Réseau de simplification Première rencontre 12 novembre 2002

Réseau de simplificationPremière rencontre12 novembre 2002

Première rencontre du Réseau de simplification Ordre du jour • Présentation des personnes présentes : • Nom, m/o, titre, responsabilités • Objectifs de la rencontre • Présentation du projet de simplification • Présentation du rapport de recommandations du Groupe Rédiger • Présentation du rapport de l’Office québécois de la langue française • Fonctionnement du Réseau de simplification • Divers et discussion automne 2002

Première rencontre du Réseau de simplification Objectifs de la rencontre • Présenter le projet de simplification de la communication gouvernementale dans son ensemble • Présenter le premier rapport de recommandations du Groupe Rédiger et le rapport de l’OQLF sur la terminologie commune des formulaires • Susciter la participation et les commentaires • Lancer le Réseau de simplification automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Nature du projet • Étudier l’efficacité communicationnelle de documents écrits plus particulièrement : • la lisibilité • l’intelligibilité • la vulgarisation • Tirer des principes généraux de cette étude qui pourront s’appliquer à l’ensemble des objets de communication. automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Visée du projet • Produire un guide de simplification de la communication gouvernementale à l’usage des ministères et organismes • Proposer aux m/o une méthode d’analyse permettant d’évaluer l’efficacité communicationnelle des documents écrits automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Cadre du projet • Décision du Conseil des ministres du 14 février 2001 demandant explicitement aux m/o de simplifier la langue de la communication avec les citoyens. • Plan d’action gouvernemental d’amélioration des services aux citoyens 2002-2003 prévoit la production d’un guide à cet effet par le MRCI. automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Contexte du projet • Mise en place de la prestation électronique de services aux citoyens. • Nouvelle loi de l’Administration publique notamment les éléments : • de services aux citoyens , • du Plan gouvernemental d’amélioration des services aux citoyens. automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Responsable du projet : le MRCI • De par sa loi constitutive, un des mandats du Ministère est de « faciliter les relations entre l’État et les citoyens ». • La décision du 24 janvier 1996 du Conseil des ministres donne au MRCI le mandat de mettre en place des outils communs à l’usage des m/o. automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Collaboration au projet demandée aux m/o : • Participer aux rencontres et aux discussions • Répondre à des questionnaires détaillés au besoin • Fournir les documents servant à : • recueillir la documentation sur le sujet • alimenter l’analyse • aider à la rédaction du guide général • Apporter un soutien ponctuel au besoin • Commenter les propositions du rapport automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Communications faites aux m/o : • Lettre de la sous-ministre en titre du MRCI acheminée aux sous-ministres et chefs d’organismes • Courriel du Directeur des inforoutes et de l’information documentaire expédiée aux responsables des communications et des ressources matérielles des m/o • Présentation du projet aux webmestres automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Communications : • Présentation du projet à la responsable du Réseau de simplification des grands organismes (Centre d ’expertise des grands organismes) • Lettre de la sous-ministre adjointe à M. Marc Lacroix, responsable du Centre d’expertise des grands organismes, pour demander une participation explicite automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Communications : • Rencontres avec plusieurs m/o pour leur présenter le projet • Présentation au Réseau de simplification du projet et du rapport de recommandations • Présentation du projet et du rapport de recommandations à la Journée des communications le 19 novembre 2002 automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Communications : • Présentation à divers m/o le 27 novembre du projet et du rapport de recommandations dans le cadre d’une réunion sur l’allégement des formalités administratives aux entreprises • Présentation les 28 novembre et 5 décembre du projet et du rapport de recommandations au Réseau des webmestres automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Étapes du projet • Le projet s’étend de septembre 2001 à l’automne 2004 • Nombreuses livraisons utilisables par les m/o tout au cours du projet et non seulement à la fin • Planification et organisation du projet : automne 2001 automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Étapes du projet • 1re étape : janvier - septembre 2002 • Étude des formulaires • Étude des fiches d’information du Répertoire des programmes et services • 2e étape : novembre - décembre 2002 • Validation du 1er rapport de recommandations du Groupe Rédiger automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Étapes du projet • 3e étape : septembre 2002 - janvier 2003 • Rédaction de la première version du Guide de simplification de la communication gouvernementale • 4e étape : septembre 2002 - avril 2003 • Études des lettres administratives automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Étapes du projet • 5e étape : hiver 2003 • Validation du guide par les m/o • 6e étape : janvier - juin 2003 • Production du matériel pédagogique • 7e étape : avril - juin 2003 • Correction du guide et ajout de la partie des lettres administratives automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Étapes du projet • 8e étape : avril - mai 2003 • Évaluation du cours et du matériel pédagogique au ministère du Revenu • 9e étape : juin - août 2003 • Publication de la 1re version du guide et du matériel pédagogique automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Étapes du projet • 10e étape : automne 2003 • Cours aux formateurs des m/o • 11e étape : septembre - décembre 2003 • Étude des sites web, des courriels et des dépliants • 12e étape : janvier 2004 • Mise à jour du guide et du matériel pédagogique automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Étapes du projet • 13e étape : février - avril 2004 • Validation finale du guide • 14e étape : printemps - été 2004 • Nouvelle édition du guide et du matériel pédagogique • Par la suite : mises à jour constantes du guide automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Pourquoi commencer par les formulaires ? • Mise en place des services électroniques • Forme obligée de communication avec l’État • pour obtenir un service • pour répondre à des obligations • Souvent perçus comme fastidieux et rebutants : • La langue et la terminologie utilisées font souvent problème. • Les aspects graphique et ergonomique sont peu développés en fonction du citoyen. automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Pourquoi les fiches d’information du Répertoire ? • Outil de base servant aux citoyens pour se retrouver à partir du Portail www.gouv.qc.ca, • Outil de base pour les grappes d’information et de services • Outil de base pour le renseignement à C-Q et dans plusieurs m/o automne 2002

Simplification de la communication gouvernementale Questions et commentaires ? real.dumoulin@mrci.gouv.qc.ca        automne 2002

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