Microsoft Excel II deo

1. Poslovni fakultet Predmet: Aplikativni softver Predavač: Violeta Tomašević Microsoft Excel II deo

2. Ćelije Ćelija (Cell) predstavlja najmanju adresabilnu jedinicu u radnom listu u koju se može smestiti podatak. Referenciranje na podatak u ćeliji: • radna knjiga • radni list • oznaka (adresa) ćelije

3. Unos podataka • Načini unosa podataka u ćeliju: • putem tastature • kopiranjem sadržaja druge ćelije • referenciranjem na druge ćelije • iz iste radne knjige • iz druge radne knjige • uvozom iz drugih dokumenata • Tipovi podataka koji se mogu uneti u ćeliju: • brojevni tip • tekstualni tip • datumski tip • matematički izraz (formula)

4. Unos brojeva Dozvoljeni tipovi brojeva • celi brojevi • realni brojevi • definisanje separatora • cifra 0 na kraju zapisa se automatski uklanja (3,40 se prikazuje kao 3,4) • pozitivni brojevi • negativni brojevi • broju prethodi znak (-) • upis broja u zagrade ( (34) odgovara broju -34) Prikazivanje brojeva sa više cifara koji prevazilaze veličinu ćelije • automatska konverzija u prikaz u pokretnom zarezu • veličina eksponenta i broj cifara se automatski podešavaju prema veličini ćelije • tačnost zapisa u dokumentu se ne menja (ona je smanjena samo u prikazu broja)

5. Definisanje separatora • selektovanjem opcije Tools/Options... • podrazumeva sekorišćenje sistemskog decimalnog separatora datog na kartici International • promena separatora • isključi se opcija Use system separators • definiše se novi separator

6. Unos datuma • Format datuma: dan, mesec, godina • Vrste separatora pri unosu: • separator (.) • separator (/) • dani i meseci predstavljeni jednocifrenim brojem ne zahtevaju 0 ispred broja • godina se može unositi u skraćenom obliku • nakon unosa, uneti datum se automatski formatira u skladu sa sistemski podešenim formatom Primeri: 12/5/5 daje12.5.2005 27.9.67 daje 27.9.1967

7. Unos teksta • unos običnog teksta nema specifičnosti • unos broja ili datuma kao tekstualnog podatka • zahteva eksplicitno korišćenje navodnika • unos korišćenjem automatskog popunjavanja (Auto Complete) • Excel prati i poredi tekući unos sa podacima ranije unetim u istoj koloni • ako tekst koji se unosi počinje kao neki ranije uneti tekst, aplikacija će ponuditi automatsko popunjavanje; ponuda se prihvata pritiskom na dugme Enter • unos preuzimanjem sadržaja iz padajuće liste (Pick From Drop-down List) • kursor miša se pozicionira na prvu praznu ćeliju • pritiskom na desni taster miša otvara se meni i bira opcija Pick From Drop-down List što dovodi do pojave liste iz koje se bira podatak

8. Selektovanje ćelije • pojedinačna ćelija se selektuje pritiskom na levi taster miša čiji se kursor nalazi iznad površine ćelije • promena selekcije ćelije • pomoću miša • pomoću tastature • selekcija susedne ćelije – tasteri za navigaciju (strelice levo, desno, gore i dole) • selekcija prve ćelije u tekućem redu – taster Home • selekcija prve ćelije u radnom listu (A1) – tasteri Ctrl+Home • selekcija poslednje ćelije u tekućem redu u koju je unet podatak – tasteri Ctrl+End • preskakanje grupe od 12 ćelija u koloni (vertikalno kretanje) – tasteri Page Up i Page Down

9. Selektovanje opsega ćelija • selektovanje opsega susednih ćelija • pomoću miša (levi taster miša, razvlačenje do željenog opsega i otpuštanje miša) • pomoću tastature (taster Shift, razvlačenje opsega primenom tastera za navigaciju i otpuštanje tastera Shift) • selektovanje opsega ćelija koje nisu susedne • kombinacijom tastature i miša (Crtl, selektovanje pojedinačne ćelije pomoću miša i otpuštanje Crtl)

