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成大 mail 服務及個人 信件管理

成大 mail 服務及個人 信件管理. 楊峻榮 yang@mail.ncku.edu.tw 2012/5/29. 大綱. 成大 mail 架構及服務 Webmail 問題及設定 讀信軟體問題及設定 Anti-spam( Cellopoint ) 操作. 本校 mail 服務概況. 個人電子郵件（ mail.ncku.edu.tw ） Webmail/POP/IMAP 郵件空間 ( 將逐年提升 ) 教職員 2GB 學生 1GB 帳號自行填單申請（將導入單一簽入） 離職或畢業後 6 個月刪除，退休者延用

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成大 mail 服務及個人 信件管理

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Presentation Transcript

  1. 成大mail服務及個人信件管理 楊峻榮 yang@mail.ncku.edu.tw 2012/5/29

  2. 大綱 成大mail架構及服務 Webmail問題及設定 讀信軟體問題及設定 Anti-spam(Cellopoint)操作

  3. 本校mail服務概況 • 個人電子郵件（ mail.ncku.edu.tw） • Webmail/POP/IMAP • 郵件空間(將逐年提升) • 教職員2GB • 學生1GB • 帳號自行填單申請（將導入單一簽入） • 離職或畢業後6個月刪除，退休者延用 • 公務電子郵件（ email.ncku.edu.tw） • Webmail/POP/IMAP • 郵件空間(將逐年提升) • 單位及教職員500MB • 帳號到職後依識別證號自動建立 • 離職後2個月刪除 • 計劃兩者給予整合

  4. 本校mail架構及運作方式 其他Mail server

  5. 個人mail管理考量事項 • 以何種方式收送mail • Webmail • 直接讀取及管理Server信件 • 設定Server組態(密碼、轉信….) • 讀信軟體(outlook、outlook express、Windows Live mail)及其協定 • POP3/IMAP4 • 信件夾容量限制 • Windows Live mail 為outlook express進階版 • 由那些位置及收送mail • 校內外 • 由校外經由本中心之mail server送信須帳密驗證 • 收信PC數量 • 多台PC以POP方式收信之策略 • 信件保留時間及備份 • 信件保留在Server時間／數量 • 備份Server/PC上之信件

  6. Webmail設定畫面

  7. Webmail常見問題 • 登入時無法出現驗證碼 • IE於功能表 [工具]／[相容性檢視設定 ]按新堵即可 • 無法按[寫信] • 已超過容量限制(quota)，刪除不必要信件後再試 • 信匣之信件數量與實際顯示不符 • 點[信匣管理]再點選該信匣之[重建索引] • [信匣管理]顯示之信件之總容量遠低於空間用量 • 須加上網路硬碟之用量 • 使用時出現Software Error 或Internet server error訊息 • 連絡計網中心，並避免同時由不同來源，不同軟體操作mail

  8. POP/IMAP比較 • IMAP可視為以讀信軟體操作webmail • 多台操作時建議用同一種協定

  9. Windows 讀信軟體常見錯誤代碼 • 0x800CCC0D • 找不到SMTP主機，無法寄信 • 請確認外寄伺服器名稱設定是否正確或者網域名稱過期或者DNS Server設定錯誤。 • 0x800CCC0E • 無法與主機建立連線 • 0x800CCC0F • 您的伺服器意外地終止連線 • 0x800CCC19 • 作業逾時，暫時關掉防毒軟體或以webmail方式刪除下一封信件 • 0x800C0133 • Outlook Express收信匣檔案滿了(達2G上限) • 0x800C0131或或0x800C013E • Outlook Express收信匣檔案異常或損毀 • 0x800CCC18或0x800CCC90 • 登入郵件伺服器時發生錯誤，常見原因不需要安全密碼認證(SSL)登入，但卻設了安全密碼認證登入。 • 0x800CCC79 • 收件者被伺服器拒絕（Relay Denied ) 可能原因IP被列為黑名單而阻擋，由校外經由本校mail server送信，須設[伺服器需要驗證] • 0x800CCC92 • 帳號或密碼設定錯誤

  10. 讀信軟體信件容量限制 • Outlook Express • 每個信件夾最大2GB • Windows Live Mail • 每一封郵件都存為個別之.elm檔案，故無容量限制 • Outlook • Outlook 2002以前 .pst資料檔為2GB • Outlook 2007 和 Outlook 2003 中對於 Unicode格式之.pst檔案的限制是設定為 20 GB • Outlook 2010 預設個人資料夾 (.pst) 和離線存放區 (.ost) 檔案在 Microsoft Outlook 2010 中的格式為 Unicode。.pst和 .ost檔案的整體大小具有預先設定的 50 GB 限制 • 以IMAP協定方式尚需考量server 之容量限制

