Cecilia Osorio Monreal

1. Uso de los campos 85X y 85XX para Predicción y Resumen de Existencias de Publicaciones SeriadasXII Reunión del Grupo de Usuarios de ALEPH de Latinoamérica | Chihuahua | mayo 2008 Cecilia Osorio Monreal

2. Temas de la sesión • Predicción • Campos 853/853X centrales • Enlazando pares del patrón • Patrón de regularidad • Numeración y Cronología combinada • Resumen de existencias • Flujo de trabajo

3. Nota general • Siempre que se menciona 853 u 853X, también se refieren a 854 u 854X y 855 u 855X • 853 y 853X: Unidad bibliográfica básica • 854 y 854X: Material complementario • 855 y 855X: Indices

4. Información del Patrón de Publicación • La información del Patrón de Publicación en el formato MARC Holdings es utilizada en ALEPH para dos propósitos: • Predicción, para generar registros de item de publicaciones seriadas (fasciculos) (necesarios para una recepción y control de reclamos eficiente) • Información expandida, para generar información de las existencias en resumen, desde los campos 863/4/5 o desde registros de item

5. Publicación seriada mensual con vol., no., año y mes $a y $b = 1° y 2° niveles de numeración $u = números por volumen (utilizados para determinar cuando incrementa el 1er nivel) $v = la numeración se repite con cada volumen (1-12) $i y $j = 1o y 2º niveles de cronología $w = frecuencia mensual $x = cambio en el calendario para el primer nivel de numeración (enero) Ejemplo del campo 853 853 $a v. $b no. $u 12 $v r $i (year) $j (month) $w m $x 01

6. Temas de la sesión • Predicción • Campos 853/853X centrales • Enlazando pares del patrón • Patrón de regularidad • Numeración y Cronología combinada • Resumen de existencias • Flujo de trabajo

7. Predicción de fascículos • ALEPH utiliza información del registro de Suscripción y del Patrón de Publicación para generar registros de item de publicaciones seriadas (fascículos) • Cada copia de una publicación seriada debe tener registros de item que permitan el control de recepción, reclamos, listas de rutas y actividades de circulación • La predicción de las publicaciones seriadas esta basada en la información alojada en el campo Patrón de Publicación – 853 (es decir, patrón de frecuencia y numeración) y en el campo ALEPH para predicción – 853X (por ejemplo, número de volumen y año de la última copia abierta)

8. Predicción con los campos 853 y 853X • Los campos 853 son utilizados para registrar: • Designación de numeración y cronología • Códigos del patrón de publicación (mes, estación, etc.) • Los campos 853X son utilizados para registrar: • Punto de inicio numérico (no. de volumen, no. de fascículo) • Punto de inicio cronológico (año, mes) • Fecha de publicación del primer fascículo del volumen/año • El campo 853X puede contener un enlace a la suscripción a la cual se relaciona

9. Subcampos del Patrón 853/4/5 Numeración a-f : 6 niveles de numeración g-h: numeración alternativa Cronología i-l : 4 niveles de cronología m*: cronología alternativa n*: Nota sobre el patrón o : Tipo de material complementario (854 y 855) * Los subcampos m y n sólo pueden utilizarse para despliegue, no para la predicción u : Número de unidades para el siguiente nivel superior v : Continuidad de la numeración w :Código de frecuencia x : Cambio en el calendario y : Patrón de regularidad

10. Subcampos del Patrón de Predicción 853X/4X/5X Numeración a-f : 6 niveles de numeración g-h : numeración alternativa Cronología i-l : 4 niveles de cronología o : Tipo de material por omisión (si no existe se asignará ISSUE) 3 : Fecha de publicación del primer fascículo del volumen 9 : Enlace a la suscripción 8 : Enlace a un par 853/853X cuando el patrón cambia en algun momento t : COPY-ID (optional)

11. Enlace a la Suscripción y al Patrón ($9) • Cuando las bibliotecas tienen más de una copia (suscripción), cada una con diferente fecha de inicio, es necesario el enlace de los patrones a las suscripciones para abrir los registros de item

12. Temas de la sesión • Prediction • Campos 853/853X centrales • Enlazando pares del patrón • Patrón de regularidad • Numeración y Cronología combinada • Resumen de existencias • Flujo de trabajo

13. Campos 853/853X centrales • Las bibliotecas con más de una suscripción, todas enlazadas al mismo registro ADM y que comparten misma: • Fecha de creación • Punto de inicio numérico y cronológico de la publicación • Fecha de publicación del primer fascículo • Pueden definir campos 853/853X centrales ya sea en el registro ADM o HOL sin definir el subcampo $9 en el campo 853X • ALEPH abre registros de item para todas las suscripciones enlazadas

14. Campos 853/853X centrales

15. Campos 853/853X centrales

16. Campos 853/853X centrales

17. Campos 853/853X centrales Los fascículos no pueden abrirse desde la Lista de Suscripciones

18. Campos 853/853X centrales Los facsículos solo pueden abrirse desde la sección Calendario esperado

19. Suscripción que inicia a mitad de ciclo • Para suscripciones que comienzan a mitad de ciclo, sólo se podrán recibir los fasciculos con una fecha de publicación posterior a la fecha de inicio de la suscripción

20. Temas de la sesión • Prediccion • Campos 853/853X centrales • Enlazando pares del patrón • Patrón de regularidad • Numeración y Cronología combinada • Resumen de existencias • Flujo de trabajo

