Qualification & Transfert Séminaire de Gestion Financière

1. POINT INTERACT Qualification & TransfertSéminaire de Gestion Financière

2. Principaux processus de gestion financière Mise en œuvre des programmes Organismes et structures Ventilation des fonds Dépenses des projets Demandes des projets Verification des demandes Appel de fonds auprès de la CE Clôture des projets Clôture du programme 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

3. Lancement Mise en oeuvre Clôture Programme • Organes • Systèmes • Outils • Documentation • Gestion des fonds et paiements • Allocation • Contrôle de premier et de second niveau • Eligibilité • Irrégularités • Déclarations de clôture • Erreurs • Eligibilité Projet • Plans budgétaires • Candidature • Contrat • Accords de partenariat • Gestion des dépenses • Suivi • Contrôle de premier niveau • Rapports • Paiements finaux Cycle de vie du programme

4. Risques clés de la gestion financière Quels problèmes peut-on rencontrer? • Problèmes systémiques dans un programme (lancement du programme et contrôle des systèmes) • Dégagement (règle N+2) • Irrégularités (Contrôle de premier et de second niveau)

5. Séminaire de Gestion Financière Phase de lancement : au niveau du programme

6. Principes de gestion financière solide Le principe d'économie : les ressources utilisées par l'institution pour poursuivre ses activités doivent être mises à disposition au moment opportun, dans la quantité et la qualité appropriées et au meilleur prix. Le principe d'efficacité : la meilleure relation entre les ressources employées et les résultats obtenus. Le principe d'effectivité : atteindre les objectifs spécifiques fixés et obtenir les résultats voulus.

7. Structures, responsabilités et obligations 1er point clé : Une définition claire des rôles et une bonne coopération au sein du programme sont la première exigence requise pour la mise en oeuvre. 2me point clé : La description des systèmes et des procédures devrait définir les normes escomptées pour l'équipe du programme, la Commission et les contrôleurs.

8. Responsabilités liées à la Gestion du Programme • Le cadre décrit dans les règlements est le principal outil de référence pour le montage des systèmes financiers des programmes • Il inclut quatre tâches principales : ventiler les fonds; certifier les dépenses correctes ; présenter des demandes defonds à la Commission et effectuer des paiements aux bénéficiaires finaux • Chaque niveau hiérarchique du management assigne des tâches devant être effectuées au niveau inférieur et définit des contrôles destinés à garantir une mise en oeuvre correcte • Ainsi, la responsabilité financière est transmise à au projet/bénéficiaire

9. Organes de gestion unique du programme • 1 Comité de suivi et de pilotage (l'implication directe de l'Etat membre) ou éventuellement 1 CS et 1 CP • 1 Autorité de gestion (AG) • 1 Autorité de certification (AC) • 1 Autorité d'Audit (AA) incluant le Groupe d'Auditeurs

10. Structures, responsabilités et obligations des différentes parties prenantes du programme Principales responsabilités définies dans OP et lettres d'accords nationales vis-à-vis du programme Etats membres Commission Chaîne de responsabilité Principales responsabilités définies dans PO et dans les Règles de Procédure Comité de suivi Principales responsabilités définies dans PO, description des systèmes et procédures et lettres d'accords Autorité de certification Autorité de gestion Autorité d’Audit Organes intermédiaires Principales responsabilitésdéfinies dans PO etdescription des systèmes Secrétariat commun Principales responsabilités définies dans OP, descriptions des systèmes et procédures et des Règles de Procédure Principales responsabilités définies dans PO, description des systèmes, dossier de candidature approuvé et contrat de subvention Chefs de file Principales responsabilités définies dans l'accord de partenariat du projet et dossier de candidature approuvé Partenaires du projet

11. Contrôlé Contrôlé Contrôlé Contrôlé Contrôlé Structure de contrôle Contrôlée par l'Autorité d'Audit et des auditeurs désignés au niveau national Autorité de certification Contrôle de premier niveau (contrôleurs désignés) Contrôle administratif Projet Autorité de gestion In situ ?

