Objectifs et bénéfices attendus Processus d’envoi des formalités

1. Formalités de départ personnalisées Objectifs et bénéfices attendus Processus d’envoi des formalités Lettre de formalités de départ personnalisées Fiche de contrôle de départ sur EDH Droits d’accès / Overview Situations particulières Questions - Réponses

2. ObjectifsProcessusd’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle de Droitsd’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview Objectifs & bénéfices attendus • Générer les circuits de départ personnalisés • pour tous les membres du personnel (sauf enfants de MoP - CHILD) • en utilisant les informations contenues dans les bases de données du CERN • Réduire les visites inutilesdans les services spécialisés • Améliorer le suivi des formalités de départ • Supprimer : • l’impression et l’envoi de documents / papier • le classement des lettres et circuits de départ • la saisie des adresses privées

3. ObjectifsProcessusd’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle de Droitsd’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview Processus d’envoi des formalités • Membres du personnel payés (sauf SUMM) • Réception du PAF de terminaison par le Bureau des dossiers • Confirmation de départ dans Oracle HR • Envoi automatique d’un e-mail final lien sur les formalités de départ personnalisées • Etudiants d’été • Envoi d’un e-mail final 1 semaine avant la fin du contrat lien sur les formalités de départ personnalisées • Utilisateurs et Attachés non payés • Envoi d’un e-mail automatique 28 jours avant la fin du contrat lien sur les formalités de départ personnalisées

4. ObjectifsProcessusd’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle de Droitsd’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview Lettre de formalités de départ personnalisées - pdf • Générée automatiquement selon les conditions de départ enregistrées dans Oracle HR • (voyage, déménagement, réinstallation, chômage, etc.) • Rassemble des informations personnalisées • ≠ visites obligatoires • Remplace la lettre finale • Générée dans la langue préférée du membre du personnel • Enregistrée dans AisMedia • Contient le lien sur la fiche de contrôle de départ / EDH

6. ObjectifsProcessusd’envoiLettre de formalitésFiche de contrôle deDroitsd’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Fiche de contrôle de départ sur EDH • Générée automatiquement selon les informationscontenues dans les différentes bases de données du CERN • Visites & formalités administratives obligatoires • Affichée dans la langue préférée selon les préférences EDH du membre du personnel • Données rafraîchies quotidiennement • Automatiquement clôturée 1 semaine après la fin du contrat, en cas de formalités incomplètes.

7. Critères d’affichage

8. ObjectifsProcessusd’envoiLettre de formalitésFiche de contrôle deDroitsd’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Fiche de contrôle de départ sur EDH Le membre du personnel : • Complète :- sa future adresse privée (si différente) • - son adresse e-mail personnelle • Transfert dans O*HR à la fin du contrat • Possibilité d’imprimer une feuille de route • Accomplit les formalités comme indiqué • dans sa fiche de contrôle de départ

9. ObjectifsProcessusd’envoiLettre de formalitésFiche de contrôle deDroitsd’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Fiche de contrôle de départ sur EDH Les services visités (inclus la bibliothèque) : • Vérifient l’accomplissement des formalités de départ • Peuvent utiliser un lecteur de code-barres : • pour rechercher la fiche de contrôle de départ • pour signer la fiche de contrôle de départ • Peuvent indiquer des commentaires dans la fiche EDH • Les signatures successives sont enregistrées

10. ObjectifsProcessusd’envoiLettre de formalitésFiche de contrôle deDroitsd’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Fiche de contrôle de départ sur EDH Rôles spécifiques : • DAOs : Renseignent le membre du personnel sur les formalités de départ • GAOs : Vérifient la restitution du matériel du groupe ou département (matériel, portables, casques etc…) • Dernier service : • - Contrôle l’accomplissement • des formalités de départ • Valide la totalité des • formalités, même si un service n’a pas signé.

11. ObjectifsProcessusd’envoiLettre de formalitésFiche de contrôle deDroitsd’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Fiche de contrôle de départ sur EDH Rôlesspécifiques (suite): • Le bureau des dossiers : • - Service expéditeur de l’e-mail final • (records.office@cern.ch) • - Peut rééditer la lettre de départ en cas de problème • (dans ce cas, toutes les lettres sont stockées dans AisMedia) • - Dispose d’un outil de mise à jour du contenu • (texte, numéros de bureaux et de téléphone, etc.)

12. ObjectifsProcessusd’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle de Droitsd’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview Droits d’accès / Overview • Les droitsd’accèssontgérés par les ‘e-groups’ • Soitdynamique(selonunitéorganique) • Soitstatique(liste de personnes, mise à jour par chaque service) • Pour les DAOs et les GAOs, l’accèsestbasésur le rôle Récapitulatif

13. ObjectifsProcessusd’envoiLettre de formalités Fiche de contrôle de Droitsd’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview Plan de mise en oeuvre 1ère phase : membres du personnel payés octobre 2009 2ème phase : utilisateursjanvier 2010 3ème phase : étudiantsd’étéété 2010 • Exemple de fiche de contrôle de départ / EDH • http://ais.web.cern.ch/ais/projs/forms/Termination/exemple.pdf Questions/Réponses