Programa Hacia Cero Papel

1. Poder Judicial – Costa Rica “Justicia sin papeles” Programa Hacia Cero Papel ceropapel@poder-judicial.go.cr

2. PAPEL VRS JUSTICIA ¿Qué representa el papel para la Justicia? • El papel es amigo del formalismo y la rigidez. • Poderes Judiciales complejos e ineficientes con tanto papel. • Deshumaniza la justicia. • El papel es costoso y carga el presupuesto de los Poderes Judiciales. Programa Hacia Cero Papel

3. Programa Hacia Cero Papel

4. ¿ Acceso a la Justicia ?

5. CAMBIO DE PARADIGMAS De poco sirve una reforma procesal, o recibir más empleados, computadoras y suministros, si no cambiamos las costumbres burocráticas.

6. EQUIPO DE TRABAJO CONSEJO SUPER I OR Inicia en marzo de 2010, integrado por representantes de cada uno de los sectores del Poder Judicial

7. Asumir el liderazgo y el DESARROLLO DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS que eliminen el uso del papel y el apego a la escritura en la Administración de Justicia. Que el DESARRAIGO AL PAPEL sea el medio de fortalecer el derecho de las personas usuarias, para que los procesos reciban una tramitación ágil, flexible y sin mengua de la calidad de las decisiones. Fomentar el USO DE LA TECNOLOGÍA, la oralidad, entre otros. REDUCIR COSTOS para la Justicia y colaborar con el ambiente. Compromiso: Programa Hacia Cero Papel

8. Políticas Cero PapelAprobadas por Corte PlenaSesión N° 16-11 del 30 de mayo 2011, artículo XXXIII POLÍTICA I POLÍTICA II Maximizar el uso de la tecnología dentro de las Oficinas del Poder Judicial, que disponen de la misma, como medio para alcanzar una Justicia sin Papeles. Fomentar en el Poder Judicial una cultura de no utilización del papel Programa Hacia Cero Papel

9. ALGUNAS DIRECTRICES EN APLICACIÓN DE LA POLÍTICA I: • Propiciará el uso de información en forma electrónica. • A nivel de comunicación interna el correo electrónico es el medio oficial. • Propiciar el intercambio de información o servicios entre el Poder Judicial y otras instituciones en forma digital. • En el proceso de formulación presupuestaria, no se aprobarán incrementos en la compra de cualquier tipo de papel. • Mantener una reducción progresiva en el consumo de papel, con independencia del recurso tecnológico, y buscar mejorar sus procedimientos de trabajo. • Sustitución de formularios impresos por digitales. • Potenciar el uso de la agenda electrónica, maximizar la utilización de calendarios automatizados y eliminar la adquisición de los planificadores donde se tienen implementadas esas opciones. • Fortalecer el uso de video beam, video conferencia u otros medios tecnológicos, en audiencias judiciales o administrativas, capacitaciones, entre otros. Programa Hacia Cero Papel

10. ALGUNAS DIRECTRICES EN APLICACIÓN DE LAPOLÍTICA II: • Campañas orientadas para incentivar una cultura de eliminación del papel innecesario. • Las jefaturas tienen la responsabilidad de avanzar hacia una “justicia sin papeles”, y contribuir en la sensibilización del personal de apoyo eliminando prácticas que no contribuyen a la decisión del conflicto y que obstaculizan su celeridad. • Las Unidades de Capacitacióndeberán incluir como eje temático dentro de sus actividades decapacitación, formación y entrenamiento, la importancia de contar con una justicia sin papeles y sus beneficios. • Los Planes Estratégicos y Anuales Operativos, debe estar acorde con las Políticas Hacia Cero Papel. • Se deben llevar un control estricto de impresiones y fotocopias en cuanto tipo de documentos y  cantidad; autorizará las estrictamente necesarias . • Definición de indicadores de gestión en cuanto al consumo y uso del papel. • Instaurar un reconocimiento a las oficinas y despachos judiciales que presenten una reducción significativa en el consumo de papel mediante el uso o no de la tecnología.

11. Se identifican las principales fuentes de papel, para valorar soluciones particulares que permitan la reducción en su uso. Se establecen controles sobre el uso las fotocopiadoras e impresoras. Se reconocen las buenas prácticas Se promueve la colaboración de los administradores regionales y jefaturas, en temas como los Planes Estratégicos, controles, buenas prácticas, para reducir el uso de papel. El presupuesto del 2011 y 2012 la subpartida 29903 “productos de papel, cartón e impresos” no podía pasar del 9%. Para el 2013, el monto presupuestado es igual o inferior a lo aprobado para el 2012. Se brinda apoyo a los diferentes ámbitos que conforma la Institución, al visibilizar sus proyectos e importancia para la mejora de los procesos y reducción del papel innecesario. Acciones estratégicas implementadas para erradicar el uso de papel: Programa Hacia Cero Papel

