Manual del Usuario

1. Manual del Usuario “MANUAL DEL USUARIO” “Mantenga a sus clientes en contacto” Noviembre 2010

2. Introducción • Manejo global de su información. • Herramienta de trabajo. • Pasos para implementar Contacto CRM Online. • Paso 1. Definir los datos de sus clientes (1/2). • Paso 1. Definir los datos de sus clientes (2/2). • Paso 2. Organizar los eventos que quiere registrar. • Paso 3. Organizar las listas de productos. • Paso 4. Crear usuarios del sistema. • Ventajas para el gerente de ventas. • Ventajas para la fuerza de ventas • Distribución de menús en pantalla. • Buscar clientes. • Ficha Inicio (Resumen). • Ficha Info. • Ficha Contactos. • Ficha Detalles1. • Ficha Detalles2. • Ficha Tareas. • Que son casos? • Ficha Casos. • Detalles de los casos. • Que son procesos y etapas? • Ficha Historial. • Ficha Ventas. • Ficha Anexos • Ficha Mapas • Planillas (Ventas en PDF). • Agregar nuevo cliente. • Búsqueda avanzada o múltiple. • Listado general de clientes. • Listado general de contactos. • Listado general de casos. • Listado general de tareas. • Listado general de historiales. • Listado general de ventas. • Mapas Generales • Análisis de Datos • Análisis de Gestión – Trabajo Realizado • Análisis de Gestión – Seguimiento • Análisis de Gestión – Rendimiento • Análisis de Gestión – Casos • Análisis de Ventas – x Periodo • Análisis de Ventas – x Producto • Análisis de Ventas – x Cliente • Análisis de Presupuesto – Presupuesto • Análisis de Presupuesto – Cumplimiento Asesores • Análisis de Presupuesto – Cumplimiento General • Análisis de Presupuesto – Comparación Ventas • Librería • Anexos Generales • Notas • Correo interno • Configuración (Menú de configuración) • Usuarios • Privilegios de usuarios ½ • Privilegios de usuario 2/2 • Renombrar campos • Editar campos • Accesos • Productos • Grupos & Eventos • Lista de ítems • Ambiente visual • Procesos • BlackBerry, PDA Móvil • Seguridad, Derechos y Copias de seguridad • Ayuda, sugerencias y mejoramiento Indice www.ContactoCRMOnline.com

3. <Índice> Introducción Contacto CRM Online es un servicio web para el manejo de información y gestión de sus clientes (CRM). Esto le permite organizar y agilizar muchos procesos en su empresa, aumentando la productividad, mejorando el servicio a sus clientes y así incrementando sus ventas.Contacto CRM Online fue desarrollado para ser usado por empresas con la necesidad de un sistema CRM que se pueda accesar desde diferentes sitios o ciudades, y que no tiene los recursos monetarios ni la infraestructura de equipos (Hardware) para adquirir costosos y complejos programas(Software). Estamos seguros que Contacto CRM Online llenará sus expectativas, ya que es un aplicativo creado pensando en necesidades reales de las empresas. Cordialmente Santiago A. Torres Gerente Regional Contacto CRM Online Colombia www.ContactoCRMOnline.com

4. <Índice> Permita que su fuerza de ventas trabaje en grupo desde cualquier lugar. (Oficina, hogar, café Internet, blackberry u otras ciudades) Manejo global de su información Dispositivo móvil (BlackBerry, Iphone) Oficina Miami Medellín www.ContactoCRMOnline.com Contacto CRM Online Café Internet Bogotá Madrid Hogar

5. <Índice> Proporcione una herramienta móvil de trabajo, que permita mayor rendimiento a sus asesores. Herramienta de trabajo Tareas e Historiales Datos importantes Documentos Contacto CRM Online www.ContactoCRMOnline.com Contactos Ventas Proyectos o casos Análisis de ventas Análisis de Gestión

6. <Índice> Contacto CRM Online es una herramienta que le permite organizar, registrar, controlar y analizar la información de sus clientes y el trabajo que sus asesores realizan. Los siguientes 4 pasos le permitirán empezar a utilizar nuestro servicio en poco tiempo. Pasos básicos de implementación Paso 1. Definir los datos de sus clientes. Paso 2. Organizar los grupos y eventos que quiere registrar. www.ContactoCRMOnline.com Paso 3. Organizar las listas de productos que estarán disponibles para las ventas. Paso 4. Crear los usuarios que van a ingresar al sistema.

