Dec 2010

1. Directives du FIDA pour la passation des marchés (tellesquemodifiées par le CA en décembre2004) Dec 2010

2. Généralités

3. Objet des directives • Informer les entités qui exécutent des projets financés par le FIDA sur les politiques et procédures régissant la passation des marchés de fournitures, travaux et services consultatifs • L’accord de financement et/ ou la L.E. régissent les rapports juridiques entre l’emprunteur et le FIDA • Les droits et obligations de l’emprunteur et de ses prestataires sont régis par le dossier d’appel d’offres et les marchés signés et non par l’accord de financement ou les Directives 3

4. Teneur des directives du FIDA pour la passation des marchés PARTIES: Principes de passation des marchésapplicables Partie A Marchés de fournitures et de travaux (y compris les services connexes): Partie B • Méthodes de passation des marchés • Procéduresd’appel à la concurrence Partie C Sélection des prestataires de services consultatifs • Méthodes, politiques et procédures de sélection des consultants ANNEXES: • Examen par le FIDA de la passation des marchés de fournitures, de travaux et de services • Organisation de la passation des marchésdans le cadre des projets à participation communautairefinancés par le FIDA • Préférencenationale pour les fournitures en casd’ACI 4

5. Responsabilitésdécoulant de l’accordportantcréation du FIDA L’emprunteurestresponsable de l’exécution du projet; Le FIDA doits’assurer: que les ressources provenant de tout financement sont utilisées exclusivement aux fins auxquelles ledit financement a été accordé, compte dûment tenu de considérations d’économie, d’efficacité et de justice sociale Art 7.1c) que la préférence appropriée est donnée aux experts, techniciens et fournitures de pays en développement Art 7.2j) 5

6. Considérationsgénérales • Économie et efficience • Égalité de traitemententre tous les soumissionnaires admissibles • Équité, intégrité, transparence et bonne gouvernance • Renforcement des capacités nationaleset préférence appropriée aux experts, techniciens et fournitures des pays en développement • Appel à la concurrence selon les méthodes de passation des marchés prescrites dans les Directives et spécifiées dans le plan de passation des marchés approuvé du projet 6

7. Considérationsspécifiques au projet La passation des marchés de fournitures, de travaux et de services consultatifsdoitêtre: • Conforme à l’accord de financement (AF) • Réalisée pendant la période d’exécution du projet • Dans les limites des allocations budgétaires prévues à l’A F • Cohérente avec le PTBA et le plan de passation des marchés approuvés du projet • Propre à l’obtention du meilleur rapport qualité-prix 7

8. Applicabilité des Directives • Applicables à tous les marchés de fournitures, de travaux et de services financés en toutou en partie par le FIDA • Pour la passation des marchés non financés par le FIDA: • Qualité et compatibilitéavec le reste du projet • exécution dans les délais • Prix établis à un niveau économique sans incidence négative sur la viabilité financière du projet 8

9. Règlesd’admissibilité Modification à compter de septembre 2010: les fournitures, travaux et services fournis par des entreprisesou des personnesne sont plus assujettis à l’obligation de provenir de pays membres du FIDA La présélectionou la sélection a posteriori ne peutêtrerefuséeque pour des raisons de compétences et deressources 9

10. Règlesd’admissibilité– Exceptions • Boycott primaire • Résolution du counseil de sécurité de l’ONU • Conflit of d’intérêt • Les enterprises appartenant à l’Étatdoivent prouver qu’elles sont: • Juridiquement et financièrement autonomes • Soumises au droit commercial • Des agents indépendants de l’emprunteur • Déclaration d’inadmissibilité pour raison de fraude et de corruption 10

11. Avances et financementrétroactif • Quand l’emprunteur souhaite commencer à passer des marchés avant la signature du prêt • La passation des marchés suit les directives du FIDA(examens par le FIDA) • Remboursement seulement à lasignature de l’accord de financement(limites fixées dans l’accord) 11

12. Co-entreprises Encouragées Le FIDA n’accepte pas que les co-entreprisessoientobligatoires 12

13. Co-entreprises • Dans le souci d’assurerque la passation des marchéssoitconforme aux Directives, le FIDA examine: • Les procédures de passation des marchés • Le dossier d’appeld’offres • La composition de la commission d’évaluation des soumissions • L’évaluation des soumissions • Les recommendations relatives à l’attribution • Les marchés Les procéduressontexposées de façondétaillée à l’annexe I 13

