المجموعة * هى تجمع من أشخاص يتواصلون معاً لمدة من الزمن.

1. مفهوم المجموعة والفريق. المجموعة * هى تجمع من أشخاص يتواصلون معاً لمدة من الزمن. * هى مجموعة أو تجمع أشخاص تربطهم معاً بطريقة أو بأخرى روابط ومصالح مشتركة قد تكون طبقة اجتماعية أو جنس أو مهنة. * هى مجموعة من الناس تنظر إلى نفسها كمجموعة تشترك بالفطرة بنفس الأهداف والتي تحولهم من مجموعات عشوائية إلى مجموعات متعاونة. * قد تكون المجموعة عشوائية أو متعاونة. * ويقال أن المجموعة المتعاونة نتاج نظرة مشتركة لأهداف مشتركة.

2. الفريق * مجموعة من الناس يستطيعون معالجة أي مهمة يكلفون بها بنجاعة أي بأحسن نوعية من الأداء يمكن القيام بها ضمن الوقت المتاح مع استخدام الموارد المتاحة لهم، داخلية أو خارجية وبشكل كامل واقتصادي. * مجموعة صغيرة من الأفراد يتكاملون في مهاراتهم وقدراتهم ويواصلون ويخططون لأعمالهم ويتحملون المسئوليات ويلتزمون بتحقيق أهدافهم ومصالحهم المشتركة. * الفريق: نتاج لنظرة مشتركة حول الحاجة لارتباط الأعضاء بشكل مميز.

3. سمات المجموعة والفريق • في المجموعات المتعاونة • الناس يعملون معاً. • وجود الالتزام بدرجة عالية. • يتم التعامل مع القضايا التي تتطلب معالجتها وقتاً زمنياً بشكل مقنع. • الناس يتفاوضون. • تعطى المعلومات لمن يحتاجونها. • يتم التعايش مع الصراع. • التفكير بطرق سياسية سائد كثيراً. • يتعاون الناس لأجل إنهاء مهمة العمل. • العواطف لا تشكل جزءاً من العمل. • يوجد اعتبار للثقة والصراحة.

4. (المجموعة) أنواع الأفراد الموجودين في المجموعة 1. النوع المحب للمشاجرة: كن هادئاً لا تدعهم يقحموك في المشاكل. 2. النوع الإيجابي: إنهم يساعدونك جداً في النقاشات. تقبل مساهماتهم وأفكارهم واستعمل هذه المساهمات كثيراً. 3. النوع الذي يعرف كل شيء: دع أعضاء المجموعة يتعاملون مع نظريات هذا الشخص. 4. النوع الثرثار: تدخل واقطع عليهم الحديث بلباقة، حدد لهم الوقت عندما يبدءون في الحديث. 5. النوع الخجول: أعطهم أسئلة، حاول زيادة ثقتهم بأنفسهم وأعطهم التشجيع ما أمكن. 6. النوع الرافض: تعامل مع طموحاتهم، أعط التقدير لمعارفهم وتجاربهم واستعملها. 7. النوع غير المبالي: اسألهم عن عملهم، ودعهم يعطوك امثلة على تجاربهم أو من الأشياء التي يجدونها ممتعة. 8. النوع المتعالي: لا تنتقدهم، قل لهم نعم كأسلوب للتخلص منهم. 9. المتسائل والمصر على الحصول على أجوبة لأسئلته: هذه النوعية تحاول تصيد أخطاء رئيس الجلسة، حاول أن تعيد أسئلتهم للمجموعة للتفكير بها والإجابة عليها.

5. في الفرق الفعالة (خصائص الفريق الفعال) • يثق الناس في بعضهم ومتعاونون. • يتم التعبير بصراحة وحرية. • القضايا المتعلقة بسير العمليات تكون جزءا من العمل. • الالتزام يكون عالياً. • توجد اهداف مشتركة. • الإصغاء والاستماع النشط يكون عالياً. • يتم علاج الصراعات. • تؤخذ القرارات بشكل جماعي. • الناس صريحون وتسود الشفافية بين أعضاء الفريق. • يشارك في وضع أهداف واضحة ومتفق عليها. • يعمل أفراده في بيئة تقوم على الدعم والثقة. • له خطوط اتصال مفتوحة. • يدرك أن الصراع لا يمكن تجنبه ويمكن أن يكون بناءً. • لديه إجراءات واضحة. • لديه قيادة منسجمة مع الأعضاء. • يقيم تقدمه بشكل منتظم. • يهتم بالتطور الشخصي والمهني لأعضائه. • علاقاته إيجابية مع الفرق والمجموعات الأخرى.