7. <Índice> Organice los datos de sus clientes. No pierda tiempo buscando datos que debería tener a la mano. Con estos datos organizados usted podrá clasificar a sus clientes por cualquiera de los campos registrados. Paso 1. Definir los datos de sus clientes (1/2) • Pasos para organizar los datos de sus clientes. • 1. Haga un listado de los datos que quiere guardar de sus clientes. • Ejemplo: • Dirección, Teléfono, Nit, Personería, Actividad Económica, Zona, Genero. • 2. Busque en las fichas de Info, Detalles1 y Detalles2 el campo para guardar sus datos. Si el dato que usted quiere guardar no existe, recuerde que usted renombrar los campos ya existentes para adaptarlo a sus necesidades. Esto lo realiza en el Menú de Configuración - Renombrar Campos. • Recuerde que hay diferentes tipo de campos disponibles. Campos de texto, selección múltiple y fechas. Realice pruebas para asegurarse que el dato que quiere registrar se puede ingresar en el campo seleccionado. • En la ficha INFO, se guardan los datos mas básicos de sus clientes. • Ejemplo de campos: (Cliente, Dirección, Ciudad, Teléfono, Nit, Asesor) • Campo Ejemplo de posibles datos • Cliente: Nombre del cliente • Razón Social Nombre de la empresa legal • Teléfonos: Numero de teléfono • Asesor: Asesor responsable • Tipo: Colegio, Industria, Hospital, Banco. • Email: Correo electrónico • Ciudad: Bogotá, Cali, Medellín, Miami • Departamento Cundinamarca, Antioquia • Región: Costa, Centro, Sur • País: Colombia, México, España, Ecuador • WWW: Pagina web • Campoag Libre • Campoah Libre • Etc.. www.ContactoCRMOnline.com

8. <Índice> Paso 1. Definir los datos de sus clientes (2/2) Para datos específicos de su tipo de negocio, utilice las fichas de Detalles1 y Detalles2. Ejemplo de campos que puede utilizar: Campo Ejemplo de posibles datos Estado: Cliente, Prospecto, Inactivo Personería Jurídica, Natural. Zona: Norte, Sur, Centro, Parque 93, Usaquén. Forma de Contacto: Paginas Amarillas, Periódico, Llamada en frio, Referido. Actividad: Importador, Exportador. Forma de pago: Contado, 30 días, 60 días, 90 días Recuerde que hay diferentes tipo de campos disponibles. Campos de texto, selección múltiple y fechas. Realice pruebas para asegurarse que el dato que quiere registrar se puede ingresar en el campo seleccionado. www.ContactoCRMOnline.com Ejemplos de campos adicionales dependiendo de la actividad de su empresa. Servicios: (Crédito, Numero de empleados, numero de contrato) Productos: (Crédito, Numero de empleados, Dirección de envió, Tipo de embalaje, Ciudad de envió, Póliza de cumplimiento) Salud: Lo primero seria cambiar la palabra Cliente a Paciente. (EPS, Pre pagada, Alérgico, Operaciones, RH, Incapacidades, etc..)

9. <Índice> Para poder llevar un control de la información registrada en: tareas, historiales y casos, usted debe primero determinar cuales son los eventos que usted como empresa quiere registrar cuando sucedan. Paso 2. Organizar los eventos que quiere registrar Pasos para organizar los Eventos que quiere registrar. Al ingresar una tarea o un registro de historial, se debe relacionar con un grupo y un evento. No es de utilidad tener una lista extensa de tareas si no se puede saber cuantas de ellas son llamadas, visitas, presentaciones, cotizaciones etc.. Para esto Contacto CRM Online ha creado grupos y eventos. Estos son algunos ejemplos de grupos y sus eventos: Grupo Eventos Ventas: Llamada, Visita, Reunión, Envió de Información. Contabilidad: Llamada, Cobrar, Envió cuenta de cobro, Recoger factura, Depositar. Gerencia: Reunión, Presentación, Llamada, Visita. Paquetes: Enviado, Recibido. Cita: Limpieza, General, Cheque, Intervención, Consulta. Mantenimiento Revisión, Garantía Renovaciones Contrato, Póliza Al registrar cada tarea o historial bajo un grupo y evento usted podrá saber específicamente cuantas actividades por grupo o evento están pendientes. Esto le permitirá hacer análisis de gestión de sus asesores. Ejemplos: - Saber cuantas tareas de contabilidad están pendientes o cuantas visitas se realizaron el mes pasado. - Analizar cuantas visitas realizo un asesor. - Saber cuantas veces se ha visitado a un cliente. - Saber que clientes no han sido contactado hace mas de 90 días. - Saber que clientes no han comprado nada hace mas de 30 días. Para editar estas listas de grupos y eventos, vaya al menú de Configuración - Grupos & Eventos. www.ContactoCRMOnline.com