10. Selektovanje radnog lista • Selektovanje svih ćelija u jednom radnom listu: • dugme Select All u gornjem levom uglu radnog lista • Ctrl+A kombinacija tastera na tastaturi koja manifestuje različito ponašanje u zavisnosti od sadržaja radnog lista i trenutne pozicije kursora: • radni list sadrži podatke raspoređene u više grupa • tekuća pozicija kursora na ćeliji sa podatkom u okviru neke grupe – selektuje se samo ta grupa podataka • tekuća pozicija kursora na ćeliji koja se graniči sa podacima neke grupe – selektuju se granične grupe podataka • tekuća pozicija kursora na ćeliji koja se nalazi van bilo koje grupe podataka – selektuje se ceo radni list

11. Promena dimenzija ćelija (1) • promena visine jednog reda (row hight) ili širine jedne kolone (column width) • pomoću miša pozicioniranog u prostoru oznaka vrsta/kolona na donju ivicu vrste, odnosno desnu ivicu kolone • promena dimenzija opsega vrsta ili kolona • definisanjem nove dimenzije u prozoru koji se otvara opcijama Row Height.../Column Width... iz popup menija • definisanjem nove dimenzije u prozoru koji se otvara opcijama Row/Height...iColumn/Width... iz Format menija

12. Promena dimenzija ćelija (2) • promena širine svih kolona u radnom listu (korisno kada je poznata veličina podataka koji se unose) • definisanje standardne širine • u broju karaktera standardnog fonta – obično Arial,10 • kao širina jednog karaktera uzima se prosečna širina cifara 0-9 u standardnom fontu • opcija Column/Standard Width... iz Format menija

13. Promena dimenzija ćelija (3) • automatsko podešavanje širine kolonakada su podaci već uneti • posledica: svi podaci u kolonama vidljivi • opcija Column/Autofit Selection iz Format menija • automatsko podešavanje visine vrstakada su podaci već uneti • posledica: svi podaci u vrstama vidljivi • opcija Row/Autofit iz Format menija

14. Editovanje sadržaja (1) • unos podataka – najzahtevniji posao za korisnika • velike količine podataka • mogućnost greške • ispravljanje grešaka • editovanje • unos novog sadržaja • brisanje postojećeg sadržaja • zamena postojećeg sadržaja novim sadržajem • potvrda bilo koja akcije editovanja: taster Enter

15. Editovanje sadržaja (2) • Excel prati određeni broj akcija korisnika i pamti promene koje su one izazvale • slučajna greška (neželjena zamena sadržaja ćelije) se ispravlja poništavanjem zapamćenih akcija, sukcesivno korak po korak • Undo - mogućnost vraćanja u prethodno stanje • opcija Undo iz Edit menija – poništavanje poslednje akcije • dugme Undo u standardnoj paleti sa alatima – poništavanje niza skorih akcija

16. Editovanje sadržaja (3) • Redo - mogućnost vraćanja akcija poništenih sa Undo, čime je obezbeđena potpuna kontrola akcija • opcija Redo iz Edit menija – povratak na stanje pre Undo akcije • dugme Redo u standardnoj paleti sa alatima – poništavanje niza Undo akcija

17. Kopiranje sadržaja (1) • tradicionalno kopiranje sadržaja ćelije/opsega ćelija (u isti radni list, drugi radni list, drugu radnu knjigu) • opcijeCopy i Paste iz Edit menija • dugmad Copy i Paste u standardnoj paleti sa alatima • kombinacija tastera na tastaturi: Ctrl+C za akciju Copy, Ctrl+V za akciju Paste • kopiranje sadržaja pomoću miša i tastera Ctrl na tastaturi (u isti radni list) • kopiranje sadržaja pomoću miša i tastera Ctrl i Alt na tastaturi (u drugi radni list)

18. Kopiranje sadržaja (2) • kopiranje sadržaja u susedne ćelije po vrsti/koloni - automatsko popunjavanje(Autofill) • Excel omogućava rukovanje postupkom kopiranja (Copy Handle) na osnovu toga što prati tip podataka i prepoznaje pravila njihovog unošenja • jednostavno kopiranje sadržaja • popunjavanje serije (uvećanje za jedan u svakoj sledećoj ćeliji) • kopiranje formata ćelije (niz svojstava – tip, dimenzije, izgled, itd.) • kopiranje sadržaja bez formata (kopirani podatak je u podrazumevanom tipu)

