1 / 41

广东金融学院经贸系

广东金融学院经贸系. 外贸英语函电. liuyan302@126.com 37216233. 主讲教师：刘 艳. 1.Definition English business correspondence refers to the letters , cables, telexes, faxes and e-mails dealing in international business, as well as in domestic trade, of course. 外贸函电就是指在对外贸易中所使用的信件、电报、电传和传真。 2 . Aim

hani
Download Presentation

广东金融学院经贸系

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. 广东金融学院经贸系 外贸英语函电 liuyan302@126.com 37216233 主讲教师：刘 艳

  2. 1.Definition English business correspondence refers to the letters , cables, telexes, faxes and e-mails dealing in international business, as well as in domestic trade, of course. 外贸函电就是指在对外贸易中所使用的信件、电报、电传和传真。 2. Aim The purpose of this course is to help you learn how to write good business letters by using up-to-date expressions in the simplest possible language 教会同学们运用最简练、最新颖的表达法来撰写和阅读一封标准的外贸函电。 preface

  3. 学习内容：本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。学习内容：本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。

  4. Contents Chapter 1 Written communication------ an overview Chapter 2 Establishment of Business Relations Chapter 3 Inquiries and replies Chapter 4Making Quotations & Offers Chapter 5Counteroffers & Declining Orders Chapter 6 Acceptance & Orders

  5. Chapter 7 Terms of Payment Chapter 8 Letter of Credit Chapter 9 Packing & Shipment Chapter 10 Insurance Chapter 11 Complaints & Claim Chapter 12 Agency Chapter 13 E-Mails

  6. 学习方法 • 外贸函电是一门实践操作性很强的课程，以技能训练为主，通过技能训练把基础英语技能和外贸英语知识有机结合。大家必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。 • 基本学习方法； 课前预习、课后温习——熟能生巧

  7. Features 1） It has its unique language style and jargons。独特的语言风格和用语： 正式、礼貌和克制 We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your keenest prices for the goods listed below.

  8. 2. It is full of business terminations and abbreviations充满了贸易术语、缩略语和缩写词 贸易术语： quote报价 inquiry 询价 offer报盘 counter-offer还盘 claim索赔 缩略语： L/C信用证 CIF成本加保险加运费 FOB船上交货 缩写词：YL11/11RVD We have received your letter of Nov 11th. ASAP As soon as possible

  9. 3）There is a close relations between EBC and international trade 内容与外贸业务实践密切相关 immediate shipment 立即装船 国际惯例30天内装船 美国 10天内装船

  10. The layout of a business letter 商务书信的结构 • Standard parts（必需部分）: (1) The Letterhead 信头 (2)The inside address 封内地址 (3)The date 日期 (4)The salutation 称呼 (5)The body of the letter 正文 (6)The complimentary close 客套结尾礼词 (7)The signature 签名

  11. 1)The Letterhead 信头 • 写信人（sender）的单位名称和地址（包括邮编）。还可加上电话号码、传真号、及E-mail地址等，以便于收信人选择答复的方式。有些会将经营项目 ，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信纸的右上角 • 信头的作用：1）使收信人一眼就看清来信人的名称地址；2）便于收信人在回信时抄写地址；3）起广告的作用 • 注意事项：地址的排列应由小到大

  12. 2)The Date 日期 • 打印日期注意事项：A.年份应完全写出，不能用(07)代替(2007)B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，最好不用缩写。C.日期可用基数字或序数字。 3rd November,2003 3 November,2003 November 3rd, 2003 November 3, 2003

  13. 3)The Inside Address 封内地址 • 把信封上的收信人(receiver)的姓名和地址原封不动抄写在信纸的左上部。日期下端2-3行 • 对发信人而言: 1）发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；2）发信后便于准确归档，便于以后查找。 • 对收信人而言：1）收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；2）收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。 • 现在比较流行天窗式的封内地址

  14. 4)The Salutation 称呼 • 写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面两行，与封内地址平头。 • 公司对公司：Dear sirs, Gentlemen: 执事先生，敬启者 • 专门写给某个人： Dear sir , Dear Madam ; 如果很熟，则可写出姓名,如： Dear Mr. Bush, Dear Miss Smith

  15. 5)Body of the Letter 正文 • 正文是书信的主体，表达发信人的意见。 • 在信的开头有开头语(Opening Sentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。

  16. 6)Complimentary Close客套结束礼词 • 一种客套用语，它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如： • Dear Sir(s), —— Yours faithfully, or Faithfully yours, • Gentlemen: ——Truly yours, or Yours truly, • Dear Mr. xx, ——Yours sincerely, or Sincerely yours, • 下级给上级、子公司给总公司、厂矿企业给银行写信时使用的客套结束礼词是： • Yours respectfully,

  17. 7)The Signature 签名 • 在客套结束语的下面，间距约2-3行。首先应将公司的名称用大写打出，然后是法人手写签名。签名的下面还要打出法人的姓名和职务。如果信件是由负责人口授，由秘书或打字员打印的，可以在签名前用“P. P”或“for”来表明是授权来写此信的。

  18. Optional parts 可供选择部分 • 8) the references 参考编号 • 9) the special markings 特殊标记 • 10) The subject line 事由/标题 • 11) the enclosure 附件 • 12) the carbon copy notation 抄送

  19. 8) The references 参考编号 • 写信人为了便于归档分类而编的号，加上这一项就成为信头的一部分。 • Our ref. No 发文号 • Your ref. No 收文号，来文号 • 对方来信时的发文号，在回信时要写在来文号中，例如：在对方来信中Our ref. No. 1234, 那么我们在回信时要写成Your ref. No.1234

  20. 9) The special markings 特殊标记 • 表示信件是机密的，通常作为封内地址的一部分，在封内地址的前一行。可以用大写打印或在大写字母下加以下划线。

  21. The attention line 经办人姓名/代号 • The attention line is used to direct the letter to a special individual or section of the firm. It generally followed the inside address. • 这里姓名只是笼统说法 • 目的是为了避免不必要的担搁.