10. <Índice> Paso 3. Organizar las listas de productos Para poder empezar a utilizar la sección de Ventas, primero hay que crear una lista de productos que se quieren utilizar. Estas listas se pueden editar en el menú de configuración – productos. Para cada producto se puede ingresar hasta 4 datos que caractericen a su producto. Los nombres; Data1,Data2,Data3,Data4 se pueden cambiar a sus necesidades en el menú de Configuración – Renombrar Campos. Los nombres de estos campos aplican a todos los productos de la lista. Estos son unos ejemplos de diferentes tablas de productos Ejemplos: Ref. Nombre: Data1 Data2 Data3 Data4 Precio Ref. Nombre: Desc1 Desc2 Color Marca Precio A101 Cuaderno Doble Hoja Cuadriculado Azul Norma 45.000 A405 Esfero A2 Punta Fija Ergonómico Negro Lamy Ref. Nombre: Ruta Transporte Almuerzo Seguro Precio F321 TourA1 Bog. – Tunja Bus Ejecutivo No 145.000 F333 TourB3 Med .– Cart. Avión Vip Sí 1.800.000 Ref. Nombre: Tipo Data2 Data3 Data4 Precio C101 Consulta Limpieza 75.000 L212 General Chequeo General 50.000 Sí usted no quiere registrar sus productos en la lista de productos, también puede ingresar los datos de las venta directamente cada vez que registre una venta. Debe seleccionar el producto llamado “Libre” para poder ingresar los datos libremente. www.ContactoCRMOnline.com

11. <Índice> Usted determinará quien puede ingresar a Contacto CRM Online y que puede ver o hacer cada uno de ellos. Paso 4. Crear usuarios del sistema Pasos para el ingreso de usuarios Para ingresar nuevos usuarios vaya al menú de configuración – Usuarios. Aquí usted podrá crear el nombre del usuario, la contraseña y determinar el nivel de acceso que este usuario. Las opciones de acceso están organizadas por los grupos o fichas correspondientes. Cada opción tiene un numero que las identifica. Si en algún momento usted intenta realizar alguna operación en el programa y no le permite, usted vera el numero (SEG35) de la opción que esta restringida. Con este numero usted podrá mirar la lista de privilegios y habilitarla. • Primero: Ingrese el nombre del usuario, la contraseña y el correo electrónico del usuario. • Ejemplo: Usuario: Juan Pérez , Contraseña: jp1212, E-mail: jperex@yahoo.com • Segundo: Determine que privilegio quiere darle a este usuario o seleccione un predeterminado. • Todas las opciones que estén seleccionados tiene el acceso habilitado. • Ejemplo importantes: • Num Desc • 42 Clientes Todos Si esta opción esta seleccionada el usuario podrá ver todos los clientes en la base de datos. Si no tiene esta opción seleccionada, solo podrá ver clientes que estén a nombre del usuario en el campo ASESOR de la ficha de Info. • 35 Configuración Si esta opción esta seleccionada el usuario podrá entrar el menú de configuración para realizar cambios a la configuración del programa. • Existen opciones predeterminadas que usted puede utilizar para rápidamente dar unos privilegios predeterminados. www.ContactoCRMOnline.com

12. <Índice> Como Gerente de Ventas, permita que Contacto CRM Online le ayude a: Ventajas para el gerente de ventas • Manejo Estadístico y de gestion • Entienda lo que está pasando, analice resultados, desarrolle estrategias y fije metas. • ¿Cuántos clientes son de Bogotá? • ¿En que ciudades tengo mas clientes? • ¿Que productos vendo mas y en que periodos? • ¿Ciclos de ventas? • ¿Cuantas visitas estamos haciendo al mes? • Fuerza de Ventas • Controle eficazmente lo que su grupo de trabajo hace dentro y fuera de la oficina. • Cuando un asesor se retira, ¿qué pasa con la información de esos clientes? • ¿Quiere revisar el trabajo que su fuerza de ventas realiza? • Cuando un cliente llama, ¿sabe qué está pasando con ese cliente? • ¿Que estan vendiendo mis asesores? • Genere reportes de trabajo realizado de cada asesor fácilmente. www.ContactoCRMOnline.com • Manejo de Información • Maneje y organice eficazmente la información de sus clientes / prospectos. • ¿Quiere saber quiénes son las personas con las que usted tiene contacto en cada empresa? • ¿Está cansado de tener los datos de su clientes en hojas de cálculo? • ¿Quiere accesar la información de sus clientes desde cualquier ciudad?