14. Passationirrégulière des marchés • Le FIDA ne finance pas les dépenses relatives à des marchés passés non conformément aux dispositions de l’accord de financement et du plan de passation des marchés • La part du financement destinée à ces marchés est annulée • La passation peut aussi être déclarée irrégulière après l’avis de non objection du FIDA 14

15. Fraude et corruption • Le FIDA a pour politique de veiller à l’observation des principes éthiques les plus élevés • Acte de corruption = le fait d’offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter, directement ou indirectement, des dons, promesses ou faveurs dans le but d’influencer indûment les décisions d’une autre partie • Pratique frauduleuse = tout acte ou omission, y compris une présentation mensongère, destiné à tromper ou tenter de tromper, sciemment ou non, une autre partie dans le but d’obtenir un avantage financier ou autre ou de se soustraire à une obligation • Acte de collusion = arrangement entre deux ou plusieurs entités dans le but d’atteindre une finalité indue, et notamment d’influencer indûment les décisions d’une autre partie • Acte de coercition = le fait de léser ou de menacer de léser, directement ou indirectement, toute partie ou ses biens ou des personnes étroitement liées à une partie, dans le but d’influencer indûment les décisions de cette dernière • En cas de fraude ou de corruption, le FIDA: • Rejette les recommandations d’attribution • Annule la part correspondante du prêt si l’emprunetur ne prend aucune mesure • Sanctionne les entreprises ou les personnes en cause et les déclare non admissibles pour une durée déterminée ou indéfinie • Le FIDA a le droit de demander que le dossier d’appel d’offres/ a DP comporte une disposition lui permettant d’inspecter et d’auditer les comptes relatifs au marché 15

16. Passation des marchés de fournitures et de travaux 16

17. Partie B – Passation des marchés de fournitures et de travaux • Le choix de la méthode appropriée de passation des marchés est essentiel pour répondre aux besoins du projet • L’ACI satisfait à tous les principes de la passation des marchés et doit être retenu, le cas échéant, avec la possibilité d’une préférence nationale appropriée en ce qui concerne les fournitures et, dans des conditions prescrites, les travaux • Lorsque, à l’évidence, l’ACI n’est pas la la méthode la plus économique et la plus efficiente, par exemple: • Si les chantiers du projet sont localisés dans des zones éloignées et dispersées • Si le projet est exécuté avec la participation de la communauté • Si la valeur du marché est trop faible pour intéresser les soumissionaires étrangers • L’emprunteur peut choisir d’autres méthodes 17

18. Partie B – Passation des marchés de fournitures et de travaux Adaptée à des exigences de haute valeur La communauté internationale des corps de métier est intéressée à y participer Donne à tous les soumissionnaires admissibles le temps et l’égale opportunité de concourir 18

19. Autresméthodes de passation des marchés • Doivent satisfaire à l’exigence d’économie et d’efficience • Permettre la concurrencedans la mesure du possible • Offrir le meilleur rapport qualité-prix(prix raisonnables?) • Assurer la transparencedans la mesure du possible 19

20. ARCI – Appelrestreint à la concurrence internationale Convient lorsque : • Les montantssontfaibles, ou • Les fournisseurssontpeunombreux, ou • D’autres raisons exceptionnellesjustifientunedérogation à la pleineprocédure de l’ACI Procédure : • Pas de publicité • Invitation à soumissionneradressée à tous les fournisseursquandleurnombreestlimité • Sinonprocédureidentique à celle de l’ACI • Pas de préférencenationale • Publication de l’attribution du marché 20

21. ACN – Appel à la concurrence nationale • Régi par la loi et la réglementationnationales; estappropriéequand: • Les soumissionnairesétrangers ne sont pas interessés • Les montantssontfaibles et les prix locauxsontinférieurs à ceux du marché international • Nature des fournituresou des travaux– dispersion dansl’espace et/ou le temps • Travauxà base de main-d’oeuvre • Publicitélimitée à la pressenationale, au journal officiel et à un site web à accèslibre • Dossier d’appeld’offresdans la langue du pays • Les procéduresnationalesdoivent assurer uneconcurrence adéquate, l’égalaccès, l’évaluation objective, la transparence et offrir aux soumissionnaires la possibilité de contester • Paiement en monnaie locale 21