6. القواعد الأساسية في بناء فرق العمل بناء فرق العمل : بعض القواعد الأساسية 1. فرق العمل وسيلة لِـ : - تنفيذ أعمال محددة. - إشراك المجموعات المختلفة. - تشجيع وتحسين النمو المهني. 2. إن فرق العمل يمكن تشكيلها من أجل: - مهام محددة قصيرة الأمد. - مهام بعيدة الأمد. 3. كل فريق عمل يجب أن : - يكون لديه مرجعية واضحة وطريقة توثيق. - يبدأ تشكيله من قبل المسئول ويكون مسئولا أمامه. - يُعَيِّن له قائد. - يتفق على المهام مع المسئول. - يزود بمصادر كافية للقيام بالعمل المطلوب. - يقدم تقارير حسب الطلب وما اتفق عليه وفي نهاية تنفيذ المهام أيضاً. - يلتزم بموعد المهمة.

7. أن يكون بناء الفريق نابعا من رضاء العاملين و اقتناعهـم ورغبتهـم وليس بقرار مفروض من الإدارة. • أن يكون هناك سبباً قوياً لتكوين الفريق. • أن تكون العلاقة بين أعضاء الفريق اعتمادية تبادلية. • أن يتساوي الأعضاء في أهـميتهـم داخل الفريق. • أن يتفهـم الأعضاء أدوارهـم و أدوار الآخرين. • أن يتوفر لدي القائد و الأفراد الرغبة الأكيدة في إنجاح مهام الفريق. • توافر حد معقول من الثقة و الارتباط والاحترام والرغبة في التعاون والقدرة علي تحمل الآخرين وتقبل اختلاف وجهات النظر.

8. وثيقة بناء الفريق

11. أهمية العمل كفريق • الحصول على أداء أفضل. • سرعة أكبر في إنجاز العمل من خلال تجميع الخبــرات والاشتراك في المهامات. • استجابة تنظيمية وحيوية للأوقات العصيبة والتغيير. • تحقيق الأهداف بصورة أفضل. • تحسين نوع العمل كماً وكيفاً. • وجود علاقات إنسانية أعمق مما يخلق مناخ مناسب للعمل. • حل المشكلات التي تواجه المؤسسة بشكل جماعي حــيث المسؤولية مشتركة. • يساعد أعضاء الفريق على تعلم واكتساب خبرات جديــدة

12. مراحل تشكيل الفريق. 1. التشكيل المبدئي Forming: ما الهدف، ما الأدوار، ما القوانين التي تحكم هذا الفريق. (على شكل تساؤلات) 2. الصراع Storming: مثل الصراع على القيادة، أو فرض الرأي، أو خلاف بين مجموعات داخل الفريق، أو حول المهمة المطلوبة. 3. بناء القواعد والنظم Norming: لحل المشكلات، لسلوك أعضاء الفريق، للتعامل، تحديد هوية المجموعة، طرق حل الصراع. 4. العمل والأداء الجيد Performing: حل المشكلات والتغلب عليها، وضوح أهداف المجموعة، أهداف مرنة، تنافس جيد. 5. مرحلة الإنهاء: تحديد نجاح المشروع أو فشله ويسود الابتهاج في حالة النجاح والسخط والغضب في حالة الفشل.

13. أدوار أعضاء الفريق • الرئيس Chairman • المشكّل Shaper • المبادر Plant • المقيم – الملاحظ Monitor - Evaluator • عامل الشركة Company Worker • عامل الفريق Team Worker • الباحث عن المصادر Resource Investigator • المكمل Completer

14. معوقات تفعيل وتشكيل الفريق 1. عدم الاقتناع بالتطور. 2. العبء الوظيفي للإداريين والهيئة الادارية 4. المركزية. 3. عدم الانتماء. 5. نقص الامكانات وعدم توفر المصادر. 8. الأمور الطارئة. 6. قلة الخبرة. 7. عدم متابعة عمل الفرق.

