients • Enquête de satisfaction • Taux de patients dénutris ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Participation forte et soutien des acteurs transversaux • Implication sur la durée des cadres du groupe projet pour rencontrer individuellement les binômes cadres / AS intendantes • Points de vigilance à suivre • Accompagnement quotidien par le cadre pendant toute la durée de la mise en place, et correction des dérives si besoin • Contrôle mensuel des indicateurs Auteur : Équipe projet CH Rochelle

Enquête de satisfaction des patients C.H. St Jean d’Angély Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Une enquête de satisfaction des patients est organisée au sein de l’établissement. Son analyse est faite et diffusée au sein de la CRUCQ. Cependant, cette enquête est généraliste et ne nous permet pas de proposer des actions d’amélioration fines en terme de restauration • Objectif recherché • Obtenir l’avis des patients afin de proposer des actions d’amélioration dans le cadre de la prestation restauration SOLUTIONS • Description de la pratique • Faire une enquête annuelle ciblée restauration dans tous les services du Centre Hospitalier • Acteurs concernés • Cadre des santé • Diététiciennes • Responsable restauration • Moyens – outils utilisés • Questionnaire • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Taux de satisfaction, objectivation de pistes d’amélioration suite aux avis des usagers • L’avis des usagers sur la prestation nous a permis d’identifier des besoins spécifiques par service voire par pathologie • Méthode • Analyse de questionnaires et diffusion des résultats ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Communication de l’intérêt du questionnaire et des résultats • Analyse pluridisciplinaire • Points de vigilance à suivre • Régularité dans la mise en œuvre du questionnaire et le suivi des actions d’amélioration Auteur : Équipe projet CH St Jean d’Angély

Enquête de satisfaction des patients Clinique Pasteur Royan Clinique Pasteur Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUE • Description et contexte • Pas de questionnaire de satisfaction ciblé sur les problématiques nutrition / restauration . En revanche, il existait un questionnaire de sortie et des enquêtes Sodexo mais les critères étaient insuffisants. • Objectif recherché • Évaluation de la qualité de la prestation restauration • Mesure du dysfonctionnement • Pas de recueil des commentaires SOLUTION • Description de la pratique • Enquêtes trimestrielles au pied du lit, avec contact direct aux patients • Acteurs concernés • AS – ESH – Hôtellerie - Restauration • Moyens – outils utilisés • Grille d’ évaluation de satisfaction MEAH avec recueil des commentaires • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Amélioration de la qualité de la prestation (actions plus ciblées) – satisfaction du patient ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Suivi régulier avec actions correctives • Points de vigilance à suivre • Rigueur dans le pilotage du processus Auteur : Équipe projet Clinique Pasteur Royan

Adaptation du circuit de distribution des 3 repas CH Niort Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Le rangement des plateaux repas dans le chariot repas (déjeuner et diner) n’est pas adapté au circuit de distribution du petit déjeuner • L’ordre de distribution des 3 repas (petit déjeuner, déjeuner et diner) était variable pour un patient donné pour chaque repas • Objectif recherché • Optimiser l’ordre de distribution des 3 repas pour garantir pour un même patient une durée de jeûne nocturne < à 12h • Mesure du dysfonctionnement • Identification du dysfonctionnement lors du recueil des horaires de distribution du diner et petit déjeuner pour définir la durée de jeûne nocturne SOLUTIONS • Description de la pratique • Définition d’un ordre unique de distribution appliqué aux 3 repas, circuit physique adapté avec limitation des déplacements • Acteurs concernés • Aide soignants (es), infirmiers (es) • Moyens – outils utilisés • Logiciel restauration • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Réduction du jeûne nocturne • Meilleure organisation du circuit de distribution • Amélioration des conditions de travail du personnel • Valorisation des initiatives des professionnels et des expériences • Méthode • Etude du circuit le mieux adapté, test et mise en place • Informations aux équipes concernées (IDE, AS, UCPA) • Adaptation du paramétrage de l’ordre des repas principaux dans le logiciel restauration ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Prise de conscience par les différents acteurs de la nécessité de faire évoluer ce processus • Implication de ceux-ci dans la définition et la mise en œuvre des solutions • Points de vigilance à suivre • Maintien des circuits de distribution par rédaction d’une procédure et évaluation des pratiques Auteur : Équipe projet CH Niort

