Funktionsbeskrivning

1. Funktionsbeskrivning Version 2.1

2. Vad är WebCare WebCare är ett IT-stöd för informationsöverföring och samordnad vårdplan mellan slutenvård, kommun och primärvård inom Stockholms län. Syftet med samordnad vårdplanering är att säkerställa tryggheten och säkerheten för patienten genom att upprätta vårdplan där ansvarsfördelningen mellan kommun (med insatser enligt SoL) och landsting fastställs. Omfattar alla målgrupper och åldrar för att säkerställa en trygg övergång mellan landstingets och kommunens ansvarsområden. WebCare är kopplat och är beroende av, den Elektroniska Katalogen (EK). Från EK hämtas användarens identitet och behörighet. Här hämtas också kontaktuppgifter till de inblandade enheterna. WebCare är också kopplat till befolkningsregistret (PU) för vårdtagarens adressuppgifter och husläkarlistning (ListOn) för att identifiera vårdatagarens husläkare. Länk till WebCare: https://www.webcare2.sll.se För mer information länk till Uppdragsguiden: http://www.uppdragsguiden.sll.se/Forska-folja-upp--rapportera/Rapportera/WebCare/ Version 2.1

3. Inloggning Inloggning till WebCare ska ske med e-Tjänstekort / E-legitimation. Om det ej är möjligt att logga in med kort kan SMS + lösenord ske med engångslösen. Version 2.1

4. Inloggning Version 2.1

5. Inloggninggäller endast slutenvårdsanvändare Version 2.1

6. Adresskatalogen Katalogen visar alla vårdenheter och kommuner/stadsdelar som är anslutna till WebCare. Informationen hämtas från EK. I katalogen kan man söka på personnummer och får då information om vilken Kommun/Stadsdel och Vårdcentral patienten tillhör. Man får även information om vilken Basal hemsjukvård patienten tillhör. För att använda adresskatalogen måste man var inloggad. Version 2.1

7. Flödesschema Version 2.1

8. Menyval Det finns ett antal menyval för formulär, där respektive enhet för in den information som krävs. Valt formulär är understruket med ett rött streck. Valbara sidor har blå text och icke valbara sidor har grå text. Om en sida inte är valbar beror det på att ärendet ännu inte kommit till detta läge i processen. Version 2.1

9. Ärendeformulär I detta formulär visas alla ärenden för den egna enheten och var i processen ärendet befinner sig. Personnummer/namn visasoch varje ärende tilldelas ett ärendenummer via systemet. Urval kan göras för att exempelvis se arkiverade ärenden. Status i ärendet visas genom symboler. Ett ärende kan avslutas när som helst i processen. För en kommunanvändare kan förhållandet om patienten är över eller under 65 år styra vilka ärenden som visas. Version 2.1

10. Ärendeformulär symboler Status i ärendet visas genom symboler. Version 2.1

11. Urval Möjlighet att göra ett urval vilka ärenden som ska filtreras. Version 2.1

12. Ny inskrivning När en patient skrivs in i slutenvården eller så snart det blir känt att det finns ett behov av vård eller omsorg efter utskrivning från slutenvården ansvarar behandlade läkare för att ett inskrivningsmeddelande skickas till den öppna primärvård och/eller kommun.Meddelande ska skickas så snart som möjligt, senast dagen efter inskrivning till berörda enheter. Se även ”Inskrivning förkortat ärende för slutenvården”. Version 2.1

13. Ny inskrivningförkortat ärende för slutenvården • Slutenvården kan välja förkortat ärende om man bedömer att patientens behov, efter utskrivning, inte kräver mer eller nya insatser från kommunen. Förkortat ärende innebär att man skickar inskrivningsmeddelande och sedan går direkt till utskrivningsmeddelande utan att kalla till vårdplanering. Förkortat ärende är ett sätt att meddela kommunen/primärvården att patienten är inlagd inom slutenvården. Förkortat ärende används inte om endast primärvård är berörd. Version 2.1

14. Inskriven Ett tredelat formulär där Slutenvården, Primärvården och kommunen ser egenupprättad information i respektive del i formuläret, både sparad och skickad information samt information som inkommit till den egna enheten efter att ha skickats från annan part via WebCare. Version 2.1

15. Kallelse När den behandlande läkaren inom slutenvården bedömer att en patient efter sjukhusvistelsen behöver fortsatt vård och/eller omsorg från kommunen ska samordnad vårdplanering genomföras. Den behandlande läkaren i slutenvården ansvarar för att kallelse till vårdplanering sker. Patienten och/eller hans/hennes närstående bör delta. Saknar någon av parterna IT-stödet WebCare kan kallelse ske genom pappersfax. Vårdplaneringen skall påbörjas senast dagen efter att kallelse mottagits. Kallelsen måste skickas före kl. 16:00 för att den ska gälla dagen efter. Betalningsansvar inträder tidigast 5 vardagar (30 vardagar inom psykiatri) efter det att kommunen mottagit kallelse till vårdplanering. Version 2.1

