MATERI 5 (Contoh Kasus) ANALISIS SISTEM INFORMASI (PENGENDALIAN PEMASARAN DAN PENJUALAN)

1. MATERI 5 (Contoh Kasus) ANALISIS SISTEM INFORMASI (PENGENDALIAN PEMASARAN DAN PENJUALAN)

2. TAHAP ANALISIS SISTEM • ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEM • PERMASALAHAN-PERMASALAHAN • IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH • IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN • PENELITIAN YANG DILAKUKAN • HASIL ANALISIS • KESIMPULAN ANALISIS • REKOMENDASI UMUM

3. AlasanMelakukanAnalisisSistem (Kasus PT Sukar Maju) • Tingkat pertumbuhanpenjualancenderungmenurundaritahunketahun • Penjualan 3 tahunterakhir 2009 s.d 2010 rata-rata turun 10% • Penurunandiperkirakanakanterjadilagiuntuktahun-tahunmendatang. • Berdasaralasantersebut, makaperlunyaAnalisispermasalahan.

4. Permasalahan : Permasalahan yang adapada PT SukarMajuadalahsebagaiberikut : • Langgananmengeluhkarenapelayanankurangbaikdanbarang yang tidaksesuaidengan yang dipesan. • Banyakpiutangtidaktertagih • Pengendalianmanajemen yang kurangefektif.

5. IdentifikasiPenyebabMasalah Masalah yang terjadi pad PT SukarMaju, setelahdilakukanpenelitian, ternyatadisebabkanoleh : • Pelayanan yang kurangbaikkepadalangganan • Barang yang dipesanseringtidaksesuai • Evaluasipemberiankredit yang tidakbenar • Kurangtersedianyalaporan yang berkualitas

6. IdentifikasiTitikKeputusan Titikkeputusanmenunjukkansuatukondisi yang menyebabkansesuatuterjadi. Adapunpenyebabnyaadalah : • Penanganan order langganandibagian order penjualan • Prosespembuatan order penjualandibagian order penjualan (denganbbrptembusan) • Prosesevaluasikreditdibagiankredit.

7. Prosespengambilanbarangdigudang lama • Prosespembuatandokumenpengiriman (packing slip) danlaporanpengiriman(shipping notice) dibagianpengiriman • ProsesmembuatfakturdiBagian billing memakanwaktu lama. • Kebenaran data di faktur di bagian billing

8. Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman di bagian billing • Dukungan informasi untuk pemberian kredit di bagian kredit. • Proses pembuatan laporan di bagian akuntansi

9. Keterangan : • Penanganan Order langganan di bagian order penjualan. Titik Keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik, bila waktu penanganan order penjualan lama. • Proses evaluasi kredit di bagian kredit. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada pelanggan kurang baik bila proses evaluasi kredit lama dan berbelit-belit.

10. Prosespembuatanlaporandi Bag Akuntansi. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses pembuatan laporan lama, laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada atau lemah

11. PENELITIAN YG DILAKUKAN Penelitian ini dimaksudkan untuk mengumpul kan fakta atau data. Teknik pengumpulan fakta bisa menggunakan wawancara, pengamatan (observasi), dan pengambilan sampel (sampling) Penelitian yang dilakukan adalah :

12. Contoh Kegiatan Penelitian :

13. Hasil Analisis • Analisis Distribusi Pekerjaan • Analisis Pengukuran Pekerjaan • Analisis Keandalan • Analisis Dokumen • Analisis Laporan dan Kebutuhan Informasi • Analisis Teknologi

14. KESIMPULAN ANALISIS Dari beberapa analisis terpisah untuk masing-masing kelompok analisis, dapat dirangkai menjadi satu kesimpulan yakni : • Pelayanan yang kurang baik kepada langganan • Barang yang Dikirim sering tidak sesuai • Evaluasi pemberian kredit yang kurang benar • Kurang tersedianya laporan yg berkualitas

15. Terima Kasih

16. Tambahan Materi ...ANALISIS SISTEM

17. TahapPengembanganSistem • TahapPerencanaan (Systems Planning • TahapAnalisisSistem(Systems Analysis) • TahapDesainSistem (Systems Design) TahapAnalisisSistem Tahapkritisdansangatpenting.

18. RUANG LINGKUP 1. Pendahuluan 2. Langkah-langkahAnalisisSistem 3. IdentifikasiMasalah 4. MemahamiKerjaSistem 5. AnalisisHasilPenelitian 6. PelaporanHasilAnalisis

19. PENDAHULUAN AnalisisSistemadalahPenguraiandarisuatusisteminformasi yang utuhkedalambagian-bagiankomponennyadenganmaksuduntukmengidentifikasikandanmengevaluasipermasalahan, kesempatan, hambatanygterjadi, dankebutuhan-kebutuhanygdiharapkan, shgdptdiusulkanperbaikan-perbaikannya.