22. Consultation de fournisseurs au niveau national ou international • Convientlorsque: • Les fournituresou les travauxontunefaiblevaleur • Il s’agit de fournituresdisponibles en stock ou de travaux simples • Il s’agit de produits courants • Pas de dossier formeld’appeld’offres • Les demandes de tarifsdoiventdonner la description et mentionner la quantité des fournitures, ainsique les délais et le lieu de livraison • Communication écrite des tarifs • Télex, télécopieoucourriel acceptable • Au moinstroissoumissions(pour garantir des prix concurrentiels) • Consultation au niveau international • Adresser la demande de tarif à au moinstroisfournisseurs de deux pays • Consultation au niveau national • Fournituresdisponiblesauprès de plusieurs fabricants • Pas d’ouverturepublique des plis • Contrat succinct ouordred’achat 22

23. Marchés de gré à gré (Choix d’un fournisseur unique ouexclusif) • Accepté par le FIDA pour: • La reconduction d’un marché existant ayant habituellement été attribué sur appel à la concurrence • Justification: • Normalisation • Fournisseur exclusif • Procédé de fabrication nécessitant l’achat à un fournisseur donné d’intrants essentiels à la garantie de bonne fin • Circonstances exceptionnelles, par exemple à la suite d’une catastrophe naturelle 23

24. Achatsur les marchés de produitsprimaires • Les prix des produits primaires fluctuenten fonction de l’offre et de la demande, et sont fixés sur des marchés établis à tout moment • Achat à de multiples fournisseurs et étalement des livraisons dans le temps afin d’assurer la sécurité des approvisionnements/de mainternir des stocks adéquats et de profiter des conditions du marché lorsqu’elles sont favorables • Conditions contractuelles et formulaires en usage sur ces marchés • Liste de soumissionnaires présélectionnés invités à soumissionner • Prix liés aux cours du marché au moment de l’expédition ou avant • Validité des offres aussi courte que possible • Les offres peuvent être communiquées par télex ou par télécopie (si aucun cautionnemnent de soumission n’est requis ou si un cautionnement permanent est prescrit); paiement dans une monnaie unique (specifiée dans le dossier d’appel d’offres) 24

25. Travaux en régie : (Personnel et équipmentspropres de l’emprunteur) Convient pour les travaux, quand: • Les quantités ne peuvent pas être définies à l’avance • Les travaux sont de faible importance ou dispersés, ou doivent être exécutés dans des lieux isolés si bien qu’il est peu probable que des soumissionnaires qualifiés fassent des offres raisonnables • Les travaux doivent être exécutés sans perturber les activités en cours • L’emprunteur est mieux placé qu’un entrepreneur pour assumer le risque d’interruption inévitable des travaux • Une situation d’urgence nécessite une intervention rapide 25

26. Passation de marchésauprèsd’institutions des Nations Unies • La passation de marché auprès d’institutions spécialisées des Nations Unies, agissant en tant que fournisseurs et conformément à leurs propres procédures, peut être la manière la plus économique et la plus efficace d’acheter des fournitures courantes en quantités relativement limitées • Le recours à ces institutions en tant que fournisseurs doit être spécifié dans l’accord de financement 26

27. Agents d’achat et spécialistes de la passation des marchés • Lorsque l’emprunteur n’a pas l’expérience nécessairepour passer des marchés au niveau international • L’agent suit les procédures de passation des marchés spécifiées dans l’accord de financement • Des spécialistes de la passation des marchés peuvent aussi être engagés, contre rémunération, pour les travaux 27

28. Agents d’inspection • Pour l’inspection et la certification des importations (qualité, quantité et vérification du prix) avant l’expédition • Protège l’intérêt de l’emprunteur concernant les importations acquises par ACI • Les frais sont normalement réglés sur la base d’honoraires calculés en % de la valeurdes biens importés (les frais d’inspection ne sont pas pris en considération dans l’évaluation des soumissions) 28

29. Passation des marchés en cas de prêt à des intermédiaires financiers • Lorsque les fonds du prêt sontutilisés par une institution intermédiaire qui les rétrocède aux bénéficiaires (agriculteurs individuels, groupements/ associations d’agriculteurs, micro-entreprises du secteur privé, etc…), la méthode de passation des marchés peut être: • Les pratiques du commerce ou du secteur privé en usage localement • L’ACI pour les biens importants ou l’achat en grande quantité de biens d’usage courant 29

