规范化文件编写讲义

规范化文件编写讲义 肖金明

目录 • 文件编写原则 • 文件层次结构 • 文件内容分类 • 系统文件结构 • 文件编号管理 • 文件编写具体方法 • 文件编写应注意的问题

1.0 文件编写的原则 • 功能性原则：实现文件的作用：沟通意图、统一行动。 • 适用性原则：文体、结构、编幅等适中、易用。 • 适宜性原则：与地税管理特点适宜。 • 协调性原则：文件间不矛盾、相互协调。 • 系统性原则：文件分层次，相互支持和指导，形成体系。

2.0 文件层次结构 管理体系的总体描述与规范化管理的方向、原则管理手册某一区域的管理活动或某一主要过程的程序程序文件作业指导书、职位说明书等具体过程和活动、事件的描述或特定的做法工作记录表证单书

2.1 《管理手册》 • 总体阐述地税规范化管理体系的文件。 • 描述地税规范化管理体系各主要过程与过程之间的相互作用。 • 阐述地税规范化管理体系的管理目的、方向及原则。 • 向地税系统内部和外部提供关于规范化管理体系的一致信息。

2.2 程序文件 • 《程序文件》:是对规范化管理体系中的有关管理服务做出规定，是对《规范化管理手册》的细化，又对《作业指导书》起指导作用，是开展管理服务和实施过程控制的依据。 • 某一区域的管理活动或某一主要过程的程序。 • 可从PDCA的四个环节去展开描述。

2.3 作业指导书类 • 《作业指导书》类：具体过程和活动、事件的描述或特定的做法。 • 《作业指导书》可从过程的5W1H入手进行描述，即：什么事？谁做？什么时候做？什么地方做？为什么做？怎么样做？ • 《作业指导书》也可从活动的要素下手：5M1E（人、机、料、法、环、测）

2.4 职位说明书 《职位说明书》是对职务性质类型、工作环境、资格能力、责任权限及工作标准的综合描述，用以表达职务在单位内部的地位及对工作人员的要求。它体现了以“事”为中心的职位管理，是考核、培训、录用及指导工作人员的基本文件，也是职位评价的重要依据。是明确各级地税机关的岗位设置、岗位职能、岗位要求、岗位能力要求的文件。

2.5 表证单书 • 表证单书是规定收集或报告必要的信息的要求的文件。 • 为记录提供统一格式和要求。 • 记录的定义：过程的结果或活动的证据。

3.0 文件按内容划分 管理手册程序文件作业指导书类表证单书征收管理信息化队伍建设政务管理计会统信息化税务稽查税收法制后勤管理

4.0 全省地税系统文件结构模式 • 一体化模式：即在整个系统建立并执行一个统一的体系文件。（广东省地税局） • 按级切片模式：即由省局统一制定省局专用、设区市局专用、县（市、区）局专用的三套平行文件。（江西省国税局） • 积木式模式：即省局制定全省共性文件；省局未制定的由各设区市局自行制定；省、市局未制定的由各县（市、区）局自行制定。（江西省地税局）

A类 C类 B类 E类省局市局县局（分局） F类 F类 D类 4.1 全省系统的文件结构——积木式 • A 表示全省（省、市、县局）通用； • B 表示省、市局通用； • C 表示省局适用； • D 表示市、县局通用； • E 表示市局适用； • F 表示县局适用。

4.2 各级局使用的文件 • 省局机关：A+B+C类 • 设区市局机关： A+B+D+E类 • 县（市、区）局： A+D+F类 • 分局不独立成体系，使用本级局文件体系（可加使用说明）

5.0 文件编码原则——“三易原则” • 易识别 • 易使用 • 易管理文件编码需要承载的信息： • 文件发行单位； • 文件的类别； • 文件的适用范围； • 文件的内容归属； • 文件的版本等。

5.1《作业指导书》编码规则 NCDS(南昌县) / WD–F12 001- 2006 - 1 ⅠⅡⅢⅣ Ⅴ ⅥⅦⅧ Ⅸ Ⅰ 为发文单位代码； Ⅱ 为发文单位补充代码，县（市、区）局使用，省、市局省略； Ⅲ 为文件类别代码； Ⅳ 为文件适用性标识码； Ⅴ 为一级系列识别码； Ⅵ 为二级系列识别码； Ⅶ 为二级系列内的文件顺序号； Ⅷ 为文件的版本号，以文件的发布年号为版本号； Ⅸ 为文件的版本的补充识别码。

5.2 发文单位代码 江西省局 JXDS 上饶市局 SRDS 南昌市局 NCDS 抚州市局 FZDS 九江市局 JJDS 鹰潭市局 YTDS 宜春市局 YCDS 景德镇市局 JDDS 新余市局 XYDS 萍乡市局 PXDS 吉安市局 JADS 赣州市局 GZDS

