مستشفى شهداء الأقصى

1. السلطة الوطنية الفلسطينية وزارة الصحة الفلسطينية مستشفى شهداء الأقصى قسم الأرشيف الطبي 2012-2013

2. الأرشيف الطبي • الأرشيف :-سجلات أنشأت بطريقة قانونية مقبولة ومعترف بها بالقانون ناتجة عن إدارة المؤسسة لإدارة أهدافها تضم الأوراق الجارية داخل المكتب أو المواد الأرشيفية المخزنة التي اشأتها وتتولى رعايتها وملكيتها الدائمة وتكون هذه السجلات نزيهة وأصيلة تنمو وتكبر وتزداد عددها وحجمها بطريقة طبيعية فتحفظ هذه الوثائق والملفات لعدة قيم :- • قيمة إدارية • قيمة قانونية • قيمة معلوماتية الأرشيف الطبي

3. فالسجلات والوثائق تمر بمراحل ثلاثة :- • المرحلة الأولى : نشيطة أو جارية Active • المرحلة الثانية : شبه نشيطة Semi-active • المرحلة الثالثة : غير نشيطة (راكدة ) Inactive ماذا يعنى الملف الطبي ( يعتبر الملف الطبي للمريض الوثيقة الأهم في حياة المستشفى بالإضافة إلى الأهمية الطبية التي يتضمنها ويعتبر الوثيقة القانونية بامتياز ) الأرشيف الطبي

4. الاعتماد على الملف الطبي كمرجع في : • تعليم طلاب كليات الطب والأطباء من خلال الاطلاع على الحالات المرضية المختلفة وكيفية علاجها . • تأمين المعلومات اللازمة لأغراض التدقيق الداخلي في المستشفى ولتأمين الجودة النوعية . • تأمين المعلومات اللازمة للأبحاث العلمية والطبية . • تأمين معلومات إحصائية عن أنواع الأمراض المنتشرة وغيرها . الأرشيف الطبي

5. أهداف قسم الأرشيف الطبي • تامين الملفات الطبية السابقة لمرضى الاستشفاء ومرضى العيادات الخارجية مباشرة عند الطلب . • التدقيق على الملفات الطبية للتأكيد بالشكل والوقت المطلوبين وبحسب الآليات المعمول بها في هذا الاطار . • مراقبة مدى الالتزام باليات العمل الخاصة بالملف الطبي . • الاحتفاظ بالملفات الطبية في مكان امن . • وضع الآليات المناسبة لتنظيم العمل ( السرية المهنية – محتويات الملف الطبي – التدقيق على الملفات الطبية .....)وذلك بحسب معايير تصنيف المستشفيات ومتطلبات الجودة . • تدريب الطلاب المهتمين بالسجلات الطبية . • توفير البيانات الخاصة بالأمراض وإمداد الباحثين بالمعلومات . الأرشيف الطبي

6. تتلخص المسئوليات بالتالي : • مراقبة وتحليل المعلومات في الملفات الطبية الحديثة والقديمة لانجاز مؤشرات الجودة بحسب آليات العمل المعمول بها . • مراقبة الملفات لناحية اكتمالها وإعداد التقارير اللازمة (تحديد أماكن الخلل ونوعيته ...) وإرسالها إلى الادارت ورؤساء الدوائر المعنيين . • الاحتفاظ بالملفات الطبية بحسب الشروط والمتطلبات العلمية في مكان امن . • تأمين استرجاع الملفات الطبية بالطريقة العلمية الصحيحة والسريعة . الأرشيف الطبي

7. تأمين الوصول إلى الملف الطبي للأشخاص المخولين للاطلاع عليه فقط . • التأكد من وجود ملف طبي واحد للمريض الواحد مهما تعدد دخوله للمستشفى . • توحيد ملفات العيادات والتقارير الطبية بملف الاستشفاء . • تحضير مؤشرات الجودة الخاصة بالقسم . • عمل إشعارات الوفيات . • عمل صورة طبق الأصل للأوراق الرسمية مثل ( حوادث قضائية –تقارير طبية – ملفات طبية ....) • أرشفة دفاتر الحوادث القضائية بعد حفظها الكترونيا . • تامين وصول الملفات لمرضى الكلية لاستلام مخصصاتهم من الأدوية . الأرشيف الطبي

8. متى انشأ الأرشيف الطبي بالمستشفى • أنشأ الأرشيف الطبي منذ بداية العمل في المستشفى في العام 2001 والملفات الطبية الورقية لا تزال موجودة لغاية الآن ويتم العمل حاليا على مشروع تجميع الملفات المرضية للمرضى كلا حسب منطقة سكناه واخص هنا مرضى المنطقة الوسطى لتتجمع بمستشفى شهداء الأقصى ليستطيع المريض مراجعة المستشفى الخاصة بمنطقته وعدم تعداد الملف الطبي بعدة مناطق وترحيل الملفات الخاصة بمناطق الأخرى . الأرشيف الطبي

9. خدمات قدمها الأرشيف • منذ نشأت الأرشيف الطبي بالمستشفى حتى أواخر عام 2012 فقد كانت تحت مسئولية الأرشيف مكتب الخروج فكان على عاتقه تخريج جميع التذاكر من الأقسام . • وعمل الإحصائيات سواء كانت الشهرية أو السنوية والتقارير الإحصائية لتقديمها للجهات المعنية . • وتقديم التقارير الدورية لصحة المرأة التي تختص بالولادات بمستشفى الأقصى وغيرها ...... الأرشيف الطبي

10. كيفية الحصول على نسخة عن الملف الطبي • يحق للمريض الحصول على نسخة من ملفه الطبي وذلك بحسب قانون الموافقة المستنيرة بناء على طلب المريض وموافقة الطبيب المعالج والجهات المختصة من خلال نموذج اطلاع المريض على ملفه الطبي الموجود في مختلف أقسام المستشفى . الأرشيف الطبي

11. بعض أعمال الأرشيف الطبي خلال العام 2012 • تم استخراج عدد 26697 ملف للمرضى المحجوز لهم حجز مسبق للعيادات الخارجية . • تم استخراج 3000ملف استثناءات للعيادات الخارجية . • تم أرشفة حوالي 12600تذكرة بعد عمل اللازم لها بالمكان المخصص . • استخراج 1200 ملف للأقسام الداخلية . • استقبال وأرشفة حوالي 7740 تذكرة ولادة من مستشفى يافا للولادة . • تم كتابة وأرشفة 4150 تقرير حوادث قضائية . • بالإضافة إلى بعض الأعمال اليومية مثل استقبال وأرشفة التحاليل بعد توزيع صورة عنها للأقسام المعنية وأيضا تقديم بعض الخدمات مثل ختم صورة طبق الأصل للأوراق الخاصة بالمستشفى مثل الحوادث القضائية وغيرها ......... الأرشيف الطبي

12. بعض الاحتياجات الخاصة بالأرشيف • الحاجة الماسة لموظفين حيث عدد الموظفين الحاليين 2 فقط + رئيس القسم فقط وهم لا يستطيعون تأدية جميع الأعمال على أكمل وجه إلا بصعوبة شديدة وبمساعدة بعض موظفين البطالات ( عقد مؤقت ). • كما هو معلوم للجميع فان الأرشيف مستأجر خارج أسوار المستشفى وهو ليس مؤهل كأرشيف لتخزين الملفات الطبية حيث يحتاج إلى تأهيل من حيث الرطوبة التي تأثر سلبا على العمر الزمني للملف وأيضا لا يوجد باب زجاجي يحافظ على المكان من الأتربة وغيرها........... • والاهم ضيق المكان الذى نعانى منه منذ سنوات وللعلم فانه يوجد زيادة سنوية طبيعية بحجم الملفات مما يسبب ضيق ملموس . الأرشيف الطبي