15. ومن معوقات بناء فريق فاعل: • اختلاف اهتمامات أعضاء الفريق وأولوياتهم. • شيوع نزاع بين أعضاء الفريق. • ضبابية الرؤية وغموض الأهداف التي يعاني منها أعضاءالفريق. • وجود مناخ منفر وبيئة غير محببة وغير جاذبة لأعضاء الفريق. • التنافس الشديد السائد بين أعضاء الفريق على قيادته. • غموض مفهوم العمل الفريقي لدى الأعضاء. • إجبار العضو على القيام بالمهمة دون إتاحة الفرصة أمامه لاختيار ما يناسبه من مهام. • قلة مصداقية قائد الفريق تضعف الثقة بينه وبين الأعضاء. • التشويش الذي يشوب عملية الاتصال بين الأعضاء. • ضعف انتماء الأعضاء للفريق. • قلة دعم القيادة العليا لأعضاء الفريق.

16. بعض سلوكيات ومهارات قيادة الفريق من الضروري معرفة أن مهارات قيادة الفريق الفاعل لا يمكن اكتسابها خلال قراءة ورقة . فالمهارات تتطلب الممارسة لاستخدام ملاحظة ذات مهارة وتغذية راجعة مناسبة، لأن التغذية الراجعة بشكل دوري من أعضاء المجموعة تعتبر استراتيجية قوية لتطوير نظام أكثر فاعلية داخل المجموعة. • السلوكيات الإيجابية في القيادة • القائد الفعال للفريق: • 1. يكون لديه فكرة واضحة عن الأهداف العامة والخاصة: • لا يكفي أن يمتلك القائد فكرة واضحة عن المهام، وكل عضو في المجموعة يحتاج أن يتعرف على أغراض المجموعة، وهناك ثلاث طرق لتحقيق ذلك: • - توضيح الأدوار. • - الاتفاق على نقاط الاختلاف الممكن تحملها. • - مناقشة قيم وفلسفة الفريق. • 2. يكون لديه أجواء من الدعم والثقة في حالة: • - أن يبدي الأشخاص مهارات في بناء العلاقات في هذا المجال ويبدون تعاطفاً واحتراماً داخل الفريق. • - التعرف على المشاعر والتعامل معها. • - القيام بإعطاء وطلب الدعم. • - قضاء أوقات مع بعضهم البعض. • 3. يكون لديه قنوات اتصال مع الجميع من حيث: • - تقديم وتقبل الأعضاء لتغذية راجعة إيجابية كانت أم سلبية. • - تثمين مساهمات الجميع.

17. - الاتصال المباشر وجهاً لوجه. • - التحادث مع بعضهم بعضاً بشأن هذه القضايا. • - أن تكون المناقشات داخل وخارج العمل هي نفسها. • 4. يدرك أن الصراع لا يمكن تجنبه ولكن يمكن أن يكون بناءً إذا: • - أثبت الناس أنفسهم بحزم دون عدوانية. • - تم التعامل مع القضايا في حينه وبوضوح. • - شجعنا الأشخاص على المساهمة بأفكارهم. • - نظرنا إلى المشاكل على أنها أمر طبيعي ويمكن التعامل معها بشكل بناء. • - قللنا من التنافس السلبي. • - ركزنا على المشكلة لا الأفراد. • - استخدم الأشخاص "أنا" وليس " أنت". • 5. يكون لديه إجراءات واضحة لـ: • - صنع القرارات. • - التفويض داخل الفريق. • - عقد الاجتماعات. • 6. يكون لديه قيادة منسجمة مع الأعضاء بحيث: • - يوظف قدراتهم . • - يخلق توازناً بين كونه في مركز السلطة وبين إعطاء المسؤوليات للفريق. • 7. يراجع التقدم الحاصل على أساس منظم مخطط من خلال: • - إعادة تقييم الأهداف. • - تقييم العمليات المستخدمة من قبل الفريق. • - عدم إضاعة الوقت في مناقشة ما مضى.

