Chapter 12 IT Business Communications

1. Chapter 12IT Business Communications Managing the Information Technology Resource Jerry N. Luftman

2. Chapter Outline • ความสำคัญในการสื่อสารเพื่อให้ได้มาซึ่งการ alignment • ความสำคัญในการทำความเข้าใจเรื่องธุรกิจโดย IT • ทำไมจึงถือเป็นความจำเป็นที่ business partners ต้องเข้าใจ IT • ความสำคัญของการสื่อสารในการพัฒนา partnership • วิธีการที่นำมาใช้ปรับปรุงการสื่อสาร

3. Importance of Communication “การสื่อสารให้บรรลุผลคือ central lifeline ขององค์กรใด ๆมันเป็นยานพาหนะในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง, ปรับรูปแบบให้เข้าสู่สิ่งที่คาดหวังและ rallying workers around core purposes.” -Charlene Marmer Solomon

4. Kotter’s Key Elements for Communicating • ง่ายต่อความเข้าใจ • ใช้การอุปมาอุปมัย การเปรียบเทียบ การยกตัวอย่าง • ประชุมชี้แจงกันหลาย ๆ ครั้ง • พูดซ้ำ ๆ • นำโดยการทำให้ดูเป็นตัวอย่าง • อธิบายถึงสิ่งที่ผิดออกไปจากปกติ หรือ ไม่ถูกต้อง • Give and Take

5. Financial Terms for IT Team • Bearer Bonds • ตราสารหนี้ชนิดไม่ระบุชื่อผู้ถือ ซึ่งเป็นพันธบัตรที่จ่ายคืนแก่ผู้ถือหรือผู้มีไว้ในครอบครอง และไม่ต้องสลักหลังเมื่อต้องการโอน เพียงแต่ใช้วิธีส่งมอบ • Bond • พันธบัตรหรือหุ้นกู้ คือ ตราสารแห่งหนี้ระยะยาวซึ่งผู้ออกมีข้อผูกพันตามกฎหมายที่จะชำระดอกเบี้ยและเงินต้นแก่ผู้ซื้อตามเวลาที่กำหนด ในต่างประเทศจะใช้คำว่า Bond สำหรับตราสารหนี้ที่มีหลักทรัพย์ค้ำประกัน (Secured Bond) และจะใช้คำว่า Debenture สำหรับตราสารหนี้ที่ไม่มีหลักทรัพย์ค้ำประกัน (Unsecured Bond) สำหรับในประเทศไทยนิยมใช้ Bond หรือพันธบัตรในการเรียกตราสารหนี้ภาครัฐ และใช้ Debenture หรือหุ้นกู้ในการเรียกตราสารหนี้ภาคเอกชน • Treasury Bills • ตั๋วเงินคลัง ระยะสั้น ที่มีอายุหน้าตั๋วน้อยกว่า 1 ปีที่ ธนาคารแห่งประเทศไทยจะนิยมออกพันธบัตรประเภทนี้ ตั๋วเงินระยะสั้นมีสภาพคล่อง (Liquidity) มากที่สุดในตลาดรอง ตั๋วเงินประเภทนี้โดยปกติจะไม่มีดอกเบี้ย ดังนั้น ราคาซื้อขายจึงต่ำกว่าราคาหน้าตั๋ว หรือมีส่วนลด (Discount Bond)

6. Treasury Bonds • พันธบัตรภาครัฐที่มีอายุมากกว่า 1 ปีขึ้นไป อย่างเช่น พันธบัตรออมทรัพย์ (Savings Bond), พันธบัตรเพื่อการลงทุน (Investment Bond) และ พันธบัตรเพื่อชดเชยการขาดดุลงบประมาณ (Loan Bond) • Zero Coupon Bond • ตราสารหนี้ที่ไม่มีการจ่ายดอกเบี้ย (coupon) ระหว่างอายุของตราสารหนี้นั้นโดยราคาที่จำหน่ายใน ครั้งแรกหรือตลาดแรกนั้น จะเป็นราคาที่ต่ำกว่าราคาที่ผู้ออกตราสารหนี้จะไถ่ถอนเมื่อครบกำหนด • http://www.bex.or.th/th/education/glossary.html

7. Web Services Terms for Business • SOAP (Simple Object Access Protocol) • เป็นช่องทางให้ application ต่าง ๆ สื่อสารซึ่งกันและกัน • UDDI (Universal Description, Discovery and Integration) • Web-based distributed directory that enables businesses to list themselves on Internet • Web Services • วิธีการที่เป็นมาตรฐานในการรวม Web-based applications • Web Services Description Language • XML-formatted language ที่ใช้อธิบายถึงความสามารถของ Web services • XML • Specification developed by World Wide Web Consortium to tag data

8. Henderson’s Two Styles of Relationships • Transactional Style • ถูกกำหนดโดย rules, policies, และ procedures • Partnership Style • ถือโดยปริยายจากการแบ่งปันความเสี่ยง, กรอบระยะเวลาที่ยาวนานในการแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกัน และความจำเป็นในการก่อตั้งขอบข่ายของกลไกอันใดอันหนึ่ง

9. Six Determinants of Partnership

10. The Road to Partnership • การศึกษาหาความรู้ • แผนงานที่ต้องร่วมมือกัน • การวัดและการควบคุม • Effective Use of Teams • Multilevel Human Resource Strategy • เทคโนโลยี