13. إرشادات ونصائح للمواطن الكريم • آخى المواطن عند حضورك للمستشفى لتلقى العلاج فانه يتوجب عليك اصطحاب ما يثبت شخصيتك +تأمينك الصحي ساري المفعول . • آخى المواطن يجب عليك قبل مراجعة طبيبك بالعيادات الخارجية التأكد من حجزك بالعيادة التي تحتاجها مع اخذ الموعد والحضور بالوقت المحدد فقط. • آخى المواطن عند طلبك اى معاملة رسمية داخل أسوار المستشفى يجب أن يكون صاحب المعاملة هو من يطلب الخدمة أو احد أقاربه من الدرجة الأولى مع اصطحاب ما يثبت صلته . • آخى المواطن حافظ على الأوراق الرسمية المستخرجة من المستشفى لأنه لا يمكن استخراج ورقة أصلية غير التي بحوزتك . • آخى المواطن عند حضورك للأرشيف الطبي لعمل صورة طبق الأصل لاى معاملة رسمية من المستشفى فانه يتوجب على صاحب المعاملة فقط ولا احد ينوب عنك مع اصطحاب ما يثبت . الأرشيف الطبي

14. آخى المواطن لا يمكن للأرشيف أن يسلمك ملفك بيدك لذلك لا تحرج نفسك بالطلب من الموظفين بالأرشيف يسلم فقط لموظف يعمل داخل أسوار المستشفى ليوصله لطبيبك. • آخى المواطن كن على ثقة بان ملفك أمانة بأعناقنا . • آخى المواطن لا تخجل من طلب اى استفسار فإننا بخدمتك . • آخى المواطن لا تلجأ للعنف مع الموظف فان له مسئول يمكن أن يحاسبه قانونيا دون اللجوء للعنف . وأخيرا آخى المواطن اعلم أننا وجدنا بالوزارة فقط من اجل خدمتك بالمقابل أعطنا المجال رئيس قسم الأرشيف الطبي صلاح مبروك الأرشيف الطبي

15. ما يجب معرفته في المقابلة عن تنظيم وإدارة الملفات والأرشيف في المؤسسة • الخريجون الجامعيون والمؤهلون بالشهادات والخبرات يبحثون عن وظيفة تناسب مؤهلاتهم. وبما أنهم مستعدون لإجراء مقابلة من أجل وظيفة ما، فما هي الوثائق التي يجب أن تكون متوفرة وجاهزة وموجودة لديهم. • على الخريج أن يجهز ويحمل معه ملفا خاصا به يحوي جميع الشهادات الأصلية سواء العلمية أو الخبرات أو الدورات التي حصل عليها، ثم نسخا مصدقة عنها، وصورا شخصية وشهادة الميلاد والهوية الشخصية وجواز السفر وشهادات ومعلومات أخرى يرى انه يمكن الاستفادة منها في المقابلة. • هذا الملف يعرف "بأنه يضم الوثائق الرسمية والقانونية المعترف بها والتي تعرف عن صاحبها وتكون مرتبة حسب الأصول والتاريخ".

16. معنى ذلك، أن الخريج شخص منظم يحب التنظيم ويحفظ الوثائق الرسمية ويجمع المعلومات ويوفرها حين الطلب دون البحث عنها هنا وهناك. كما يعطي صورة على وعيه لأهمية الوثائق في حفظ الحقوق والواجبات لأداء مهامه ووظائفه. كما أن لديه الوعي في أن الجامعات والمؤسسات والشركات تنتج وثائق وتجمعها بملفات لأداء عملها ووظائفها اليومية. • إن تنظيم الوثائق والملفات سواء من قبل الخريج أو الشركة لوثائقهم وملفاتهم ومعلوماتهم المطلوبة لتحقيق أهدافهم يتطلب تنظيما خاصا، وهي دلالة ناجحة على أدائهم واستعدادهم لاتخاذ القرار المناسب في أسرع وقت. فهذه الوثائق خاصة بهم وفريدة ومتميزة حق لصاحبها، فلا يوجد نسخة أخرى مشابهه لها في مكان آخر إلا نتيجة نشاطهم وعملهم.