18. 8. يكون لديه اهتمام بتطوير المستقبل الشخصي والمهني لأعضاء الفريق من خلال: • - مراجعة عمل كل عضو بشكل منظم. • - البحث عن فرص لتطوير أعضاء الفريق. • - مساعدة الأعضاء في البحث عن فرص لتطوير الآخرين. • - مساعدة الأعضاء في البحث عن فرص لتطوير قائدهم. • 9. يبني علاقات إيجابية مع الفرق الأخرى من خلال: • - تجنب التعليقات السلبية على الفرق الأخرى. • - التنافس وفقاً للأهداف والمعايير. • - التعلم من الفرق الأخرى. • 10. يبقى في وضع التركيز من خلال: • - إبقاء المناقشة على القضايا لا الأشخاص. • - عدم السماح للخلافات بين الأشخاص أن تزداد ( المكاشفة). • - استخدام تقنيات التلخيص لإبقاء الفريق في الاتجاه الصحيح. • 11. يستمر في مراجعة التقدم من خلال: • - استمرار فحص تقدم الفريق. • - البحث عن تعليقات وآراء.

19. مهارات القيادة • القائد الماهر للفريق: • يقترح مهاماً. • يقترح إجراءات. • يدعم الموظفين. • يدير الخلافات. • يتجنب الدفاع والهجوم. • يتأكد من فهم الفريق. • يلخص التقدم الحاصل. • يبحث عن المعلومات. • يعطي المعلومات. • يتجنب المقاطعة. • يشجع مشاركة الآخرين. • يستخدم الصمت. • يجيد الاستماع.

20. مبادئ عامة في تفعيل الفريق للعلاقات والظروف النفسية التي يتبادلها القائد مع أفراد الفريق أثناء تنظيم العمل فيما بينهم أهمية قصوى في تحقيق إدراك مشترك للعمل وأهدافه، وبالتالي نجاح الفريق في عمله، وتتأثر هذه العلاقات بعوامل الثقافة والعادات والقيم السائدة بين أفراد الفريق. ويستطيع القائد أن يعتمد عدة مبادئ تساعده على تنظيم وإدارة الفريق بفاعلية وتنمية روح الفريق بين العاملين معه. • فما هي هذه المبادئ وكيف يمكنه استثمارها؟ • الحرص على إيجاد أهداف مشتركة والمحافظة عليها، ويتعزز ذلك عن طريق إشراك المعنيين في تحديد تلك الأهداف وإيضاحها والاتفاق عليها قبل تبنيها والعمل على تحقيقها. • ضرورة الاحتفاظ بخطوط تواصل واضحة رأسية وأفقية ثابتة بين القائد وأعضاء الفريق وذلك من خلال المشاركة في تنظيم اللقاءات والمناقشات ومن خلال التدرب على إتقان مهارات الاتصال المختلفة. • توفير مناخ من الحرية والتسامح والمودة بين القائد وأعضاء الفريق. • تبني سياسة الانفتاح والمرونة والاستعداد لتقبل وجهات النظر المختلفة والتفاعل معها بموضوعية وعقلانية وهذا يتطلب حسن الإصغاء والاستجابة. • الحفاظ على الروح المعنوية للفريق تعزيزاً لتماسكهم والعمل على استمرارها حتى تتحقق الأهداف المرجوة.

21. إن مراعاة هذه المبادئ يتطلب من القائد ما يلي: - الثقة بأعضاء الفريق ومعرفة القيم التي يحملونها. - احترام قدراتهم وآرائهم ومشاعرهم وميولهم ونزعاتهم الخاصة. - تفهم وتقدير مشكلاتهم وحاجاتهم المهنية. - الحرص على المصالح والأهداف المشتركة. - العدالة والموضوعية في التعامل مع الجميع دون تميز أو تمييز. ولا بد هنا من إبراز عنصر مهم ينمي ويدعم العمل بروح الفريق وهو ( التعاون) حيث: - يخلق التزاماً حول هدف مشترك بين القائد والعاملين داخل المؤسسة. - يحسن الاتصال والتخاطب ويقلل سوء الفهم. - يزيد الحافز. - يمنع انعزال الأفراد عن بعضهم. - يولد شعوراً بالإنجاز المشترك. - يدعم العمل من خلال الفريق.

22. يعمل الفريق بشكل جيد عندما: • تتضح الأهداف للأعضاء، ويتضح التوقيت الزمني وتوزيع الأدوار. • يشعر الأعضاء أن عليهم أن يقوموا بمساهمة فريدة من نوعها ضمن فريقهم. • يسود الاحترام المتبادل بين أعضاء الفريق. • يسود مناخ من الثقة يشجعهم على التعبير عن أفكارهم بحرية وإبداء اقتراحاتهم وشكوكهم وتحفظاتهم ومخاوفهم. • تستعمل المواهب الفردية والمهارات بفعالية. • يكون في مقدورهم بحث البدائل والحلول قبل اتخاذ القرارات. • تؤسس طرق للعمل معاً تكون داعمة وفعالة في استخدام الوقت. • يفحص التقدم بانتظام وعندما يعرف الأعضاء بوضوح لمن يرجعون ومتى.