13. <Índice> Como asesor, utilizando Contacto CRM Online usted podrá, entre otras: Ventajas para la fuerza de ventas Movilidad - Trabaje desde cualquier lugar con acceso a Internet. No pierda tiempo conmutando entre sus clientes, la oficina y su hogar. Historiales - Repase el historial de cada cliente antes de llamar para estar informado y listo para atender a su cliente. Estar preparado antes de cada llamada le puede significar un mejor servicio y mas ventas. Casos - Lleve el control de procesos con sus clientes. Controle oportunidades de negocio, quejas, reclamos o cualquier proceso que usted dese. www.ContactoCRMOnline.com Tareas - Mantenga organizadas las tareas, citas, llamadas, seguimientos y así nunca mas volver a perder oportunidades de negocio. Contactos - Saber todos los nombres, cargos, teléfonos, e-mails etc.. de las ‘personas contacto’ dentro de cada empresa es muy importante. Ventas - Tenga a la mano la información de ventas de sus clientes. Esté preparado para las negociaciones. Anexos - Tenga a la mano los documentos que le ha enviado a sus clientes.

14. <Índice> Ingrese el logotipo de su empresa. Distribución de menús en pantalla MENU PRINCIPAL Las opciones en este menú le permiten ver la información general de todos los clientes. -Agregar nuevo cliente -Buscar clientes -Clientes generales -Contactos generales -Casos generales -Tareas generales -Historiales generales -Ventas generales -Análisis Datos -Análisis Gestión -Análisis Ventas -Análisis de Presupuesto -Librería -Anexos -Notas personales -Por hacer - Mapas www.ContactoCRMOnline.com BUSCAR CLIENTES Aquí podrá buscar clientes por nombre, ciudad o cualquiera de los 66 campos disponibles. También encontrara el listado de filtros complejos guardados anteriormente por cada usuario. VENTANA DEL CLIENTE En esta ventana podrá ver el menú del cliente y todos los datos del cliente seleccionado. Aquí podrá escoger entre las diferentes fichas (Inicio, Info, Contactos, Detalles1, Detalles2, Tareas, Historial, Casos, Notas, Ventas y Anexos).

15. <Índice> En la pantalla de buscar usted puede encontrara el listado de sus clientes. Puede filtrar la base de datos por el nombre de cliente o cualquiera de los 66 campos recolectados en las fichas de INFO, DETALLES1 y DETALLES1. También esta la opción de seleccionar filtros complejos creados anteriormente por cada usuario. Oprima (Filtros) para ingresar el menú de filtros complejos. El listado de POR HACER le permite mantener algún Recordatorio pendiente. Buscar clientes (Buscar) Lista de POR HACER Entre al menú de Filtros para crear sus propios filtros complejos Ver TODOS los clientes. Seleccione filtros complejos grabados por cada usuario. Estos filtros permiten pre grabar filtros hasta por 3 criterios simultáneamente. www.ContactoCRMOnline.com Campo para realizar búsquedas en los 66 campos del cliente. Lista de clientes. Oprima sobre el cliente que desea ver información.

16. <Índice> En la pantalla de Inicio usted ver el resumen de toda la información recolectada en las fichas del cliente seleccionado. Datos de fichas de (Info, Contactos, Detalles1, Detalles2, Tareas, Historial, Casos y Ventas). Solo aparecen los campos que tiene datos registrados. Ficha Inicio (Resumen) Nombre del cliente seleccionado Opciones para exportar los datos del cliente en formato Excel o en formato PDF. Ir a ficha (Inicio) Envie toda la información de este usuario a su correo electrónico. (Cada usuario tiene un correo electrónico registrado). www.ContactoCRMOnline.com Oprima aquí para borrar el cliente. La opción de borrar está ligada a los privilegios de usuario.

17. <Índice> En la pantalla de Info usted puede ver la información básica del cliente que está seleccionado. Recolecte los datos básicos de cada cliente para así poder prestar un mejor servicio y generar análisis de indicadores de estos datos. Recuerde que usted puede cambiar los nombres de estos campos para adaptarlo a las necesidades de su empresa (ver Renombrar campos). Ficha Info Editar Ir a “Info” Cliente seleccionado. Envíe la información de este usuario a su correo electrónico. www.ContactoCRMOnline.com Los Correos electrónicos y pagina web tiene hipervínculo.

18. <Índice> En la pantalla de contactos usted puede ver quienes son los contactos en el cliente seleccionado. Usted cuenta con 14 campos, los cuales puede renombrar para guardar la información de sus contacto (ver Renombrar campos).. Las opciones de Agregar, Editar y Borrar están ligadas a los privilegios de cada usuario. Ficha Contactos Agregar nuevo contacto. Ir a “Contactos”. NOTA: En esta pantalla encontrara dos formas de ver la información de sus contactos. 1. Ver los contacto en forma de lista. 2. Ver las fichas donde se ve en detalle toda la información del contacto Cliente seleccionado. 1. Lista de Contactos. www.ContactoCRMOnline.com Pantalla para agregar un nuevo contacto. 2. Detalle o ficha de cada contacto.

