IT-Anwendungen im Prüfungsservice

1. IT-Anwendungen im Prüfungsservice Informationen über: • Stand der Online-Prüfungsanmeldung mit HU-QIS • erste Vorstellungen zum elektronischen Lehrveranstaltungssystem (Elves) CMS/Doris Natusch Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

2. Thema 1: Stand HU-QIS • Stand der Einführung der Online-Prüfungsanmeldung • Zusammenfassung der Fakultätseinschätzungen • nächste Schritte Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

3. Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

4. erstes Fazit • integratives Projekt (Organisation und IT) • Akzeptanz ist insgesamt hoch, wichtiger Faktor: Information! • unterschiedlicher Einführungsstand in den Fakultäten: fortgeschritten: WiWi, Jur. Fak., LGF, Phil.-Fak. II, Math.-Nat. II am Anfang: Math.-Nat. I, Phil.-Fak. I und III abwartend: Theologie, Phil.-Fak. IV • noch organisatorische Vorbehalte gegenüber dem Einsatz der Prüferfunktion • Einführung von HISPOS (als Voraussetzung für QIS-Funktionen) muss mit hoher Priorität fortgesetzt werden! Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

5. Fakten und Zahlen 26 HISPOS-Arbeitsplätze in den Prüfungsbüros • Prüfungsordnungen bis WS 2005 in HISPOS abgebildet 5000 Briefe an Studierende verschickt 3% Rückläufer (nicht zustellbar) 3867 Prüfungsanmeldungen insgesamt 1646 elektronische Prüfungsanmeldungen (=42%) Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

6. Stand der Einführung:Übersichten/Zahlen zum Anmeldeverhalten Grafik Stand pro Fakultät Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

7. Stand der Einführung:Rückfragen/Mails Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

8. Zusammenfassung der Fakultätseinschätzungen Frage 1: Wie schätzen Sie insgesamt die Prüfungsanmeldung per HU-QIS ein? Frage 2: Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt? Frage 3: Welche konkreten Vorschläge zur Verbesserung können Sie machen? Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

9. Wie schätzen Sie insgesamt die Prüfungsanmeldung per HU-QIS ein? • positiv, Arbeitserleichterung, wenn Kinderkrankheiten beseitigt • wenn frühzeitig informiert (Flyer, KVV, Einführungsveranstaltungen) reibungsloser Ablauf • gewisser Bedarf an „Rückversicherung“ bei Stud. • kurzfristig erhöhter Arbeitsaufwand für Schulung , Testarbeiten, Kontrolle des Verfahrens • Akzeptanz bei Erstsemestern am größten Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

10. Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt? (1) • CMS-Account • PIN, Passwortablauf, Dauer der Freischaltung, Verwirrung durch verschiedene Accounts • TAN-Listen • Falsche Adresse, verlorene Listen, Neubeantragung • allgemeine Informationen zu QIS fehlen • Verweigerung der Teilnahme • „Schriftlich ist sicherer“, zu umständlich, Berührungsängste • Startschwierigkeiten QIS • Systemprobleme, Softwarefehler Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

11. Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt? (2) • Unkenntnis der organisatorischen Details • Termine, welche Module werden angeboten,... • Fehler bei der Moduleingabe • Abhängigkeiten werden bei QIS nicht angezeigt • fehlerhafte Studierendendaten • Prüfungsversion (pversion) • Erfassung der Zulassungsvoraussetzungen • gar nicht bzw. zu spät erfasst • Zusammenspiel der Beteiligten • wer trägt was wann ein? Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

12. Welche konkreten Vorschläge zur Verbesserung können Sie machen? • mehr Informationen über HU-QIS und HU-Account an die Studierenden und Lehrenden • künftig Online-Anmeldung zur Pflicht erklären • Checkliste über gesamten Anmeldezeitraum (Aufgaben, Verantwortlichkeiten) • QIS-Flyer überarbeiten (mehr Infos zu Account und Anmeldeprozedur) • Schulungen zu POS/QIS fortsetzen • verschlüsselten Mailverkehr einführen, da Umgang mit Personendaten Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

13. Nächste Schritte mit HU-QIS • Prüferfunktion (bisher nur 3 Tester) • Vereinfachung Beantragung/Verlängerung Account • QIS-Organisation verbessern (Checkliste, Information, Schulungen) • QIS – Verbesserungen einarbeiten • Evaluation unter Studierenden • Fortsetzung HISPOS-Einführung und damit weitere Online-Prüfungsanmeldung mit HU-QIS • Online-Bewerbung ab WS2006 • Möglichkeit der Online-Adressenänderungen anbieten Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

14. Thema 2: elektronisches Lehrveranstaltungssystem (Elves) • Bedarf • Stand • Anforderungen • Vorgehensweise Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

15. Bedarf • durch Umstellung auf Bachelor/Master erhöhter Organisationsaufwand für Studierende und Lehrende • Ansteigen der Zahl der Veranstaltungen, für die Belegungsnachweise und Prüfungsleistungen erbracht werden müssen • durch parallele Veranstaltungen komplizierte Belegungsplanung • Prüfungsleistungen mit einer Vielzahl von Teilleistungen Fazit: bessere (IT-)Unterstützung für Studierende und Lehrende erforderlich Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

16. jetziger Stand Veranstaltungen: • Kursmanagementsystem Moodle • Studienorganisation mit Goya • elektronischer Studienführer (VLV/KVV) • Anmeldesysteme (u. a. Career Center, HS-Sport, Sprachenzentrum) • Veranstaltungsdatenbank Studium: • Zulassung/Bewerbung/Studium/Prüfungsverwaltung (HIS-Module ZUL, SOS, POS, QIS) Personen: • Zentrales Informationssystem (ZIS), HIS-Modul SVA Räume und Gebäude: • Gebäudemanagementsystem Einrichtungen: • Abbildung der HU-Struktur durch Organisationskennzahlen (OKZ) Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

17. Anforderungen • einheitliches elektronisches Web-basiertes Vorlesungsverzeichnis • überschneidungsfreier Stundenplan für Studierende • elektronische Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen • Herstellen von Teilnehmerlisten, Erfassung von Prüfungsleistungen durch Lehrende • Einbindung der bereits vorhandenen Lernmanagementsysteme • Schnittstellen zu den Raum- und Personalmanagementsystemen Ziel: Aufbau eines eService Portals für Studierende und Lehrende Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

18. Vision vom Elves-Portal Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz

19. Vorgehensweise • Erproben einzelner Komponenten (elektronisches Vorlesungsverzeichnis) von HISLSF in 2 Bereichen (Sowi, Juristen) • Gründen einer AG unter Federführung VPSI • Erarbeiten eines Konzeptes zur Einführung eines elektronischen Lehrveranstaltungssystems (Elves) bis zum Sommer 06 • Umsetzen des Konzeptes ab Herbst 06 Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz