Cómo funciona la compra y la facturación de Office 365

1. Cómofunciona la compra y la facturación de Office 365 En contratos Open y en ventas a través del portal web

2. ¿Cómo se vende Office 365? • Hay dos modelos: • El partner compra a mayorista y revende a cliente final • Fija el precio de venta al cliente, asume el riesgo de cobro • Reventa disponible en contratos Open y en Caja (FPP) • En la actualidad, prácticamente todos los componentes de Office 365 están disponibles en modo reventa • El partner asesora al cliente, compra a través del portal web (Office365.es) • Microsoft factura al cliente final y el partner recibe una comisión • Microsoft establece el precio y factura directamente al cliente; asume el riesgo de cobro • Todos los componentes de Office 365 están disponibles en este modelo • Ambos modelos pueden coexistir en un mismo entorno de un cliente

3. Proceso de compra de Office 365 en contratos Open Partner compra SKU En lista precios Open Obtención Producto Clave Digital en VLSC Activar Producto Clave en Office365.com • Disponible Open, Open Value, y Open Value Subscripción(OVS) • Pago del añocompleto • No hay mínimo de usuarios • Activación de clave en Office365.com/setup365 • Fecha fin subscripciónfijada en el momento de redención de la clave • Importanteque el partner incluyasu “Partner ID” en la subscripción del cliente para estar en copia en las Comunicaciones d eMS al cliente • Email de bienvenida con enlace a Volume Licensing Service Center (VLSC) • Firma del contrato VL quecontiene los términos y condiciones • Las claves de productoestánalmacenadas en VLSC

4. Cómo se procesa los pedidos Cliente final Pedido Pedido Pedido Factura Factura Factura Microsoft Distribuidor Reseller Ayuda activar O365 Email invitación para acceder a VLSC y obtenerlas claves de producto para activarOffice 365 Servicio O365 4

5. Fecha acuerdo VL vs. fecha subscripción O365 La compra de licencia Open License inicia un Open Authorization Number de 2 años. O365 Starts… Redención de claves La subscripción de 1 año de O365 1 comienza cuando las claves son redimidas Renovación La renovación puede hacerse por Volume Licensing o por el portal de O365 Añadirusuarios La expiración de la subscripción de O365 tiene que ser la misma para todos los usuarios, incluidos los usuarios que se añade a posteriori. 5

6. Duración del Acuerdo: Open www.office.com/setup365 Compra de O365 Mediana Empresa vía Licencia open • En licencias el contrato se firma después de que el pedido se procesepero antes de acceder al producto/servicio. • Número de AcuerdoLicencia Open se denomina“Authorization Number” y tieneunaduración de 2 años. • “Número de Licencia” único se asigna a cadacompra. • ClienteLicencia Open puedehacer un pedido con independencia de sitiene un contratoactivo, o no. Cliente (Partner1) entran en VLSC y firman acuerdo licencia Open Obtener acceso completo a VLSC Descarga Producto, obtener claves, etc. Pedido hecho via Reseller y Mayorista Orden de Compra

7. Duración del Acuerdo : Open Value www.office.com/setup365 Compra de O365 Mediana Empresa vía Open Value • En Open Value y Open Value Subscripción, el contrato es firmado ANTES de que se procese el pedido. • Acuerdo Open Value tiene una duración de 3 años. • SKU Office 365 Mediana Empresa es parte de la categoría “Producto Adicional” y puede ser pedido en cualquier momento. • Debe existir un Acuerdo active para hacer el pedido. Pedido hecho via Reseller y Mayorista Contrato OV/OVS creados y firmados electrónicamente Obtener acceso completo a VLSC Descarga Producto, obtener claves, etc. Orden de Compra

8. Duración del Acuerdo Compra de O365 Mediana Empresa vía Open License Open Value • Office 365 es vendido como una compra up-front de una subscripción de 12 meses de duración. • La duración del Acuerdo Volume License y de la subscripción O365 NO son co-término. • EL pedido se puede realizer con independencia del period que quede del acuerdo. O365 La subscripción de 1 año de O365 comienza cuando se redime las claves. O365 Renewal Add Seats La renovación puede hacerse vía Volume Licensing o en el portal de Office 365 La fecha de expiración de la subscripción de O365 tiene que ser la misma para todos los usuarios. Cuando se añade usuarios a mitad del period los meses de uso adicionales serán extendidos a la totalidad de usuarios de la misma subscripción. 8

9. Ejemplo – Open Value Víctor trabaja en un partner con una gran base instalada de clientes de Peqeña Empresa. Vende a Contoso Office 365 Midsize Business, junto con los servicios de su empresa para migrarlos a la nube. Contosotiene un contrato Open Value con compromise organization-wide en Office y CAL Suite para sus 55 desktops. Contosoestá preparado para la nube y su plan es migrar en fases a sus 55 usuarios.