19. <Índice> En la pantalla de Detalles1 usted tiene 22 campos (16 de selección múltiple y 6 de texto) para guardar datos adicionales de sus clientes. Estos datos le ayudaran a clasificar a sus clientes. Usted podrá filtrar y hacer análisis de información basado en estos datos. Los nombres de estos campos se puede cambiar en el menú de Configuración. Ficha Detalles1 Cliente seleccionado Editar información. Ir a “Detalles1”. NOTA: Utilice estos campos para guardar características de sus clientes que luego le permiten clasificar y diferenciarlos. Ejemplos de datos: Estado: Leads, prospecto, cliente. Zona: Norte, sur, centro, parque 93. Forma de pago: Contado, 30, 60, 90 días. Forma de contacto: Email, teléfono, walk-in, publicidad. www.ContactoCRMOnline.com RECUERDE QUE USTED PUEDE CAMBIAR LOS NOMBRES DE ESTOS CAMPOS EN EL MENU DE CONFIGURACION. LOS NOMBRES DE LOS CAMPOS QUE USTED VE SON SOLO DE DEMOSTRACION.

20. <Índice> En la pantalla de Detalles2 usted tiene 22 campos (8 para fechas, 6 de selección y 8 de texto) para guardar datos adicionales de sus clientes. Estos datos le ayudaran a clasificar a sus clientes. Usted podrá filtrar y hacer análisis de información basado en estos datos. Los nombres de estos campos se puede cambiar en el menú de Configuración. Ficha Detalles2 Ir a “Detalles2”. Cliente seleccionado Editar información. NOTA: Utilice estos campos para guardar características de sus clientes que luego le permiten clasificar y diferenciarlos. Ejemplos de fechas: Cliente desde: Inicio póliza: Fin póliza Inicio contrato: Fin contrato: www.ContactoCRMOnline.com RECUERDE QUE USTED PUEDE CAMBIAR LOS NOMBRES DE ESTOS CAMPOS EN EL MENU DE CONFIGURACION. LOS NOMBRES DE LOS CAMPOS QUE USTED VE SON SOLO DE DEMOSTRACION.

21. <Índice> En la pantalla de Tareas usted podrá ver las tareas que tiene pendiente con el cliente seleccionado. Los colores de cada tarea determinan sí la tarea es para el futuro(Verde), para hoy(Amarillo) o esta vencida (Rojo). Para terminar una tarea se debe oprimir el botón “Terminar” de la tarea que se desea finalizar. Para ver todas las tareas de todos los clientes se debe ir a Tareas generales en el menú principal. Ficha Tareas Ir a “Tareas” Cliente seleccionado Estado de las tareas Rojo - Fecha vencida Amarilla - Para hoy Verde - Fecha futura. Agregar tarea www.ContactoCRMOnline.com Calendario de tareas (4 semanas). Lista de tareas. Terminar, Editar, borrar o asociar con un caso. Estas funciones están limitadas por el perfil del usuario.

22. <Índice> Los casos son los procesos que están activos con cada cliente. Usted podrá saber en que etapa esta cada caso con cada cliente. Cada caso lleva su numero que lo identifica. Que son Casos? Controle qué proyectos están activos con sus clientes. Puede ver en qué etapa están y cuantos días desde que se creo el caso. www.ContactoCRMOnline.com Numero del caso, oprimir para abrir el caso. Al abrir el caso, usted podrá ver que tareas hay pendientes para ese proyecto y el historial de todas las etapas del proyecto.

23. <Índice> En la pantalla de casos usted podrá ver que casos están pendientes con el cliente seleccionado. Cada ficha muestra los detalles generales del caso, que tipo de proceso, en que estado esta, cuando comenzó el caso, cuantos días han transcurrido y en que estado está. Oprima el numero del caso el cual desea ver todo los detalles de historiales y tareas. Para ver todos los casos de todos los clientes, se debe ir a casos generales. Ficha Casos Agregar caso. Ir a “Casos”. Reporte en XLS. www.ContactoCRMOnline.com Selección para vercasos activos y finalizados. Ver detalles del caso. Etapa actual. Días transcurridos.

24. <Índice> En la pantalla de el detalle del caso usted podrá ver las tareas pendientes y el historial del caso seleccionado. Para finalizar o cancelar el caso, se puede oprimir “Finalizar Caso##”. Detalles de los casos Volver a la lista de casos. Cambiar la etapa. Finalizar o Cancela el caso. Reporte en XLS. Cambiar el valor del caso. www.ContactoCRMOnline.com Tareas para este caso. Terminar la tarea. Historiales para este caso. Borrar registro de historial. Agregar Tareas o Historiales.

