Download
1 / 45
680 likes | 1.23k Views
ดร.สุรชาติ กิ่มมณี. การวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง. การวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง. กระบวนการที่จะทำให้มีบุคลากรตามปริมาณและคุณสมบัติเพียงพอที่จะปฏิบัติภารกิจขององค์กรให้สำเร็จ ต้องกำหนดขั้นตอนหรือกระบวนงานที่สะท้อนงานจริงของหน่วยงานที่แสดงถึงประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และไม่ซ้ำซ้อน.
E N D
ดร.สุรชาติ กิ่มมณี การวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง
การวิเคราะห์กรอบอัตรากำลังการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง • กระบวนการที่จะทำให้มีบุคลากรตามปริมาณและคุณสมบัติเพียงพอที่จะปฏิบัติภารกิจขององค์กรให้สำเร็จ • ต้องกำหนดขั้นตอนหรือกระบวนงานที่สะท้อนงานจริงของหน่วยงานที่แสดงถึงประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และไม่ซ้ำซ้อน
ข้อมูลที่จำเป็นต่อการกำหนดกรอบอัตรากำลังข้อมูลที่จำเป็นต่อการกำหนดกรอบอัตรากำลัง หมายเหตุ ทั้งสามมิติควรสอดคล้องและตรงกัน
กรอบแนวคิดการวิเคราะห์อัตรากำลังกรอบแนวคิดการวิเคราะห์อัตรากำลัง • การวิเคราะห์ยุทธศาสตร์และภารกิจองค์กร • งานที่ดำเนินการในปัจจุบันครบถ้วน และตรงตามภารกิจขององค์กรหรือไม่/เพียงใด • การวิเคราะห์ต้นทุนค่าใช้จ่ายกำลังคน (Supply pressure) • การจัดลำดับชั้นงานที่ต้องประหยัดแต่มีประสิทธิภาพ • การจัดสรรประเภทบุคลากรที่ต้องประหยัดแต่มีประสิทธิภาพ • การวิเคราะห์ FTE (Full Time Equivalent)
กรอบแนวคิดการวิเคราะห์อัตรากำลัง (ต่อ) • การวิเคราะห์ผลงานที่ผ่านมา • นำผลลัพธ์ที่ต้องการของหน่วยงานมาเชื่อมโยงกับกรอบอัตรากำลังที่ต้องการ • การวิเคราะห์ข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและประเด็นสำคัญอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับอัตรากำลัง • ข้อมูลพื้นที่และการจัดโครงสร้างองค์กรที่มีผลต่อกรอบอัตรากำลัง • การเกษียณอายุ • ความคิดเห็นอื่นๆ ที่มีผลต่อกรอบอัตรากำลัง • การเปรียบเทียบกรอบอัตรากำลังกับองค์กรอื่นๆ (Benchmark)
ปัจจัยนำไปสู่การทบทวนกรอบอัตรากำลังปัจจัยนำไปสู่การทบทวนกรอบอัตรากำลัง • การเปลี่ยนแปลงของแผนกลยุทธ์ขององค์กร / ส่วนงาน • การเปลี่ยนสมมุติฐานการวิเคราะห์อุปสงค์และอุปทานอัตรากำลัง • การเปลี่ยนแปลงบริบทและสิ่งแวดล้อมที่มีความสัมพันธ์กับภาระงานองค์กรและส่วนงาน
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลังกระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง • การวางแผน • กำหนดคณะทำงาน • กำหนดกิจกรรมดำเนินการและเวลา • วิเคราะห์นโยบายด้านทรัพยากรบุคคลตลอดจนปัญหา • มีนโยบายการลดอัตรากำลังหรือไม่ • นโยบายทรัพยากรบุคคลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • วิเคราะห์นโยบายด้านทรัพยากรบุคคลตลอดจนปัญหา (ต่อ) • การบรรจุคนไม่สอดคล้องกับตำแหน่ง • ระดับความสมดุลของระดับตำแหน่งงานในองค์กร / ส่วนงาน • ระดับอายุบุคลากร • คุณภาพบุคลากร • ระดับค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • วิเคราะห์พันธกิจ ยุทธศาตร์ และนโยบายขององค์กร • พันธกิจ ยุทธศาสตร์ ที่มีผลต่อภาระงานที่สูงขึ้นหรือลดลง หมายเหตุ การวิเคราะห์ภารกิจ ยุทธศาสตร์ และนโยบายองค์การจะทำให้สามารถประมาณ การผลลัพธ์สุดท้ายเบื้องต้นของกรอบอัตรากำลัง