17. فالأرشيف:  " سجلات انشات بطريقة قانونية مقبولة ومعترف بها بالقانون، ناتجة عن إدارة المؤسسة لإدارة أهدافها، تضم الأوراق الجارية داخل المكتب، أو المواد الأرشيفية المخزنة التي انشاتها، وتتولى رعايتها وملكيتها الدائمة، وتكون هذه السجلات نزيهة وأصيلة،  تنمو وتكبر وتزداد عددها وحجمها بطريقة طبيعية ". فتحفظ هذه الوثائق والملفات لعدة قيم: • - قيمة إدارية، قيمة قانونية، قيمة مالية • - قيمة معلوماتية (سيرة ذاتية واهتمام بالبحث العلمي والتاريخي) • فالسجلات والوثائق تمر بمراحل ثلاث: • المرحلة الأولى: نشيطة   Active أو جاريةCurrent     أو وثيقة Document • المرحلة الثانية: نصف أو شبه نشيطة: Semi-active أو سجلات Records • المرحلة الثالثة: غير نشيطة: Inactive أو أرشيف Archives

18. معنى ذلك انه ليس كل الوثائق والملفات يجب أن تحفظ الى الأبد. فلا بد من إتباع نظام خاص لتقييم هذه الملفات والوثائق كل مدة زمنية معينة حسب قانون خاص من قبل الشركة أو مركز الأرشيف الوطني للدولة. • ففي المرحلة الأولى يمكن تدمير الوثائق غير الهامة وقد تم إنجاز عملها ووظائفها. وفي المرحلة الثانية نحفظ الوثائق الهامة والتي يتطلب منا الرجوع إليها في أوقات متباينة، حيث نقوم أيضا بتدمير ما هو وأصبح غير هاما وتم إنجاز مهامه وتم توثيقها في بيانات ومحاضر اجتماعات أخرى. بينما في المرحلة الثالثة نبقي الوثائق والملفات ذات الأهمية الأبدية والدائمة الحفظ اعتمادا على قيمها الإدارية والمالية والقانونية والمعلوماتية.

19. برنامج إدارة وتنظيم السجلات • إدارة منظمة في تحكم السجلات والوثائق والمعلومات لإدارة عمل المؤسسة، إنها طريقة منطقية وعملية لإدارة المؤسسة باستعمال السجلات أو إتلافها أو إبقائها للحفظ بناء على قيمتها الإدارية والمالية والقانونية والمعلوماتية. • إذن يجب تطبيق نظام برنامج إدارة السجلات على كل فرد ومؤسسة، حيث أن هذا البرنامج يشمل عناصر فعالة للتحكم بالوثائق منها: نظام السجل، نظام الترتيب والتصنيف، نظام التقييم، نظام مسح السجلات، نظام جدول الحفظ والبقاء، نظام الوصف، والمكان الصحي المناسب.

20. فالشرط الأساسي المطلوب في إنشاء وتطبيق هذا البرنامج هو التعامل مع أعلى مستوى مع المديرين والمسئولين في المؤسسة بإقناعهم واقتناعهم بأهمية وحاجة المؤسسة لهذا البرنامج، لان المدراء هم الذي يدعمون ويسارعون ويساعدون في إنجاح البرنامج، كما يلزمون الموظفين في تطبيق هذا البرنامج. فإذا كان احد المدراء غير مقتنع فعليك أن تبين له نقاط الضعف والمساوئ في تنظيم السجلات لعدم وجود برنامج إدراة السجلات، لان المدراء وخاصة في قمة الهرم الإداري غير متأكدين من أهمية ما يلي:- • - يمنع من زيادة الملفات، • - يمنع من وجود نسخ إضافية من الوثائق ( تكرارها داخل الملفات)، • - تدمير أو إتلاف الملفات غير الضرورية في أسرع وقت ما دامت غير مستعملة ولم يكن لها فائدة في المعلومات، • - استرجاع المعلومات بسرعة واستخدامها بسرعة، • - سرية المعلومات وأمنها. • وأن عدم تطبيق هذا البرنامج سوف يؤدي الى مشاكل منها: • - سوء استخدام المكان والأجهزة والمعدات المخصصة في حفظ الوثائق والملفات، • - ضيق في المساحة لامتلاء المكان بالملفات، • - تكرار حفظ نسخ من السجلات في كل الأقسام المختلفة، • - تأخير دائم في إيجاد أو طلب السجلات أو المعلومات، • - زيادة غير ضرورية في حجم الملفات والسجلات بسبب حفظها تكرارا في مناطق مختلفة، • - ضعف في معنويات الموظفين لعدم كفاءتهم وفعاليتهم في العمل، • - ضياع كلي أو جزئي للمعلومات اللازمة في اتخاذ قرار المؤسسة، • - ضياع للوقت والمال والطاقة والاستمرار في شراء الأجهزة وحفظ الملفات، • - ضياع وتشتت الملفات والسجلات في جوارير ومكاتب الموظفين.