12. Qué conexión tiene la política cero papel con el uso de las herramientas tecnológicas? • Reducción de la presencia física de los abogados o partes en los despachos judiciales, al poder consultar desde cualquier lugar el expediente electrónico. • Se mejora la gestión del expediente judicial, al eliminar formalismos del proceso escrito para mayor agilización y eficiencia de los procesos jurisdiccionales - administrativos, economías presupuestarias y un impacto positivo al medio ambiente. • Mayor transparencia, una justicia pronta y cumplida, con plazos más razonables. Programa Hacia Cero Papel

13. Algunos logros Programa Hacia Cero Papel

14. Subpartida 29903, “Productos de Papel, Cartón e Impresos” En 2012 se redujo significativamente el monto devengado (gastado), en comparación con el 2009; que significó un ahorro de ¢465.705.946 y de ¢193.711.310si se compara con el 2010. El monto devengado en los últimos tres años, es mucho menor al presupuestado (inicial). • Fuente:. Departamento de Planificación y Departamento Financiero Contable, ambos del Poder Judicial

15. Documentos firmados digital y electrónicamente 2012 enero y febrero Total de documentos: 131.878 • Electrónicamente: 64.334 • Digitalmente: 67. 544 La implementación de los medios electrónicos significó: 2011 se ahorraron 1. 739, 679 de hojas impresas 2012 se ahorraron 395.634 de hojas impresiones enero- febrero 2011 Total de documentos : 579.893 • Electrónicamente:  281.614 • Digitalmente: 298.279 “Informe de los documentos firmados digital y electrónicamente, del 2011 y enero y febrero del 2012” : ingrese a la dirección http://www.poder-judicial.go.cr/informe_firma/3407-12.pdf Programa Hacia Cero Papel

16. http://www.poder-judicial.go.cr/ceropapel/ Programa Hacia Cero Papel

17. Curso virtual denominado Programa Hacia Cero Papel Programa Hacia Cero Papel

18. http://www.poder-judicial.go.cr/ceropapel/ Programa Hacia Cero Papel

19. Contratiempos y obstáculos nunca se terminan • Siempre habrá algo que supere lo existente. • La justicia es impartida por seres humanos, por lo que la tarea nunca concluye. • Cultura de seguimiento y evaluación, para mirar y analizar siempre los resultados. • Procurar la comunicación, conversatorios, talleres, para estar atentos siempre a la mejora. • La cultura del cambio ciertamente despierta la crítica. Programa Hacia Cero Papel

20. RETOS DEL PROGRAMA Flexibilidad para dar sostenibilidad al proceso de renovación de la ingeniería del conocimiento y nuevas formas de gestión en el quehacer judicial Siempre habrá experiencias innovadoras que superen lo existente y que surgen de la creatividad. Por ello, se debe permanecer atento a incentivar, valorar y divulgar todos los aspectos que superen lo que siempre se había realizado de manera tradicional y que aporte al mejoramiento del servicio que se presta. La labor de innovación debe ser infinita y flexible. Programa Hacia Cero Papel

21. Reconocimiento de compensación presupuestaria a las instituciones públicas que se destaquen por simplificar trámites y procesos sin sujeción al papel El fin es que el ahorro presupuestario se pueda destinar íntegramente a la adquisición de herramientas tecnológicas u otro tipo de servicios que faciliten el cambio de paradigmas y ahorquen los hábitos de sustentar los procesos en papel. Programa Hacia Cero Papel

22. Banco de buenas prácticas a nivel regional Un banco de buenas prácticas permite compartir experiencias específicas de cero papel en la gestión judicial, ya sean de éxito o de retroceso. Su comunicación y consulta permitirá al menos considerar los obstáculos, lecciones aprendidas y reducir la curva de aprendizaje de las organizaciones dentro de procesos similares. Programa Hacia Cero Papel

23. Los resultados y avances son posibles, cambiar las costumbres y la historia es posible. Se requiere modificar las actitudes de todos los involucrados, de lo contrario, no se podrán registrar cambios en la historia. Programa Hacia Cero Papel

24. “Yo espero que, en pocos años, ya sea un mal recuerdo el tiempo que consume el uso del papel en la tramitación de nuestra justicia, y que hayamos madurado la aplicación de eficientes sistemas que, sin afectar las garantías de los justiciables, hagan más ágil la Administración de Justicia y que contribuyan a la mayor protección de las garantías de las personas usuarias… Ya gastamos menos toneladas de papel en la institución. Nuestra patria nos lo reconocerá, pues sumamos un aporte más al mantenimiento de nuestros bosques, con lo que contribuimos a la salud de la humanidad” Dr. Luis Paulino Mora Mora (q.d.D.g) Programa Hacia Cero Papel

25. CAMPAÑAS DIVULGACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

30. GRACIAS Programa Hacia Cero Papel ceropapel@poder-judicial.go.cr