  11. POP於Server郵件保留策略 • 勾選在伺服器保留郵件備份表示POP收下後信件還是留在Server。 • 設定保留特定日數的郵件在Server。 • 或當郵件在讀信軟體被刪除後, 伺服器亦直接刪除該郵件。

  12. POP郵件讀取時中斷之解決方式 • 要先確認是連不上server或是已連上開始收信卻無法完成收信動作，若為前者確認上網是否有問題，若為後者： • 如上頁之[伺服器等侯逾時]時間加到最長，再試試 • 暫時關掉防毒軟體再試試 • Check一下目前收到最新一封為何，再以webmail方式連至server將其下一封刪除或移至別處後，再用同樣方式收收看 • 若出現錯誤訊息之錯誤代碼0x800C0133，表示收件匣已滿，須做後續處理後方可收信

  13. Outlook Express 壓縮資料匣 系統會自動詢問是否壓縮資料匣 Outlook Express存在每個資料匣2GB的限制 當刪除資料匣信件後，其容量還是大於2GB，須執行壓縮資料匣方可釋放空間 執行壓縮資料匣時若不正常中斷可能導至資料匣毀損而無法讀取，可找尋副檔名為.bak之檔案(位置為下張投影片之位置或資源回收筒)更改副檔名為.dbx 建議手動壓縮前先行備份

  14. Outlook Express 信件匣位置 • 預設位置 • C:\Documents and Settings\帳號\Local Settings\Application Data\Identities\一串號碼\Microsoft\Outlook Express • 部份資料夾為隱藏屬性，請先關閉檔案總管隱藏功能 • 郵件夾(如收件匣）下的所有信件是集合在一個.dbx檔(如收件匣.dbx) • Windows Live mail( Windows 7 / Vista) • C:\Users\帳號\AppData\Local\Microsoft\Windows Live Mail • 各郵件夾都個別的資料夾，郵件夾下之信件就是資料夾下的個別的信件檔 • 建議此兩者皆須定期備份(copy)至其他硬碟, 或以匯出方式另存郵件

  15. Outlook 資料檔-1 • Outlook 資料檔 (.pst) 電腦上儲存郵件及其他項目的資料檔。您可以指定 .pst檔做為電子郵件的預設傳送位置。還可以使用 .pst來組織及備份項目，以確保安全性。 • Outlook 的 [自動封存] 會定期移除資料夾中過期的舊項目。您可以設定 [自動封存] 將舊項目移動或複製到指定的封存資料夾，或是自動刪除項目。若不刪除，封存項目會保留在封存資料夾中供您使用。 • 預設位置 • Windows 7 / Vista • C:\Users\使用者\AppData\Local\Microsoft\Outlook • Windows XP • C:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

  16. Outlook 資料檔-2

  17. Outlook 自動封存

  18. 校外寄信之驗證 Outlook : Outlook Express or Live mail:

  19. 防垃圾郵件系統(Cellopoint) • 系統可定時送隔離垃圾信通知至個人信箱中 • 重送 • 不是垃圾信 • 白名單+重送 • 刪除 • 管理網址 http://anti-spam.ncku.edu.tw或http://140.116.229.71 • 以 mail 帳號密碼登入 • 功能： • 設定垃圾信或正常信 • 依email_address設定白名單／黑名單 • 查詢經由anti-spam備份之正常信／垃圾信 • 選取信件可[重送]或[轉寄]，點選[重送]時請注意，若本信有多位收件者，這些收件者都會再收到該信件 • 參考文件 : http://cc.ncku.edu.tw/ezfiles/255/1255/img/237/Cellopoint.doc

  20. CelloPoint主畫面

  21. Celloprint功能說明 • 主選單 • 收件匣(外部寄來) ：系統設定屬外部寄給您的信件 • 收件匣(本地寄來) ：系統設定屬本地(使用webmail)寄給您的信件 • 送件匣(本地發送)：你由系統設定屬本地(校內IP)寄出去信件 • 送件匣(外部發送)：你由系統設定屬外部(校外IP)寄出去信件 • 進階：可針對Email address 設定黑／白名單 • 頁籤：點選每個信匣都有如下 • 垃圾信：遭系統判斷為垃圾信之信件 • 漏攔的垃圾信：在正常信中點選[這是垃圾信]，會移至此處 • 正常信：系統判斷為正常信之信件 • 誤攔的正常信：在垃圾信中點選[這是正常信]，會移至此處 • 病毒信：無此功能 • 選取郵件 • 原件重送 • 轉寄 • 這不是垃圾信／這不是垃圾信 • 刪除 • 回報原廠 • 更多（列印…）

  22. Cellopoint進階及查詢畫面 進階／[查詢條件]與各信件匣／[查詢條件]之欄位略有不同

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