25. <Índice> Los procesos y etapas le permiten organizar y controlar procesos importantes con sus clientes. Usted puede crear sus propios procesos y etapas, dependiendo de las necesidades de su empresa. Vamos a usar unos ejemplos para definir procesos y etapas. Estos procesos se pueden cambiar desde el menu de configuración. Ejemplos de procesos y etapas: Que son procesos y etapas? Usted puede crear sus propios Procesos con sus propias etapas. Proceso: Oportunidad de Negocio Etapas: 1 Primer contacto 2 Presentación del producto o servicio 3 Negociación 4 Cierre del negocio Proceso: Queja o Reclamo Etapas: 1 Recibir el problema 2 Trabajar en la solución 3 Solución del problema Proceso: Impresión de material Etapas: 1 Recibir descripción del cliente. 2 Crear orden de trabajo 3 Crear el material 4 Enviar el material a impresión 5 Recibir el material 6 Entregar la impresión al cliente. 7 Cierre Proceso: Orden de producción Etapas: 1 Recolección de datos 2 Inicio de trabajo 3 Ejecución de la orden 4 Verificación del trabajo 5 Entrega del trabajo 6 Finalización Lista de etapas del proceso seleccionado. Lista de procesos. www.ContactoCRMOnline.com Opciones para la finalización del caso.

26. <Índice> En la pantalla de Historial del cliente, usted puede ver la bitácora de todo lo que sucede con el cliente seleccionado. La información aparece en forma cronológica. La cantidad de registros por defecto para ver en pantalla son los últimos 20. Para ver el historial de todos los clientes vaya a Historial general en el menú principal. Ficha Historial Agregar historial. Cliente seleccionado. Ir a “Historial”. Cantidad de registros para ver en pantalla. www.ContactoCRMOnline.com Registros de historial.

27. <Índice> En la pantalla de ventas usted puede ver la información de las ventas realizadas al cliente seleccionado. Para ver y analizar la información de todas ventas vaya a la opción de “ANALISIS VENTAS”. Se necesita los privilegios necesarios para poder borra o anular una venta. Para ver todas las ventas de todos los clientes vaya a ventas generales en el menú principal. Ficha Ventas Cantidad de ventas a ver en pantalla. Ir a “Venta”. Agregar venta. Generar archivo PDF de este registro usando el formato de plantillas. www.ContactoCRMOnline.com Numero de Venta y Numero de Cotización Porcentaje de pago Pendiente.

28. <Índice> En ficha de Anexos usted podrá guardar documentos al cliente seleccionado. Podrá subir documentos, fotos, tablas o cualquier documento que requiera. Esta opción puede ser limitada por los privilegios de cada usuario. Para mirar todos los documentos puede ir a ANEXOS en el menú general. Ficha Anexos Subir el documento seleccionado Ir a “Anexos”. Buscar un Documento para subir. Vea los documentos en forma de listado o foto. www.ContactoCRMOnline.com Seleccione para abrir el documento Seleccione y compare fotos en la pantalla.

29. <Índice> En ficha de Mapas, usted podrá ubicar geográficamente donde esta ubicado su clientes. Este servicio se presta atreves de GoogleMaps. La dirección que aparece en esta ficha fue tomada de la dirección registrada en la ficha de INFO. Cambios en esta dirección no afectaran la dirección de la ficha de INFO. Sugerimos probar varia formas de registrar la dirección hasta que este servicio ubique apropiadamente la dirección exacta. Al escribir la dirección, no usar numero de apartamento o signos que puedan confundir la dirección. Use los términos mas básicos. No escribir: Cra .15 No 23 – 45 Apto 403 SI usar: Carrera 15 #23-45 Ficha Mapas Escribir dirección o Coordenadas GPS Ir a “Mapas”. www.ContactoCRMOnline.com

30. <Índice> Las planillas le permiten generar cotizaciones en formato PDF rápidamente usando la información de ventas. Para editar y diseñar estas planillas, entre al menú de Configuración y seleccione la opción PLANILLA. Planillas (Ventas en PDF) 1. Oprima el botón de PDF en el registro de ventas que desea usar para iniciar la generación del PDF. Ir a “Venta”. 2. Seleccione las opciones y planilla a usar en la creación del PDF (Empresa, Dirigido a, Plantilla). Generar archivo PDF de este registro usando el formato de plantillas. www.ContactoCRMOnline.com

31. <Índice> Para agregar un nuevo cliente se debe oprimir el botón “Nuevo” en el menú principal. El programa hará una verificación que el cliente que va a ser agregado no exista en la base de datos. Agregar nuevo cliente (Nuevo) Ir a ”nuevo cliente”. www.ContactoCRMOnline.com Se debe llenar todos los campos para continuar.

