ORBIT på DTU

1. Temamøde om Institutional Repositories, 27.1.2005 ORBIT på DTU Forskningsdatabase med integreret forskningsarkiv Danmarks Tekniske Universitet DTV Center for Mogens Sandfær ms@dtv.dk Videnteknologi Birthe Krogh bk@dtv.dk

2. Oversigt • Baggrund og motivation • Teknisk løsning • Organisatorisk løsning • Workflows i praksis • Katalogisering og arkivering (demo) • Søgesystem (demo) • Spørgsmål (også gerne undervejs)

3. Baggrund og motivation 1 • 1996 DARWIN, DTUs første forsknings-database • løb ud i sandet grundet uklar organisation, manglende teknisk og administrativ support samt manglende videreudvikling • på den tid meget kontroversielt at registrere forskningsoutput centralt og systematisk • 2003 DTUs ledelse beslutter at indføre nyt system med udgangspunkt i det nationale

4. Baggrund 2 • Bred undersøg-else af behov – centralt og lokalt i løbet af 2003 • Endelig beslutning i DTUs ledelse i december 2003

5. DTUs Lederkreds, konklusioner december 2003: DTU's behov er undersøgt • Registrering 1 og kun 1 gang • Så enkelt og effektivt som muligt • For at dække behov på alle planer • Den enkelte forsker • Instituttet, centret, gruppen • Universitetet

6. DTUs Lederkreds, konklusioner december 2003: DTU har brug for • Synlighed – kompetenceformidling • For den enkelte, for instituttet og for DTU • Søgesystem for DTU personer/ekspertise, publikationer, projekter, etc. • Udtræk til årsrapporter på alle niveauer • Udtræk til institutters web og databaser • Udtræk til CVer, Reference Managers etc. • Udtræk til og eksponering i det nationale system

7. DTUs Lederkreds, konklusioner december 2003: DTU har brug for • Pålidelige data, ensartede, fuld-stændige og kvalitetssikrede - til • Udarbejdelse af forskningsregnskaber • Overvågning af DTU's internationale position • Vurdering af forskningsmæssigt output • På flere niveauer • Med klare kriterier, metoder og data

8. DTUs Lederkreds, konklusioner december 2003: DTU har brug for • Sikkerhed – over lang tid • For metadata, der skal • bevares med klar syntaks og semantik • kunne genbruges i nye systemer • For e-publikationer, der skal • bevares på bit-niveau • migreres funktionelt så de kan læses • Lige som datasæt, simuleringer, programmer

9. Teknisk løsning • Udgangspunkt • At anvende DDF data-model og XML format • At videreudvikle DDF katalogiseringssystem • At udvikle en ny bruger-grænseflade til søgning • At integrere DSpace som fuldtekstarkiv og bevaringsagent • At integrere DTUs personaledatabase • At integrere DTUs single-sign-on system • At samarbejde med institutsystemer

10. Search Search Teknisk løsning External bibl. data source Input External user data source DTU ORBIT ISI or similar DTU Person Database Cataloging system Input MySQL SOAP synch Import convert Download SOAP WebService XML Zebra DB SOAP WebService SOAP synch DSpace Search & retrieve External long Term repository

11. Teknisk løsning - DSpace • Tilpasning til danske behov omfatter 3 tiltag, aftalt med MIT i marts 2004 • DSpace understøttelse af CAS single-sign-on (RUC+DTU+Nordija) • Automatisk opdatering af DSpace Epersons fra universiteternes eksisterende brugerdatabaser (RUC+DTU+Nordija) • Online flyt af objekter (metadata+fuldtekst) fra DDF til DSpace via XML Web Service (MIT+DTU) • De to danske tilpasninger vil indgå i kommen-de DSpace release – kan også fås fra DTU

12. DDF - Danish research database system DSpace - Institutional repository system Input and upload Input and upload Yale CAS Authentication Yale CAS Authentication Input draft metadata Input draft metadata Upload full document files Upload full document files Validate and correct metadata Validate and correct metadata Convert to DC Push metadata + full doc to DSpace Create DSpace item using DDF metadata + full doc SOAP Update DDF meta with DSpace URLs Push new DSpace URLs to DDF SOAP Index and insert in retrieval system Index and insert in retrieval system Search and retrieve Search and retrieve

13. Organisatorisk løsning • Overordnet forankret i forskningsdekanens regi med en lille styregruppe med bl.a. DTVs direktør • En referencegruppe med repræsentanter for forskellige typer af DTU institutter (en delvis succes) • Gruppe af institut TAP’er med praktisk ansvar for instituttets inddatering • Den udførende projektgruppe med aktører fra DTVs centre CVT og DARC samt DTUs forskningsadministration samt ITservice

14. Organisatorisk løsning

15. Workflows i praksis • Vi vidste på forhånd at • Nogle VIP’er selv ville inddatere • Nogle ville have TAP’er til at gøre det • Administrationen altid ville læse global korrektur (ved hjælp af DARC) • Antallet af ønskede variationer kom dog som en overraskelse

16. Institute Owner VIP VIP Global proof VIP DARC VIP VIP VIP VIP

17. Institute Global proof TAP DARC TAP

18. Institute Global proof DARC

19. Institute Owner VIP VIP Local proof Global proof VIP DARC VIP TAP VIP VIP VIP

20. Institute Owner VIP VIP Local proof Global proof Drafter VIP DARC TAP VIP TAP VIP VIP VIP

21. Institute Owner VIP VIP Local proof Global proof Drafter VIP DARC TAP VIP TAP VIP VIP VIP

22. Demonstrationer • Katalogisering med arkivering • Demo • Søgesystem – prototype • Mockup • Prototype