BOKFØRING & KONTERINGSPRINSIPPER VED UiO Oppdatert 17.02.2009

1. BOKFØRING & KONTERINGSPRINSIPPER VEDUiO Oppdatert 17.02.2009

2. Innhold 1. Kontoplan 2. Kategori, finansiering 3. Kontostreng, kontering 4. Omposteringer 5. Internhandel 6. Frikjøp 7. Overhead/dekningsbidrag 8. Prosjektavslutning 9. Periodisering 10. Årsavslutning 11. Avregning/IB 12. Avregning/IB 13. Bilagskontroll* *Hva ser vi etter, utenom attestasjon og godkjenning av BDM-person? Appendix: Nyttige linker Viktige punkter i forbindelse med validering av bilag i ADI

3. 1. Kontoplan Fokus Gruppeinndeling Kommentarkolonne Sperrer Oppdatert web-versjon Link: Kontoplan

4. Kontoplanens oppbygging • Kontoplanen er bygget på norsk standard tilpasset universitet og høgskole sektoren: • Delt inn i følgende klasser: • Eiendeler • Gjeld og egenkapital • Driftsinntekter • Investeringer og vedlikehold • Kostnader for arbeidskraft • Andre driftskostnader • Andre driftskostnader • Finansinntekter/-kostnader, ekstraordinære inntekter/kostnader • Interne transaksjoner • Klassene er delt opp i grupper, undergrupper og konti • For hver konto følger kolonner som inneholder: • Kontonavn • Evnt. S for sperret. Kun til bruk for RS eller LS • Forklaring/kommentar/hensvisning til andre konti eller noter/linker • Mva kode • Link: Kontoplan

6. Unntak fra regelen om sperrede arter • I forbindelse med tertial/årsregnskap har enhetene nødvendigvis anledning til å sende inn bilag som inneholder sperrede arter i tilknytning til disse handlingene. • Spesielle regler for denne type bilag: • De skal alltid komme kun fra økonomiledere hos de rapporterende enheter. • Det er alltid knyttet tidsbegrensning til når man har anledning til å sende inn bilag som inneholder disse artene. Unntak fra regelen om sperrede arter I forbindelse med tertial/årsregnskap har enhetene nødvendigvis anledning til å sende inn bilag som inneholder sperrede arter som er spesielt knyttet til disse handlingene. Disse bilagene blir alltid kontrollert av regnskapsseksjonens økonomistyringsgruppe. Spesielle regler for denne type bilag: De skal alltid komme kun fra økonomiledere hos de rapporterende enheter. De er alltid begrenset til bestemte tidsrom.

7. Klasse 1, Eiendeler & Klasse 2, Gjeld og egenkapital Av kontrollhensyn er tilgangen til balanseartene begrenset til bruk av Regnskapsseksjonen og Lønningsseksjonen. Det finnes unntak for noen balanseartene som brukes i forbindelse med periodiseringer, 1850 og 2850, samt noen få andre, se ellers nærmere i kontoplanen. NB! Regnskapsbilag fra andre enheter enn Lønningsseksjonen og/eller Regnskapsseksjonen, som inneholder balansearter skal alltid kontrolleres/avstemes av en person ved Regnskapsseksjonen. Link: Kontoplan

8. Klasse 3. Salgs- og driftsinntekter • Hoveddelen av UiOs inntekter stammer fra bevilgning og tilskudd fra offentlige myndigheter • herunder hovedbevilgning fra KD og forskningsmidler fra Forskningsrådet NFR • konteres i kontoklasse 3400-3499 • slik inntekt ligger utenfor mva-lovens virkeområde • Alle andre inntekter, uavhengig av hvem som faktureres, skal vurderes opp mot reglene om plikt til å beregne merverdiavgift • herunder alle prosjektinntekter og all inntekt som genereres som følge av aktivitet på basis • slike inntekter skal konteres i kontoklasse 3000-3099, og medfører påslag for mva med riktig sats (enten 8%, 14% eller 25%) avhengig av type vare/tjeneste som inntekten gjelder • eksempler på slike aktiviteter ved UiO: konsulenttjenester, forskningstjenester, salg av kioskvarer • når inntekten er pliktig, kan man ha man rett til fradag for betalt avgift, gitt at alle andre kriterier for fradrag er oppfylt, jf punkt om investerings-/driftskostnader i kontoklasse 4 og 6 • (forts neste side) Hovedregel: All inntekt som genereres på bakgrunn av levering av varer eller ytelse av tjenester mot vederlag, skal faktureres med tillegg av merverdiavgift Link: Kontoplan Link: MVA sider