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • เก็บข้อมูลกระบวนการทำงานจริง • เก็บข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต • กำหนดตัวแทนของแต่ละส่วนงาน 2-3 คน ทำหน้าที่กรอกแบบฟอร์มเก็บข้อมูลที่กำหนดพร้อมทั้งทำการชี้แจง • ใช้แบบฟอร์มในการเก็บข้อมูล 3 แบบฟอร์ม • ข้อมูลทั่วไปของหน่วยงาน • มุมมองด้านอัตรากำลัง • รายละเอียดการปฏิบัติงานของหน่วยงาน
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • ข้อมูลทั่วไปของหน่วยงาน • ดำเนินการรวบรวมข้อมูลระดับสำนักหรือหน่วยงานใต้สำนัก 1 ระดับ • ใช้มาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร • มีการตรวจสอบแก้ไขให้ถูกต้อง
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • มุมมองด้านอัตรากำลัง • ข้อเสนอแนะการเพิ่มประสิทธิภาพ เช่น ปรับปรุงขั้นตอนหรือระบบงานขอบเขต ความรับผิดชอบ • ข้อเสนอแนะการแก้ไขระเบียบข้อบังคับ กฎหมายที่เป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพ • ข้อเสนอแนะปรับปรุง ความซ้ำซ้อนของหน่วยงาน ตำแหน่งงาน • ข้อเสนอการจ้าง Outsource หรือการปรับตำแหน่งข้าราชการเป็นพนักงานราชการ • ข้อเสนอการปรับอัตรากำลังในแต่ละหน่วยงานพร้อมเหตุผล
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • รายละเอียดการปฏิบัติงานของหน่วยงาน • ใช้แบบฟอร์มตามจำนวนสายงานๆ ละ 1 แบบฟอร์ม • ควรอธิบายวิธีการกรอกแบบฟอร์มให้ชัดเจน
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • พิจารณาอุปสงค์กำลังคน • นำข้อมูลจากแบบฟอร์มทั้ง 3 แบบมาจัดหมวดหมู่ • ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน • พิจารณาความสอดคล้องของงานจริงกับหน้าที่ความรับผิดชอบที่กำหนดโดย • พิจารณาหน้าที่หลักที่ตัวแทนหน่วยงานกรอกเทียบกับหน้าที่ความรับผิดชอบหลักที่กำหนดอยู่ใน Functional Description หรือเอกสารอ้างอิง เพื่อหาความต่างหรือช่องว่าง • กำหนดแนวทางเติมเต็มช่องว่าง
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • พิจารณาอุปสงค์กำลังคน (ต่อ) • พิจารณาการกระจายของงานและการกำหนดผู้ปฏิบัติงานโดยใช้คำถาม • สายงานแต่ละสายงานที่อยู่ในหน่วยงานหรือส่วนงานสอดคล้องกับหน่วยงานหรือส่วนงานนั้นหรือไม่ • มีภาระงานที่ต้องอาศัยสายงานนี้หรือไม่ • การมีสายงานนี้ในหน่วยงาน / ส่วนงานเอื้อต่อการบริหารทรัพยากรบุคคลหรือไม่ • พิจารณาการปรับเปลี่ยน • โอนย้าย • เพิ่มเติม
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • พิจารณาอุปสงค์กำลังคน (ต่อ) • พิจารณาแนวโน้มของปริมาณงานและความเชื่อมโยงกับตัวชี้วัดโดยใช้คำถาม • ปริมาณผลลัพธ์ที่เพิ่มขึ้นมีผลต่อภาระงานและอัตรากำลังหรือไม่ • แนวโน้มปริมาณผลลัพธ์เป็นอย่างไร / เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติ / จำนวนบุคลากร • ผลลัพธ์สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรหรือไม่