32. <Índice> Realice búsquedas avanzadas a su base de datos. Seleccione el o los campos que desea analizar, y escriba el texto que desea buscar. Usted puede diseñar búsquedas y guardarlas para ser utilizadas posteriormente. Las búsquedas son guardadas para cada usuarios. Búsqueda avanzada o múltiple (Menú de Filtros) Comparación: (=) Igual ha (*_*) Que contenga (<>) Diferente ha Nombre del campo a buscar. Ir a ”Filtros”. Texto a buscar. • Nota: • - Las búsquedas se pueden • realizar hasta por 3 criterios • simultáneamente. • Utilice el signo (#) para buscar campos que no tengan datos (Campos en blanco) www.ContactoCRMOnline.com Filtrar. Guardar filtro. Lista de búsquedas disponibles que fueron grabadas anteriormente.

33. <Índice> En esta pantalla podemos ver los clientes en forma de tabla. Los clientes que se ven en este listado cumplen con el ultimo criterio de búsqueda realizada en BUSCAR. Para re-definir la búsqueda se puede oprimir el botón “Filtrar”. Listado general de clientes (Clientes) Ir a “Clientes generales”. Numero de registros para ver en pantalla. Exportar lista de clientes a Excel. www.ContactoCRMOnline.com Seleccionar un cliente. Envíe correros electrónicos a los clientes seleccionados.

34. <Índice> En esta pantalla podemos ver todos los contactos de sus clientes. Puede buscar contactos usando alguno de los criterios de búsqueda. (Cliente, Nombre, Cargo o Teléfono). Los contactos que se ven en este listado cumplen con el ultimo criterio de búsqueda realizada en BUSCAR Listado general de contactos (Contactos) Criterios de búsqueda. Ir a “contactos generales”. Generar reporte XLS. Numero de registros para ver en pantalla. www.ContactoCRMOnline.com

35. <Índice> En esta pantalla podemos ver todos los casos pendientes de todos los clientes. Los casoss que se ven en este listado cumplen con el ultimo criterio de búsqueda realizada en BUSCAR Listado general de casos (Casos) Criterios de búsqueda. Crear nuevo caso. Ir a “casos generales”. Generar reporte XLS. Ver casos Activos y Finalizados. www.ContactoCRMOnline.com Ver detalles del caso. Etapa y Días transcurridos en el caso

36. <Índice> En esta pantalla podemos ver todas las tareas de todos nuestros clientes. Las tareas están codificadas por color siendo tarea futura(verde), tarea para hoy (Amarillo) y tareas vencidas (Rojo). Las tareas aparecen en orden cronológico. Al terminar una tarea, queda un registro en el historial del cliente. El numero debajo del botón “Ir” muestra el numero del caso al cual pertenece. Listado general de tareas (Tareas) Generar reporte XLS. Criterios de búsqueda. Ir a “tareas generales”. Estado de las tareas Rojo - Vencida Amarilla - Para hoy Verde - Fecha futura. www.ContactoCRMOnline.com Calendario de tareas Ir al cliente seleccionado.

37. <Índice> En esta pantalla podemos ver todos los registros de historiales de todos los clientes. Puede utilizar los criterios de búsqueda para filtrar la base de datos. La opción de “Borrar” esta ligada a los privilegios del usuario. Ya que los historiales pueden llegar a ser extensos, se puede limitar la cantidad de registros que se muestran en pantalla. Listado general de historial (Historial) Criterios de búsqueda. Ir a “historial general”. Periodo para ver. Generar reporte XLS. www.ContactoCRMOnline.com Ir al cliente seleccionado. Borrar registro. Opción disponible únicamente por privilegios del usuario

38. <Índice> En esta pantalla podemos ver todas las ventas de todos los clientes. Se utilizan los criterios de venta para filtrar la información. Listado general de ventas (Ventas) Criterios de búsqueda. Periodo a mostrar en pantalla. Ir a “ventas generales”. Generar reporte XLS. www.ContactoCRMOnline.com Ir al cliente seleccionado. Cotizaciones pendientes están en amarillo

39. <Índice> Ubique geográficamente sus clientes. Este servicio se realiza usando GoogleMaps. Es importante revisar la dirección de cada cliente en la ficha de Mapas para asegurar la exactitud de la ubicación de cada cliente. Este mapa esta directamente relacionado con el filtro aplicado . Mapas Generales (Mapas) Ir a “Mapas Generales”. www.ContactoCRMOnline.com

40. <Índice> Esta opción le permite analizar los datos recolectados de sus clientes en las fichas INFO, DETALLES1 y DETALLES2. Grafique, analice y entienda quienes son sus clientes. Los datos a hacer analizados están ligados con el filtro usado en la opción BUSCAR. Análisis Datos Ir a “Análisis Datos”. Seleccione el campo el cual desea analizar. Escoja el tipo de grafico a usar. www.ContactoCRMOnline.com Tabla de datos que generan el gráfico. Estos datos se pueden exportar XLS.

