元智大學校園行政管理的數位神經系統 ( Campus Administration System on DNS )

元智大學 校園行政管理的數位神經系統 (Campus Administration System on DNS) 簡報人:葉炳倉(ccyeh@saturn.yzu.edu.tw) Microsoft 1999校園資訊應用交流研討會

系統建置的原則: • 資訊應由發生地進入資訊系統,避免集中輸入 • 以資料庫集中處理 • 以預算控制作為整體系統設計的主軸

年度計畫 申請單薪資表雜費申請單預算申請單人事室秘書室會計室零用金申請單預算文具單鐘點費申請單教務處總務處工程單學務處/ 學系收入/支出出納採購單修繕單工讀金申請單電話費預算資料匯集圖

表單表單表單中長程計劃提報年度計劃提報行政資料庫表單表單表單年度計劃執行會計系統預算資料發生程序圖出納財產

費用相關表單 中長程計劃擬定與提報研究計劃與預算提報年度計劃與預算提報出納薪資表(人事) 電話費(總務) 大宗工程(會計) 雜項費用申請單(會計) 零用金申請單(會計) 修繕單(總務) 採購單(總務) 其他表單(工讀金.鐘點費) 款收登記收入傳票支出傳票出納

預算控制 採購單 - 填單扣預算 - 核准後歸回差額修繕單 - 填單扣預算 - 核准後歸回差額支出傳票 (應付帳款) 零用金申請單雜項費用申請單 - 填單扣預算 - 核准後歸回差額轉帳傳票 (沖應付帳款) • 非表單類: • 薪資(常用分錄) • 鐘點費(常用分錄) • 郵電費(常用分錄) • 大宗工程 - 開發票時調整預算支出傳票 (應付帳款) 支出傳票 (銀行存款)

預算執行 - 採購系統 指標是否有統一採購的機制是否有備品調度的辦法是否提供沿用既有採購單的服務是否留有比價與議價紀錄是否紀錄採購程序異常紀錄(進貨異常,驗收異常) 是否提供訂購單提供網路或傳真下單是否執行逾期罰款提供催案通知服務對廠商稽核提供保固通知服務

會計系統 指標 • 1.預算控制的核心 • 2.與支出相關表單均可自動產生支出傳票並反映預算 • - 薪資表 • -採購單 • -修繕單 • -零用金 • -雜費單 • -工讀金 • 3.提供廠商自行查閱付款情形 • 4. 提供靈活的資金調度 • 5.研發計劃的整合

導入系統待克服的問題 1.會計制度的重新建立 2.總務與採購品質的認知 3.行政流程的改造需要管理階層的高度支持 4.行政人員對於業務執掌的認知 5.技術人員的配合

資訊工具:使用 3 Tiers Intranet 架構 會計管理程式 (VB) 採購管理程式 (VB) 出納管理程式 (VB) 財產管理程式 (VB) 計劃管理程式 (VB) 行政資料庫 (MS SQL Server) Web Server (MS IIS) WEB Server (MS IIS) Mail Server (MS Exchange) TCP/IP Internet 瀏覽器表單(IE) 瀏覽器表單(IE) 瀏覽器表單(IE)

展望 1.以會計與預算為主軸,建立健全的校園財務管理制度 2.以電子表單的管控,提高行政單位行政效能與服務品質 3.掌握中長程發展方向,提昇校務發展的規劃能力與執行能力. 4.電子化校園的實現

敬請指教

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