20. LANGKAH-LANGKAH ANALISIS SISTEM 1. Identify,yaitumengidentifikasimasalah 2. Understand, yaitumemahamikerjadari sistemygada. 3. Analyze, yaitumenganalisissistem. 4. Report, yaitumembuatlaporananalisis sistem

21. MENGIDENTIFIKASI MASALAH • Masalahmerupakansuatupertanyaanygingindipecahkan. Masalahinilahygmenyebabkansasarandarisistemtidakdapatdicapai. Olehkarenaitulangkahpertamaygdilakukanolehanalisissistemadalahmengidentifikasimasa-lahygterjadi. Identifikasimasalahmeliputi: - Identifikasipenyebabmasalah - Identifikasititikkeputusan - Identifikasipersonil-personilkunci

23. IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH • Analissistem hrs mempunyaipengetahuanttgaplikasiygsedangdianalisisnya. • Dimulai dg mengkajiulangterlebihdahulusubyek-subyekpermasalahanygtelahditemukanolehanalissistemditahapperencanaansistem. • Dari permasalahanygada, diidentifikasipenyebabterjadinyamasalah. • Contoh:

24. ContohKasus MasalahPenyebab 1. Biayapersediaanmeningkat - Over stock - Pembelianbrgtdkekonomis 2. Pelangganmengeluh - Pelayananygkrgbaik - Brgygdikirimsrgtdksesuai 3. Banyakpiutangtdktertagih - Evaluasipemberiankreditygkrgbenar. - Penagihanpiutangygtdkefektif 4. Pengendalianmanajemen - Kurangtersedianylaporanyg kurangefektifberkualitas

25. IdentifikasiTitikKeputusan • Menunjukkansuatukondisiygmenyebabkansesuatuterjadi. • Bilatelahdptmengidentifikasititikkeputusanpenyebabmasalah, makapenelitiandimulaidarititik-titikkeputusantsb. • Sebagaidasaridentitifikasititikkeputusan, dptdigunakandokumensistembaganalirformulir.

26. IdentifikasiPersonil-PersonilKunci • Personilkuncidilihatbaikyglangsungmaupuntdklangsungmenyebabkanterjadinyamasalah(problem) • Dilakukan dg mengacu pd baganalirdokumensertadokumendeskripsijabatan.

27. MemahamiKerjaSistem • Melaluipenelitianterinci (detailed survey) • Menggunakanteknikpengumpulan data spt: wawancara, observasi, daftarpertanyaan, danpengambilansampel. Meliputilangkah-langkahsebagaiberikut : 1. Menentukanjenispenelitian 2. Merencanakahjadwalpenelitian: - Mengaturjadwalwawancara - Mengaturjadwalobservasi - Mengaturjadwalpengambilansampel 3. Membuatpenugasanpenelitian 4. Membuat agenda wawancara 5. Mengumpulkanhasilpenelitian.

28. AnalisisHasilPenelitian DapatdiuraikanmenjadibeberapaAnalisis, Yakni : • AnalisisKelemahanSistem • AnalisisDistribusiPekerjaan • AnalisisKeandalan • AnalisisDokumen • AnalisisLaporan • AnalisisTeknologi

29. Penjelasan : 1. AnalisisKelemahanSistem - Analisismasalahygterjadiutkdptmenemukanjawabanapapenyebabsebenarnyamasalahygtimbul. a. AnalisisDistribusiPekerjaan - Distribusipekerjaanmenunjukkanbebandarimasing-masingpersonilatau unit organisasimenanganikegiatanygsama. - Dg mengetahuibebandarimasing-masingpersonil, dptditentukanpersonilmanaygmasihdptdiberitambahanbebandanpersonilmanayg hrs dikurangibebannya. b. AnalisisKeandalan - Keandalanmenunjukkanbanyaknyakesalahanygdilakukandlmsuatukegiatan. Semakinandalberartisemakinsedikitkesalahanygdilakukan. c. ..

30. c. AnalisisDokumen - Utkmengetahuidanmenganalisisdokumenygdigunakan dlmsistemyg lama. d. AnalisisLaporan - Utkmenganalisislaporanygdihasilkanolehsistemyg lama. e. AnalisisTeknologi - Utkmenganalisisteknologiygdigunakandlmsistemyg lama. AnalisiskebutuhanInformasiPemakai - Agar bisamenyediakaninformasisesuai dg ygdibutuhkanolehpemakai.

31. PelaporanHasilAnalisis • Setelahprosesanalisisselesai, tugasberikutnyadarianalisadlmembuatlaporanhasilanalisis. • Laporaninidiserahkankpd steering committee ygnantinyaditeruskankpdmanajemen. • Manajemenbersama steering committee danpemakaisistemakanmempelajaritemuandananalisisygdilakukanolehanalisygdisajikandlmlaporanini.

32. TujuanPelaporan : • Tujuandaripelaporaniniadl: • Pelaporanbahwaanalisistelahselesaidilakukan. • Meluruskankesalahpengertiantemuananalisttptidaksesuaimenurutmanajemen. • Memintapendapatdan saran darimana-jemen. • Memintapersetujuanmanajemenutkmelakukantindakanselanjutnya (dptberupameneruskanketahapdesainsistemataumenghentikanproyekbiladipandangtdklayak).

33. TUGAS • Apa yang Saudaraketahuitentangpenger-tianAnalisisSistem. • Sebutkancontohpermasalahandalamsistemdanapa yang menjadipenyebabnya ! • JelaskantentangperbedaanAnalisKeandalandanAnalisisDistribusiPekerjaan.