Instrucciones para usar la herramienta de Time Tracking Tecnología de Información Agosto 2009

1. Instrucciones para usar la herramienta de Time Tracking Tecnología de Información Agosto 2009 (versión 1.0)

2. Contenido 0. Por qué una herramienta de timetracking 1. Acceso a la herramienta 2. Capturando una Nueva entrada 3. Ventana principal 4. Actualizando una entrada en la lista de horas 4. Lineamientos Generales para TI 5. Reportes generales 6. Reportes a líderes Anexos - Detalles por área

3. 0. Por qué una herramienta de timetracking Para AXA todas las actividades que realiza TI(cada proyecto o mantenimiento, los servicios de Infraestructura, management, entre otros…) deben reportarse periódicamente a la región incluyendo los costos de los recursos internos. Se requiere contar con un mecanismo confiable que permita distribuir los costos de nómina entre las actividades de TI.

4. 1. Acceso a la herramienta Disponible en Sharepoint en la ruta: http://mxwin13004:11300/sites/Intranet/TI/Gestion/Desempe%C3%B1o/default.aspx

5. 2. Capturando una Nueva entrada • Hacer clic en la opción “New” y seleccionar “New Item”

6. 3. Capturar una entrada en la ventana principal • Consultar los detalles por área: • Solution Delivery (proyectos en el portafolio) • Otros Mantenimientos • Fallas • Areas de Staff e infraestructura Seleccionar de la lista los datos de proyecto y actividad (consultar los detalles por cada área) Capturar comentarios de la tarea Capturar hora de inicio y número de horas.

7. 4. Actualizando una entrada en la lista de horas (si es necesario) Seleccionar la opción de “edit” en la actividad a editar Editar los campos a actualizar

8. 4. Lineamientos Generales para TI

9. 5. Reportes generales Muestra las horas registradas durante el día de hoy Muestra las horas registradas en proyectos organizadas semana a semana, por proyecto y por actividad Muestra las horas registradas por proyecto y por actividad Muestra una vista en calendario de todas las horas registradas Se tienen a disposición los siguientes reportes:

10. 6. Reportes a líderes • Con base en los proyectospermite: • Monitorear las horas presupuestadas en el año vs las aplicadas por proyecto • Monitorear quién ha aplicado horas en vista semanal. • Con base en las personaspermite: • Monitorear las horas aplicadas a diferentes proyectos • Monitorear la distribución de horas por semana Se tienen a disposición los siguientes reportes:

11. Anexos Detalles de registro de horas por área de TI

12. Areas de Solution Delivery (proyectos en el portafolio) • Todos los IDs de proyectos del portafolio de la oficina de transformación (IDs de 3 dígitos). Por ejemplo: • 531 : DWH/MIS • 572 : AXA Fácil • 689 : Web Med • 547 : WORKSITE • Etc… • Esta lista incluye tanto la implementación de nuevos sistemas como mantenimientos a los sistemas actuales Regresar a las instrucciones Las posibles entradas para registrar proyectos son:

13. Otros Mantenimientos • Las posibles entradas para registrar dichos mantenimientos que NO sean parte del portafolio son: • 9010 : Plataforma Actual Vida Transformación • 9011 : Plataforma Actual Autos Transformación • 9012 : Plataforma Actual Daños Transformación • 9013 : Plataforma Actual GMM Transformación • 9014 : Plataforma Actual Finanzas Transformación • 9015 : Plataforma Actual Otros Transformación • 9016 : Plataforma Actual Vida Mantenimiento • 9017 : Plataforma Actual Autos Mantenimiento • 9018 : Plataforma Actual Daños Mantenimiento • 9019 : Plataforma Actual GMM Mantenimiento • 9020 : Plataforma Actual Finanzas Mantenimiento • 9021 : Plataforma Actual otros Mantenimiento Regresar a las instrucciones Corresponde a todas las actividades de mantenimiento que no aparezcan en el portafolio de proyectos(IDs de 3 dígitos)

14. Fallas en los sistemas • Las posibles entradas para registrar fallas en aplicaciones son: • 9122 : Fallas Plataforma Actual Vida Transformación • 9123 : Fallas Plataforma Actual Autos Transformación • 9124 : Fallas Plataforma Actual Daños Transformación • 9125 : Fallas Plataforma Actual GMM Transformación • 9126 : Fallas Plataforma Actual Finanzas Transformación • 9127 : Fallas Plataforma Actual Otros Transformación • 9128 : Fallas Plataforma Actual Vida Mantenimiento • 9129 : Fallas Plataforma Actual Autos Mantenimiento • 9130 : Fallas Plataforma Actual Daños Mantenimiento • 9131 : Fallas Plataforma Actual GMM Mantenimiento • 9132 : Fallas Plataforma Actual Finanzas Mantenimiento • 9133 : Fallas Plataforma Actual otros Mantenimiento Regresar a las instrucciones Son las actividades derivadas de mantenimiento de aplicaciones en respuesta a Service Calls o Incidentes:

15. Areas de Staff e infraestructura • Las posibles entradas son: • 001-1 : Administración de la seguridad (SAG) • 001-2 : Administración de presupuesto (Budget) • 002 : Infraestructura BAU y proyectos (ServiceDelivery) • 003 : Oficina de transformación de AXA-WAY • 004 : Arquitectura (no proyectos) • 005: Seguridad de la Información • 006 : Testing Regresar a las instrucciones (*) Nota: El líder de cada área podrá definir los detalles de estas tareas de ser necesario Corresponde a todas las actividades realizadas por el staff y no relacionadas directamente a proyectos(*)

16. Dudas y preguntas Consulta las preguntas frecuentes Formula una pregunta a los administradores • Para dudas y preguntas acerca de los proyectos en los que estás trabajando, contacta a tu líder. • Para dudas y preguntas acerca de la herramienta:

17. Muchas gracias por tu apoyo en este esfuerzo