10. Ejemplo – Open Value July 1 Yr. 1 – June 30, Yr. 2 30 Users Jan 1, Yr. 2 Jan 1, Yr. 3 Jan 1, Yr. 1 Pedido año 2 Pedido año 3 Pedido año 1 Office Qty. 55 Win OS Qty. 55 CAL Qty.. 55 • P. Por qué los usuarios añadidos expiran en menos de 1 year? • R. • Política: Se puede añadir usuarios a una Clave de Producto en medio de una subscripción, pero el servicio se distribuirá de forma homogénea en todos los usuarios para mantener la fecha de co-término. • Cálculo: • 25 asientos añadidoss X 3 meses ‘extra’ = 2250 días de la subscripción O365 • 2250 días / 55 usuarios = 40. 9 días. Redondeo al siguiente día entero  41 días. • Contoso • OV • Organization-Wide Commitment • 55 Desktops 55 Users • Ready to migrate to Cloud in phases July 1, Yr. 1 PO Ad-hoc1 O365 Qty. 30 Activated July 1, Yr. 1 O365 (30 seats) Ad-hoc PO O365 Qty. 25 Oct 1, Yr. 1 Activated Oct 1, Yr. 1 +25 seats Oct 1 Yr. 1 thru August 10, Yr. 2 June 30 plus 41 días 1 Org-Wide committed customers with Office and/or CAL Suite will qualify for reduced price.

11. Office 365 en modelo de comisión:Microsoft factura al cliente final y el partner recibeunacomisión

12. Cómo se realiza la compra Opción 1: El partner genera la oferta de compra en su entorno de Office 365 de partner El enlace lleva embebido el identificador del partner que queda asociado a la subscripción del cliente Envía el enlace con la oferta al cliente y el cliente confirma la compra El partner recibirá su comisión de forma automática conforme a los términos de la guía de incentivos en vigor. Opción 2: El cliente va directamente a la página de compra de Office 365 y hace la compra. Importante: el cliente puede incluir el identificador del partner que lo ha asesorado en el momento de realizar la compra o después, en el panel de administración de Office 365. El partner comenzará a recibir su comisión en el momento de quedar asociado al cliente.

13. Facturación • ¿Quiénfactura al cliente? • La entidadquefacturaes Microsoft Ireland Operations Limited – MIOL • ¿Cuándo se generanlasfacturas? • Tan pronto como se provisionael servicio • La facturaciónesporanticipado, de modoquesi un cliente se apunta el día 1 del mes, recibirán la facturainmediatamentepara el periodo future • La factura es debida con independencia de que se empiece a usar o se deje de usar el servicio. • ¿Quiénrecibe la factura? • Se enviaráunanoticificación de facturación al administrador general y al administrador de facturación con periocidadmensual, indicándolesquevisiten el portal paraver la factura. • ¿Recibirá el clienteunafactura en papel? • No, el clientepuedeverunacopiaelectrónica en versión .pdf de sufactura en el portal de administración

14. Opcionesde pago • Métodos de pagodisponibles • Tarjeta de crédito (Amex, Visa, MasterCard) paracualquierorden de compra • Factura(pago a 30 días) paraordenes de compra de más de 200€ • Las ordenes de compra de más de 11.100€ (15.000 USD) al mes están sujetas a una aprobación de validación de crédito (tarda al menos 5 días laborables en procesarse) • Se tiene en cuenta la deuda completa del cliente para el cálculo de los 9.500 euros • Se suele pedir las cuentas anuales del cliente • Hay descuentos para compras por el portal? • Hay un descuento automático por volumen en función de varios tramos. • Además, se puede solicitor un descuento especial para el primer año en operaciones especiales (más de 250 usuarios, situaciones de competencia, migraciones complejas, etc.). • Para solicitor el descuento es necesario registrarla en Velocity (www.microsoftvelocity.com)

15. Factura asociada a unatarjeta de crédito

16. Factura con pago por transferencia Este el importe que hay que pagar este mes ¡OJO! Este no es el importe que hay que pagar. Es la deuda total

17. Detalle del cálculo del importe de la facture: es por días

18. Detalles del pago • Los clientescon órdenes de compra de menos de 200€ sólopuedenpagar con tarjetade crédito* • Los clientesqueeligenpagarporadelantado el añocompletoy cuyaorden de compraanuales mayor de 200€ (250 USD) pueden pagar con unafactura o con tarjeta de crédito • Los clientesqueeligenfacturasmensuales y cuyaorden de compramensuales mayor de 200€ puedenpagar con unafactura o con tarjeta de crédito * Organismos públicos que no puedan pagar con tarjeta: se puede pedir una excepción llamando a soporte 900 814 197