  22. 10)The subject line 标题/事由 • 在称呼和正文之间，与正文平行，与称呼间隔两行 • 目的是为了使信件得到及时处理，也便于收信人分拣、归档和查阅

  23. 11)Enclosure 附件 • 如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.附件位置一般位于信纸的左下角。如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下： • Enclosure: As Sated • Enclosures • Enclosures 2 • Encl. • Encls. 2 Invoices • Enc: 1 Photo 1 Certificate

  24. 12)The Carbon Copy Notation 抄送 • 如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “C. C. xxx” • 如果写信人不想让别人知道此信抄送的具体单位，可以在前加上BCC ( blind carbon copy).

  25. 3.The Form of a Business Letter格式 1) 缩行式： Indebted Style • 封内地址和其他需要分行打字部分，后一行都比前一行缩进二格或三格； • 信的正文，每段的开始一行都缩进若干格。

  26. 2)平头式：full Blocked style信的所有项目一律向左看齐，每一行字从左边的空白边缘处打起。行距为单行距，段距为双行距。 整齐划一，省时省事。但右边空白太多，布局不太平衡。

  27. 3）改良平头式 modified blocked style • 把完全平头式中的一些项目（日期、结束礼词、签名等）从左边移到右边，布局协调一些。

  28. 4) 混合式 semi-block style with indented paragraphs封内地址及其他需要分行的部分，采用改良平头式 • 正文采用缩行式，每一段的第一行缩进若干格

  29. 4. Addressing Envelopes 信封的书写 贴邮票 Return Address Stamp 写信人地址 Address 收信人地址 Remarks 附注

  30. 信封地址与封内地址写法相同，可用缩行式或平头式，最好与信内所采用的格式一致。收信人名称地址一般打在信封的下半部偏右。发信人的名称地址在信封的左上角。邮票应贴于封面的右上角。信封地址与封内地址写法相同，可用缩行式或平头式，最好与信内所采用的格式一致。收信人名称地址一般打在信封的下半部偏右。发信人的名称地址在信封的左上角。邮票应贴于封面的右上角。 Messrs. 用于以姓氏或姓氏命名的公司的前面。如Messrs. C. John & Company 这个公司至少是两个人且必须都是男性。 Messrs. 一般仅限于写地址时用，表示尊称。如果一个公司的名称中有姓名，但它是一个股份制有限公司，一般不用Messrs. ，其名称应为 C. John & Company limited.

  31. Envelopes addressing • When a letter is mailed to a third person who is bound to pass it onto the addressee, write the third person's name down below the addressee’s, write the words ‘care of’ in front of it. • C/O= care of/ in care of 请某某转交某某 • A C/O B 由B转交A • Mr. Clinton C/O Mr. Bush

  32. Remarks 附注 • 1.Private 私人信2.Confidential　 机密信　3.Registered 挂号邮件4.Express　　　　　 快递邮件5.Ordinary Mail　　 平信6.Immediate(Urgent)　急件7.Printed Matter　　　印刷品8.Sample　样品 9. By Air 航空

  33. Writing Principles of business Letters 7 “C” s 1）Consideration 体谅，考虑周到 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。 2) Courtesy 礼貌 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

  34. 3) Clarity 清楚 意思表达明确，要注意： （一）避免用词错误：（二）注意词语所放的位置：（三）注意句子的结构： • 4) Conciseness 简洁 （一）避免废话连篇（二）避免不必要的重复 （三）短句、单词的运用

  35. 5) Concreteness 具体 • 6) Completeness 完整 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。 7)Correctness 正确

  36. Remember the KISS principles KISS stands for: Keep It Short and Simple KISS means instead of long or complex words, use short ones.

  37. Use active not passive voice ‘Voice’ is a grammatical term that refers to whether the subject of the sentence is acting or receiving the action. Using active voice can considerably improve your writing style. Active voice makes your writing more interesting, more lively and more -- well, active! Make comparisons: Active voice: Tom played the violin. Passive voice: The violin was played by Tom.

  38. Structuring communications 4 POINT PLAN Introduction (Background and Basics) 1 Details (Facts and Figures) 2 Response or Action (Conclusion) 3 Close (A simple one-liner) 4

  39. China National Light Industrial Products Import & Export Corporation Dalian Branch 111 Renmin Road, Dalian, China Email: dalian@chinalig.com.cn Tel: 86-411-82828278 Fax: 86-411-82828269 Internet: http:// www. Chinalight. Com. Cn/chi-version/dalian. htm WDF/LL August 23, 2006 the Head of Export Department Briddle, Sawyer@ Co. Ltd Fitzory Street London, SW8 25 dy England

  40. Dear sir, 100% Cotton Bed Sheets We thank you for your letter of Aug. 16 enquiring for the captioned goods. The enclosed booklet contains detail s of all our bed sheets and will enable you to make a suitable selections. We look forward to receiving your specific enquiry with keen interest. Yours faithfully, CHINA NATIONAL LIGHT INDUSTRIAL PRIDUCTS IMPORT & EXPORT CORPORATION Wang Dafa, Dalian Branch Mannager Enc. As Stated. Cc to ABC C ompany

  41. China National Light Industrial Products Import & Export Corporation Dalian Branch 111 Renmin Road, Dalian, China Briddle, Sawyer@ Co. Ltd 125 Fitzory Street London, SW8 25 dy England

More Related