第三章信息与秘书工作

第三章信息与秘书工作

第一节信息及其在秘书工作中的作用 第二节秘书信息工作的特点、原则和要求第三节信息的收集第四章信息的处理

一、信息的概念与特征 1．信息的含义 信息是客观世界中各种事物运动状态的反映。事物在不停地运动变化，信息也总是不断地生成或更新。 信息又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。通过信息传递能够再现客观事物的状态。第一节信息及其在秘书工作中的作用

一、信息的概念与特征 2．信息的分类 （1）按信息源的性质，信息可分为自然信息和社会信息两大类。（2）按信息的表现形式可将信息分为语言信息、文字信息、图像信息等。（3）按信息源的方向，信息可分为横向信息、纵向信息，外部信息和内部信息等。（4）按信息的稳定状态，可将信息分为静态信息和动态信息。（5）按信息存在或作用时间，可将信息分为长时信息、短时信息等。第一节信息及其在秘书工作中的作用

一、信息的概念与特征 3．信息的主要特征 （1）开发性（2）共享性（3）无限性（4）时效性第一节信息及其在秘书工作中的作用

二、现代社会信息工作的基本特征 1．信息载体的多样化 2．信息传递的迅速化 3．信息社会化和全球化第一节信息及其在秘书工作中的作用

商代用于占卜和刻写卜辞的龟甲 第一节信息及其在秘书工作中的作用

西周时期的青铜器史墙盘及其铭文拓片 第一节信息及其在秘书工作中的作用

西汉前期书有《孙子兵法》的竹简 第一节信息及其在秘书工作中的作用

东晋王羲之的纸本墨宝《快雪时晴帖》 第一节信息及其在秘书工作中的作用

现代信息载体—硬盘 第一节信息及其在秘书工作中的作用

现代信息载体—光盘 第一节信息及其在秘书工作中的作用

地面控制中心，地面人员在此接收宇航员发自遥远太空的信息。地面控制中心，地面人员在此接收宇航员发自遥远太空的信息。第一节信息及其在秘书工作中的作用

互联网示意图 第一节信息及其在秘书工作中的作用

三、信息工作在秘书活动中的作用 1．辅助领导科学决策，必须依靠信息 2．起草文件必须依靠信息 3．信访咨询工作需要依靠信息 4．做好日常管理工作必须依靠信息第一节信息及其在秘书工作中的作用

一、秘书信息工作的特点 1．针对性 2．综合性 3．时效性 4．经常性 第二节秘书信息工作的特点、原则和要求

二、秘书信息工作的原则 1．追踪原则 2．超前原则 3．选优原则第二节秘书信息工作的特点、原则和要求

三、秘书信息工作的基本要求 1．准确 2．及时 3．全面 4．适用 （1）要服务于中心工作（2）要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息（3）要对新发生的信息及时采报第二节秘书信息工作的特点、原则和要求

一、信息收集的内容 1．系统内信息：机关单位所管辖和隶属系统内的信息。 2．上级信息：上级信息是上级领导机关下达的信息。 3．平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息。 4．社会信息：社会上具有普遍性、倾向性的信息。 5．历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资料。 6．国际信息：来自国际社会的信息。第三节信息的收集

二、信息收集的渠道 1．根据信息获取的方式，信息收集渠道可分为：（1）信息网络渠道（2）行政组织渠道（3）科研渠道（4）社会团体渠道（5）调查渠道（6）媒体渠道 2．根据获取信息的来源，信息收集渠道可分为：（1）外部渠道：包括国内信息渠道和国外信息渠道（2）内部渠道：指组织内部的各个部门第三节信息的收集

三、信息收集的方法 1．观察法 2．问卷法 3．阅读法、收听法 4．询访法 5．索取法 6．网络法 7．量表法 8．交换法 9．检索法第三节信息的收集

一、信息的整理加工 1．筛选 2．校核 3．加工 4．编制第三节信息的收集

二、信息的贮存 1．分类：指对各种信息资料按一定的标准进行类别划分。 2．著录：指对具体的信息资料进行如实的记载。 3．建立贮存检索系统：建立贮存检索系统，可使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放，需要时按类查找。 4．保管：指信息资料入库存放和维护第四节信息的处理

三、信息的传递 1．信息资料传递的基本要求将信息资料送达需要者手中，就是信息资料的传递。一般来说，信息资料传递的基本要求就是“多、快、好、省”。 2．信息资料传递的基本方式（1）单向传递（2）相向传递（3）反馈传递 3．我国具体的信息传递途径（1）邮路传递（2）电信传递（3）新闻传递（4）面授或直接送达 第四节信息的处理

第三章 信息与秘书工作