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • พิจารณาอุปสงค์กำลังคน (ต่อ) • พิจารณา FTE (Full Time Equivalent) โดยใช้คำถาม • ค่า FTE สูงหรือต่ำกว่าอัตรากำลังที่มีอยู่ • ค่า FTE สูงหรือต่ำกว่าหน่วยงานที่คล้ายกันโดยเปรียบเทียบ • พิจารณามุมมองรอบด้านและจัดทำข้อเสนอแนะประกอบการกำหนดกรอบอัตรากำลัง • หมายเหตุ 6 ชั่วโมง/วัน X 5 วัน / สัปดาห์ X4 สัปดาห์/เดือน X 12 เดือน / ปี = 1,440 ชั่วโมง / ปี
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • พิจารณามุมมองจากแหล่งอื่นๆ และจัดทำข้อเสนอแนะ • มุมมองจากบุคคลที่ไม่มีส่วนได้ส่วนเสียกับหน่วยงานที่วิเคราะห์ • จัดทำข้อเสนอแนะ
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • กรณีที่หน่วยงานหลายพื้นที่ทำงานคล้ายกันสามารถคำนวณอัตรากำลังได้จากการเทียบเคียงโดยใช้ปัจจัยที่เป็นตัวทำให้เกิดความต้องการกำลังคน (Workload Driver) ตามขั้นตอนดังนี้ • เลือกหน่วยงานที่จะเทียบเคียง • เลือกปัจจัยที่เป็นตัวทำให้เกิดความต้องการกำลังคนมาใช้เปรียบเทียบ • จำนวนแรงงานที่มายื่นความจำนงสมัครงาน 6000 คน / นักวิชาการแรงงาน 1 อัตรา • จำนวนการออกใบสั่งซื้อ 100 ชุด / นักวิชาการพัสดุ 1 อัตรา • จำนวนผู้ถูกคุมประพฤติ 100 ราย / พนักงานคุมประพฤติ 1 อัตรา • จำนวนใบเสร็จที่จัดทำ 6000 ฉบับ / นักวิชาการเงิน 1 อัตรา
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • พิจารณาอุปทานกำลังคน • พิจารณาอุปทานกำลังคน มีผลการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลังของตำแหน่งใดบ้างที่ผู้ดำรงตำแหน่งมีวุฒิการศึกษาไม่ตรงและ ดำเนินการหาทางออกอย่างไร • วิเคราะห์ระดับการศึกษา วุฒิการศึกษาของผู้ดำรงตำแหน่งในปัจจุบันโดยตั้งคำถามว่าคุณสมบัติเชิงการศึกษาทั้งระดับ และวุฒิการศึกษา เอื้อให้การจัดสรรอัตรากำลังทำได้ทันทีหรือไม่
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • พิจารณาองค์รวม • การกำหนดจำนวน / สายงานและประเภทการจ้างกำลังคน • ลักษณะงานในหน่วยงานควรประกอบด้วยตำแหน่งประเภทใด และระดับใด • ข้าราชการ ปฏิบัติงานในภารกิจหลักลักษณะงานที่เน้นการใช้ความรู้ความสามารถและทักษะเชิง เทคนิค หรือเป็นงานวิชาการ งานที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดนโยบายหรือลักษณะงาน ที่มีความต่อเนื่องในการทำงาน
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) 2) พนักงานราชการ ปฏิบัติงานในภารกิจรองและภารกิจสนับสนุน เป็นงานที่มีกำหนดระยะเวลาเริ่มและ สิ้นสุดแน่นอนตามความจำเป็นของภารกิจ มีการจ้างงานในระบบสัญญาจ้างและต่อ สัญญาจ้างได้
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) 3) ลูกจ้างประจำ ปฏิบัติงานที่ต้องใช้ทักษะและประสบการณ์ เมื่อปรับใช้ระบบพนักงานราชการหรือ การจ้างเหมาบริการแทนจึงไม่มีการกำหนดตำแหน่งเพิ่มใหม่และไม่มีการบรรจุ บุคคลในตำแหน่งดังกล่าว
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) 4) ลูกจ้างชั่วคราว ปฏิบัติงานเสริมในภารกิจรอง ภารกิจสนับสนุน งานที่มีกำหนดระยะเวลาการ ปฏิบัติงานเริ่มต้นและสิ้นสุดที่แน่นอนตามโครงการหรือภารกิจในระยะสั้น