9. Klasse 3. Salgs- og driftsinntekter (forts.) • Fritak: enkelte typer aktivitet/varer er fritatt avgift, og plikter ikke å legge til mva ved fakturering • slike inntekter skal faktureres i kontoklasse 3100-3199 • eksempler på slik aktivitet ved UiO: salg av bøker til forbruker, forskningstjenester til utenlandsk oppdragsgiver hvor resultatene er til bruk i utlandet • når inntekten er fritatt, opprettholdes retten til fradag for betalt avgift, gitt at alle andre kriterier for fradrag er oppfylt, jf punkt om investerings-/driftskostnader i kontoklasse 4 og 6 • Unntak: enkelte typer aktivitet/varer er unntatt avgift, og vi plikter ikke å legge til mva ved fakturering • slike inntekter skal faktureres i kontoklasse 3200-3299 • eksempler på slik aktivitet ved UiO: undervisningstjenester, tannlegetjenester, salg av suvenirer • når inntekten er unntatt, mister man retten til fradrag for inngående avgift, selv om alle de andre krav for fradrag er oppfylt, jf punkt om investerings-/driftskostnader i kontoklasse 4 og 6 Viktig i forbindelse med utfakturering! På utgående faktura er det kun inntektslinjen som skal konteres. Man må aldri kontere direkte i MVA linjen, heller aldri direkte i reskontro 1510. MVA og reskontro må aldri overstyres. Inntektsarten styrer merverdiavgiftsbehandlingen Se kontoplan

10. Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn kr. 30 000 (inkl. mva) og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5892 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og 5999. For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som i hovedsak kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, 7195. Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: Kontoplan

11. Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn kr. 30 000 (inkl. mva) og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5892 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og 5999. For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som i hovedsak kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, 7195. Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: Kontoplan Begge betingelsene må være tilstede Hvis anskaffelse i sin helhet fyller betingelsene for å bli definert som investering, men kostnaden skal fordeles på flere enheter, som for eksempel ved innkjøp av inventar til flere enheter, skal kostnaden bokføres som investering i hver enkelt enhets regnskap, selv om enkeltbeløpene er mindre enn kr.30 000,00. I kontrollskjemaet opplyser hver enkelt enhet om at kostnaden er en del av et større innkjøp.

12. Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn 30 000 og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5892 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og 5999. For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, 7195. Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: Kontoplan Link: Omposteringsskjema for lønn, reiseregninger og refusjoner , Refusjon utlegg Når det gjelder artene, som i hovedsak er oppgavepliktige så er disse merket med en rød S i kontoplanen. Her må omposteringer gjøres via lønningsseksjonen sine skjemaer for ompostering av lønn, reiseregninger og refusjoner

13. Inngående merverdiavgift ved kontering på arter i kontoklasse 4 og 6 • Hovedregel: UiO har kun fradrag for inngående merverdiavgift når varen eller tjenesten vi kjøper inn selges direkte videre til ekstern tredjepart og dette skjer innenfor avgiftsområdet (altså enten med påslag for mva eller fritatt). • Dette innebærer en meget begrenset rett til fradrag, og det er i praksis snakk om en håndsfull kjente tilfeller ved UiO som faller inn under denne definisjonen. • Mener du at ditt institutt kan ha rett til fradrag, bes dere ta kontakt med RS for avklaring.

14. Tjenestekjøp i utlandet – Omvendt avgiftsbehandling • Ved kjøp av tjenester fra utenlandsk leverandør, skal vedkommende fakturere UiO uten merverdiavgift. UiO plikter selv å legge til norsk mva på dette kjøpet. • Dette gjøres ved å kontere på art 6797, som er forbeholdt utenlandske leverandører av tjenester. Kontering på denne arten medfører korrekt avgiftsbehandling • Merk: kjøp av elektroniske leverte tjenester/databaser/programvare kjøpt i utlandet (for eksempel på utenlandsk nettsted, vil også falle inn under denne regelen, og skal konteres på egne arter i klassene 657X og 658X.

15. Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn 30 000 og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5891 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og 5999. For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som i hovedsak kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, 7195. Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: Kontoplan Hvis en utgående faktura, i tillegg til inntekten for varen- eller tjenesten, også omfatter gebyr/ morarenter for sen betaling, skal dette ikke bokføres som en del av inntekten for varen- eller tjenesten, men med en egen inntektsart. Hvis en inngående faktura, i tillegg til vare- eller tjenestekostnaden, inneholder gebyr/ morarenter for for sen betaling, skal dette ikke bokføres som en del av varekostnaden, men med en egen kostnadsart.

16. 2. Kategori, finansiering Fokus Kategorisering av inntektskilde Link: Klassifisering av inntekter

17. Bevilgningsfinansiert virksomhet Ekstern finansiert virksomhet BFV EFV

18. Bevilgningsfinansiert virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV Ekstern finansiert virksomhet BFV EFV

19. Bevilgningsfinansiert virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV Eksterntfinansiert virksomhet BFV EFV • 34 Offentlige tilskudd/refusjoner • 341 Inntekter fra UFD, utenom avgiftsområde: • Bevilgnings finansiert • 3410 Inntekter fra KD – ordinær bevilgning • – utenom avgiftsområde – BFV • 3411 Inntekter fra KD – tilleggsbevilgning • – utenom avgiftsområde – BFV • 3412 Inntekter fra KD – BFV prosjekter • – utenom avgiftsområde • Inntekter fra KD – på Felles kap (0281) – • – utenom avgiftsområde – BFV. • 3414 Inntekter fra KD – utgiftsgodtgjørelse BFV • – utenom avgiftsområde

20. Bevilgningsfinansiert Virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV Ekstern finansiert virksomhet BFV EFV • 34 Offentlige tilskudd/refusjoner • 342 Inntekter fra andre departement, direktorat • og NFR • 3420 Inntekter fra andre departement og direktorat – BFV • 3421 Inntekter fra NFR – BFV • Mottatte NFR midler etter prosjektavslutning • NFR - midler via 3 part statlig sektor • 3424 NFR - midler som blir videre formidlet til 3. part • Offentlig og privat sektor.

21. Bevilgningsfinansiert virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Øvrige eksterne kilder Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV Ekstern finansiert virksomhet BFV EFV 34 Offentlige tilskudd/refusjoner 343 Andre inntekter (BFV) 3430 Andre inntekter – bidrag til BFV fra øvrige eksterne kilder Med dette menes tilskudd fra en ekstern kilde, det være seg for eksempel et konsern, som vil gi et mindre beløp til et prosjekt som er kategorisert som bevilgningsfinansiert. Tilskuddet kommer m.a.o. ikke fra det offentlige, men gis til et offentlig finansiert prosjekt.

22. Artskoder for BFV- Bevilgningsfinansiertvirksomhet • Kunnskapsdepartement- KD Artskoder : 3410, 3411, 3412, 3413, 3414. • Andre departementer og direktorater Artskode:3420 • Norges Forskningsråd - NFR Artskoder : 3421, 3422, 3423 og 3424. (3423 er NFR midler mottatt fra en tredjepart som er statlig sektor), (3424 er NFR midler som UiO gir videre til en tredjepart) • Hvis ordinær virksomhet eller et bidragsprosjekt får støtte fra øvrige eksterne kilder (andre kilder enn KD, NFR eller andre departementer/ direktorater) konteres beløpet på artskode 3430 - andre inntekter - Bidrag til BFV fra øvrige eksterne kilder.

23. Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet BFV EFV • KD • Andre dept. og direkte. • NFR Hvis oppfyller kriteriene for oppdrag

24. Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet BFV EFV 30 Salgsinntekter, avgiftspliktige 303 Inntekter/oppdrag fra eksterne midler, avgiftspliktige – EFV-o 3030 Inntekter oppdrag fra andre oppdragsgivere – avgiftspliktige – EFV-o 3031 Inntekter oppdrag fra KD – avgiftspliktige – EFV-o 3032 Inntekter oppdrag fra NFR – avgiftspliktige – EFV-o 3033 Inntekter oppdrag fra andre Dep og direktorater – avgiftspliktige – EFV-o • UFD • NFR • Andre dept. og direkte.

25. Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet BFV EFV 31 Salgsinntekter, avgiftsfrie 313 Inntekter/oppdrag fra eksterne midler, avgiftsfrie – EFV-o 3130 Inntekter oppdrag fra andre eksterne kilder – avgiftsfrie – EFV-o 3131 Inntekter oppdrag fra KD – avgiftsfrie – EFV-o 3132 Inntekter oppdrag fra NFR – avgiftsfrie – EFV-o 3133 Inntekter oppdrag fra andre Dep og direktorater – avgiftsfrie – EFV-o • UFD • NFR • Andre dept. og direkte.

26. Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet BFV EFV 32 Salg, utenom avgiftsområde 322 Inntekter/tilskudd utenom avgiftsområde: Ekstern finansiert – EFV-b 3220 Inntekter fra andre bidragsytere – utenom avgiftsområde – EFV-b 3221 Inntekter fra KD til EFV bidragsprosjekter – utenom avgiftsområde – EFV-b 3222 Inntekter fra NFR til EFV bidragsprosjekter – utenom avgiftsområde – EFV-b 3223 Inntekter fra andre Dep og direktorater til EFV bidragsprosjekter – utenom avgiftsområde – EFV-b • UFD • NFR • Andre dept. og direkte.

27. EFV/BFV • Det er kun avsluttede oppdragsprosjekter som kan etablere egenkapital. • EFV bidragsprosjekter avsluttes mot eierkostnadsted, dermed kommer saldo under basis ved prosjektavslutning.

28. Prosjektopprettelse Bruker SB RS (Økonomikonsulenter som er autoriserte brukere) sender søknad om prosjektopprettelse til SB, med forslag om det er oppdrag eller bidrag Oppretter prosjektet med klassifisering EFV-BFV Under hver fakultet som er autorisert av RS. Klassifiseringen kan ikke endres etter prosjektopprettelse hvis det er ført noe på prosjekt RS: Regnskapsseksjonen SB: Superbruker

29. 3. Kontostreng/kontering Fokus Riktig inntektsart Art/virkelig hendelse – ikke budsjetthensyn Riktig gruppe Vær oppmerksom på parkonti: 3290/7211 - 5891/5892 – 5893/5894 – 3611/6354 Motpart 01 på parkonti Gyldighet Ikke samlebeløp eller nettobeløp God informasjon i linjebeskrivelsen Link: Kontoplan Link: Brev om Kontostreng og bokføring Link: Konteringsskjema

30. Skjermdump fra sider i brev: Kontostreng og bokføring Link: Kontostreng og bokføring

31. Husk – det er ikke bare den som lager bilaget, som skal forstå hva en føring i regnskapet omfatter. Ansatte i mange ledd ved UiO skal ha den samme muligheten. Saksbehandlere ved din enhet, ansatte ved regnskapsseksjonen, ledelsen ved universitetet og sist, men absolutt ikke minst, Riksrevisjonen – bare for å nevne noen. Underbilag er viktig, men kun som supplement til bilaget. I regnskap stilles det krav om god informasjon i linjebeskrivelsen – og dette kravet gjelder for alle typer bilag. Still deg selv derfor spørsmålet: Hva kan andre lese ut av denne linjebeskrivelsen? Er revisjonssporingen god nok? 3. Kontostreng/kontering Fokus Riktig inntektsart Art/virkelig hendelse – ikke budsjetthensyn Riktig gruppe Vær oppmerksom på parkonti Riktig motpart Gyldighet Ikke samlebeløp eller nettobeløp God informasjon i linjebeskrivelsen

32. Segmenter i en kontostreng • Art • Type inntekter/kostnader. • Delt inn i klasser, grupper, undergrupper, art. • Link: Artskontoplan • Sted En organisasjonsdel med separat aktivitet og ansatte, som det er ønskelig og nødvendig å måle. Link: Stedkodetabell • Prosjekt To hovedkategorier: BFV og EFV. Link: Prosjektkoder • Tiltak En underspesifikasjon av stedsegmentet, tilnærmet et internt prosjekt. Link: Tiltakskoder • Motpart Skiller mellom interne transaksjoner (01) og eksterne transaksjoner (00). M.a.o, hvem er motpart? • Aktivitet Segment som er forbeholdt evnt. framtidig bruk • Firma Angir hvilket firma som det føres regnskap for. Uio = 01 NB!For å oppnå best mulig skriftstørrelse i segmentene for de viktigste delene av kontostrengen, inneholder de fleste eksemplene forkortelser for segmentbetegnelsene: motpart (Mot), aktivitet (A) og firma (F). Kolonnen for aktivitet skal alltid inneholde verdien 000000. Denne verdien er av samme hensyn erstattet med -0-.

33. Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Tilskuddet kommer inn på bankkonto Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter Fakultetet viderefordeler til sine enheter • 1942 Bank • 2996 Interimskonto inntekter • 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd

34. Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Tilskuddet kommer inn på bankkonto Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter Alltid debet/kredit 3410 i videre- fordeling av KD-tilskudd til basis Fakultetet viderefordeler til sine enheter • 1942 Bank • 2996 Interimskonto inntekter • 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd

35. Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Tilskuddet kommer inn på bankkonto Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter Alltid prosjektkode 000000 Dette er basismidler. Enhetene kan evnt. ompostere til internprosjekt. Fakultetet viderefordeler til sine enheter • 1942 Bank • 2996 Interimskonto inntekter • 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd

36. Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Tilskuddet kommer inn på bankkonto Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter Da kan inntekter og kostnader sammenstilles på samme hovedtiltak i regnskapet Fakultetet viderefordeler til sine enheter • 1942 Bank • 2996 Interimskonto inntekter • 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgiftsområde - BFV Viderefordeles til hovedtiltak Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd

37. Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Tilskuddet kommer inn på bankkonto Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter Fakultetet viderefordeler til sine enheter • 1942 Bank • 2996 Interimskonto inntekter • 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgiftsområde - BFV Motpart 00. Dette er ingen internhandel, men en viderefordeling av midler. Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd

38. Tilskudd fra NFR, tertialtilskudd Tilskudd kommer inn på bankkonto Fordeling sentralt (av regnskapsseksjonen) til fakultet/enheter • Art: • 1941 Bank • 2996 Interimskonto inntekter • 3421 Inntekt direkte fra NFR – BFV • Motpart 00 • Kategori Omposteringer Fordeles sentralt i tertialets siste måned Link:Kontoplan

39. Utgående faktura. Tilskudd fra NFR, i forbindelse med søknad • Enheten søker om støtte fra NFR, og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til NFR. • Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. • Systemføring vises grått • Art • 3421 Inntekter fra NFR - BFV • 1510 Kundefordringer • Linjebeskrivelse • 7024929: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. • Motpart: 00 Link: Kontoplanen

40. Utgående faktura. Tilskudd fra NFR, i forbindelse med søknad • Enheten søker om støtte fra NFR, og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til NFR. • Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. • Systemføring vises grått • Art • 3421 Inntekter fra NFR - BFV • 1510 Kundefordringer • Linjebeskrivelse • 7024929: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. • Motpart: 00 Linjebeskrivelsen inneholder fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. For å se hva som står i tekstfeltet for fakturaen må man søke opp fakturaen i OA eller se på papirkopien. Link: Kontoplanen

41. Utgående faktura. Tilskudd fra ekstern bidragsyter. • Enheten søker om støtte fra , og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til x. • Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. • Systemføring vises grått • Art • 3220 Inntekter fra andre bidragsytere – utenom avgiftsområde - EFV • 1510 Kundefordringer • Linjebeskrivelse • 7024929: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til bidragsyteren. • Kategori: Utgående faktura • Motpart: 00 Link: Kontoplanen

42. Utgående faktura. Tilskudd fra ekstern bidragsyter. • Enheten søker om støtte fra , og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til . • Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. • Systemføring vises grått • Art • 3220 Inntekter fra andre bidragsytere – utenom avgiftsområde – EFV • 1510 Kundefordringer • Linjebeskrivelse • 7024929: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til bidragsyteren • Kategori: Utgående faktura • Motpart: 00 Viktig i forb. med utfakturering. Tilskuddet kommer fra en ekstern bidragsyter. For å unngå at systemet automatisk evnt. sender bidragsytere purring og deretter inkasso- varsel, er det viktig at of-kunde får melding om at de legges inn som bidragsytere i kunderegisteret. Disse merkes med (B) etter navnet. Dersom kunden allerede ligger inne, er det viktig å sjekke at den er lagt inn som bidragsyter. Link: Kontoplanen

43. Inngående faktura. Varekjøp. • Sted 143260 har kontert en inngående faktura fra et datavarefirma. • Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. • Systemeføring vises grått. • Art: • 6420 Datautstyr – leie • 2410 Leverandørgjeld • Linjebeskrivelse: • Debet: Hva fakturaen dreier seg om • Kredit: 30214884 (Fakturaens endelig bilagsnummer) • Motpart:00 Hva kostnaden gjelder. Leverandør Link: Kontoplan