12. Etats membres - Principales responsabilités (1/2) • Responsabilité ultime pour toutes les activités menées sur le territoire d'un EM • Eligibilité et informations • Fournir des informations sur les règles d'éligibilité nationales dans le PO (comprises dans la description des systèmes et procédures) • Fournir à l'AG, l'AC et l'AA un accès aux informations dont elles ont besoin pour exercer leurs fonctions (Application deRèg. § 24)

13. Etats membres - Responsabilités 2/2 • Contrôle • Désignation des organes de contrôle de premier, deuxième (et troisième) niveau • Veiller à ce que l'organe de CPN nommé effectue la certification dans les 3 mois max • Veiller à ce que toutes les dépenses effectuées par les partenaires dans l'EM sont conformes aux règles communautaires et aux règles nationales par le biais du contrôle de premier niveau • Etablissement de procédures pour assurer que tous les documents de la piste d'audit répondent aux exigences nationales et d'audit • Irrégularités • Détecter, corriger, recouvrer

14. Documents : Lettre d'accord / Protocole d’accord • Accords supplémentaires entre des organes du programme qui couvrent leurs exigences spécifiques, par ex. exigences de rapports supplémentaires à l'EM • Harmonisation des procédures générales du programme vis-à-vis d'exigences nationales particulières

15. Organes de gestion du programme : le Comité de Suivi Le Comité de Suivi (CS) • Représentation de l'EM dans le programme pour s’assurer que l'EM endosse ses responsabilités • Responsable de la décision, du contrôle et de l'ajustement de la mise en œuvre du programme et de la stratégie • Doit être tenu informé des progrès à l'égard des objectifs du programme, du statut des finances du programme, de tout problème de gestion - Rapports réguliers dans le business plan sur les budgets et dépenses des projets et de l’AT par rapport aux objectifs

16. Organes de gestion du programme : le Comité de Gestion (ou de pilotage) Le Comité de Gestion (CG) - Responsable de la sélection des projets (besoin d'évaluations objectives plans financiers des projets et de leur impact sur les priorités et les budgets) - Les décisions du CG concernant l'allocation FEDER ont un impact majeur sur les possibilités d’atteindre les objectifs du programme – le CS doit les contrôler - Tout biais dans la sélection peut engendrer de moins bons projets et des problèmes de dégagement – à éviter donc

17. Organes de gestion du programme : Autorité de Gestion (1/2) • Garantir que les projets sont approuvés, réalisés et suivis conformément aux critères convenus • Contrôles sur site pour au moins un échantillon de projets • Consignation et conservation des registres comptables de l'AG • Garantir les normes de comptabilité du projet et le respect de la la piste d'audit du projet et s’assurer que les paiements ont été correctement certifiés (par le contrôleur de premier niveau du chef de file) • Garantir que des informations adéquates sont fournies à l'Autorité de Certification • Diriger le CS et lui fournir des documents (sans nécessairement présider) • Rédiger et soumettre les rapports à la Commission

18. Organes de gestion du programme : Autorité de Gestion (2/2) • Assurer que les évaluations sont effectuées et satisfont aux normes de qualité • Assurer la conformité avec les exigences en matière d'information et de publicité • Dans les Programmes de Coopération Territoriale, n'est pas responsable d'assurer la conformité par rapport aux règles nationales et communautaires (tâche du CPN) • Assurer que les partenaires du projet sont conscients des conditions auxquelles les subventions sont octroyées et qu'ils ont une capacité suffisante pour remplir ces conditions (Implémentation Règ. §13.1) • Tenir à jour une liste de tous les organes détenant de la documentation dans le parcours d'audit (Implémentation Règ. §19) • Conserver et publier une liste des bénéficiaires, des opérations financées et du montant de la subvention reçue (Implémentation Règ. §7)