16. Samordnad vårdplan (SOVP) Formuläret Samordnad vårdplan är ett tredelat formulär för slutenvård, kommun och primärvård. Det är den behandlade läkaren i slutenvården som ansvarar för att en vårdplan upprättas. Upprättad vårdplan avser den handling som ger en samlad bild av patientens funktionsstatus och behov av fortsatt vård och omsorg efter utskrivning samt den som är ansvarig för respektive insats. Vårdplanen är upprättad när den justerats av ansvariga enheter. Medverkar inte en kommun vid upprättande av en vårdplan inträder kommunens betalningsansvar ändå fem vardagar efter mottagen kallelse. Kan de insatser som landstinget ansvarar för inte utföras inträder inte något betalningsansvar för kommunen.   Version 2.1

17. Utskrivningsklar och avisera utskrivning Ett tvådelat formulär som informerar mottagande enheter att patienten ej längre behöver slutenvård. Det är den behandlande läkaren i slutenvården som avgör om en patient är utskrivningsklar. Den behandlande läkaren i slutenvården ska i samband med att patienten är utskrivningsklar vara förvissad om att mottagande enhet har bekräftat mottagandet av patienten genom att en justering av vårdplanen är gjord. Version 2.1

18. Utskrivning Senast dagen innan en patient skall skrivas ut från slutenvården ska den behandlande läkaren vid den enhet där patienten vistas, underrätta ansvariga enheter för fortsatta insatser enligt den justerade vårdplanen genom ett utskrivningsmeddelande via WebCare eller fax. I samband med att patienten lämnar slutenvården ska utskrivningsinformation – ”Trygghetskvitto ”- tillsammans med läkemedelslista och läkemedelsberättelse överlämnas till patienten. Version 2.1

19. Utskrivning förkortat ärende Senast dagen innan en patient skall skrivas ut från slutenvården ska den behandlande läkaren vid den enhet där patienten vistas, underrätta ansvariga enheter för fortsatta insatser genom ett utskrivningsmeddelande via WebCare eller fax. I samband med att patienten lämnar slutenvården ska utskrivningsinformation överlämnas till patienten. Version 2.1

20. Chattfunktion Chattfunktionen kan användas av kommun, primärvård och slutenvård för att kommunicera tidpunkt för träffar eller annan information som kan underlätta kommunikationen och som ej är journalanteckning. Respektive part kan se egna samt inkomna chatt-anteckningar. Dessa visas i kronologisk ordning och med datum, tid och vem som gjort anteckningen. I alla formulär där knappen ”C” visas, kan man klicka och skriva en anteckning. Version 2.1

21. Tilläggsanteckning En tilläggsanteckning ska bara göras om det finns felaktig, saknad eller missvisande information i ett ärende som inte kan ändras på respektive sida för ett ärendes olika lägen Inskrivning, Kallelse, SOVP, Utskrivningsklar och Utskrivning. Tilläggsanteckningen motsvarar en journalanteckning och kan bara skapas från respektive ärendeläge av respektive parter. Synpunkter och kommentarer som inte är att betrakta som en journalanteckning kan göras som en chattanteckning. Funktionen nås i varje formulär och anteckningarna sparas. Version 2.1

22. Returnerat ärende Ett ärende kan returneras till Slutenvården när ärendet kommit fel eller patienten bor i ett annat område än folkbokföringen visar. Returnerat ärende avbryter processen. Version 2.1

23. Händelselistan Händelselistan loggar samtliga aktiviteter för en specifik patient. Du öppnar Händelselistan från Ärendelistan. Version 2.1

24. Trygghetskvittotill patient • Patienten ska erbjudas trygghetskvitto med information om vårdtiden, vård- och omsorgsbehov samt insatser efter utskrivning, kontakttelefonnummer mm. • För att trygghetskvittot ska vara komplett krävs även utskrift av läkemedelsberättelse och läkemedelslista (skrivs ut från journalsystem). • För fullständiga ärenden, när SOVP genomförts i WebCare, skrivs Trygghetskvitto skrivs ut i samband med utskrivningen och lämnas till patienten. • För förkortat ärende, där SOVP integenomförts, skrivs Utskrivningsinformation ut i samband med utskrivningen. Version 2.1

25. Tips! • Vissa textfält blir expanderbara genom att klicka på symbolen förstoringsglaset. • Information/instruktion lättillgängligt till flera textfält och rubrikord. Håll muspekaren över ett ord alternativt textfältet och en Tooltips visas med information/instruktion. • När det i ärendeformuläret visas ett öppnat meddelande i kallelsen kan man senare föra muspekaren över ”sitt” kuvert och få upp information angående när och var vårdplaneringen kommer att ske. Om tid ändrats, se chattanteckning. • För att skapa en tilläggsanteckning klicka på knappen i de formulär knappen visas. I ärendeöversikten visas symbolen när en tilläggsanteckning finns. • För att skapa en chattanteckning klicka på knappen i de formulär knappen visas. I ärendeöversikten visas alltid symbolen , när en chattanteckning finns. Version 2.1