21. التقييم • " تطبيق سياسة المؤسسة اتجاه سجلاتها وملفاتها وفقا لأسس وجوهر محتوى هذه السجلات والملفات والتي بدورها تحدد طرق وإجراءات عملية التقييم واختيار بعضها للحفظ أو الدمار". • فنقيم هذه الوثائق والملفات كل فترة زمنية معينة سواء 5 سنوات أو 7 سنوات، فندمر ما ليس قيمة إدارية ومالية وقانونية أو معلوماتية. فما تبقى من الوثائق يقيم بعد 10 سنوات أو 15 سنة، فندمر ما لا يلزم ويبقى الأهم منها. وأخيرا يصبح لدينا أرشيف معلوماتي يهم المؤسسة لتحقيق أهدافها وأداء عملها ووظائفها.

22. الأرشفة الالكترونية • من فوائد هذه التقنية ما يلي: • 1. إنجاز العمل ومساعدة العاملين لتحقيق أهداف المؤسسة بالحفاظ على سجلاتها. • 2. يكشف عن وجود الملفات بدقة حيث يعرف موقع كل حركة ملف. • 3. مرونة بالعمل وسهل التعلم. • 4. سرعة الوصول إلى السجلات والمعلومات. • 5. سرعة التخزين، ويقلل من تكاليف إعداد الملفات ومن استخدام نظام التسجيل اليدوي. • 6. سهل التحديث والإضافة والحذف، كما يصحح الأخطاء. • المعلومات التي يجب أن تخزن في الكمبيوتر • 1- عنوان الملف. • 2- رقم ورمز الملف. • 3- تاريخ فتح وإغلاق الملف. • 4. موقع الملف. • 5- موجز بسيط أو وصف عن الملف.

23. الأنظمة العالمية للتصنيف: • 1- طريقة هجائية: ترتب الوثائق حسب الموضوع التي تبدأ بالحرف أ، ب، ت، ث وهكذا، • 2- طريقة رقمية: ترتيب الوثائق حسب الأعداد الرقمية 1، 2، 3، وهكذا، • 3- طريقة مزدوجة: ترتب الوثائق حسب طريقة هجائية رقمية  أ 1، أ 2  ، أ 3 ، وهكذا، • 4- طريقة زمنية: ترتب الوثائق حسب تاريخ تكوين الملفات الزمني أو التاريخي، • 5- طريقة جغرافية: ترتب الوثائق حسب البلدان وموقعها الجغرافي قاريا، ويكون ذلك الترتيب إما هجائيا، أو رقميا، أو رقمي هجائي، • 6- طريقة الموضوع: ترتب الوثائق حسب موضوعات معينة، ويكون الترتيب إما هجائيا، أو رقميا، أو رقمي هجائي.

24. العوامل التي تفسد وتتلف وتدمر الوثائق • - الموقع: الأمان، • - عوامل البيئة الخارجية الصحية، • - العوامل البيولوجية، • - الحرائق والفيضانات والهزات الأرضية، والغبار، • - العوامل البشرية: الباحثين، الموظفين، والجرائم السياسية. • وهنا أركز على فعل الإنسان وفهمه ووعيه بالنسبة للوثائق. فهو الذي ينتهك حرمة المعلومات وسريتها ويفشيها عن عمل المؤسسة ويلحق الضرر والأذى بها اقتصاديا وماليا وسياسيا ومعلوماتيا وأشكال أخرى مما يسبب في أزمات سياسية بين الدول أو المؤسسات التجارية فتفقد مناقصات وعقود ينتج عنها خسائر مالية وانهيارها، أو المؤسسات العلمية التي تفقد ملايين الدولارات من مشروع معين، أو تسريب معلومات عن أشخاص سياسيين يؤثر عليهم في مجال أعمالهم وحياتهم. أي أن الإنسان يحدث جرائم سياسية واقتصادية ومعلوماتية. منقول للفائدة