Project Management

Project Management Oleh : Indrias Budi Utami

Project Management • Management Spectrum • People • Players • Team Leaders • Software Team • Coordination dan Communication Issues • Problem • cakupan software • dekomposisi masalah • Process • Problem dan Process • dekomposisi proses

The Management Spectrum - People • Tiga P’s: • software project management yang efektif terfokus pada tiga P yaitu (URUT): • (1) people, • (2) problem • (3) process • - People: • MODEL KEMATANGAN KEMAMPUAN MANAJEMEN MANUSIA (PM-CMM)  Kunci bg pengembangan PL •  include: • - recruitment - training - desain kerja&organisasi • - seleksi - kompensasi -budaya kerja / culture • - manajemen job desk - pengembangan karir • Kontributor yang paling penting agar software project berhasil • -> memiliki orang yang SMART dengan kemampuan yang baik • Organisasi dengan high levels maturity pada management people. • -> mengimplementasikan effective software engineering

The Management Spectrum - The Problem • langkah I dalam analisis kebutuhan PL • perlunya indentifikasi (before project): • - Objectives dan scope • - Alternative solutions • - Technical dan management constraints • Faktor lain yang berhubungan: • delivery deadlines, budgetary restrictions, personnel availability • technical interfaces, dan lainnya • Tanpa informasi ini , tidak mungkin untuk : • - mendefinisikan estimasi biaya • - menginginkan efektif assesssment dari resiko. • - melakukan project task yang lebih realistis • - menghasilkan project schedule yang teratur

The Management Spectrum - The Process Tiga P’s: software project management yang efektif terfokus pada tiga P’s:(1) people, (2) problem, dan (3) process - Process: Software process menyediakan framework berupa -> perencanaan yang komprehensif dari software development Framework dpt diterapkan utk ALL PROJECT SW tanpa mempedulikan UKURAN dan KOMPLEKSITAS - tasks (tugas-tugas) tiap Framework - milestones berbeda-beda - deliverables (kemampuan penyampaian) disesuaikan Karakteristik PL - quality assurance points (jaminan kualitas) dan kebutuhan TIM Project Aktifitas pelindung -> tdk tergantung pd Framework, melainkan melapisi model proses Framework - software quality assurance - software configuration management - measurement

People • Pada software process, terdapat 5 tipeplayers: • Senior managers, • yang mendefinisikandarimasalahbisnis (berpengaruhkuatterhadap project) • Project (technical) managers, • seseorang yang harusmerencanakan, memotivasi, mengorganisasikan, mengontrol sebuah produk / aplikasi • Practitioners, • yang akanmengantarpadakemampuanteknikuntuk engineering software sebuah produk / aplikasi • 4. Customers, • seseorang yang akanmenspesifikasikan requirements dari software • 5. End users, • seseorang yang berinteraksi software yang akandireleased

People - Team Leaders • Project management merupakan aktivitas dari orang-orang yang bersifat intensif • Bagaimana memilih team manager yang baik? • Model MOI yang disarankan oleh Jerry Weinberg [WEi86]: • KEMAMPUAN : • Motivation - memberi dorongan orang teknik utk menghasilkan sesuatu dgn kemampuan terbaiknya • Organization - menyediakan proses yg berlangsung sebagai initial konsep yang akan ditranslasikan menjadi final product • Ideas or innovation - mendorong inovasi dan kreatifitas utk produk / aplikasi yang spesifik • Software managers harus terkonsentrasi pada • - pengertian masalah yang akan dipecahkan • - pengaturan ide • - membiarkan seseorang dalam team mengetahui jumlah kualitas

People - Team Leaders.....CONTD Empatkunciutamasebagai project management yang efektif [EDG95] : 1. Problem solving -membaca isu-isu bisnis -memcahkan masalah dan alternatif solusi -memotivasi orang teknik dlm solving problem dan create inovation dan creativity - mengadopsi project-project sebelumnya ke project baru -fleksibel dlm menghadapi masalah yg tdk membuahkan hasil 2. Managerial identity - terlibat langsung ke dalam Project - PD - controlling - memberikan kebebasan berinovasi 3. Achievement -memiliki inisiatif dan prestasi  meningkatkan produktivitas TIM - reward - insentif - career development -prestice 4. Influencedan team building - mampu membaca “manusia” baik verbal maupun non verbal - menguasai diri dalam tekanan yang tinggi

People - Software Team Mantei [MAN81] menyarankan tiga team organisasi yang kuat : - Democratic decentralized (DD): - software engineering tidak memiliki pemimpin yang tetap. - keputusan dibuat dari ketetapan group - komunikasi diantara team harus bersifat horisontal - Controlled decentralized (CD): - memiliki pemimpin -> koordinasi antara spesific task dan pemimpin kedua - pemimpin kedua harus memiliki tanggung jawab untuk masing- masing subtask - komunikasi horisontal terjadi diantara subgroups dan individual - komunikasi vertikal terjadi pada struktur kontrol - keputusan dibuat oleh pemimpin - Controlled centralized (CC): - pemimpin mengatur pemecahan masalah pada top level dan koordinasi team internal - komunikasi antara pemimpin dan anggota team adalah vertikal

DD: group CC: Team leader CD: Team leader secondary team leader communication group group People - The Software Team

Functional tasks FT1 FTm X P1 X X X X Pn X Project manager + n engineers + m tasks team engineer FT1 FTm T1 Tm X X P1 P1 X X Pn X X X Pn X Project manager + team leaders Project manager+ informal teams with coordinator People - The Software Team