41. <Índice> Analice como ha sido la carga laboral es su empresa por GRUPO o EVENTO. Seleccione el área y periodo que desea analizar. Los datos a hacer analizados están ligados con el filtro usado en la opción BUSCAR. Análisis Gestión – Trabajo Realizado Ir a “Análisis de Gestión – Trabajo Realizado”. Escoja el las fecha entre las cuales quiere analizar la información y la periodicidad que desea analizar: (Anual, Semestral, Trimestral, Mensual, Semanal, Diario) www.ContactoCRMOnline.com Grupos o Eventos siendo analizados. Tabla de datos que generan el gráfico. Estos datos se pueden exportar XLS.

42. <Índice> Verifique cuando fue la ultima fecha que sus cliente han sido contactados o se les ha vendido algo. No deje que buenos clientes se pierdan por falta de contacto con sus asesores. Análisis Gestión – Seguimientos Ir a “Análisis de Gestión – Seguimiento”. Compare hace cuantos días no habla o le vende a sus clientes. www.ContactoCRMOnline.com Ultima fecha del ultimo contacto. Hace cuantos días no se habla con el cliente. Ultima fecha de la ultima venta. Hace cuantos días no se le ha vendido. Seleccione los clientes a los cuales quiere crearles una tarea.

43. <Índice> Analice el rendimiento de trabajo de sus asesores. Mire a que dedican su tiempo. A que clientes contacto y a quienes les vendió. Análisis Gestión – Rendimiento Ir a “Análisis de Gestión – Rendimiento”. Que tan tarde o temprano esta terminando sus tareas Como reparte su carga de trabajo. Por grupo o por evento. www.ContactoCRMOnline.com Entre estas funciones podrá saber cuantos productos a vendido o cotizado.. Que clientes contacto durante el mes, a quienes les vendió o cotizo.

44. <Índice> Analice el estado de los casos con sus clientes. Saber cuantos están activos, vencidos y en que etapa están. Análisis Gestión – Casos Ir a “Análisis de Gestión – Casos”. Casos ACTIVOS o FINALIZADOS CASOS Vencidos o NO Vencidos www.ContactoCRMOnline.com Que tipo de casos están pendientes. En que etapa están los casos.

45. <Índice> Realice análisis de cómo sus productos se comportan en un periodo de tiempo. Análisis de Ventas – Análisis x periodo Ir a “Análisis de Gestión – Casos”. Seleccione un periodo y periodicidad para hacer análisis.(Anual, Semestral, Trimestral, Mensual, Semanal, Diario) Realiza Análisis por: Ventas por Cantidad. Ventas por Precio. Cotizaciones por Cantidad Cotizaciones por Precio Ventas por Asesor y mucho mas www.ContactoCRMOnline.com Lista de Productos Tipo de gráfica Tabla de datos que generan el gráfico. Estos datos se pueden exportar XLS.

46. <Índice> Realice análisis de cual de sus productos vende más por cantidad o por precio. Análisis de Ventas – Análisis x producto Ir a “Análisis de Ventas – X Producto”. Producto mas vendido por precio. Productos mas vendidos por cantidad. www.ContactoCRMOnline.com Filtre por clientes, asesor o referencia de producto. Tabla de datos que generan el gráfico.

47. <Índice> Realice análisis de que cliente le compra mas. Análisis de Ventas – Análisis x cliente Ir a “Análisis de Ventas – X Cliente”. Periodo de tiempo a analizar. Filtre por referencia de producto. www.ContactoCRMOnline.com Lista de clientes por importancia

48. <Índice> Analice como van las ventas de sus asesores respecto a sus presupuesto del mes o del año. Recuerde que Estos presupuestos se asignan en Configuración bajo el menú de Usuarios. A cada usuario se le asigna una cifra mensual de presupuesto. Análisis de Presupuesto – Presupuesto Ventas y presupuesto del mes Actual Ventas, presupuesto y metas del año transcurrido esta el día de hoy. Presupuesto y metas del año total. www.ContactoCRMOnline.com

49. <Índice> Analice como van las ventas de cada asesor durante un periodo de tiempo versus su presupuesto. Recuerde que Estos presupuestos se asignan en Configuración bajo el menú de Usuarios. A cada usuario se le asigna una cifra mensual de presupuesto. Análisis de Presupuesto – Cumplimiento por asesor Usuario a ser analizado. Gráfico de ventas del usuario versus su presupuesto durante un periodo de tiempo www.ContactoCRMOnline.com

50. <Índice> Analice como van las ventas de su empresa versus su presupuesto. Recuerde que Estos presupuestos se asignan en Configuración bajo el menú de Usuarios. A cada usuario se le asigna una cifra mensual de presupuesto, el presupuesto total es la suma de los presupuestos de cada usuario. Análisis de Presupuesto – Cumplimiento general Periodo a ser analizado www.ContactoCRMOnline.com Gráfico de comparación Entre ventas totales y presupuesto de la empresa.