23. خطوات لبناء الثقة ثقة Trust الانفتاح (تكلم عن نفسك للآخرين) Self Disclosure تغذية راجعة Feed Back اطلب آراء الآخرين فيك Consensual Validation قيم نفسك Self Assessment المجازفة (لن تكون بدون مجازفة) Risk Taking

24. كيف تخطط لبناء فريق وتفعيل دوره. • تحديد الاحتياجات. • تحديد المهام. • وضع الأسس لاختيار أعضاء الفريق. • الدافعية والتحضير الجيد. • توفير الإمكانات وتسخيرها. • التوعية والاقتناع بجدوى العمل الجماعي. • خلق الجو الودي وتعميق الثقة بين الأعضاء. • التواصل. • اتخاذ القرارات يكون جماعياً. • التقييم المستمر وتقبل التغذية الراجعة.

25. المزايا الأساسية لفريق العمل الفعال • وجود هدف مشترك ومحدد بوضوح. • وجود قائمة أهداف متفق عليها من قبل الجميع. • وجود بناء منظم وخطوات سليمة تتلاءم منطقياً مع الأهداف المراد تحقيقها. • وجود أدوار محددة والعلاقات بينها واضحة. • توفر جو منفتح يشجع على تبادل الأفكار والتعبير عن المشاعر بحرية. • وجود اهتمام مشترك يتمثل في التعاطف والثقة والدعم والاحترام والتسامح بين أفراد الفريق. • توفر الرغبة في ملاحظة كيفية عمل الفريق وتقبل الأفكار من أجل التحسين. • عملية اتخاذ القرار قائمة على الإجماع. • الاشتراك في السلطة والقيادة بما يتناسب مع العمل. • وجود نظام للمحاسبة يشجع على الالتزام والمسؤولية والاهتمام بالنتائج ومتابعتها.

26. وجود طريق لحل النزاعات والتظلمات بعدل، والتوصل لحلول الوسط بالتفاوض. • مراقبة ومراجعة البيئة الخارجية خارج المجموعات والعلاقات بين أفراد المجموعة وتقبل التعديل المناسب. • الالتزام باستعمال الموارد والوقت بشكل فعال. • الاهتمام بتطوير قدرات أعضاء الفريق. • الرغبة في الاستماع الفعال. • توفر الشعور بالراحة والإنجاز والاستمتاع والمرح. • طريقة مقبولة لضم أعضاء جدد والسماح للأعضاء الحاليين بالانفصال. • توفر المرونة والرغبة والقدرة على التعامل مع المتغيرات واستيعابها. • التخاطب الجيد والتفاهم بين الأعضاء. • الاستفادة من القدرات المختلفة للأعضاء، والعمل على زيادة مهاراتهم وخبراتهم. • توفر حافز القيمة حيث يهتدي الفريق بنظام قيمة مشترك ومعان مشتركة. • تعاون حقيقي في التخطيط وتطبيق وتقييم عمل الفريق.

27. أقوال في الوقت • * لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد. • * الوقت من ذهب لا يرجع منه ما ذهب. • * لا تزول قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن عمره فيما أفناه. • * الوقت مال. • * لا بارك الله في يوم نقص من عمري ولم أزدد فيه علماً. • * الفرد الذي لا يستطيع إدارة الوقت لا يستطيع إدارة شيء آخر. • * الوقت يمر ولا ينتظر أحداً. • * الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك. • * استثمار الوقت يزيد قيمته. • * ثلاثة ليس لها إياب: الوقت، والجمال، والشباب. • *اغتنم خمساً قبل خمس شبابك قبل هرمك، وصحتك قبل سقمك، وغناك قبل فقرك، وفراغك قبل شغلك، وحياتك قبل مماتك.