19. Pago con Tarjeta de Crédito

20. Pago con Factura

21. Facturaciónanual • Los clientespuedenelegirsufrecuencia de pago (excepto P1) • Todaslastarjetas de créditotendrán el cargo o el abono en el momento de cambiar la orden. • Incremento de asientos en unafacturaanual • Se genera unanuevafacturapor los asientosadicionales. • Decremento de asientos en factura annual • Se creará un cheque que se enviará a la dirección postal del cliente. • Puedeque se cargueunacuotacomoresultado del decremento de asientos Incremento o decremento de asientos en ordenesanuales

22. Cancelación El clientepuedecancelarsusubscripción en cualquiermomento • Para susbripciones P1 y Office ProPlus mensual – los clientespuedencancelar a través de la plataforma • Para otros planes, los clientestienenquellamara CPC (900 814 197) Subscripción mes a mes (P1) • Se puedecancelar en cualquiermomento sin ningunacuota de cancelación. • La cancelacióntendráefecto al final del ciclomensual de la subscripción. Subscripción de un año (con facturaciónmensual o anual) • Si la cancelaciónocurre en los primeros 30 días, el clientetienequepagarsólo los primeros 30 días. • Si la cancelaciónocurredespués de los primeros 30 días, los clientestienenquepagar el 25% de la cuota de suscripciónpendiente.

23. Cancelación – Datos del Cliente • El clientetienequeconfirmar a CPC si Microsoft debería: • Deshabilitar la cuenta del cliente y borrar los datosasociados O • Retener los datos del cliente al menos 90 díaparaqueéstepuedarecuperar sus datos (éstaes la opciónsi el cliente no dice nada)

24. IVA ¿Quéporcentaje de IVA se aplica? • Office 365 estáclasificadocomo un servicio • Las reglas del IVA estableceque se aplicará el porcentaje de IVA correspondiente al paísdesde el que se proporcina el servicio • El servicio se proporcionadesdeIrlanda (Centro de Datos de Dublín) – ese esel tipo de IVA que se aplicará • Los clientes de la Unión Europearegistradospara IVA y queproporcionen un Identificador de IVA apropiado (CIF intracomunitario) no tendránningún cargo de IVA. • Si el clienteestáfuera de la Unión Europea – no se carganingún IVA • ¿Quépasasi no se proporciona ningúnnúmero de IVA? • Se cargará el IVA y asíaparecerá en la primerafactura. • Para corregir facturasfuturas hay quecontactar con el soporte de atención al cliente con un número de IVA válido • El IVA se devolverá en la facturasiguiente y se corregirá el porcentaje de IVA

25. Cambiosprocesando el IVA • Nuevas facturas • Si VIES (VAT Information Exchange System) no estádisponible, el CIF se queda en estadopendiente de validación • VIES validará el número de IVA asincrónamente y aplicará el IVA apropiado en la primerafactura del cliente • Periodomáximo de 5 días – Periodo de retención de tarjeta de crédito • El cliente no puedecambiar el número de IVA de unaorden de compraexistentedesde el portal. Tiene con contactar con CPC.

26. Comprobación de Crédito Siguelasreglas de abajoparaordensdirectas > 11.100€: • Las ordenesmayores de 11.100€ al mes, tienenquepasarautomáticamentepor el proceso de comprobación de crédito. La comprobación de créditodura 5 díascomomínimo en procesarse. • Se le pedirá al clientequerellene un formulario de comprobación de crédito. • Una vezqueCPC recibe la aprobación del crédito, CPC desbloqueará el carro de la compra y el clientepuedeseguir con supedido.

27. Cuentasimpagadas – Factura Si el cliente está en situación de impago el partner dejará de percibir su comisión durante el periodo que dure el impago

28. Cuentasimpagadas – Tarjeta de Crédito Si el cliente está en situación de impago el partner dejará de percibir su comisión durante el periodo que dure el impago

29. Comprobaciones para un cliente que solo ha adquirido Office Pro Plus Sin conexión a internet Día 31 Día 61 Licencia (30 días) Gracia (30 días) Modo de FuncionalidadReducida Licencia (30 días) 3 1 2 El clientepaga la subcripción, la pierdedespués de 120 días. Una notificación diaria El productoentra en modo RFM. Notificaciónunavezcadahora. Las notificaciones se muestraninclusosi el cliente no ha lanzadoningunaaplicación de Office

30. Ante cualquier duda • Llamar a soporte 900 811 197 • Horario: L – V de 9 a 17:00 • Elegir opción soporte de facturación • Necesario proporcionar el contacto de admin y el nombre del entorno (xxx@onmicrosoft.com) • Para casos urgentes: enviad a vuestro contacto Microsoft el número de caso para escalar también internamente.

31. ¡Muchas gracias por vuestra participación! Consulta las grabaciones de sesiones anteriores Accede a los materiales locales