專案時間管理 Project Time Management

1. 專案時間管理Project Time Management 參考及修改自嘉南科大 李得元 PHD,PMP 整理之教案

2. 4-th專案管理五大流程(IPECC)圖 監控 規劃 起始 規劃品質 規劃 執行 蒐集需求 定義範疇 建立WBS 發展人力資源 計畫書 結束 起始 估算成本 規劃溝通 發展專案管理 計畫書 規劃採購 決定預算 發展專案章程 規劃風險 管理 執行定性 風險分析 定義活動 估算活動 資源 辨識 利害關係者 監控 辨識風險 執行定量 風險分析 排序活動 估算活動 期程 驗證範疇 發展時程 規劃風險 回應 執行 控制範疇 監控專案工作 執行品質保證 控制時程 獲得專案團隊 控制成本 發佈資訊 結束 執行整合變更 控制 發展專案團隊 執行品質管制 指導及管理 專案執行 管理利害 關係者期望 報告績效 結束專案 或階段 管理專案團隊 監控風險 執行採購 結束採購 管理採購 時間管理 溝通管理 風險管理 採購管理 整合管理 範疇管理 成本管理 品質管理 人資管理 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源：長宏專案管理顧問公司

3. 課程大綱 • 時程管理概要 • 時程管理流程 • 規畫 • 定義活動 • 排序活動 • 估算活動資源 • 估算活動期程 • 發展時程 • 控制 • 監控時程 長榮資管系 吳明泉博士 2011

4. 專案時間管理之子流程 控制時程 (監控流程組) (規劃流程組) 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

5. 長榮資管系 吳明泉博士 2011

6. 專案時間管理概要 目的：確保按時完成所有事項 以先前之「時程管理子計畫」（為「發展專案管理計畫書」之輸出）為依據，選擇排程的方法、工具及準則 以WBS作為活動排序及排程的基準 包括五規劃子流程及一監控子流程 小專案之時程規畫之五子流程可能壓縮合一；較大型專案時程規劃需經反覆更新、滾動式規劃、修改而逐步完善 長榮資管系 吳明泉博士 2011

7. 時間管理在規劃及控制流程組 7 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: PMBOK Guide第四版

8. 定義活動(Define Activities) 專案經理以WBS辨識出完成專案目標所需的全部範疇，其中，最低階之工作包(Work Package)為完成交付標的應完成之工作(Work) 一般而言，工作包可以再細分成更小的「活動」（Activity)，此為預佑、排程、執行及監控工作包的基礎。 通常與「發展WBS」並行或連續運作 長榮資管系 吳明泉博士 2011

9. 定義活動之ITTO 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

10. 定義活動之ITTO 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

11. 分解術 分解 分解 將WBS最低階之工作包分解成更易執行的活動 分解工作包與定義活動由負責工作包的專案團隊成員負責 Scope Statement WBS Activities 長榮資管系 吳明泉博士 2011

12. 湧浪規劃法 (Rolling wave Planning) 因規劃初期資訊不足, 無法完整的細部完成所有活動 常使用WBS較低階層之成果來規劃近期的活動 再使用較高之WBS階層成果來規劃晚期的活動 使規劃工作能逐步完善 長榮資管系 吳明泉博士 2011

13. 活動清單 將專案所有活動列於表中。 各活動應有識別碼、前置後續活動、時程及活動內容描述。 活動清單範例如下： 長榮資管系 吳明泉博士 2011

14. 活動屬性 • 每個活動均有其個別的多重屬性，包含 • 活動識別碼 –活動編碼（專案內唯一次編碼） • 活動代碼-活動分類碼（上一層活動之編碼） • WBSID • 先行活動 • 後續活動 • 相依關係 • 提前及延後時間量 長榮資管系 吳明泉博士 2011

15. 里程碑清單(Milestone List) 列出專案所需之里程碑 可能出現在章程（授權書），由客戶或發起人定義，是最早期的專案時程雛型，常作成里程碑圖，用來向高階主管報告使用 顯示專案過程中重大事件、時程點、檢驗點或階段分界點 里程碑不是活動，故沒有工期(期程為0)、成本及資源需求，亦無法顯示里程碑間之關係 長榮資管系 吳明泉博士 2011

16. 里程碑圖(範例) 資料日 計劃的 △ 實際的▼ 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務

17. 時間例題01 Ans:B 答案分析：「專案中所有必要的，且將被執行的排定活動」指的是：活動清單。活動清單是「定義活動」的產出之一。 「專案中所有必要的，且將被執行的排定活動」是下列哪一個時間管理流程的產出？ A. 估算活動資源 B. 定義活動 C. 排序活動 D. 發展時程 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

