Ministerio de Energía y Minas Dirección de Auditoría

1. Ministerio de Energía y Minas Dirección de Auditoría Metodología para determinar las causas y condiciones de los hallazgos de auditorías y en los hechos delictivos y de corrupción administrativa. I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORÍA, SUPERVISIÓN Y CONTROL Esp. Juan Carlos Reyes Ricardo

2. Definición del Problema Deficiencias en la identificación de las causas y condiciones que generan los efectos, daños y perjuicios detectados en los hallazgos de las auditorías y en los análisis de los presuntos hechos delictivos o de corrupción administrativa. Incide negativamente en el cumplimiento de las NCA, al determinar la responsabilidad administrativa, civil o penal y en la efectividad de las medidas identificadas para evitar la ocurrencia del hallazgo. I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

3. Objetivos específicos • Desarrollar un marco teórico conceptual sobre las causas y condiciones que generan los efectos en los hallazgos de auditoría. • Presentar una metodología para determinar las causas y condiciones, según las normas del sistema de control interno y las buenas prácticas internacionales, preestableciéndolas en un Diagrama Causa-Efecto y apoyada en una guía de preguntas que facilita la tormenta de ideas para su identificación. I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

4. Legislación aplicable • NCA 700 Evidencias y hallazgos de la auditoría establece: Cuando se detecten deficiencias, los hallazgos de la auditoría deben contener los atributos siguientes: la condición actual, los criterios aplicables, el efecto y la causa. • NCA 1200 Informes y dictamen de la auditoría, dispone: En las conclusiones se reflejan los montos de los daños económicos, leyes y demás disposiciones jurídicas que se violan, así como las causas y condiciones que propician las deficiencias. • Resolución No. 512/2013 de la Contraloría General de la República “Identificación y cuantificación de los daños y perjuicios causados al Patrimonio Público” . I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

5. CAUSAS, CONDICIONES Y EFECTO La causa, razones por las cuales se producen las desviaciones identificadas con respecto a las normas o los criterios aplicables. El efecto, las consecuencias de las desviaciones, es decir, la pérdida y daños económicos calculados por el auditor, relacionados con el hallazgo de auditoría objeto de revisión y análisis. La naturaleza e intensidad que el efecto muestre dependerá no solo de la causa, sino de las condiciones concretas bajo las cuales el proceso causal transcurre. Las condiciones, fenómenos necesarios para que se produzca un resultado concreto, pero no lo provocan de por sí. Están vinculadas estrechamente al suceso causal concreto. Sólo bajo ciertas condiciones, la causa produce necesariamente el efecto ocurrido. I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

6. DIAGRAMA CAUSA-FECTO • Representación gráfica que muestra la relación entre un efecto y todas las posibles causas que influyen en él, permitiendo identificarlas y clasificarlas para su análisis. Ayudan a pensar sobre todas las causas reales y potenciales y no solamente en las más obvias o simples. • Idóneo para motivar el análisis y la discusión grupal, de manera que cada equipo de auditoría pueda ampliar su comprensión del problema; visualizar las razones, motivos o factores principales y secundarios; identificar posibles recomendaciones o soluciones para los planes de medidas. I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

7. I-Mediciones y metrología 5M-Medidas 5P-Clientes I-Equipos 5M-Máquinas 5P-Puestos I-Factor Humano 5M-Mano Obra 5P-Personal EFECTO I-Método 5M-Métodos 5P-Procedimientos I- Materia Prima 5M- Materiales 5P-Provisiones I-Entorno I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

8. Ambiente Información y Comunicación Supervisión y Monitoreo Idoneidad Habilidad Supervisión Conocimiento Conciliaciones Sistema información, flujo y canales de comunicación Hombre Conteos físicos Planificación Integridad y valores Guía Autocontrol Comité de Prevención GestiónRRHH Intencional o conocedora Evaluación del SCI Imprudente o negligente Contenido, calidad y responsabilidad Autoridad y Responsabilidad Actitud Seguimiento Monitoreo o Auditoria Plan de Medidas Organización Rendición de cuentas Corrección de deficiencias Estructura EFECTO Documentada Internos Procesos Coordinación entre áreas Definida Asignada Separación de tareas Identificación de riesgos Responsabilidad y Nivel autorización Económico Proveedores Acceso a activos y registros Mercado Comunicada Rotación de personal Medio Ambiente Procedimientos Fiabilidad Soporte documental Materiales Plan Prevención Entorno Variabilidad Documentación y registro oportuno Disponibilidad Tamaño muestra Definiciones Cambios Tipos Indicadores rendimiento Controles generales Aplicaciones o Software Objetivos control Máquinaso Equipos Calibración TIC Errores en lecturas Capacidad Reproducibilidad Operación Ajustes Mediciones y metrología Sistemas contables Mantenimiento Gestión de Riesgos Actividades de Control Equipos y Materiales I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