11. Global Culture • ข้อความแฝงเร้นในการสื่อสาร • การสื่อสารโดยการเขียนอาจมองได้ทั้งในเชิงบวกและลบ • การสื่อสารโดยการเขียนทำให้รักษา supporting role เอาไว้ได้ • การสื่อสารโดยการเขียน • สามารถระบุสิ่งที่คลุมเครือได้ • ป้องกันการเข้าใจผิด • บ่งชี้การเป็น ownership และ accountability

12. Addressing Communication Effectiveness • การสื่อสารโดยตรง • บทบาทของผู้ประสานงาน • หน่วยเฉพาะกิจที่จัดตั้งขึ้นชั่วคราว • Permanent Teams/Committees • Integrating Roles • Managerial Linking Roles

13. Sample Approaches • การสื่อสารทางตรง • สะท้อนถึงความแตกต่างในเรื่องความซับซ้อนความต้องการต่าง ๆ และสาระสำคัญ • ถือว่าเป็นสื่อที่ดีทีสุดและเป็นสิ่งที่ดีที่สุดของผู้ฟัง • ควรพิจารณาว่าจะมีระดับปฏิสัมพันธ์อย่างเหมาะสมอย่างไร

14. Sample Approaches • Liaison Roles • เป็นผู้ประสานงานทั่วไปในด้านให้ความช่วยเหลือในแง่ของการประสานงานและทำงานร่วมกันของฝ่ายธุรกิจและIT • ช่วยรวบรวม IT และ business stakeholders เข้าด้วยกัน • มั่นใจได้ว่าแต่ละกลุ่มเข้าร่วมเพื่อทำให้การพัฒนาระบบธุรกิจต่าง ๆ และการนำไปใช้งาน ประสบสำเร็จ

15. Sample Approaches • Temporary Task Forces • สร้างจุดโฟกัสร่วมสำหรับผู้ร่วมงานแต่ละคน • ช่วยขจัดเรื่องที่เข้ามารบกวนออกไป • ปรับปรุงการสื่อสารระหว่างสมาชิกในแต่ละกลุ่มงาน • มี common goals และ objectives ร่วมกัน

16. Sample Approaches • Permanent Teams or Committees • Effective means of providing stability • Steering committees จัดให้มีกลไกในการทำให้มีการปรับปรุง long-term decisions • จัดทำกระบวนการที่ใช้อยู่ให้ถูกต้องเป็นทางการ • การตัดสินใจมักทำบนความใส่ใจอย่างดีของสมาชิก • การสื่อสารถูกปรับปรุงให้ดีขึ้น

17. Sample Approaches • Integrating Roles • จัดให้มี cross-training ระหว่าง IT และ business personnel ทั้งสองฝ่าย • ประสบการณ์ทำให้รู้ว่าคนอื่น ๆ ควรทำอะไร • หมุนวนคนด้าน IT และ business ระหว่างสองพื้นที่เพื่อขยายมุมมองให้กว้างขึ้น

18. Sample Approaches • Managerial Linking Roles • อำนวยความสะดวกทางด้าน multiple/difference priorities และ agendas • ใช้ matrix structure • การนำทางควรได้จาก multiple supervisors • Means of communication improved • ใช้แนวทางที่ IT และ business รู้สึกสบายใจในการทำงานร่วมกันในระดับที่เป็นเพื่อนร่วมงานกัน

19. Tips and Techniques • การสื่อสารต้องถือว่าเป็นเรื่องสำคัญ • เรียนรู้จากการทดลองและความยากลำบากจากเรื่องอื่น ๆ • การแบ่งปัน domain knowledge ถือเป็นเรื่องวิกฤติ • ควรจัดให้มีการอบรมทางด้าน IT และโครงการต่าง ๆ ให้กับ administration managers • เรื่องต่าง ๆ ที่ผิดพลาดควรแก้ไขให้ถูกต้อง • การจัดให้มี formal communication programs อาจเป็นเรื่องที่จำเป็น

20. 2 Types of Communication • Push communication • เกิดขึ้นเมื่อสารสนเทศถูกทำให้แพร่กระจายลงไปในองค์กรโดยที่ไม่มีการร้องขอจากผู้รับ • Pull communication • เกิดขึ้นเมื่อสารสนเทศถูกร้องขอและหมายรวมถึงสารสนเทศนั้นจัดหาได้ทันที

21. Personal Factors • พึงรักษาให้การสื่อสารนั้นชัดเจนและเชื่อถือได้ • มีความรับผิดชอบ วางใจได้ • ความมีเชื่อเสียง เชื่อถือได้ (Reputation) • มีความสมบูรณ์ (Integrity)

22. Best Methods to Improve Communications • แบ่งปันองค์ความรู้ (Knowledge sharing) • จัดให้มีชั้นเรียนต่าง ๆ สำหรับ IT และ business staff เพื่อเข้าเรียนร่วมกัน • Group Decision Support System • บริหารจัดการการสื่อสารร่วมกันระหว่าง business และ IT • ใช้ ผู้ประสานงาน, หน่วยเฉพาะกิจ, cross-functional project teams และการสื่อสารโดยตรง • วัดผลและควบคุม

24. Priority in Improving IT Communication • มุ่งเน้นไปยังจุดที่สามารถปรับปรุงได้ • Strategic Alignment Maturity Assessment Model • การอบรม • Continually scan new technologies and products • Build partnerships through mutual understanding

25. จบบทที่ 12 • คำถาม ………..