18. 例題練習 Ans: 2 在規劃階段時，在定義活動流程中，下列何項是不需輸入的？ 1.範疇基準 2.活動清單 3.組織流程資產 4. 企業環境因素 長榮資管系 吳明泉博士 2011

19. 例題練習 Ans: 3 在規劃階段時，在定義活動流程中，下列何項是最常使用的工具？ 1.範疇基準 2.活動清單 3.專家判斷 4.活動屬性 長榮資管系 吳明泉博士 2011

20. 例題練習 Ans: 2 在規劃階段時，在定義活動流程中，下列何項是其輸出？ 1.範疇基準 2.活動清單 3.專家判斷 4.分解術 長榮資管系 吳明泉博士 2011

21. 例題練習 Ans: 1 在規劃階段時，應該先執行哪一個時間管理流程才能確保各個與時間管理相關的計畫書或文件之正確性與可行性？ 1. 定義活動2. 排序活動3. 不一定，必須依照專案的性質而定。4. 發展時程 長榮資管系 吳明泉博士 2011

22. 例題練習 Ans: 2 最常出現在里程碑的時程是 1. 1 天2. 0 天3. 1 週 4. 1 個月 長榮資管系 吳明泉博士 2011

23. 時間例題02 Ans:D 答案分析：活動清單是定義活動流程的產出。活動清單除了需列出：完成專案所需要的所有排定活動，還需包含各個活動的工作描述，以確保專案團隊成員能了解哪些工作是需要被完成的。 下列何項是關於活動清單的正確描述？ A. 活動清單是定義活動流程的投入 B. 活動清單包含：所有完成專案所需要的排定活動與其里程碑 C. 活動清單包含：所有專案排定活動的工作分解結構 D. 活動清單包含：完成專案所需要的所有排定活動。 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

24. 時間例題03 Ans:A 答案分析：你需要針對此問題與利害關係者進行溝通。利害關係者包含了所有其他選項。 一個建築專案因事先未預估到天候的問題，發生了多次時程計畫的變更。對於這些變更，應該通知誰？ A. 利害關係者 B. 功能經理 C. 專案團隊 D. 管理層 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

25. 定義活動 I/ TT/ O 判斷 長榮資管系 吳明泉博士 2011

26. 排序活動（Sequence Activity） 辨識與記載各活動之相互關聯性與執行之先後順序 提供後續專案時程之估算及發展 可藉由電腦輔助（使用專案管理軟體）、人工方式編排或以兩者混合併用亦可。 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務

27. 排序活動ITTO 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

28. 排序活動ITTO 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

29. 排序活動之依存關係 強制依存關係(Mandatory Dependencies) 刻意依存關係(Discretionary Dependencies) 外部依存關係(External Dependencies) 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務

30. 強制依存關係 亦稱為硬邏輯(Hard Logic) 活動間自然或天生的依存關係 有客觀、較難改變的前後順序關係 例如： 以蓋大樓為例，一定要等地基完成後才能開始向上發展結構 程式先寫好，才開始測試。 長榮資管系 吳明泉博士 2011

31. 刻意依存關係 亦稱為軟邏輯(Soft Logic) 基於某些特殊專業考量或習慣，對某些活動間之關係所做的主觀認定(偏好及優先考慮) 單一資源的限制 例如： 全屋油漆時，由那個房間開始，並不一定必須先做客廳或臥房，由主人或工人共同商定而決的。 出一本食譜書籍的專案中,書本封面設計與其他專案活動之間的關係 長榮資管系 吳明泉博士 2011

32. 外部依存關係 專案活動與非專案活動間之關係 專案以外的活動但會影響專案活動的關係 供應商、天氣、民俗或政治事件 依據歷史資料、合約或建議書而得 例如： 軟體開發專案中，測試活動必須等到委外承包商硬體交付後才能進行 在焚化爐營建專案中，先舉辦環境聽證會取得共識後，建商才能開始整理工地 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務

33. 順序圖示法Precedence Diagramming Method, PDM 又稱節點圖示法(Activity-On-Node, AON) 節點表示一個活動，箭頭表示與此一活動相關的事件及先行關係 以活動發生的次序逐步畫出箭頭和圓圈，這種方法是以活動導向的網路 活動間之關係有四種﹕FS, SS, FF, SF 長榮資管系 吳明泉博士 2011

34. 活動間之關係 活動間之關係 FS （Finish-to-Start） 後項活動要等前項活動結束後才可開始 SS （Start-to-Start ） 前項活動與後項活動同時開始 FF（Finish-to-Finish） 前項活動與後項活動需同時結束 SF（Start-to-Finish） 後項活動需等前項活動開始後才可結束 長榮資管系 吳明泉博士 2011