19. Brisanje sadržaja (1) • brisanje sadržaja selektovane ćelije/opsega ćelija • taster Delete na tastaturi (prazna ćelija ostaje u radnom listu) • opcije Shift cells left/Shift cells up iz prozora koji se otvara opcijom Delete... iz popup menija (prazna ćelija se briše iz radnog lista) • popunjavanje pomeranjem podataka iz narednih ćelija u levo • popunjavanje pomeranjem podataka iz narednih ćelija na gore

20. Brisanje sadržaja (2) • precizno upravljanje brisanjem sadržaja • podopcije opcije Clear iz Edit menija • All – brišu se i sadržaj i format ćelija • Formats – briše se samo format ćelija • Content Del – briše se samo sadržaj, a format ostaje • Comments – briše se opcioni komentar koji se može dodati ćeliji

21. Serije podataka (1) Serije predstavljaju nizove podataka koji se često koriste. One mogu da sadrže brojeve, datume i namenske liste. Njihova upotreba omogućava efikasan unos podataka, kao i znatne vremenske uštede. Generisanje serija brojeva i datuma • započeti pravljenje serije, a zatim selektovati ćeliju od koje treba nastaviti seriju • razvući selekciju desnim tasterom miša do željenog opsega • otpustiti taster miša, nakon čega se pojavljuje popup meni u kome treba selektovati opciju Series..., nakon čega se otvara dijalog na slici • u dijalogu selektovati opcije koje odgovaraju željenoj seriji

22. Serije podataka (2) Namenske serije sadrže podatke koje se odnose na konkretne slučajeve, na primer na jedno preduzeće (lista zaposlenih, poslovni partneri i sl.). Generisanje namenskih serija • uneti seriju podataka i selektovati skup ćelija sa unetim podacima • izabrati opciju Tools/Options… i karticu Custom Lists • Pritisnuti dugme Import, i lista će biti uneta u spisak lista

23. Serije podataka (3) Korišćenje namenskih serija • u neku ćeliju radnog lista uneti jedan element iz postojeće serije • selektovati tu ćeliju • levim tasterom miša razvući selekciju do opsega koji se želi popuniti serijom; tokom razvlačenja, alatka Screen Tip će pokazivati do kog podatka serije se trenutno stiglo • nakon otpuštanja miša, serija će biti automatski uneta u selektovani opseg ćelija

24. Imenovanje skupa ćelija (1) • Omogućava brži i lakši pristup pojedinim ćelijama ili blokovima ćelija korišćenjem logičkih imena umesto adresa. Ćelije ili blokovi koji se imenuju ne moraju biti susedni. • Logička imena se mogu koristiti u formulama, prilikom štampanja, crtanja dijagrama ili filtriranja. • Pri zadavanju logičkih imena pogodno je koristiti konvencije konzistentnog imenovanja, kao i kraća imena. • Logička imena • ne mogu počinjati brojem • ne mogu predstavljati adresu (na pr. FQ1999) • ne mogu da sadrže znak za razmak ili znakove interpunkcije, već samo znak za podvlačenje (Proizvodnja_1999)

25. Imenovanje skupa ćelija (2) Postupak zadavanja imena • selektovati ćeliju ili skup ćelija (za selekciju nesusednih ćelija koristiti tasterCtrl) • izabrati opcijuInsert/Name/Define…, nakon čega će se otvoriti dijalog na slici • u poljeNames in workbookuneti željeno ime i pritisnuti dugmeOK Brži metod za imenovanje skupova ćelija je da se nakon selekcije željenog skupa ćelija koristi polje Name Box u liniji za formule. Nakon unosa imena u navedeno polje, neophodno je pritisnuti taster Enter.

