Universidad de Puerto Rico en Humacao Oficina de Propiedad

1. Universidad de Puerto Rico en HumacaoOficina de Propiedad Uso, Manejo y Disposición de Propiedad Mueble Por: Milagros Laboy 9/marzo/2009 Revisado: 31/1/2013

2. OFICINA DE PROPIEDAD Misión: La Oficina de Propiedad tiene como misión llevar el control, marcado, seguimiento y disposición del equipo de la Universidad de Puerto Rico en Humacao de acuerdo con el Reglamento de Propiedad vigente.

3. OBJETIVOS: • Mantener un inventario de todos los equipos existentes, de acuerdo con lo informado anualmente por las unidades organizativas u oficinas de la UPR en Humacao. • Tramitar las transferencias externas de otras unidades de la Universidad de Puerto Rico y agencias gubernamentales.

4. OBJETIVOS: • Realizar trámites de acuerdo con la Reglamentación para efectuar donaciones, transferencias y cualquier transacción relacionada con el manejo y disposición de equipo de UPR - Humacao.

5. Reglamentaciónvigente: • Reglamentopara el Control de la PropiedadMuebles de la UPR - CertificaciónNúm. 62 (1994-95) de la Junta de Síndicos; • Artículo VI, segúnenmendado. • Enmiendas a la Certificación 62: • Certificación 103, (1996-97) • Certificación 20, (1999-2000)

6. Reglamento para el control de la Propiedad La reglamentación vigente establece las reglas y procedimientos para la entrega, posesión, uso, disfrute, cesión, transferencias y otras transacciones relacionadas con la propiedad mueble de la Universidad.

7. Oficina de PropiedadInstitucional: La oficina de propiedadfuecreadaparafacilitar el proceso de manejo de equipo de la Universidad. Para facilitar los procesos se crearonvariosdocumentos o formulariospara la cesión, transferencia, posesión y disposición de equipos o propiedadmueble. Estos se puedenaccederdesde la página de internet y debenutilizarsepara el manejo y control adecuado de la misma.

8. Designación Auxiliar de Propiedad • La propiedad adquirida por los departamentos, oficinas, laboratorios, etc. formará parte del inventario perpetuo de propiedad de la Institución. • El director de departamento u oficina designará un auxiliar de propiedad quien tendrá a su cargo el control de su inventario. (Véase formulario de Designación Auxiliar de Propiedad).

9. Responsabilidad del Auxiliar de Propiedad: • Realizará un inventario anual que deberá notificar a la Oficina de Propiedad. • Discrepancias en los inventarios deben ser notificadas a través del formulario Relación de Propiedad que no corresponde a su Sub-Unidad de Inventario. • Tramitará los documentos necesarios en relación al movimiento y manejo del equipo o propiedad mueble. • Transferirá el equipo inservible u obsoleto al Almacén de Propiedad.

10. Ejemplos de estos trámites son: • Transferencias: entre oficinas, departamentos o el Almacén de Propiedad – Deberá utilizar el Informe de Transferencia Interna de Equipo Mueble (Formulario CUH-OP-003)

11. Disposición de Equipo o Propiedad Mueble: La autoridad nominadora (Rector/a) es la única persona con autoridad para transferir a otras agencias o entidades sin fines de lucro y/o disponer de equipo inservible o inutilizable en nuestra Institución, con la recomendación del Oficial de Propiedad

12. Manejo de situaciones de hurto o desaparición de equipo: • Tan pronto el usuario detecta que ha sufrido la pérdida o hurto de propiedad mueble procederá a llenar el Informe de Propiedad Hurtada o Desaparecida y notificará al Auxiliar, a la Oficina de Propiedad así como a la Oficina de Seguridad y radicará la correspondiente querella ante la Policía de Puerto Rico. • La Oficina de Seguridad realizará la correspondiente investigación y someterá un informe a la Oficina de Propiedad.

13. Equipo a ser utilizado (con motivos oficiales) fuera de la Institución: En estos casos utilizará el formulario de: Solicitud y Autorización para Uso Oficial de Propiedad Universitaria Fuera de la Universidad de Puerto Rico en Humacao Debe ser firmado por el solicitante, el Director de Departamento y el Decano(a) de Administración y notificado al Auxiliar de propiedad de su área. El original del documento firmado debe ser enviado a la Oficina de Propiedad.

14. En caso de dudas o preguntas sobre los procedimientos pueden llamar al Sr. Héctor Colón, Oficial de Propiedad a la Ext. 9535. Gracias y estamos para servirles.