Recepção, registo e circuito da correspondência

1. Recepção, registo e circuito da correspondência Trabalho realizado por: Mafalda Neves nº 11 Susana Carneiro nº 18

2. Circuito da Correspondência Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

3. A correspondência é tratada de várias formas, tendo em conta: • a sua natureza; • origem; • conteúdo; • e o seu destino. Difere de empresa para empreso consoante: • as suas dimensões; • e a sua estrutura organizativa.

4. Tem várias fases e são elas: • abertura; • o registo das entradas; • a distribuição; • a resposta ou arquivo; • a assinatura; • o registo de saída; • e a expedição e arquivo

5. Abertura No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo. Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior.

6. Registo das Entradas Nas grandes empresas, esta fase da correspondência concentra-se num só departamento. Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respectivo destino. Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respectivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada. Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.

7. Distribuição A distribuição da correspondência pode ser feita de diversas formas, mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado livro de protocolo.

8. Resposta ou Arquivo Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada. O que significa que: • se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai imediatamente para o arquivo, com a devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do ordenando; • se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.

9. Não esquecer que: toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata; não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes, tornando-os eternamente esquecidos. A execução de uma carta resposta implica disponibilidade de tempo e disponibilidade mental. Portanto, a redacção da carta deve ser executada por uma pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade de comunicação.

10. A resposta pode ser executada de diversas formas: ditado directo, em que o dactilógrafo ou processador de texto executa directamente o texto que lhe é transmitido; ditado indirecto, onde o dactilógrafo ou o processador de texto executa o texto através de uma minuta, um registo que estenografou ou um registo gravado num dictafone.

11. Assinatura Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada.

12. Registo de Saída Como já foi dito relativamente à entrada de correspondência, o registo das saídas também é normalmente feito em livro próprio.Devem ser tiradas cópias aos originais e encaminhadas devidamente.

13. Expedição e Arquivo • Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se: • a carta esta datada e assinada; • contém o material referido em anexo; • o endereço corresponde ao do sobrescrito.

14. E por fim... • toda a correspondência que é expedida da empresa deve possuir em arquivo a respectiva cópia; • quando a correspondência for registada, juntamente com a cópia, deve ser arquivado um exemplar do talão de aceitação; • no caso do registo ser com aviso de recepção, este, após ser devolvido pelo destinatário com a respectiva assinatura, deve também ser arquivado com a cópia da correspondência.

15. Recepção Local de recepcionar e controlar visitantes. Cabe ao recepcionista responder perguntas gerais sobre a empresa ou direccionar as perguntas para outros profissionais qualificados. É o sector do hotel onde se processam os contactos, quer seja com clientes, fornecedores ou até com outras empresas. É a principal dinamizadora do hotel, e o seu funcionamento espelha a imagem deste. Normalmente é da responsabilidade da Recepção a prossecução de reservas, entradas e saídas de clientes, pagamentos, dar informações a clientes, controle do estado dos quartos, receber reclamações, entre muitas outras tarefas que resultam do contacto com os diversos agentes relacionados com o hotel.

16. Registo Um registo é uma forma de fazer persistir determinada informação durante um período de tempo.

17. Mafalda Neves & Susana Carneiro Fim...