28. إدارة الوقت فى فريق العمل مفهوم إدارة الوقت إدارة الوقت " إدارة الأنشطة والأعمال التي تؤدى في الوقت، وتعني الاستخدام المثل للوقت وللإمكانيات المتوفرة وبطريقة تؤدي إلى تحقيق أهداف هامة وتتضمن إدارة الوقت معرفة كيفية قضاء الوقت في الزمن الحاضر وتحليلها والتخطيط للاستفادة منه بشكل فعال في المستقبل ". إدارة الوقت تعني " إدارة الذات، وإدارة شؤون الوظيفة بما يكفل الحصول على النتائج المحددة في الوقت المتاح... وهي تعني الاستخدام الأمثل للمواد المتاحة بما فيها الوقت ".

29. خصائص الوقت • لا شيء أطول من الوقت لأنه مقياس الخلود، ولا شيء أقصر منه لأنه ليس كافياً لتحقيق جميع ما يريده المرء • الوقت لا يحترم أحداً، فلا يمكن لأحد تغييره أو تحويله . • الوقت سريع الانقضاء . • الوقت مورد نادر لا يمكن تجميعه. • الوقت يختلف عن الموارد الأخرى لأنه لا يمكن تخزينه، أو إحلاله، أو شراؤه، أو بيعه، أو استعارته أو توفيره، أو تغييره. • مورد محدد يملكه جميع الناس بالتساوي فاليوم (24) ساعة، الأسبوع (168) ساعة، السنة (8766) ساعة.

30. كيف يتعامل اعضاء الفريق مع الوقت : 1. المضيع للوقت: وهو إما غير مدرك لأهمية الوقت، أو غير قادر على إنفاقه فيما يفيده شخصياً أو ينفع غيره من الناس . 2. المستخدم للوقت:وهو الذي يقوم بأنشطة معينة في الوقت المتوفر لديه، ولكن تعامله مع الوقت يقتصر على مجرد شغله حتى لا يكون عاطلاً . 3. المستفيد من الوقت: والاستفادة درجة أعلى من مجرد استخدام الوقت فينفق الفرد وقته في شيء نافع أكثر فعالية له ولغيره ومن ثم لفريق العمل بشكل عام . 4. المنجز: وهو الذي يحقق نتائج معينة أو يصل إلى أهداف محددة، ومن خلال الأنشطة والمجهودات التي يمارسها فيما يتاح له من وقت. وهو الأفضل للمدير وللمؤسسة .

31. آليات فعالة لإدارة الوقت فى فريق العمل • آليات فعالة لإدارة الوقت : • اجعل إدارة الوقت أسلوبك في الحياة / فكر فى دورك بأناة وترو. • تعرف على الاستخدام الأمثل للوقت من خلال التدريب على كيفية ترتيب الأولويات داخل الفريق . • سيطر على الوقت بالتخطيط السليم واتخاذ الإجراءات الايجابية لمواجهة مضيعات الوقت. • تعرف على واجبات ومسئوليات الوظيفة التي تشغلها / لا تركز على توفير الوقت بل ركز على كيفية قضائه • ألق نظرة على جميع الأنشطة التي تقوم بها واحذف غير الضروري منها. • حدد الأولويات والأهداف • سارع في اتخاذ القرار بعد توفر المعلومات دون تردد. • استخدم الحاسب في فريق العمل / وفر المساعد المدرب والمؤهل • استخدم أجندة المكتب المفكرة / احتفظ بسجل للوقت خلال عمل الفريق.

32. راجع أهدافك وخططك احتفظ بخطة زمنية لا تستسلم للأمور العاجلة الإدارة الناجحة للوقت ضع قائمة إنجازات يومية استثمر الأوقات الهامشية سد منافذ الهروب خطوات تنظيم الوقت فى الفريق

33. فوائد تنظيم الوقت • قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي. • إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية. • تحسين انتاجياتك بشكل عام. • التخفيف من الضغوط سواء في العمل، أو ضغوط الحياة المختلفة. • الشعور بالتحسن بشكل عام في حياتك.

34. مضيعات الوقت ومقترحات للسيطرة عليها 1- الزائرون: - الاستغناء عن الكراسي الزائدة. - تحريك المكتب لمواجهة الزائرين بالظهر أو الجنب. - تعليق ساعة في مكان بارز في غرفة المكتب. - الاستغناء عن الزخارف والتحف. - إجراء بعض المقابلات خارج المكتب. - البعد عن المناقشات غير الضرورية. - عدم الترحيب بمكوث الزائر فترة طويلة. - التحدث مع الزائر وقوفاً. - الصراحة والوضوح والمباشرة في الحديث.