19. Organes de gestion du programme :Secrétariat Commun • '... doit assister l'Autorité de Gestion, le Comité de Suivi et, si nécessaire, l'Autorité d'Audit dans leurs devoirs respectifs.' (Réglementation FEDER, §14.1) • Ne doit pas être nécessairement situé dans l'AG mais devrait se trouver à proximité pour faciliter la gestion commune. • Traite les demandes, organise l'évaluation du projet et fait des propositions de sélection de projets au Comité de sélection. • Apporte aide et support aux projets à tous les stades. • Devrait disposer d'une équipe internationale pour le représenter - ce n'est pas une institution nationale.

20. Organes de contrôle du programme : Autorité de certification Autorité de certification • Certifie l'exactitude et les normes utilisées pour calculer les états de dépenses • Etablit les demandes de paiement pour la Commission • Reçoit les fonds et effectue les paiements au CF • Tient à jour des registres comptables informatisés • Supervise l'AG en assurant que les systèmes et la documentation sont en place (actuellement Article 9) • Recouvre les montants payés indûment aux bénéficiaires (avec les Chefs de File et les Etats Membres) • Conseille généralement sur la gestion des liquidités

21. Autorité de certification 1. Fonction principale : certifier les dépenses déclarées à la Commission 2. Assurer la fiabilité du travail de l’AG 3. Demandes de paiement à la Commission 4. Registres de comptabilité au niveau du programme Autorité de Gestion (ou SC) 5. Approuve les demandes de paiement individuelles des projets 6. Principal contact pour les CF du projet 7. Vérifie que les produits et services sont fournis 8. Vérification des opérations sur site 9. Assure qu'il existe un système pour enregistrer et consigner les registres comptables du projet 10. Assure que les documents et procédures du projet satisfont aux exigences de la piste d’audit adéquate L'Autorité de Gestion par rapport à l'Autorité de Certification (sur la base de CDRR-06-0004-00) • Une séparation claire des fonctions et l'indépendance sont essentielles • Il ne devrait y avoir aucune duplication du contrôle - des résultats satisfaisants par ex. des contrôles des systèmes de l'AG peuvent conduire à une limitation du travail de contrôle effectif des AC

22. Organes de gestion du programme – chevauchement de responsabilités Le chevauchement de responsabilités devrait être évité mais il se produit parfois, notamment en matière de contrôle financier Solution : Définir des normes acceptables et s'en remettre aux procédures et systèmes financiers

23. Gestion et mise en œuvre communes au niveau du programme et du projet

24. Documents : Programme Opérationnel (PO) • Priorités et type d'actions qui seront financées pour chaque priorité • Tableaux financiers communs du programme (NB pas d'analyse par Etat Membre) indiquantla répartition FEDER par année du programme et le financement total pour toute la période et par priorité - Les dispositions pour la mise en œuvre de base, les structures et les responsabilités

25. Documents : Description des systèmes et procédures - exigences formelles • Auparavant Déclaration Art 5 (Règ. 438/2001 Article 5) • (CE 1083/2006 Art. 71) Dans les 12 mois suivant l'approbation du PO, une description détaillée des procédures de gestion financières du programme, approuvée par un ‘organisme d'évaluation de la conformité’ (éventuellement l'Autorité d'Audit) incluant : • Les organismes responsables, en particulier l'AG et l'AC - séparation des tâches et de leur indépendance • Systèmes pour assurer que la piste d'audit est maintenue jusqu'au niveau du bénéficiaire final • Procédures pour l'audit des systèmes de gestion et de contrôle en cours

26. Documents : Description des systèmes et procédures Exigences supplémentaires Les systèmes et les procédures décrivent le flux de documentset d'informations arrivant au programme et partant de celui-ci. Il faut décider : • Les procédures financières - Qui fait quoi ? • Les délais - Quand les choses doivent-elles se produire ? • L’autorisation des dépenses TA + recrutement du personnel • Les procédures poue réaliser des changements