26. Imenovanje skupa ćelija (3) Pristup imenovanim ćelijama • pristisnuti strelicu na padajućoj listi poljaName Boxu liniji za formule • izabrati željeno ime, nakon čega će se na radnom listu automatski selektovati skup ćelija koji odgovara tom imenu Uklanjanje imena skupa ćelija • izabrati opciju Insert/Name/Define…, nakon čega će se otvoriti dijalog sa listom svih definisanih imena • iz liste izabrati ime i aktivirati dugme Delete, a zatim i dugme OK

27. Pretraživanje sadržaja Ako radna knjiga sadrži veliku količinu podataka, javlja se problem njihovog pronalaženja. Otežavajuća okolnost je što podaci tada nisu vidljivi u jednom prozoru. • Pronalaženje željenog sadržaja na radnom listu primenom opcija na kartici Find koja se dobija aktiviranjem opcije Edit/Find...ilikombinacijom tastera Ctrl+F: • Find what – polje za unos kriterijuma za pretraživanje • Načini pretraživanja • Within – definiše mesto pretrage (radni list ili cela radna knjiga) • Search – definiše vrstu pretrage (po vrstama ili kolonama) • Look in – definiše sadržaj koji se pretražuje(formule, vrednosti ili komentari) • Match case – neophodnost podudaranja veličine slova (velika/mala slova) • Match entire cell contents – neophodnost podudaranja sa sadržajem cele ćelije

28. Sortiranje podataka • Sortiranje omogućava bolji pregled podataka sadržanih u radnom listu. • Načini sortiranja • brojeva – po rastućoj ili opadajućoj vrednosti • tekstualnog sadržaja – po alfabetskoj vrednosti • raznovrsnih podataka – višekriterijumsko sortiranje • Sortiranje se radi po kolonama, tj. redosled podataka se menja samo u selektovanoj koloni pritiskom na dugme u paleti sa alatima Sort Ascending (za rastući redosled), odnosno Sort Descending (za opadajući redosled). Pošto podaci po vrstama nisu povezani, neophodno je selektovati sve kolone u kojima se očekuje promena redosleda podataka.

29. Višekriterijumsko sortiranje • opcija Data/Sort...omogućava sortiranje po najviše tri kriterijuma, tj. tri kolone, uz zadavanje redosleda sortiranja (rastući/opadajući) • dodatne opcije sortiranja prema korisnički definisanim kriterijumima (korisnički definisanim listama) dobijaju se pritiskom na dugme Options...

30. Praćenje izmena (1) • Excel omogućava praćenje svih izmena urađenih u radnoj knjizi korišćenjem alatke Track Changes. • Za svaku izmenu može se videti: • koja osoba je unela taj sadržaj • kog datuma je sadržaj unet • u koje vreme je sadržaj unet • Praćenje izmena je korisno: • ako više korisnika radi na istoj radnoj knjizi • ako jedan korisnik radi na radnoj knjizi

31. Praćenje izmena (2) Aktiviranje alatke Track Changes • izabrati opciju Tools/TrackChanges/Highlight Changes... nakon čega se otvara dijalog na slici • označiti polje za potvrdu Track Changes While Editing • definisati način praćenja označavanjem i zadavanjem When, Who i Where polja (u Where polju se definiše opseg ćelija u kojima će se pratiti izmene) • pritisnuti dugme OK, čime započinje praćenje budućih izmena • opcija Highlight changes on screen omogućava da ćelije sa izmenama budu označene na ekranu (indikator je mali trougao u gornjem levom uglu) • opcija List changes on a new sheet omogućava da se na posebnom listu zapisuju sve učinjene izmene (na jednom mestu za celu radnu knjigu)

32. Praćenje izmena (3) Prihvatanje i odbacivanje učinjenih izmena • izabrati opciju Tools/TrackChanges/Accept or Reject Changes... nakon čega se otvara dijalog na slici • odlučiti koje izmene će biti pregledane • polje When: promene koje još nisu pregledane, ili promene napravljene posle određenog datuma i vremena • polje Who: svi korisnici, svi korisnici osim vas, neki posebni korisnik • polje Where: opeg ćelija, ceo radni list (prazno polje) • pritisnuti dugme OK, čime započinje pregled izmena • svaka izmenjena ćelija se automatski označi markerom, a zatim se u posebnom dijalogu Accept or Reject Changes prikažu njene izmene • izmena se prihvata pritiskom na dugme Accept u dijalogu, a odbacuje pritiskom na dugme Reject, pa se prelazi na nalaženje sledeće izmene