35. 2- الهواتف: - توفر دليل خاص للتليفونات الهامة والضرورية. - تجميع المكالمات بقدر الإمكان في وقت محدد. - اعداد ملخص سريع للمكالمة. - التقليل من الحديث الاجتماعي. 3- العمل الورقي: - تصنيف الأوراق إلى مجموعات حسب الأهمية. - مراعاة أصول القراءة في الموضوعات ذات العلاقة. - إعطاء صلاحية للمساعدين لبعض القراءات. - الاكتفاء بقراءة فهرس التقارير الطويلة والكبيرة الحجم . - توزيع قراءة المواد على اعضاء الفريق. - الإقلال من الكتابة واستبدالها بالهاتف كلما أمكن.

36. 4- الاجتماعات: - التحضير للاجتماعات بصورة جيدة. - إمداد المشاركين بمواد الاجتماع. - إعداد جدول الأعمال وتوزيعه. - مقاومة المقاطعات والخروج عن الموضوع. - التقيد بوقت الاجتماع. - تحليل وتقييم نتائج الاجتماع. 5- الاتصال غير الفعال: - اللجوء إلى البساطة. - التأكيد على الفهم الموحد للرسالة. - تنمية مهارات الاستماع. - تشجيع الأسئلة وتبادل الأفكار. - توجيه النقد للعمل الخاطئ. - إيجاد مناخ ايجابي للاتصال.

37. المشكلة • مفهوم المشكلة: • * هي الصعوبات التي يواجهها الفرد عند انتقاله من مرحلة إلى أخرى، وهي إما تمنع وصوله، أو تؤخر وصوله، أو تؤثر في النوعية. • * هي موقف محير أو سؤال غامض يتطلب توضيحاً أو إجابة أو تفسير أو حل. • * هي موقف أو ظاهرة تتكون من عدة عناصر متشابكة ومتداخلة يكتنفها الغموض، ويواجهها الفرد أو الجماعة، وحلها يتطلب تحليلها والتعرف إلى عناصرها وأسبابها والظروف المحيطة بها قبل الوصول إلى اتخاذ القرارات المناسبة بشأنها. • * هي موقف ينشأ عندما يواجه الفرد عقبات أو صعوبات تحول بينه وبين وصوله إلى هدف معين، ولا يتمكن المرء بما لديه عندئذ من وسائل وأدوات ومعلومات وخبرات من تخطي العقبات واجتيازها أو التغلب عليها.

38. الحل الوضع المنشود المشكلة الوضع القائم الطريق إلى الحل

39. إستراتيجيات حل المشكلة • 1. طريقة القبعات الست: • وهي طريقة تقوم على النظر إلى المشكلة من زوايا عدة ومن خلال استخدام ستة أنواع مختلفة من التفكير تمثل كل قبعة نمطاً واحداً منها؛ فالقبعة البيضاء للنظرة الموضوعية، والحمراء للعواطف، والسوداء للنقد/السلبي، والصفراء للتفاؤل، والخضراء للتفكير الإبداعي،الزرقاء للتقييم والبناء للمستقبل. وفي هذا النمط يعتمر كل فرد من أفراد المجموعة قبعة معينة، ثم يأخذ بالتفكير المناسب لقبعته، ويمكن تبادل الأدوار. • 2. طريقة الشجرة: • وفي هذه الطريقة يتم تحليل المشكلة وتحديد أسبابها وأعراضها، من خلال هيكلية كالشجرة يكون الجذع يمثل المشكلة، والأغصان للنتائج، والجذور للأسباب. • 3. طريقة (SWOT): • وهي طريقة يتم فيها تحليل المشكلة من خلال تحديد أربعة عناصر مؤثرة في حلها، وهي: • - جوانب القوة (Strengths). • - جوانب الضعف (Weaknesses). • - الفرص (Opportunities). • - التهديدات (Threats)، أو المخاطر. • 4. طريقة العصف الذهني: • وهي طريقة تقوم على إثارة نقاش معمق حول الموضوع، وتلقي العديد من الإجابات، بهدف الحصول على أكبر قدر من الأفكار ذات الصلة، وتقوم الطريقة على مبادئ منها: تأجيل إصدار الأحكام في المرحلة الأولى، والكمية تولد النوعية.