27. La piste d'audit - Doit permettre aux autorités d'audit de : - Retracer toutes les dépenses déclarées par rapport aux factures originales (ou aux documents de valeur probante équivalente) - Vérifier le transfert de fonds aux bénéficiaires finaux - Description claire de la preuve comptable à chaque niveau et communication de celle-ci à toutes les personnes impliquées, y compris les partenaires du projet - La preuve comptable doit inclure : Personnel ; Frais généraux ; Experts externes ; Déplacements et hébergement ; Réunions et événements ; Promotion ; Investissements

28. Procédures de base des paiements INTERREG et organismes responsables 1. Rédige le rapport du projet et la demande de paiement 6. Effectue le paiement au projet 1. Projet 2. Organismes de contrôle de premier niveau 6. AC 2. Certifier que les dépenses demandées sont conformes aux règles et réglementations pertinentes 5. Approuve les demandes valides et transfère de l'argent à l'AC 5. Commission 3. AG et/ou STC 4. AC 3. Confirme que la certification et les rapports sont satisfaisants 4. Rédige et certifie les états de dépenses du programme sur la base des informations de l'AG / du STC

29. Coopération à travers la structure commune + effectifs • Collaboration étroite • Bons mécanismes de communication • Responsabilités documentées • Fonctions séparées : gestion, contrôle, paiement • Cibles identifiées • Effectifs suffisants et compétents au STC/dans l'AG (Comptabilité, procédures de passation de marché publics du pays hôte, règlementation de l'UE, finances du projet, règles d'éligibilité, compétences de conseil et de présentation)

30. Lancement du programme : Synthèse • Une structure commune avec des responsabilités financières claires • Documentation • Le PO • Accords entre partenaires • Description des systèmes et procédures et des mesures visant à sécuriser la piste d'audit 12 mois après l'approbation du PO • Communications et effectifs adéquats au sein de la structure commune

31. Cadre financier Point clé 1 : Les principaux éléments du cadre sont : • les mécanismes de co-financement • les priorités (et les mesures) • les tableaux financiers Point clé 2 : Le budget de l'AT est la clé qui permettra une action efficace dans ce cadre

32. Sources et utilisation des fonds du programme dans les Programmes de Coopération Territoriale : 75% FEDER – 25% co-financement Contribution de l'UE (FEDER) – 75%* Contributions des pays, régions et organisations participants (co-financement) – 25%* 75%* 25%* Budget du programme (réparti en fonction de priorités) 6%* 94%* Coûts de fonctionnement du programme (AT 6%*) Subventions aux projets 94%* * Les chiffres peuvent varier d'un programme à l'autre

33. Mesure 1 Financement max. : 5% du total des fonds du programme Préparation, sélection, évaluation et contrôle Réunions de comités de suivi Audits et contrôles sur place Les salaires ne sont éligibles que dans les cas suivants : Fonctionnaires ou autres officiels publics Autres membres du personnel employés pour effectuer ce genre detâches Mesure 2 Financement max. : jusqu'au montant approuvé dans le PIC Actions d'information Evaluation Ex ante Intermédiaire Ex post Acquisition et installation de systèmes informatisés pour la gestion et le contrôle Mais : Pas de salaires de fonctionnaires Budget AT divisé en 2 mesures 2000 – 2006

34. Budget AT en 2007 – 2013 : aucune mesure Co-financement AT : 6% de FEDER pour toutes les activités (couvertes à présent par la mesure 1 et la mesure 2)

35. Cadre financier : Comment calculer le budget AT Exemple 1: (2000–2006): 50% FEDER – 50% co-financement EM FEDER pour programme : Є 100.000 AT = 5%: Є 5.000 +50% co-financement Etat membre : Є 5.000 Total AT : Є 10.000 Exemple 2 : (2007 – 2013): 75% FEDER – 25% co-financement EM FEDER pour programme : Є 100.000 AT = 6%: Є 6.000 +25% co-financement Etat membre : Є 2.000 Total AT : Є 8.000

