Một số lỗi cần để ý khi thuê văn phòng làm việc

1. Tiêu chuẩn thuê văn phòng làm việc không minh bạch Việc có một bộ tiêu chuẩn chi tiết được hình thành dựa trên nhu cầu dùng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng. Đồng thời khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là có hạn, chính vì vậy mọi người cần xác định đâu là các tiêu chuẩn bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Virtual office Đâu là những tiêu chuẩn xem xét, nhưng có thể bỏ qua. Chính vì vậy nếu có được các tiêu chí cụ thể, minh bạch có thể rút ngắn được một nửa thời gian tìm được văn phòng làm việc hợp lý. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” tìm kiếm văn phòng làm việc cho thuê rất phổ biến. Đối với những người có ngân sách tiền thuê 12 USD|m2|tháng luôn thấy các văn phòng 14 -15 USD|m2|tháng là thích hợp hơn với họ. Vì chất lượng, đẳng cấp về dịch vụ hơn hẳn các tòa nhà giá thuê 12 USD. Tâm lý thuê văn phòng làm việc thì ai cũng có ý định tìm kiếm chỗ nào thoáng đãng, có cảnh, mới, đẹp, giá rẻ… Thế nhưng thật sự theo kinh nghiệm nhiều năm của chúng tôi, văn phòng làm việc cho thuê nào cũng có phân khúc của nó, mức giá riêng của nó. Và được giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp, văn phòng đẹp tiêu chuẩn thì phải giá cao. Quan trọng nhất là mình muốn tiêu chí nào là thứ nhất. Do đó khi gặp tâm lý này dẫn tới hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng làm việc bị kéo dài, có khi lỡ việc của công ty. Không dự trù cho việc tăng nhân viên Chi phí cho việc chuyển văn phòng (làm nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ,…) tương đối tốn kém. Chính vì vậy, khi doanh nghiệp quyết định thuê văn phòng nên tính toán diện thuê thích hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp sau một năm. Nếu không nhiều công ty sẽ rơi vào viễn cảnh nhân viên quá đông, không đủ chỗ ngồi, phải lên kế hoạch tìm kiếm nơi mới. Không để ý thích đáng đến nhân viên Khi thuê văn phòng làm việc mới, việc quan tâm đến hình ảnh, kinh phí, sự thuận lợi cho đối tác là những tiêu chí tất nhiên cần cân nhắc. Tuy nhiên nhiều công ty không có sự để ý thích đáng đến nhu cầu của nhân viên - những người trực tiếp tạo nên doanh số cho doanh nghiệp. Không dành nhiều thời gian cho việc xem xét đánh giá trụ sở thuê, văn phòng

2. Có một số doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng làm việc và ra quyết định. Thường thì các công ty giành 20-30 phút để xem trụ sở thuê, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy ưng ý thì chuyển sang giai đoạn thỏa thuận và ký kết Hợp đồng. Phương pháp này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, tuy nhiên tiềm ẩn rủi ro. Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và thỏa thuận về hợp đồng Trình tự thỏa thuận thuê văn phòng làm việc được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê, chuyển tiền đặt trước giữ chỗ tương đương một tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt trước tương đương 02 tháng tiền thuê. Các thư mời thuê thường không quy định tất cả những vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Do đó, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi bản thảo Hợp đồng và mọi người hãy thương lượng tất cả vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt trước giữ chỗ. Nếu đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa thảo luận hợp đồng, vị thế thương lượng của các bạn sẽ bị suy yếu. Không đo lại diện tích thực tế Diện tích mà những tòa nhà đưa ra không phải bao giờ chính xác, do đó đo lại diện tích là điều nên làm. Chênh lệch về diện tích làm gia tăng chi phí một tháng không lớn thế nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 2 – 3 năm là con số đáng kể. Hiện tại một số tòa nhà diện tích cho thuê so với thực tiễn vẫn chênh lệch vì vậy để giảm rủi ro này trước khi ký hợp đồng chính thức các bạn nên đo lại chính vì vậy một lần nữa. Tìm và chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá muộn Nếu tìm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, mọi người sẽ có đủ thời gian để chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và kinh phí. Đồng thời khá nhiều đơn vị thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp không mất tiền việc bố trí mặt bằng, khái toán kinh phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng làm việc cụ thể. Trên đây là các tiêu chí mà bất kể doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải và một phần nào đó có sự ảnh hưởng đặc biệt đến những doanh nghiệp nhỏ, những công ty mới thành lập cần phải chú trọng. Để hạn chế mắc thêm một số lỗi không cần thiết các bạn nên liên hệ để được tư vấn từ các doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê

3. văn phòng làm việc uy tín như Office168 - đơn vị cho thuê văn phòng - địa chỉ đặt tại Tòa nhà168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM nhé.