44. Inngående faktura. Varekjøp + purregebyr • Faktura har blitt liggende og blir ikke kontert før stedet mottar en purring som inkluderer • purregebyr/morarente. • Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. • Systemeføring vises grått. • Art: • 6535 Kontormøbler - driftskjøp • 8171 Rentekostnader leverandør • 2410 Leverandørgjeld • Linjebeskrivelse: • Debet: Hva fakturaen dreier seg om • Kredit: 30214884 (Fakturaens endelig bilagsnummer) • Motpart:00 Link: Kontoplan

45. Inngående faktura. Varekjøp + purregebyr • Faktura har blitt liggende og blir ikke kontert før stedet mottar en purring som inkluderer • purregebyr/morarente. • Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. • Systemeføring vises grått. • Art: • 6535 Kontormøbler - driftskjøp • 8171 Rentekostnader leverandør • 2410 Leverandørgjeld • Linjebeskrivelse: • Debet: Hva fakturaen dreier seg om • Kredit: 30214884 (Fakturaens endelig bilagsnummer) • Motpart:00 Hva kostnaden gjelder. Fakturanummer. Leverandør. Link: Kontoplan

46. 4. Omposteringer Det er i de aller fleste tilfelle ikke nødvendig å ompostere bilag i sin opprinnelige helhet, men kun radene det gjelder. Fokus: Grunnlagt på en reell transaksjon Opprinnelig kontostreng, inkl. opprinnelig motpart Rad for rad, ikke samlebeløp Parkonti 3290/7211, 5891/5892, 5893/5894 & 3611/6354 Kombinasjon art/motpart Hvorfor omposteres det mellom prosjekter? Forsøk på ulovlig prosjektsaldering? Linjebeskrivelse skal inneholde: Opprinnelig bilagsnummer Forklaring på hva omposteringen gjelder, hva man omposterer til. Underbilag: Minstekrav: Rapport DH10 eller DH17 (for kontroll av opprinnelig føring) NB! Tenk revisjonssporing! Link: Web rapporter/prosjekter LinK: Kontoplan

47. Forskjell på Discover rapport DH 10 og DH 17 • Begge rapporter inneholder data som er viktige for sporing av bilag: som art, prosjekt, tiltak, motpart, • Linjebeskrivelse, hovedboksnummer og hovedboks dato. • Imidlertid er kun DH 17 bygd opp med riktig kontostrengoppsett, og kan derfor kopieres og limes i Excell regneark for bruk i omposteringer. Derav navnet Ompostering av alle bilag. • Spesielt for DH 10 • Viser leverandør/kundenavn/fakturanummer • Mangler debet/kredit kolonne • Viser ikke fullstendig kontostreng, mangler segment firma • Egner seg ikke til kopiering for bruk i omposteringer • Spesielt for DH 17 • Har debet og kredit kolonne • Har fullstendig kontostreng • Egner seg til kopiering for bruk i omposteringer

48. Søk i leverandørmodul etter brukbar art i forbindelse med en ompostering. 1. DH 17 2.(Førespørselsemenyen) Søk på leverandørnavn, leverandørnummer eller linjebeskrivelse for å finne evnt. andre lignende føringer som kan gi et tips om hvilken art som passer. 3. Resultat av søket: Art 6349 – Andre offentlige avgifter. 4. Ompostering

49. Ompostering av prosjektkode/utgående faktura til NFR Opprinnelig kontering: Ompostering av prosjektkoden: • Systemføring vises grått • Art • 3421 Inntekter fra NFR – BFV • Linjebeskrivelse for debetering: • 8001445: GL bilagsnummeret som bunken med utgående fakturaer fikk da • den ble overført fra AR til GL. • 7030351: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. • Kategori: Ompostering • Motpart: 00 Link: Prosjektkoder

50. Ompostering av prosjektkode/utgående faktura til NFR Opprinnelig kontering: Hovedboknummer. Fakturanummer. Hva omposteringen gjelder. Ompostering av prosjektkoden: • Art • 3421 Inntekter fra NFR – BFV • Linjebeskrivelse for debetering: • 8001445: GL bilagsnummeret som bunken med utgående fakturaer fikk da • den ble overført fra AR til GL. • 7030351: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. • Kategori: Ompostering • Motpart: 00 Hb. nr. Fakturanummer. Kunde. Omp. fra Link: Prosjektkoder