36. Cadre financier : le Business Plan L'AT nécessite un planning à moyen terme. Utilisez un Business Plan (2 ans de durée de vie) couvrant : • Actualisation des progrès + développements • Principales tâches administratives devant être effectuées (nombre de projets à évaluer, rapports traités, etc.) • Principales actions de communication et de publicité • Tâches supplémentaires (par ex. évaluations) • Implications en termes de ressources + analyse du temps du personnel

37. Cadre financier : sources de co-financement • Co-financement automatique • Co-financement basé sur la concurrence • Co-financement privé • Contribution propre

38. Cadre financier : taux des subventions FEDER Maximums : • Programmes actuels 50%-50% ou 75%-25% • Futurs programmes 75%-25% ou 85%-15% Si utilisé, représente une coupe sombre dans les budgets réels pour de nombreux programmes : 2000-2006: 50% FEDER €100 mill + 50% co-financement €100 mill = € 200 mill 2007-2013: 75% FEDER €100 mill + 25% co-financement €33 mill = € 133 mill Beaucoup de programmes peuvent essayer d'utiliser des taux plus bas pour le FEDER, par ex. 50% FEDER • Taux minimum par priorité : 20% • Taux maximum par priorité : 100%

39. Taux de subvention FEDER – Exemple de demande de paiement individuelle Taux FEDER au niveau du programme : 75% - 25% ou 85% - 15% Taux FEDER par priorité : 60%75% 90% Total Programme: 75% - 25% Dépense reportée par priorité €50 €75 €100 €225 Total FEDER reporté €30 €56.25 €90 €176,25 (= 78,3%) Total co-financement reporté €20 €18.75 €10 €48.75 (= 21,7%)

40. Cadre financier : taux des subventions FEDER plafonnés FEDER Co-financement La Commission paie Demande 1 80 20 75 Demande 2 70 30 75 Demande 3 73 27 73 Demande 4 78 22 75

41. Cadre financier : priorités (et mesures) • Les priorités et les mesures sont utilisées pour gérer la distribution générale des fonds dans le programme • Simplification et flexibilité notables pour la programmation à l'avenir • Moins de priorités • Aucune mesure • Généralement, déplacer de l'argent entre priorités n'est pas un problème – mais pourquoi le faire ? • Version finale des tableaux financiers 31 décembre 2006. Les priorités doivent être surveillées après ceci.

42. Cadre financier – taux des subventions au niveau du programme et du projet • Taux de subvention maximal de 75% au niveau du programme (85% si un pays de l'UE-14 est impliqué) • Flexibilité au niveau des priorités et du projet, par ex. taux FEDER plus élevé pour des projets stratégiques MAIS décision des programmes • Taux de subvention plus élevés = allocation concentrée du risque de sous-dépense dans un petit nombre de projets • Taux de subvention élevé = implication financière réduite pour les partenaires participants

43. Tableaux financiers : répartition EM / non EM

44. Tableaux financiers simplifiés en 2007 - 2013

45. Tableaux financiers simplifiés en 2007 - 2013

46. Tableaux financiers : objectif de dégagement

47. Avance de 7% pendant la nouvelle période. Nouveaux EM uniquement N + 3 N 2% 3% 2% 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Vous pouvez déduire 7% d'avance (FEDER) du montant du premier objectif de dégagement

48. Avance de 5% nouvelle période. UE 15 N + 2 N 2% 3% 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Vous pouvez déduire 5% d'avance (FEDER) du montant de l'objectif de dégagement

49. N+3 et Dégagement N + 2 N + 2 N + 2 N + 2 N + 3 N + 3 N + 3 N + 3 N 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

50. Tableaux financiers - sources de co-financement