33. Komentari sadržaja ćelija (1) • Sadržaj ćelije ponekad zahteva i dopunske informacije koje se datoj ćeliji mogu dodati u vidu komentara. • Ćelije koje sadrže komentar imaju indikator u vidu malog crvenog trougla u gornjem desnom uglu. Komentar se pojavljuje svaki put kad se kursor miša nađe iznad ćelije. Dodavanje komentara • selektovati ćeliju kojoj treba dodati komentar • izabrati opciju Insert/Comment, nakon čega će se pojaviti žuti prozor za komentar • uneti tekst komentara i preći na bilo koju drugu ćeliju da bi komentar bio zapamćen Uklanjanje/editovanje komentara • pritisnuti desni taster miša koji je pozicioniran na željenu ćeliju • u popup meniju aktivirati opciju Delete/Edit Comment

34. Komentari sadržaja ćelija (2) • Različiti korisnici istog radnog lista mogu formirati komentare koji različito izgledaju (drugačija boja pozadine, fontovi itd.) • Za svaki pojedinačni komentar može se podesiti da li će se stalno prikazivati na ekranu ili ne (opcija Show/Hide Comments iz popup menija). • Prikaz svih komentara/indikatora na radnom listu se može postići korišćenjem opcije Comment indicator only/Comment and Indicator u okviru kartice View koja se dobija aktiviranjem opcije Tools/Options… • Komentari se mogu štampati zajedno sa sadržajem radne knjige • na mestu gde se pojavljuju u radnom listu • na kraju radnog lista Način štampanja komentara se podešava selekcijom iz liste Comments u okviru kartice Sheet koja se dobija aktiviranjem opcijeFile/PageSetup... • Podršku za rad sa komentarima omogućava paleta alata Reviewing.

35. Povezivanje podataka (1) • Kopiranje sadržaja iz radnog lista na neku drugu lokaciju štedi vreme i rad, ali dalja veza između ovih sadržaja ne postoji, tj. promena u originalnom sadržaju ne reflektuje se na njegovu kopiju. • Povezivanje podataka uspostavlja vezu između izvornog (originalnog) materijala i odredišnog materijala, tako da se sve promene u izvornom materijalu ažuriraju u odredišnom materijalu. • Veza između izvora i odredišta koristi OLE (Object Linking and Embedding) protokol za povezivanje i ugradnju objekata.

36. Povezivanje podataka (2) Uspostavljanje veze • otvoriti i snimiti radne knjige u kojima će biti izvorni i odredišni sadržaj • kopirati izvorni sadržaj na odredište, čime će on postati povezani objekat • na odredišnom radnom listu u kopiranom sadržaju selektovati ćeliju od koje treba da započnu povezani podaci • aktivirati opciju Edit/PasteSpecial... nakon čega se otvara dijalog na slici • izabrati željene opcije u dijalogu koje se odnose na umetnuti materijal (obično je dovoljna opcija All) • pritisnuti dugme Paste Link čime je veza uspostavljena

37. Povezivanje podataka (3) • nakon uspostavljanja, vezu treba proveriti promenom nekog podatka u izvornom sadržaju, što treba da se odrazi i na odredišni sadržaj • na odredištu, povezana ćelija u polju za formulu ima izvorišnu lokaciju od koje potiče podatak u toj ćelijikoja sadrži: • ime radne knjige unutar zagrada [] • ime radnog lista nakon čega sledi ! • ime opsega ili referencu ćelije Primer: =[Chapt3.xls]Table!D8

38. Povezivanje podataka (4) • Nakon otvaranja radne knjige koja sadrži jednu ili više veza sa drugim radnim knjigama, veze se moraju ažurirati u skladu sa promenama koje su se u međuvremenu desile. • U trenutku otvaranja radne knjige sa vezama • ako su sve radne knjige sa kojima je ona povezana otvorene, Excel automatski ažurira sve veze • ako neka od knjiga sa kojima je ona povezana nije otvorena, dobiće se odgovarajuće upozorenje; korisnik može da izabere ažuriranje veze, ili da to ostavi za kasnije a da postojeći sadržaj ostane nepromenjen

39. Povezivanje podataka (5) Ažuriranje veze • veze se mogu ažurirati samo u okviru odredišnog dokumenta • ažuriranje otpočinje izborom opcije Edit/Links... u odredišnom dokumentu, nakon čega se otvara dijalog na slici • u listi izvornih dokumenata odabrati vezu koju treba ažurirati • pritisnuti dugme Update Values, i napustiti dijalog sa Close • dugme Break Link služi za prekid veza između dokumenata