Các lỗi cần để ý khi thuê địa điểm làm việc

1. Tiêu chuẩn thuê văn phòng làm việc không minh bạch Việc có một bộ tiêu chuẩn chi tiết được hình thành dựa trên nhu cầu dùng, sẽ giúp quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng làm việc được nhanh chóng, hạn chế được các nảy sinh trong quá trình sử dụng. Đồng thời khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn, nên các bạn cần xác định đâu là các tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của công ty. Đâu là các tiêu chí xem xét, tuy nhiên có thể bỏ qua. Do đó nếu có được các tiêu chí cụ thể, rõ ràng có thể rút ngắn được một nửa thời gian tìm kiếm được nơi làm việc phù hợp. Có ý định vượt quá khả năng chi trả Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” tìm kiếm văn phòng cho thuê rất phổ biến. Đối với những người có ngân sách tiền thuê 12 USD|m2|tháng luôn thấy những văn phòng làm việc 14 -15 USD|m2|tháng là hợp lý hơn với họ. Bởi chất lượng, đẳng cấp về dịch vụ hơn hẳn các tòa nhà giá thuê 12 USD. Tâm lý thuê văn phòng thì ai cũng mong muốn tìm kiếm nơi nào thoáng đãng, có cảnh, mới, đẹp, giá rẻ… Nhưng thật sự theo kinh nghiệm nhiều năm của chúng tôi, văn phòng làm việc cho thuê nào cũng có phân khúc của nó, giá cả riêng của nó. Và được giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp, văn phòng làm việc đẹp tiêu chuẩn Văn phòng ảo thì phải giá cả cao. Quan trọng nhất là bản thân mình muốn tiêu chí nào là đầu tiên. Do đó khi gặp tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình xem xét, chọn văn phòng bị kéo dài, có khi lỡ việc của công ty. Không dự trù cho việc tăng nhân viên Kinh phí cho việc chuyển văn phòng (làm nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ,…) khá tốn kém. Do vậy, khi công ty quyết định thuê văn phòng làm việc nên tính toán diện thuê thích hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của công ty sau một năm. Nếu không một số doanh nghiệp sẽ rơi vào viễn cảnh nhân viên quá đông, không đủ chỗ ngồi, phải lên kế hoạch tìm nơi mới. Không chú ý thích đáng đến nhân viên Khi thuê văn phòng mới, việc để ý đến hình ảnh, chi phí, sự tiện lợi cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên nên cân nhắc. Thế nhưng nhiều doanh nghiệp không có sự để ý thích đáng đến nhu cầu của nhân viên - những người trực tiếp tạo ra doanh số cho công ty. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng làm việc

2. Có nhiều doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng làm việc và ra quyết định. Thường thì các doanh nghiệp giành 20-30 phút để xem tòa nhà, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy ưng ý thì chuyển sang giai đoạn thỏa thuận và ký kết Hợp đồng. Cách này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, tuy nhiên tiềm ẩn rủi ro. Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt trước khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng Trình tự đàm phán thuê văn phòng được những tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê, chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương một tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê. Các thư mời thuê thường không quy định tất cả một số vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Chính vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và mọi người hãy thương lượng mọi vấn đề liên quan đến kinh phí trước khi chuyển tiền đặt trước giữ chỗ. Nếu đã đặt trước giữ chỗ thế nhưng chưa thương lượng hợp đồng, vị thế thương lượng của bạn sẽ bị suy yếu. Không đo lại diện tích thực tế Diện tích mà nhiều tòa nhà đưa ra chẳng phải bao giờ chính xác, chính vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm gia tăng chi phí một tháng không lớn thế nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 2 – 3 năm là con số đáng kể. Hiện tại một số tòa nhà diện tích cho thuê so với thực tế vẫn chênh lệch do đó để giảm rủi ro này trước khi ký hợp đồng chính thức các bạn nên đo lại do đó một lần nữa. Tìm kiếm và chọn lựa đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, mọi người sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được công ty đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời rất nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp không mất tiền việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng cụ thể. Trên đây là 8 tiêu chuẩn mà bất kể công ty nào cũng sẽ gặp phải và một phần nào đó có sự ảnh hưởng đặc biệt đến một số công ty nhỏ, các công ty mới thành lập cần phải chú trọng. Để hạn chế mắc thêm những lỗi không

3. cần thiết mọi người nên liên hệ để được tư vấn từ các doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc uy tín như Office168 - đơn vị cho thuê văn phòng - trụ sở đặt tại Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM nhé.