Contrôle du contenu du chariot du déjeuner CH Niort Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Faible Important Facile Difficile PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Absence de contrôle du chariot du déjeuner, l’ensemble des plateaux étaient remis en température avec une seconde chauffe pour les repas différés • Objectifs recherchés • Garantir les conditions sanitaires de remise en température • Limiter la perte des plateaux • Garantir un niveau de qualité satisfaisante pour les patients • Mesure du dysfonctionnement • Constat des pratiques SOLUTIONS • Description de la pratique • Vérification de la conformité de la livraison des repas commandés et préparation de la distribution avec retrait des plateaux des patients à jeûn, des plateaux différés, des patients sortis • Cette vérification est réalisée de préférence par l’AS en charge du secteur • Acteurs concernés • Aide soignants (es) • Moyens – outils utilisés • Dégagement d’une AS par secteur pour réaliser la tâche de préparation du chariot (15 mn) • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Gain de temps lors de la distribution • Garantie sanitaire • Diminution des risques d’erreurs, respect de la prescription médicale • Diminution du bruit dans le couloir lors du service • Garantie d’une température plus satisfaisante des plats chauds aux patients • Méthode • Recensement des données nécessaires à la préparation du chariot (patients à jeûn et plateaux différés) • Définition des tâches des AS qui réalisent la préparation du chariot • Retrait des plateaux et conservation au réfrigérateur, adaptation des plateaux à servir si nécessaire ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Implication des AS quelle que soit l’activité • Étape incontournable dans l’organisation des repas • Points de vigilance à suivre • Maintien de l’organisation par rédaction d’une procédure et évaluation des pratiques Auteur : Équipe projet CH Niort

Collaboration de l’équipe soignante pour la prise en charge du repas CH LaRochelle Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Difficile Facile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Equipe de médecine polyvalente : disparité du nombre d’agent participant à la distribution et à l’aide au repas • L’alimentation ne semble pas une priorité pour les soignants • Projet de mise en place d’outil de coordination et de transmission entre équipes • Objectif recherché • Optimiser l’organisation du travail des soignants en vue de réduire le jeûne nocturne • Mesure du dysfonctionnement • Écart entre horaires du dîner et du petit déjeuner • Questionnaire de satisfaction patient SOLUTIONS • Description de la pratique (déroulé chronologique) • Réunion pluridisciplinaire : présentation du projet jeûne nocturne à l’ensemble de l’équipe du service pilote, demande de volontaires pour réunion en sous groupe • Réunion en sous groupe : • Rappel des enjeux et bénéfices pour les patients • Identification des items nécessaires pour l’utilisation de l’outil • Création d’un outil de transmission: support mobile • Période test de l’outil • Réunion d’équipe pour présentation des avancées et réflexion sur l’organisation des tâches autour du repas • Acteurs concernés • Cadres de santé, infirmiers, aide soignant, aide soignant intendant • Moyens – outils utilisés • Présentation sous format Power Point du projet jeune nocturne • Support mobile pour recueil des besoins alimentaires par secteur de soins • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Meilleure coordination des soignants autour de la prise en charge des repas • Responsabilisation des soignants et prise de conscience que le repas est un soin • Amélioration de la prestation hôtelière • Enquête de satisfaction institutionnelle / questionnaire de sortie • Suivi des ingestions ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Coaching par l’équipe projet des personnels médicaux et para médicaux du service pilote • Démarche pédagogique, cohésion et implication des acteurs • Management participatif pour la création de l’outil • Ténacité du cadre • Points de vigilance à suivre • Accompagnement quotidien par le cadre pendant toute la durée de la mise en place, et correction des dérives si besoin • Contrôle mensuel des indicateurs Auteur : Équipe projet CH Rochelle