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • การกำหนดจำนวน / สายงาน และประเภทการจ้างกำลังคน (ต่อ) • กำหนดสายงานให้ตรงกับบทบาทและภารกิจของแต่ละหน่วยงานตามขั้นตอนดังนี้ • พิจารณาว่าลักษณะงานในหน่วยงานควรประกอบด้วยตำแหน่งประเภทใด และระดับใด เช่น ประเภทอำนวยการต้น/สูง ประเภทวิชาการระดับปฏิบัติการ / ชำนาญการ เป็นต้น • พิจารณาว่าลักษณะงานดังกล่าวควรกำหนดเป็นตำแหน่งในสายงานใด โดยเทียบกับหน้าที่รับผิดชอบและคุณสมบัติของแต่ละสายงานตามมาตรฐานตำแหน่งงาน (พรบ.ข้าราชการพลเรือน2551) • พิจารณากำหนดชื่อตำแหน่งทางการบริหารเช่น ผอ.กลุ่มงาน เป็นต้น • พิจารณาระบุหน้าที่รับผิดชอบโดยสังเขปเพื่อสนับสนุนการกำหนดสายงานรวมทั้งเพื่อนำไปจัดทำแบบบรรยายลักษณะงานต่อไป • ระบุกรอบอัตรากำลังปัจจุบันเปรียบเทียบอัตรากำลังใหม่ หมายเหตุ ควรพิจารณาวัฒนธรรมการวางแผนทางเดินสายอาชีพประกอบด้วย
กระบวนการวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง (ต่อ) • การจัดทำแผนกรอบอัตรากำลัง • - จัดทำบัญชีรายชื่อตำแหน่งประกอบการกำหนดอัตรากำลังเพื่อนำเสนอผู้บริหาร
ข้อมูลนำมาจากคู่มือการวิเคราะห์อัตรากำลังของส่วนราชการ ของ สำนักงาน ก.พ. ตัวอย่างการวิเคราะห์อัตรากำลัง
ตัวอย่าง ข้อมูลหน้าที่ความรับผิดชอบ
ตัวอย่างการวิเคราะห์ตามขั้นตอนการพิจารณาอัตรากำลัง A:พิจารณาความสอดคล้องของงานจริงกับหน้าที่ความรับผิดชอบที่กำหนด
ตัวอย่างการวิเคราะห์ตามขั้นตอนการพิจารณาอัตรากำลัง A:พิจารณาความสอดคล้องของงานจริงกับหน้าที่ความรับผิดชอบที่กำหนด
ตัวอย่างการวิเคราะห์ตามขั้นตอนการพิจารณาอัตรากำลัง B:พิจารณาการกระจายของงานและการกำหนดผู้ปฏิบัติงาน
ตัวอย่างการวิเคราะห์ตามขั้นตอนการพิจารณาอัตรากำลัง B:พิจารณาการกระจายของงานและการกำหนดผู้ปฏิบัติงาน
ตัวอย่างการวิเคราะห์ตามขั้นตอนการพิจารณาตามอัตรากำลัง C:พิจารณาแนวโน้มของปริมาณงานและความเชื่อมโยงกับตัวชี้วัด พิจารณาแนวโน้มของปริมาณงาน
ตัวอย่างการวิเคราะห์ตามขั้นตอนการพิจารณาตามอัตรากำลัง D:พิจารณา Full Time Equivalent ประกอบกับ Benchmarking
ตัวอย่างการวิเคราะห์ตามขั้นตอนการพิจารณาอัตรากำลัง E:พิจารณามุมมองรอบด้าน (360 องศา) และจัดทำข้อเสนอแนะ เป็นการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงคุณภาพที่ได้จากการสอบถามผู้บริหาร เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานจริงซึ่งช่วย สะท้อนความเหมาะสมของอัตรากำลังในปัจจุบันมากกว่า ควรปรับเพิ่ม / ลด/หรือคงปริมาณอัตรากำลังไว้ ตารางต่อไปนี้แสดงผลสรุปมุมมองจากหน่วยงานอื่นๆ ซึ่งมีต่อหน่วยงานตัวอย่าง (ส่วนจัดเก็บภาษีอากร สำนักจัดเก็บและบริหารงานภาษีอากร)
สรุปจากกระบวนการทั้งหมด A,B,C,D,E พบว่า อัตรากำลังของหน่วยงานตัวอย่าง (ส่วนจัดเก็บภาษีอากร สำนักจัดเก็บและบริหารงานภาษีอากร) นี้ควรพิจารณาปรับเพิ่มอัตรากำลังจากปัจจุบัน 9 อัตราเป็น 10 อัตรา ให้สอดคล้องปริมาณภาระงานจริงและในกรณีที่ข้อมูลไม่สะท้อนทิศทางการปรับอัตรากำลังอย่างชัดเจนแนะนำให้เชิญผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอันได้แก่ผู้บริหารที่กำกับดูแลหน่วยงานที่พิจารณาหน่วยงานบริหารทรัพยากรบุคคลหน่วยงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการปฏิบัติงานอย่างน้อย 1 หน่วยงานประชุมหาข้อสรุปร่วมกัน
ตัวอย่างการพิจารณากำหนดสายงานแบบฟอร์มบัญชีรายชื่อตำแหน่งประกอบการกำหนดอัตรากำลังตัวอย่างการพิจารณากำหนดสายงานแบบฟอร์มบัญชีรายชื่อตำแหน่งประกอบการกำหนดอัตรากำลัง