30. Passation des marché avec la participation de la communauté • La participation de la communautéà la passation des marchés (pour atteindre des objectifs sociaux spécifiques ou ou pour pérenniser le projet) peut être souhaible pour certaines composantes du projet, en ce cas : • La demande de participation est limitée à la communauté locale, aux groupes communautaires OU aux institutions locales, OSC et ONG • Utilisation accrue des savoir faire et des matériels locaux • Emploi de technologies à base de main-d’oeuvre et autres • Simplification des procédures, spécifications techniques et clauses contractuelles (compte tenu de considérations d’économie, d’efficience et d’équité sociale). Ces points sont pris en considération lors de la préévaluation et reflétés dans l’AF et le plan de passation des marchés 30

31. Procéduresd’appel à la concurrence • Notification en temps utile • Publication après examen du FIDA sur UNDB ou dgMarket. Donne des infos sur le prêt, l’emprunteur, l’objet de l’ACI et les dates prévues de publication du dossier d’appel d’offres/de présélection • L’emprunteur prend note de l’intérêt des soumissionnaires • Avis particulier de passation des marchés • Un journal à diffusion nationale et journal officiel (le cas échéant) ainsi que la presse régionale et internationale • UNDB et/ou dgMarket • Envoyé également aux soumissionaires qui ont répondu à l’AGAO • Les emprunteurs sont encouragés à l’envoyer aussi aux embassades, attachés commerciaux, bulletins électroniques et site web du projet 31

32. Dossier d’appeld’offres Le dossier d’appeld’offresdonnetoutes les informationsnécessaires à l’entreprise candidate. Il comprendgénéralement: • Appel d’offres • Instructions aux soumissionnaires • Formulaire d’offre • Formulaire de marché • Clauses du marché (générales/spéciales) • Spécifications et dessins • Données techniques pertinentes • Liste des biens/ devis quantitatif • Délai de livraison/ calendrier d’exécution • Annexes (formulaires de garantie) 32

33. Spécifications et normes • Visent à encourager la concurrence et définissent avec précision les travaux à exécuter ou les biens à fournir. • Les normes et spécifications techniques mentionnées dans le dossier d’appel d’offres doivent promouvoir la plus large concurrence possible. • Dans l’indication des spécifications, la référence à des noms de marque, numéros de catalogue ou autres classifications analogues doit être évitée . S’il est nécessaire de mentionner un nom de marque pour compléter une spécification qui manquerait de précision, la mention “ou l’équivalent” doit être ajoutée. • Dans la mesure du possible, l’emprunteur indique normes admises au niveau international telles que celles qui sont publiées par l’Organisation internationale de normalisation. 33

34. Ouverture des plis • Même chose quedélai de présentation des soumissions ou très peu de temps après • Ouverture publique • Date et heure spécifiées dans l’avis d’appel d’offres • Les plis non ouverts en séance publique sont rejetés 34

35. Prorogation de la validité des offres • Demande écrite, justifiée par des circonstances exceptionnelles • Le FIDA doit être notifié • Limitée au délai nécessaire pour achever l’évaluation des offres et attribuer le marché 35

36. Préselection et vérification a posteriori Présélection • Pour les travauximportantsou complexes, les matérielsfabriquéssurcommande, les équipementsindustriels, les marchésclés en main ou, de façongénérale, pour les marchés complexes • Critères: • Expérience de marchés analogues et référencescorrespondantes • Capacitéd’exécution • Situation financière • Tous les participants doiventêtreinformés du résultat de la présélection • Seuls les soumissionnairesprésélectionnéssontinvités à participer à l’appeld’offres Vérification a posteriori • Pour déterminersi le soumissionnaire dont l’offre a été évaluée la moins-disante a la capacité nécessaire pour exécuter le marché de la manière indiquée dans l’offre 36

37. Examen et évaluation des offres • L’emprunteur doit s’assurer que les offres: • Remplissent les conditions d’admissibilité • Sont dûment signées • Sont accompagnées des garanties demandées • Sont pour l’essentiel conformes à l’AGAO publié à la suite de l’examen du FIDA sur les sites UNDB ou dgMarket. Contiennent des infos sur le prêt, l’emprunteur, l’objet de l’ACI et les dates prévues de publication du dossier d’appel d’offres /de présélection • Les offres non conformes pour l’essentiel sont rejetées 37