9. Ejemplo de Diagrama Causa-Efecto aplicado a un hallazgode auditoría. Ejemplo 1. Pagosde estimulaciónrealizadosen exceso al 15 por ciento máximo per cápita por trabajador, incumpliendo el Reglamento para la estimulación en divisa, con una afectación a la entidad de 310,00 CUC. I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

10. Ambiente Información y Comunicación Supervisión y Monitoreo Idoneidad Habilidad Supervisión Conocimiento Conciliaciones Sistema información, flujo y canales de comunicación Hombre Conteos físicos Planificación Integridad y valores Guía Autocontrol Comité de Prevención GestiónRRHH Intencional o conocedora Evaluación del SCI Imprudente o negligente Contenido, calidad y responsabilidad Autoridad y Responsabilidad Actitud Seguimiento Monitoreo o Auditoria Plan de Medidas Organización Rendición de cuentas Corrección de deficiencias PAGO DE ESTIMULACION EN EXCESO Estructura Documentada Internos Procesos Coordinación entre áreas Definida Asignada Separación de tareas Identificación de riesgos Responsabilidad y Nivel autorización Económico Proveedores Acceso a activos y registros Mercado Comunicada Rotación de personal Medio Ambiente Procedimientos Fiabilidad Soporte documental Materiales Plan Prevención Entorno Variabilidad Documentación y registro oportuno Disponibilidad Tamaño muestra Definiciones Cambios Tipos Indicadores rendimiento Controles generales Aplicaciones o Software Objetivos control Máquinaso Equipos Calibración TIC Errores en lecturas Capacidad Reproducibilidad Operación Ajustes Mediciones y metrología Sistemas contables Mantenimiento Gestión de Riesgos Actividades de Control Equipos y Materiales I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

11. Ejemplo de Diagrama Causa-Efecto aplicado a un Hecho de Corrupción Administrativa. Ejemplo2. Hecho de Corrupción Administrativa ocurrido en una Refinería de petróleo. El personal que labora en la terminal de combustible de la Refinería - en coordinación con choferes de la empresa transportista de combustible - con el objetivo de lucro personal, cuando las pailas estaban cargando interrumpían la operación, alegando problema de rotura, dirigiéndose posteriormente al lugar establecido para descargar el producto y, de mutuo acuerdo con el operador, en vez de descargar la paila, lo que hacían era rellenarla, mientras que el producto que quedaba en el sistema era cargado por otra paila en coordinación con el personal de la terminal. I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

12. Supervisión y Monitoreo Ambiente Supervisión. Falta de control y exigencia en el trabajo de los implicados Hombre Pérdida de valores éticos Evaluación del SCI Actitud ROBO DE COMBUSTIBLE Responsabilidad y Nivel autorización. Violación de funciones del Técnico de Seguridad y Jefes de Brigadas Separación de tareas. Concertación para delinquir Acceso a activos y registros. No existe instrucción para acceso a terminal cuando el sistema original esta fuera de servicio Procedimientos . Violación de procedimiento de carga y descarga de pailas y la instrucción para el uso de la línea en tiempo de guerra Rotación de personal. No se rota el personal en áreas claves. Documentación y registro oportuno Indicadores rendimiento Mediciones y metrología. Infuncionalidad del sistema de medición de entrada a terminal y telemedición de tanques Actividades de Control I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

13. CONCLUSIONES • Metodología con visión sistémica del problema, preestablece las causas potenciales de un problema según las normas del sistema de control interno y las buenas prácticas, apoyada en una guía de preguntas que facilita el trabajo. No son necesarios equipos de trabajo adicionales para realizar tormenta de ideas, lo que incrementa la efectividad y eficiencia en la actividad de auditoría. • Metodología con gran impacto visual, muestra un conocimiento general de un problema, con todos sus elementos y relaciones claramente visibles hasta el nivel de detalle, lo que ayuda a organizar la búsqueda de la causa raíz y condiciones de un determinado fenómeno, pero no las identifica ni proporciona respuestas a las preguntas. • Se aplica luego de identificarse los hallazgos, los presuntos hechos delictivos y de corrupción administrativa. Muy útil en la fase de diagnóstico de los problemas para formular teorías sobre las causas y condiciones que lo generan y en la fase de corrección para identificar las soluciones efectivas en los planes de medidas. I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

14. CONCLUSIONES • Permite una mayor justeza en la identificación de los responsables directos y colaterales para exigir responsabilidad administrativa, civil o penal, al correlacionar las causas con el efecto. • Permite fortalecer la aplicación de las Normas Cubanas de Auditoría y de la legislación sobre los daños y perjuicios causados al patrimonio público, constituyendo un instrumento poderoso en la batalla contra las indisciplinas, ilegalidades y hechos de corrupción administrativa. • Se mostró la aplicación práctica del resultado obtenido en la investigación realizada. I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

15. RECOMENDACIONES  Se recomienda esta investigación como material de estudio para cursos y talleres del Sistema Nacional de Auditoría con el objetivo de desarrollar habilidades en los auditores y estimular su aplicación y mejora continua. I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

16. Ministerio de Energía y Minas Dirección de Auditoría Muchas Gracias I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control