Création d’une fiche de suivi alimentaire CH Montmorillon Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Difficile Facile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Existence d’une fiche de surveillance alimentaire de base mais il n’y avait pas de procédure permettant d’harmoniser les pratiques professionnelles des soignants • Objectif recherché • Améliorer la prise en charge et le suivi du patient • Mesure du dysfonctionnement • Fiches incomplètes ou inexploitées SOLUTIONS • Description de la pratique • Création d’un sous groupe de référents nutrition • Élaboration d’une nouvelle fiche de surveillance (FSA) • Et de sa procédure et de la grille d’évaluation • Mise en test dans le service pilote • Réajustement et validation • Évaluation de la conformité du respect de la procédure • Acteurs/fonctions concernées • Référents nutrition et diététicienne • Cadre de santé, IDE, AS et ASH • DSI, CLAN, COPIL • Moyens – outils utilisés • Fiche PNNS • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Appropriation de l’outil pour une meilleure prise en charge du patient • Augmentation du nombre de fiches mises en place et exploitées • Méthode • Réunions du groupe de travail ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Existence de référents nutrition formés et moteur • Diffusion et valorisation des résultats de l’évaluation • Points de vigilance à suivre • Poursuite systématique de l’exploitation de ces fiches : analyse, décisions, actions correctives, évaluation Auteur : Équipe projet de Montmorillon

Évaluation des pertes alimentaires CH Loudun Bénéfice attendu Facilité de mise en œuvre Faible Important Facile Difficile PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Pas de traçabilité des pertes • Pas d’adaptation régulière en fonction des sorties • Objectif recherché • Diminution des quantités perdues • Adaptation des commandes en fonction des profils des résidents • Mesure du dysfonctionnement • Pesée , sur 5 jours, des denrées alimentaires perdues SOLUTIONS • Description de la pratique • Pesée des denrées par la cuisine • Poids noté sur les plats • Pesée par l’équipe de soins après le service repas • Relevé des poids sur feuille journalière • Acteurs concernés • Agents de cuisine • ASH - AS • Moyens – outils utilisés • Balance • Feuille de suivi journalier • Agents de cuisine • ASH / AS • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Limitation des pertes • Adaptation optimale du service à la carte • Poids des denrées perdus • Méthode • Passation des commandes aux cuisines en fonction des besoins • Réajustement des commandes le jour J par téléphone avant 9h30 • Réception et vérification des denrées livrées • Service à la carte en chambre • Pesée des denrées restantes non servies aux résidents • Traçabilité sur feuille de suivi journalier • Transmission aux cuisines en fin de période de contrôle ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Rigueur dans la passation des commandes • Points de vigilance à suivre • Tenir compte du menu établi par la commission des menus pour déterminer les changement s à y apporter (en fonction des besoins des résidents) Auteur : Équipe projet CH Loudun

Clinique Pasteur Royan Suivi de la qualité gustative des plateaux repas Clinique Pasteur Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUE • Description et contexte • Passage liaison froide • Utilisation par le prestataire de plats d’assemblage (seulement remise en température)‏ • Taux d'insatisfaction qualitative importante • Le prestataire impose son cycle de menu d’une semaine type • Objectif recherché • Appréciation qualitative des mets par les équipes soignantes et hôtelières pour d’éventuelles améliorations • Mesure du dysfonctionnement • Enquête de satisfaction patient SOLUTION • Description de la pratique • Analyse gustative des plateaux proposés aux patients (groupe de dégustation cycle menu) sur une semaine et chaque changement de cycle de menu. • Acteurs concernés • Prestataire – Diététicienne – Equipe de soins – Usager • Moyens – outils utilisés • Fiches évaluatives ciblées : présentation, goût, température, assaisonnement, texture, odeur • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Rapprochement des équipes, connaissance « réelle » des plateaux par les équipes, notation qualitative des plats (de 0 à 4 pour chaque item) ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Appel à la participation exhaustive de tous les personnels de l’entreprise • Points de vigilance à suivre • Traçabilité et diffusion des résultats – Actions correctives à suivre – Confrontation aux résultats de l’enquête satisfaction Auteur : Équipe projet Clinique Pasteur Royan