38. Caractèreconfidentiel • L’évaluation doit avoir un caractère confidentiel • Aucune information, explication ou recommandation relative à l’évaluation ne doit être communiquée aux soumissionnaires ou à toute autre personne sans compétence officielle jusqu’à la publication de l’attribution du marché 38

39. Préférencenationale • L’emprunteur peut – avec l’accord du FIDA – accorder une marge de préférence de 15% en ce qui concerne l’évaluation des soumissions nationales sur ACI, aux offres proposant des biens incorporant plus 30% de travail, matières premières et éléments ajoutés dans le pays emprunteurs • Les entrepreneurs admissibles peuvent, avec l’accord du FIDA, accorder une marge de préférence de 7.5%aux entrepreneurs nationaux dans le cas des marchés de travaux passés sur ACI 39

40. Rejet de toutes les offres Justifié en cas: • d’absence de concurrence • d’absence d’offres conformes • de prix nettement plus élevés que prévu En pareilcas, l’emprunteurdoit revoir le dossier d’appeld’offresavant de lancer un nouvelappeld’offres 40

41. Monnaie(s) de l’offre et monnaie(s) de règlement • Le dossier d’appel d’offre doit indiquer: • La (les) monnaie(s) dans lesquelles peuvent être libellés les prix de l’offre • Procédure de conversion en une monnaie unique aux fins d’évaluation des offres • Monnaie(s) admise(s) pour le règlement du prix du marché • Les conditions de paiement doivent être conformes • Aux pratiques du commerce • Aux dispositions relatives au décaissement mentionnées dans l’AP • Les modalités de règlement sont les suivantes • Remboursement à l’emprunteur • Paiement direct aux fournisseurs/ entrepreneurs (à la demande de l’emprunteur) • Engagement spécial par L/C • À la charge de l’emprunteur par débit du compte spécial 41

42. Révision des prix Le dossier d’appeld’offresdoitindiquer: • Si le prix des offresdoitêtreferme • Si la révision des prix s’applique en cas de variations des principauxéléments du prix du marché, à savoir • La main-d’oeuvre • Le matériel • Les matériaux • Les combustibles • La révision des prix s’appliquegénéralement aux marchésdanslesquels la livraison des fournituresoul’exécution des travauxs’étendsuruneduréesupérieure à 18 mois 42

43. Validité des offres et cautionnement de soumission • Les soumissionnaires doivent présenter des offfres valables pendant une durée spécifiée dans le dossier d’appel d’offres, afin de permettre à l’emprunteur de comparer et d’évaluer toutes les offres reçues. • L’emprunteur peut demander la constitution d’un cautionnement de soumission pour se protéger des offres inconsidérées. • Le montant du cautionnement de soumission ne doit pas être trop élevéau risque de décourager les soumissions. • Le cautionnement de soumission reste valable pendant 4 semaines après l’expiration du délai de validité 43

44. Cautionnement de bonne fin et retenue de garantie • Pour les marchés de travaux • Cautionnement de bonne fin(cautionnement ou garantie bancaire): protège l’emprunteur en cas de manquement aux obligations contractuelles • Doit avoir une durée suffisantepour couvrir: • Le délai de garantie technique • La période d’entretien jusqu’à la réception définitive • Un % spécifique de chaque acompte périodique peut aussi être prévu comme retenue de garantie 44

45. Assurance • Contractée auprès d’une entreprise admissible • Le dossier d’appel d’offres doit tenir compte des règles nationalesconcernant les types et les conditions des polices d’assurance à souscrire 45

46. Pénalités et primes • Des dispositions concernant les pénalités à appliquer en cas de retard dans la livraison des fournitures ou l’achèvement des travaux doivent être prévues dans les clauses contractuelles • Une primepeut être prévue dans certaines conditions 46

47. Force Majeure L’inexécution des obligations contractuellesn’est pas considéréecommeunefautesiellerésulte d’un événementimprévisible (force majeure) 47

48. Langue du dossier d’appeld’offres • Choix de la langue du dossier d’appel d’offres et de présélection : • Arabe • Anglais • Français • Espagnol • Les marchés passés avec des soumissionnaires locaux peuvent être rédigés dans la langue nationale 48

49. Droit applicable et règlement des litiges • Spécifiés dans le marché • Le FIDAou l’institution coopérante ne doit pas être désigné comme arbitre ni invité à désigner des arbitres 49

50. Passation des marchés de services consultatifs 50