35. 提前或延後之依存關係 為精確的表示活動間之依存關係，專案排序有時會加入提前或延後的時間量 提前(leads)：後項活動提前開始，FS-3 延後(lags )：後項活動在前項活動完成後需等待一期間才開始，FS+3 ex. 牆壁刷平水泥後，需等五天才能進行木工裝潢 ，此種等待即是延後。 長榮資管系 吳明泉博士 2011

36. 活動間之關係一例 長榮資管系 吳明泉博士 2011

37. 箭線繪圖法Arrow Diagramming Method, ADM 又稱箭頭圖示法(Activity-On-Arrow，AOA ) 箭線代表活動，節點代表依存關係，重要者可標示為里程碑(但本身並不消耗時間及資源） AOA之依存關係只有FS 有虛擬活動（Dummy Activities）存在，用以澄清活動間的邏輯關係。 長榮資管系 吳明泉博士 2011

38. 時間例題04 Ans:D 答案分析：在確定活動的先後順序時，可以先判斷其依賴關係。依賴關係分為：強迫相依關係(硬邏輯關係)、刻意相依關係(軟邏輯關係)和外部相依關係。政府的法令是屬於「外部相依關係」。 政府剛通過一項新的規定；以後承包公共部門的環境專案前，必須先完成一個新增的額外程序。請問，這是屬於下列哪一種依賴關係？ A. 軟邏輯關係 B. 硬邏輯關係 C. 刻意相依關係 D. 外部相依關係 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

39. 時程網路圖建構例題 • ABC環境工程公司「二仁溪清淨專案」專案活動如下：活動A (工期5天)專案啟動後開始，活動B (工期7天)專案啟動後開始，活動C (工期8天)在A結束後開始，活動D (工期5天) 在B結束後開始，活動E (工期3天)在C和D結束後開始，活動F (工期4天) 在C和D結束後開始，活動G (工期2天)在E和F結束後開始，活動H(工期3天) 在G結束後開始，活動I (工期2天) 在D結束後開始，活動J(工期6天)在H和I結束後開始，試繪出網路圖。 長榮資管系 吳明泉博士 2011

40. 排序活動 I/ TT/ O 判斷 長榮資管系 吳明泉博士 2011

41. 估算活動資源(Estimate activity Resources) • 活動資源包括：人（人力） 、機（設備） 、材（材料） • 要確認需要什麼資源（種類） 、多少資源（數量）及何時需要 • 因有時間因素，故需用到資源行事曆 • 所產出的活動資源需求，對後續的時程及成本估算很重要 長榮資管系 吳明泉博士 2011

42. 估算活動資源之ITTO 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

43. 估算活動資源之ITTO 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

44. 資源行事曆 • 由執行流程組中的獲得專案團隊及執行採購兩子流程所產出； • 其內容會顯示可用資源的訊息； • 包括：資源能力、數量、來源及使用限制 長榮資管系 吳明泉博士 2011

45. 估算活動資源工具 專家判斷：邀請有經驗的人共同參與。 備選方案分析：採用不同資源的能力分析，又如自製或外購的決定。 已發行之估算資料：以公司現行的估算標準數值為依據。 由下而上估算法：當無法準確估算大範圍的活動資源時，可考慮WBS細分後的結果，由最小的工作活動估算資源，再往上加總。 專案管理軟體：利用現代資訊發展出的專用軟體,PMIS, 協助進行規劃、組織、排程及控管。 長榮資管系 吳明泉博士 2011

46. 估算活動資源之產出 • 活動資源需求：每個活動所需要資源的種類與數量；另需訂出配合發展時程所需的時間點，列表登錄。 • 資源分解結構(Resource Breakdown Structure, RBS)：根據資源分類及形式，做出如WBS之科層化結構，可有效的幫助追蹤資源使用狀況，並可與組織之會計科目對應。 • Ex. 人:分析師1；程式師2；資料處理員4 • 機: server2;pc5; NB2 長榮資管系 吳明泉博士 2011

47. 估算活動資源I/ TT/ O 判斷 長榮資管系 吳明泉博士 2011

48. 估算活動期程(Estimate activity durations) • 在既定的活動資源條件下，估計需要完成個別活動之時間長度，如時、日、週、月。 • 需用活動範疇、資源行事曆（資源供給）、資源需求（種類及數量）； • 需由團隊中有經驗、熟悉活動之成員來估計； • 期程估算需善用工具及技術； • 且需不斷的修正改善，逐步完善 長榮資管系 吳明泉博士 2011

49. 估算活動期程ITTO 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

50. 估算活動期程ITTO 長榮資管系 吳明泉博士 2011 資料來源: 長宏專案管理顧問公司