L'ORGANISATION DES MEDIAS EN ENTREPRISE Une expertise dans les métiers de l'image

1. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA dans un contexte de bouleversement technique et de réorganisation de l'entreprise Mardi 29 mars 2005 L'ORGANISATION DES MEDIAS EN ENTREPRISE Une expertise dans les métiers de l'image

2. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA Problématique • Comment initier un projet de gestion des documents? • Quels services ? • Dans quel périmètre ? • Avec quelles ressources ?

3. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA HISTORIQUE Comprendre la situation actuelle PHASE 1 Les années 60 - Gestion de fiches documentaires liées à des références : une recherche -> une référence de document (cote) - Indexation mécanique (fiches Kardex)

4. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA PHASE 2 Les année 80-90 - Investissement dans la gestion du patrimoine de l'entreprise - Archivage exhaustif - 1977 : sortie de l'APPLE II et du PET de Commodore - Exploitation des performances de la nouvelle informatique - Réflexion sur les nouvelles techniques documentaires - Mémoires informatiques : capacité croissante (loi de Gordon MOORE) - Naissance des kits de communication => Fascination pour les "nouvelles technologies » : Vidéodisque Minitel Disques Optiques Numériques (DON) - Liaison : une recherche -> un document visible

5. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA PHASE 3 Les années 1990-2000 Démocratisation des systèmes d'information - Convergence des bases de données plurimédias issues de : La Gestion Electronique Documentaire  Systèmes Images sous OSMac -> Windows -> réseau client / serveur -> TCP-IP  SSII à l'esprit neuf Démocratisation des équipements de production de l'image - Arrivée des appareils jetables (1986) - Scanner au budget abordable : évolution des techniques de numérisation - Commercialisation des appareils de prise de vue numérique (1992) - Développement de l'Internet en France (après 1990) Economie : accélération des restructurations d’entreprises : disparitions, fusions, nouvelles identités La communication « à court terme » se développe, La mémoire de l’entreprise perd en crédibilité : "L'entreprise n'a pas de passé, elle n'a qu'un avenir » (3M France, DIRCOM, 1994)

6. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA PHASE 4 Les années 2000 • Sophistication des réseaux communicants : Internet, Intranet • Standardisation des métadonnées • Développement des solutions de Content Management • Les objectifs de rentabilité maintiennent la diminution des budgets de communication • Les réorganisations dispersent la mémoire (KODAK, THALES, ARCELOR...) • La gestion des images relève toujours de la communication (non stratégique) • La baisse des coûts des équipements provoque l'atomisation de la production • Les kits de documents prêts à l'emploi prévalent sur la gestion de bases exhaustives • Appauvrissement des banques de documents visuels La gestion documentaire centralisée est remise en cause, elle doit intégrer la gestion contributive

7. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA FACE A CES BOULEVERSEMENTS COMMENT PROMOUVOIR UN NOUVEAU PROJET ? Communiquer sur les priorités - Accroître l’audience des systèmes d'information - Promouvoir les fonds existants - Elaborer un modèle économique démontrant la rentabilité de la gestion documentaire : la mémoire visuelle = une aide à la décision - Promouvoir la réutilisation des documents pour amortir les investissements - Publier des contenus fiables juridiquement et techniquement - Fédérer les actifs numériques en créant des synergies entre les différents sites - Simplifier le partage de l'information (dépôt / exploitation)

8. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA L'entreprise adopte des concepts nouveaux qu’il convient d’adopter - La gestion globale Centralisation Interopérabilité des gisements => Gestion des métadonnées - La gestion contributive Partage de l'enrichissement d'une base de données au service de tous Saisie unique Validité des informations - La gestion à minima des documents Faire des sélections => publication d’éditings L'entreprise bouge, la répartition de ses forces également. Les nouveaux décideurs des budgets et acteurs de la réduction des coûts => LA DIRECTION DES ACHATS

9. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA RECENSER - Recenser les producteurs de documents Interne et Externe - Détecter les redondances - Définir le périmètre d'analyse et d'influence du projet : interne uniquement ou inclure l’externe - Interviewer les prestataires : Agences, Photographes, Photograveurs, Imprimeurs - Comprendre leurs métiers et recenser leurs types de documents - Accroître sa culture du fichier - Recenser les types de production : Publications, Multimédia, Audiovisuels, Evénementiel - Recenser les différents statuts des documents : Documents validés, privés, diffusion restreinte, diffusion large, archives

10. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA RECENSER - Recenser les besoins potentiels : Communication, Marketing, Bureau d'étude, DRH, - Evaluer les densités d'information nécessaires pour les utilisateurs potentiels • Pour les auteurs • Pour une population restreinte ciblée • Pour une communauté large de l'entreprise • Pour des communautés extérieures - Expertiser la rentabilité d’une gestion fédérative - Esquisser des structures documentaires (fiches) - Evaluer les moyens nécessaires au fonctionnement? • Ressources humaines : Photographe, Documentaliste • Equipement : Stockage physique, Archivage électronique, Production du document, Diffusion • Budget de fonctionnement : Production, Publication, Formation

11. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA Initier un nouveau projet - Une nouvelle organisation est indispensable : la transversalité de la gestion documentaire - L'avenir est aux fonds retreints de documents certifiés s'appuyant sur une gestion contributive modérée - Montrer la spécificité d’une solution de gestion de documents visuels - La centralisation n'est peut-être plus le modèle idéal - Les détenteurs d'information [auteurs] doivent participer à l'enrichissement du fonds - Envisager l’externalisation des tâches techniques sans valeur ajoutée

12. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA Promouvoir la transversalité de la gestion On ne peut plus bâtir un projet exclusivement réservé à l'image. L'ère des photothèques est révolue ! Communiquer sur le projet Réunir les différents acteurs concernés par le projet : - Achat Pour souligner les économies d'échelle : mutualisation Pour analyser la pertinence d'une solution interne ou externalisée - Informatique Pour impliquer les experts en systèmes et juger de leur disponibilité Pour faire valider la pertinence d'une solution : durabilité, compatibilité... Pour signaler une démarche professionnelle de réflexion préalable sans à priori - Utilisateurs Pour valider les services futurs Pour informer sur les bénéfices d'une gestion globale Chaque pôle doit connaître son implication dans le projet ou reconnaître une délégation de compétence. Les échéances doivent être fixées.

13. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA Apporter une solution à l'instant propice Profiter d'événements organisés par l'entreprise pour montrer l'efficacité d'une centralisation de la gestion : commémoration, campagne de lancement. Vendre des sujets Evitons de "vendre" les mérites de fonds gigantesques Sans parler d'appauvrissement de la demande, les besoins sont de plus en plus simples, redondants et instantanés. Il faut insister sur les bénéfices de l'archivage des recherches documentaires sur des sujets précis (éditing) souvent réclamés.

14. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA Démontrer la rentabilité du projet Cette approche indispensable passe avant tout par la définition du périmètre de cette étude. Montrer les bénéfices d'un outil et analyser les dépenses et recettes au niveau d'un service n'a rien à voir avec une étude globale de pertinence et de rentabilité de la communication générale de l'entreprise. Les coûts Charges fixes du fonctionnement d'un service Coûts de production des reportages Gestion des droits d'auteur Système de gestion informatisée Formation Veille technologique Budget de mise en ligne: hébergement, réseau… Communication interne Les recettes Vente des reportages au commanditaire initial Revente aux filiales

15. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA Le service rencontre beaucoup de difficulté à prouver sa rentabilité et à atteindre un équilibre budgétaire sans une compréhension de la plus-value des services apportés. Quelle plus-value ? A l'origine, la photothèque mettait ses compétences aux services dans différentes entités en termes de centralisation, de stockage, de recherche et de fourniture de duplicata. Aujourd'hui, la communication numérique et la simplification de la communication obligent les spécialistes à déplacer leurs compétences et modifier leurs comportements. A une vision centralisatrice, il faut préférer des interventions au niveau de chaque entité et une modération globale des enregistrements dans une base partagée. Il s'agit donc plus de mettre en valeur l'apport au niveau de la coordination et la modération que de défendre les bénéfices d'un service spécialisé, structuré aux moyens matériels tangibles parfois coûteux.

16. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA

17. CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA Ce qui est difficile Démontrer la rentabilité d'un archivage exhaustif des documents de l'entreprise Défendre l'existence d'un pôle spécialisé Centraliser les informations dans des délais raisonnables Financer une double saisie de l'information Ce qui est possible Communiquer sur les bénéfices de la gestion transversale des actifs numériques Déporter la saisie d'une partie de l'information vers les auteurs : gestion contributive modérée Assurer son expertise dans la constitution d'une base composée d'objets fiables : conseil et modération Promouvoir la gestion des métadonnées Proposer de nouveaux services à valeur ajoutée comme l'indexation Externaliser les tâches techniques

18. L'ORGANISATION DES MEDIAS EN ENTREPRISE Une expertise dans les métiers de l'image Conseil Formation Atelier numérique Gestion en ligne des documents numériques

19. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER MAISON EUROPEENNE DE LA PHOTOGRAPHIE Séminaire Pour une nouvelle économie de l’image en entreprise Le donneur d'ordre, une culture en pleine évolution Charley Sifaoui, revue "Page à Pas" L'Image en Avance de Phase : photographier ce qui n'existe pas encore Jean-Luc Atteleyn, News'UProduction La gestion de cycle de vie du produit (PLM), une philosophie proche de nos préoccupations Jean-François Prevéraud, "Industrie et Technologies" Une plate-forme numérique pour le Marketing et la Communication Daniel Hennemand, Edillia Optimisation de la production du packaging, un projet novateur Véronique Rivaud, responsable du département Pack SYSTEME U Traçabilité des fichiers - L'effet de levier de la gestion de la couleur Frédéric Mélis, expert et formateur PDF et archivage, les enjeux du XML dans la chaîne graphique. Jean-Pierre Haré, Conseil et Formation - CIFAP Rendre possible l'approche collaborative au sein de l'industrie graphique Denis Bodereau, France Télécom, Dir. secteur informatique et média La nouvelle économie de l'image dans l'environnement juridique de travail Olivier Billard, docteur en droit, image et informatique

20. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER • Introduction • Évolution du rôle du responsable de photothèque • PRODUCTION • Produire une image numérique • Numérisation • Que faut-il numériser? • Référencement • Le flux de production • Gestion de la couleur • Dupliquer les images • Extension des fichiers, identification • L'image polyvalente • Le Photo-CD, un format disparu • GESTION • Aspect juridique • Informatiser sa photothèque • Rédiger un cahier des charges • Rentabiliser l'image en archivant son passé et son avenir! • La fiche documentaire • L'indexation des images • Les métadonnées dans le monde de l'image • Gestion globale de l'image • La gestion contributive des images • La gestion en formule locative : l'ASP • DIFFUSION • La diffusion sur support optiques : CD-Rom et DVD • Les fichiers "pdf" Acrobat d'Adobe • Les images et le documents • Imprimer les images • L'accès aux informations • Les réseaux • SECURITES • Archivage et conservation des documents • Sécurité de diffusion • Sécurité documentaire MANUEL DE GESTION DES ELEMENTS DE COMMUNICATION EN ENTREPRISE Editions EYROLLES (projet)

21. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER ETUDE STRATEGIQUE : LES MUTATIONS DE LA FILIERE DE LA COMMUNICATION GRAPHIQUE Nouveaux comportements Nouvelles relations Donneurs d'ordre - Prestataires Enjeux & Avenir

22. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER LES FORMATIONS IMAGE Compréhension de la chaîne graphique Comment gérer sa photothèque Gérer sa photothèque avec un logiciel simple Rédiger un cahier des charges pour un appel d'offre

23. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Un service de gestion et de diffusion de tous les éléments de la communication des entreprises

24. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Pourquoi de nouveaux services numériques ?

25. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Aujourd'hui, l'entreprise optimise sa communication à travers un flux 100% numérique • Photothèque Images • Packaging • Illustrations • Schémas • Logos • Brochures • Catalogues • Publi-promo • Documentations techniques…

26. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Les utilisateurs potentiels de ces nouveaux services interne / externe • Chefs produits • Commerciaux • Achat • Revendeurs • Filiales • Clients • Partenaires fabricants

27. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Le traitement des informations est spécifique à chacun des prestataires • Processus de validation client • Standards d’enregistrement • Modes de stockage • Transmission des fichiers • Gestion de la sécurité d’accès • Gestion de la sécurité d’archivage…

28. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Parce que les entreprises veulent optimiser leur communication • Obtenir une visibilité globale sur les fichiers existants • Normaliser les échanges externes et internes • Faciliter l’accès aux documents • Améliorer le dialogue avec les intervenants d’une production • Diffuser des documents certifiés • Améliorer la qualité globale

29. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Parce que les entreprises veulent réduire leurs coûts et sécuriser leur production • Accroître le taux de réutilisation des fichiers • Analyser, comparer les coûts • Fiabiliser les flux • Sécuriser les données en archivant les dossiers en dehors du contexte de production • Permettre une certaine autonomie vis-à-vis de leurs sous-traitants • Pouvoir réorienter un dossier de production vers un nouveau prestataire en cas de défaillance de l’un des maillons de la chaîne • Rendre compatibles systèmes de gestion et de communication

30. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Pour obtenir une vision globale du patrimoine numérique Visibilité limitée hors les murs de l’entreprise

31. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Pour obtenir une vision globale du patrimoine numérique Visibilité élargie en intégrant les documents produits par les prestataires

32. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Pour rentabiliser le document par des applications multiples Mise à jour de la base de données 4 besoins 4 profils utilisateurs 4 niveaux d'accès sécurisés Commercial Studio WEB Chef produit Studio PAO de filiale TELECHARGE des brochures au format .pdf BD pour diffusion TELECHARGE des éléments BD pour exploitation WEB TELECHARGE des éléments pour enrichir ses appels d’offres Participe à la mise à jour de la basede données TELECHARGE des hautes définitions (dossiers) pour des productions localisées + + + + logo - photothèque logo - photothèque logo - photothèque logo - photothèque

33. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Pour rentabiliser le document par des applications multiples Bureautique PowerPoint Texte Téléchargement images BD Téléchargement fichiers PICT Téléchargement de fichiers .pdf Téléchargement fichiers PICT Téléchargement séquences Quicktime Marketing Produit Téléchargement images BD Cde CD-Rom HD Cde EKTA Dépôt de fichiers Téléchargement fichiers .eps Dépôt de roughs Téléchargement de fichiers .pdf Dépôt de fichiers Téléchargement fichiers .eps Dépôt de fichiers Téléchargement séquences Quicktime L’e n t r e p r i s e Communication Publicité RP Téléchargement images BD Commande CD-Rom HD Cde EKTA Emission sélection Téléchargement fichiers .eps Téléchargement de fichiers .pdf Dépôt de fichiers Téléchargement fichiers .eps Téléchargement séquences Quicktime Multimédia Sites Internet Sites Intranet CD-Rom Téléchargement images BD Téléchargement fichiers .eps Téléchargement de fichiers .pdf Téléchargement fichiers .eps Téléchargement séquences Quicktime/Mpeg Cde CD-Rom séquences Photothèque Images Illustrations Schémas Dessins Imprimés Brochures Fiches techniques Logos Vidéo Téléchargement Dépôt vers la base Documents disponibles sur la plate-forme

34. Administration documentaire administration RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Architecture A : l’annonceur maîtrise la gestion documentaire et soustraite la gestion technique Le donneur d’ordre administre ses documents et s’appuie sur les serveurs et l’application de la régie numérique agence pré-presse donneur d’ordres photograveur Administration technique Imprimeur 1 Imprimeur 2

35. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Architecture B : l’annonceur soustraite la gestion documentaire et la gestion technique La régie numérique administre les documents de l’annonceur agence Administration documentaire administration pré-presse donneur d’ordres photograveur Administration technique Imprimeur 1 Imprimeur 2

36. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Architecture C : l’annonceur soustraite la gestion technique et supervise la gestion documentaire répartie Chaque prestataire administre ses propres documents Agence administration Mise à jour Supervision administration Mise à jour administration Pré-presse donneur d’ordres Mise à jour administration Photograveur Imprimeur 1 Mise à jour Administration technique administration Mise à jour administration Imprimeur 2

37. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Une gestion déléguée des documents numériques Un outil paramétrable immédiatement disponible

38. Communiquer, rassembler, partager Une exploitation sécurisée choisir un mode de recherche • Une recherche intuitive par thèmes • Une recherche avancée multicritère • Un accès aux sélections enregistrées • Un accès aux publications

39. Communiquer, rassembler, partager Une exploitation sécurisée La reconnaissance des prestataires Documentaire produit Ce que je vois Légale Ce que j'ai le droit d’en faire Technique Ce que je peux en faire Sécurité / Traçabilité Identification des prestataires

40. Communiquer, rassembler, partager Une exploitation sécurisée vous êtes propriétaires de votre patrimoine grâce aux informations encryptées dans les fichiers - Normes IPTC, EXIF, xml …

41. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Les bénéfices Clients • Optimiser la communication des documents visuels • Offrir de nouveaux services aux partenaires et en interne • Améliorer la communication entre intervenants • Diminuer les coûts de production de la communication • Sécuriser le patrimoine • Etre réactif en cas de défaillance d’un maillon de la chaîne

42. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER

43. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER Une exploitation sécurisée Un paramétrage poussé • Gestion de tous types d’objets • Gestion des privilèges sur trois niveaux • Domaines • Rôles • Groupe • Gestion des accès, des droits en lecture / écriture, en exploitation • Traçabilité des actions d’administration et d’exploitation

44. RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER L’offre d’abonnement • Prise en charge • Ouverture de dossier • Validation des besoins client • Paramétrage fiche documentaire & bon de commande • Formation et prise en main • Abonnement mensuel • Hébergement et connexion au réseau • Maintenance technique • Gestion du trafic des commandes • 3 formules • ALBUMGestion de photothèque non modérée • GLOBALEUne gestion contributive d’une base de données plurimédia • PRODUCTIONUne gestion intégrée à la production • Options • Etude préalable d’organisation des processus et des médias • Administration de la base et indexation • Gestion de trafic des commandes

45. www.edillia.com www.photogestion.com