5.3 文件类别码 • 用类别码区别的种类，如：《作业指导书》WD（Work Document）《程序文件》 PD 《管理手册》 SM

5.4 一级系列编码 分类编码 • 征收管理 1 • 信息化建设 2 • 税务稽查 3 • 计会统管理 4 • 税收法制 5 • 队伍建设 6 • 政务管理 7 • 后勤管理 8

5.5 二级系列编码（例：征收管理） 分类系列码税务登记 1 认定管理 2 待批文书 3 证明管理 4 核定管理 5 发票管理 6 申报征收 7 其他税务管理 8

5.6 《程序文件》编码规则 NCDS(南昌县) / PD–F001- 2006 - 1 说明：《程序文件》编码规则与《作业指导书》的编码规则相似，不同的仅是《程序文件》的编码取消了一、二级系列码。

5.7《管理手册》编码规则 NCDS(南昌县) / SM - 2006 - 1 说明：《管理手册》的编码只需要文件发布单位识别码、文件类别码（SM）、文件版本代码即可。

5.8《表证单书》编码规则 NCDS(南昌县) / QR–F12001- 2006 - 1 说明：《表证单书》编码规则与《作业指导书》一样，只是文件类别码改为QR。

6.1 《管理手册》的编写 • 编写要点： • 可按ISO9001:2000标准模式编写； • 可将本级局的规范化管理分成几个模块，一一进行阐述； • 主要阐述本级局的规范化管理的方针、目标、管理原则，以及各项管理服务的控制要求。

6.1 《管理手册》的编写（续） • 《管理手册》的一般内容： • 适用范围和领域； • 手册介绍与目录； • 组织概况； • 规范化管理方针与目标； • 组织机构与职责权限； • 对地税征管理的主要控制过程及其支持过程（管理过程、资源管理、监督、评价、分析及改进过程）的描述。

6.2 《程序文件》的编写 • 编写要点： • 《程序文件》可作为一系列《作业指导书》的串线，因此应力求简练； • 按PDCA模式对整个过程进行描述； • 可用来对一个部门的工作进行归纳。

6.2 《程序文件》的编写（续） • 《程序文件》的一般内容： • 目的：本文件编写的目的。 • 适用范围：本文件适用的区域。 • 职责：含本项工作的归口管理、执行、协助等职责。 • 控制程序：本过程的PDCA的描述。 • 相关文件：支持文件。 • 表证单书：本过程的需要的表证单书。

6.3 《作业指导书》的编写 • 编写要点： • 先确定本文件要描述的过程范围，从哪里开始，到哪里结束； • 对本过程进行分析，画出流程图，并尽量优化； • 对流程图进行分析，确定控制点及控制要求； • 对控制点的活动要素（5M1E）进行描述。

6.3 《作业指导书》的编写（续） • 《作业指导书》的一般内容： • 目的：本文件编写的目的。 • 适用范围：本文件适用的区域。 • 职责：含本项工作的归口管理、执行、协助等职责。 • 工作程序（流程图）：本过程内各项活动及活动要素（5M1E）的描述。 • 工作标准：本过程的结果要求或过程质量。 • 相关文件：支持文件。 • 表证单书：本过程的需要的表证单书。

6.3 《作业指导书》的编写（续） • 编制“流程图”的要点： • 横向是部门（岗位），一般不超过5个，主要部门（岗位）设置在中间，过程的起始点设置在左边； • 流程中的每个活动都应该是有价值的； • 流程设计要流畅，走向清晰； • 图示与线条应规范。

6.4 《职位说明书》的编写 • 编写要点： • 应在岗位工作分析的基础上编写； • 岗位名称、职责等用词要准确； • 职责描述应包括主要管理职能、执行职能、协助职能等，同时应注意紧急、异常、特殊情况下的职能； • 工作要求应对应职责来描述，有什么工作职能就应有什么工作要求； • 能力要求应明确描述，突出岗位特点。

6.4 《职位说明书》的编写（续） • 《职位说明书》的一般内容： • 职位名称 • 职位代码 • 所属部门 • 适用单位 • 职责描述 • 工作要求 • 职位能力描述

6.5 《表证单书》的设计 • 设计要点： • 做致简练、一目了然； • 要有记录人签字栏，还尽量要有审核、确认人签字栏； • 表单内容、填表时间应在醒目处； • 必要时，将表单流转路线用流程图的形式描述在上面。

7.1 文件编写中应注意的问题 • 手表定律：编写的文件别让干部职工无所适从。即不同的文件中不能对同一工作的流程、要求作不同的描述。

7.2 奥卡姆剃刀定律： 不要把事情人为地复杂化 • 14世纪英国奥卡姆的威廉在关于“共相”、“本质”之类的争论中，主张“如无必要，勿增实体”。 • 奥卡姆剃刀定律可转化为简单与复杂定律：把事情变复杂很简单，把事情变简单很复杂。在规范化建设中要把握事情的实质，把握主流，解决最根本的问题。不要把事情人为的复杂化。 • 例：宝洁公司的“一页备忘录”； • 韦尔奇：管理就是把复杂的问题简单化，混乱的事情规范化。

规范化 文件编写 讲义