Clinique Pasteur Royan Procédure de gestion des plateaux différés et dotation des plateaux d’urgences Clinique Pasteur Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUE • Description et contexte • Les plateaux conformes aux choix du patient sont jetés ou non consommés par manque d’anticipation, de communication entre les équipes et de moyens de stockage. • Disparition fréquente d’aliments réservés à des patients arrivant en urgence car réfrigérateur non réservé uniquement à cet effet et irrespect des règles de traçabilité. 2. Objectif recherché • Anticiper et stocker des plateaux qui ne sont pas consommés à l’horaire des repas dans une armoire réfrigérée conforme et fermée à clé. • Éviter le coulage d’aliments prévus pour les patients entrant en urgence. • Améliorer la traçabilité de l’utilisation des plateaux. 3. Mesure du dysfonctionnement • Perte de plateaux (jetés ou non consommés). • Facturation par le prestataire du coulage. SOLUTION • Description de la pratique • Achat d’une armoire conforme et sous clé avec une procédure de gestion des clés. • Mise en place d’une gestion des plateaux différés par une formation des équipes ESH et AS à la procédure de gestion des commandes. • Modification de la traçabilité des plateaux repas d’urgence (sur le chariot repas). • Acteurs concernés • Équipe hôtelière, soignante • Moyens – outils utilisés • Procédure de gestion des clés – procédure de gestion des commandes – achat d’une armoire réfrigérée. • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Impact économique – satisfaction du patient par le respect du choix de son plateau ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Accord économique pour l’achat d’armoires réfrigérées 2. Points de vigilance à suivre • Contrôler fréquemment que les procédures soient respectées (attention au dérapage)‏ avec bonne gestion des clefs Auteur : Équipe projet Clinique Pasteur Royan

Evaluation des pratiques soignanteset de restauration Château Mornay Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Pas de suivi du calendrier des enquêtes. • Objectif recherché • Valorisation du travail des différentes équipes • Mesure du dysfonctionnement • Pas de traçabilité SOLUTIONS • Description de la pratique • Décision de faire des enquêtes et un calendrier. • Acteurs concernés • Stagiaires et équipe de soins • Moyens – outils utilisés • Grilles d’enquêtes, dossier informatique. • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Valorisation et traçabilité du travail • Réactivité en cas de dysfonctionnement • Indicateur : non respect du calendrier • Méthode • Faire participer les équipes soins et restauration. ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Pilotage régulier des réunions de service et des instances, même si l’environnement institutionnel bouge • Points de vigilance à suivre • Ne pas retarder ou annuler les réunions. Auteur : Équipe projet Château Mornay

Participation de l’équipe soignante et du Cadre de santé au suivi des indicateurs CH Montmorillon Facilité de mise en œuvre Bénéfice attendu Facile Difficile Faible Important PROBLEMATIQUES • Description et contexte • Equipe soignante impliquée mais se positionne sur du ressenti ou de l’affectif • Objectif recherché • Objectiver le sens et mesurer l’impact concret des actions engagées, à travers des indicateurs • Valoriser l’alimentation en tant que soin SOLUTION • Description de la pratique • Création ou exploitation d’outils de recueil de données permettant le suivi des indicateurs • Restitution systématique des données à l’équipe…. • Constitution d’un classeur spécifique contenant l’intégralité des données consultables par l’ensemble des membres de l’équipe. • Mise en place ou poursuite des formations autour de la place du soignant dans le repas du soigné. • Acteurs concernés • Cadre de santé, IDE, AS et ASH • DSI, diététicienne • Moyens – outils utilisés • Power point • Outils institutionnels et MeaH • Bénéfices obtenus – indicateurs de mesure • Pour l’équipe soignante : être actrice du changement • Mesurer concrètement l’avancée et le résultat de leurs actions. • Poursuivre la réflexion : quel savoir être et quel savoir faire développer dans la distribution et/ou dispensation d’un repas au soigné • Méthode • Actions de formation • Accompagnement actif du Cadre et des équipes : communication importante.…….. ENSEIGNEMENTS • Facteurs clés de succès dans la mise en œuvre • Adapter les outils pour les rendre fonctionnels • Communication orale et écrite tout au long du projet……. • Poursuivre les formations, mesurer leur impact et réajuster si besoin • L’intégrer dans le projet SIRMT • Points de vigilance à suivre • Etre à l’écoute des équipes et du Cadre sur toute la durée du projet. • Aller sur le terrain pour encourager et valoriser les actions. Auteur : Équipe projet CH Montmorillon

BONNES PRATIQUES

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Presentation Transcript

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