Team Type DD CD CC Difficulty High Low Low Size Small Large Large Team Life Time Long Short Short Modularity Low High High Reliability High High Low Delivery date Lax Lax Strict Sociability High Low Low People - The Software Team • 7 faktor project yang terhubung dengan struktur team project : • Kesulitan dalam pemecahan masalah • Ukuran dari resultant program • Modularity dari program • Reliability dari software (keandalan sistem) • Team life time (umur hidup tim) • Rigidity dari delivery date (tanggal pengiriman) • Tingkat dari sociability (communication overhead)

People - The Software Team • Constantine [CON’93] menyarankan empat “organization paradigms” • Untuk team software engneering: • A closed paradigm: • Tim dgn hirarki tradisional (sama dg CC) • Dapat bekerja dg baik jika dgn studi kasus yg pernah ditangani sebelumnya • Tim kurang inovatif • Random paradigm: • -Tim agak longgar dan tergantung pd inisiatif individu anggota tim • - mengikuti perkembangn inovasi /teknologi • Open paradigm: • - heavy communication (dss) + control structure like CC • - sesuai utk pemecahan masalah yg kompleks tetapi tidak bekerja seefisien tim yg lain • Synchronous paradigm: • - lebih fleksibel dalam Tim • - manajemen job desk sesuai dgn kompleksitas masalah • - komunikasi efektif antar tim

Chief programmer team (by Harlan Mills described in Baker’s [BAK72]) : (1)a senior engineer (pemrogram utama) - merencanakan, mengkoordinasi, mengkaji semua aktivitas teknik tim (2) technical staff (2-5) - analisis dan mengembangkan aktivitas (3) a backup engineer - mendukung senior engineer dlm aktivitsny - menggantikan utk masalah yg berkaitan dgn proyek (4) support staff - spesialis (pakar telekomunikasi, perancang Database, Jaringan) - staff pembantu (e.g. technical writers) (5) software librarian (1). - controll : dokumentasi, daftar sumber data, media magnetik - collect dan format data produktivitas PL, katalog dan indeks modul PL yg reuseable -support TIM utk penelitian, evaluasi dan penyiapan dokumen.

People – Coordination dan Communication Issues • Beberapakegagalandisebabkandari project software. Disiniterdapatbeberapa yang berhubungandengankomunikasidankoordinasidari project : • Skala yang lebihluasdari development efforts  kompleksitas, konfusion, dankesulitan yang signifikanpadakoordinasi team • Ketidakpastianpadaperubahan requirement dan status team • Interoperability  interoperations diantara systems • Mekanismekomunikasi formal dan informalyang baikdanefektif : • Pendekatan formal impersonal • documents, deliverables, memos, project milestones, • schedules, project control tools, perubahanpermintaan , dan • related documents, error tracking reports dan data. • Formal, interpersonal procedures • aktivitasjaminankualitas (code dan design inspection, review meeting) • Informal, interpersonal procedures • informal group meeting (seperti meeting dengan customers dan users) • Electronic communication (email, web sites, video-based conference) • Interpersonal network • (komunikasi dgn orang-orang diluar project yg memiliki pengetahuan dan pengalaman yg mendukung anggota TIM)

Problem - Software Scope • Project manager dari software harusterhubungdenganmasalahawalpada project software engineering • Software scope: • (a) Context: • Bagaimana software dibuatsecaralengkapkedalamsistem yang luas, product ataubisnis? • Apa yang menjadi constraint dalamhasilkonteks? • (b) Information objectives: • Apakah customer sesuaidengan data objects yang dihasilkansebagai output dari software? • Apakah data object dibutuhkanuntuk input? • ( c) Function and performance: • Apakahfungsiakanmenunjukkan software untukmentransform input data menjadi output? • Apakahadabeberapakarakteristik special performance yang akandigunakan?

Problem Decomposition • Problem decomposition --> problem partitioning. • Problem decomposition --> dua area: • functionality dari delivery software system • process yang akan digunakan untuk mengantarkan system • Functional decomposition: • mengidentifikasi dan mendefinisikan cakupan fungsi dari sistem • mengaplikasikan metode dekomposisi pada masing-masing feature • Sebagai contoh pada function feature untuk word processing system : • spell checking • sentence grammar checking • reference checking untuk large documents • section dan chapter reference validation untuk large documents.

Process - Melding Problem dan Process • Masing-masing fungsi akan menjadi engneered dari team software melalui • aktivitas framework : • Komunikasi customer – tugas untuk membangun komunikasi yang efektif diantara customer • Planning – tugas untuk mendefinisikan resource, timelines dsb • Analisis resiko – tugas untuk menerima resiko teknik dan management • Engineering – tugas untuk membangun sistem aplikasi • Construction dan release - installation, release control, dan customer support. • Customer evaluation – tugas untuk mendapatkan feedback dari customer dan hasil evaluasi • Process decomposition: • Partition the software process based on the tasks and activities • memilih model software process untuk project • mendefinisikan preliminary project plan berdasarkan aktivitas proses framework • common process framework (CPF)

Process - Process Decomposition • Project yang kecil memerlukan beberapa tugas : • mendevelop list dari masalah yang telah diklarifikasi • bertemu dengan customer untuk mengklarifikasikan masalah • menggabungkan cakupan dari beberapa statement • mereview state dari scope • memodifikasikan cakupan statement yang diperlukan • Project yang komplit memerlukan beberapa tugas : • Mereview permintaan customer • Merencanakan dan menjadwalkan secara formal, fasilitas pertemuan dengan customer • Mengharapkan penelitian untuk mendefinisikan solusi dan pendekatan yang ada • Menyiapkan “dokumen pekerjaan” dan agenda untuk pertemuan formal • Mengharapkan terjadinya pertemuan • Mengembangkan mini-spec untuk perbaikan, konsistensi, dan kelemahan pada ambiguitas • Memodifikasi cakupan dokumen yang diperlukan

Project Management