21. Enlazando pares del patrón - Subcampo $8 • Cuando existe más de un par de 853/853X en el mismo registro ADM/HOL, se requiere el subcampo $8 para enlazar cada par • El subcampo $8 con el mismo valor debe agregarse tanto a 853 como al 853X del mismo par • Primer par: 853 $$8 1 • 853X $$8 1 • Segundo par:853 $$8 2 • 853X $$8 2

22. Enlazando pares del patrón - Subcampo 8

23. Enlazando pares del patrón - Subcampo 8 • Si sólo existe un par, no es necesario agregar $$8 • Los patrones creados con las plantillas del módulo Adq/Seriadas – el subcampo 8 es agregado automáticamente a 853/853X • Si el patrón cambia alguna vez – habrá múltiples campos 853 y un solo campo 853X enlazado • 853$$81[patrón semanal] • 853 $$82[patrón mensual] • 853X $$82[para predicción]

24. Publicaciones que pierden numeración • Opción 1: • Coloque los datos cronológicos en los subcampos de numeración y deje vacíos los subcampos de cronología

25. Publicaciones que pierden numeración • Opción 2: • Utilice el acento circunflejo (^) en lugar de la numeración en 853 y deje vacíos los subcampos de numeración de 853X

26. Publicaciones que pierden el 1er nivel de numeración • Utilice el acento circunflejo (^) en lugar de los datos faltantes * el valor en 853X $a puede ser cualquier valor numérico; es ignorado por el sistema pero se requiere • La utilización del símbolo ^ es una convención de ALEPH y no es compatible con estándares MARC

27. Temas de la sesión • Prediction • Campos 853/853X centrales • Enlazando pares del patrón • Patrón de regularidad • Numeración y Cronología combinada • Resumen de existencias • Flujo de trabajo

28. Patrón de regularidad - Subcampo $$y • Utilizado para calificar o modificar la regularidad del patrón registrado en el subcampo $w (frecuencia) • Por ejemplo, los fascículos publicados/no publicados en días, fechas, meses, estaciones específicos, o fascículos combinados regularmente • $y om06,07 no publicado en junio y julio • $y odsu no publicado en domingo • $y od1225,1231 no publicado el 25 y 31 de diciembre • $y ps21,22,23/24 publicado en primavera, verano y • combinado en otoño/invierno

29. Cronología y numeración combinada • Es posible registrar la cronología combinada, utilizando el subcampo yp (lista de fascículos publicados); deben listarse todos los fascículos * Nuevo método para definir numeración y cronología combinada

30. Estructura - Subcampo $$y • El subcampo $$y tiene tres elementos • Códigos de publicación: o, p, c • Códigos cronológicos: y, m, w, d, s • Códigos de numeración: • e1 – 1o nivel de numeración • e2 – 2o nivel de numeración

31. Temas de la sesión • Predicción • Campos 853/853X centrales • Enlazando pares del patrón • Patrón de regularidad • Numeración y Cronología combinada • Resumen de existencias • Flujo de trabajo

32. Cronología y numeración combinada • Nuevo desarrollo a partir de la versión 18.01 • El código de publicación c se refiere a la combinación de elementos numericos y cronológicos, o ambos • v.1:no.2/3 (2004:Apr.) • v.1:no.6 (2005:June/July) • v.1:no.3/4 (2006:Mar./Apr.) • Nota: Soportado sólo en el módulo Catalogación

33. 2o nivel de numeración combinado

34. Cronología combinada • American Libraries –Titulo publicado 11 veces al año; fascículo combinado en junio/julio

35. 2º nivel de numeración y cronología combinados

36. Temas de la sesión • Predicción • Campos 853/853X centrales • Enlazando pares del patrón • Patrón de regularidad • Numeración y Cronología combinada • Resumen de existencias • Flujo de trabajo

37. Resumen de existencias • Resumen de existencias = 866, 867 u 868, real o virtual • 866 virtual = 853 + 863, real o virtual • 863 virtual = regs. de item asociados al reg. holding

38. Requisitos • El registro HOL debe tener los campos de patrón: 853/4/5 • El registro HOL debe tener los campos 863/4/5, ya sea real o virtual • Para crear los campos 863/4/5 desde los registros de item, estos deben estar enlazados con el registro HOL

39. Configuración para la creacion de 863/4/5 • Los campos 863/4/5 son creados mediante: • expand_doc_hld_stmt (para el despliegue virtual) • O • fix_doc_hld_stmt (para la creación real) en tab_expand y tab_fix de la base HOL respectivamente • Los campos 866/7/8 son creados mediante: • expand_doc_hol_86x en tab_expand de la base HOL • Agregar fix_doc_hld_stmt a tab_fix en la base HOL • Aun si los campos 863/4/5 no se guardan en el registro, esta es una manera simple de ver los resultados del proceso

40. Registros de item incluidos en la mención de Existencias • Registros de item asociados al registro Holdings • La mención de existencias incluye registros de item con estado de proceso diferente a NA (no recibido) o NP (no publicado) • Los registros de item que comparten el mismo número de enlace en el subcampo 8 y el mismo COPY-ID (o que no tienen COPY-ID) • Registros de item con campo de numeración >= valor ingresado en el subcampo a del S63/4/5 (campo del punto de inicio) – si ese campo existe

41. Temas de la sesión • Predicción • Campos 853/853X centrales • Enlazando pares del patrón • Patrón de regularidad • Numeración y Cronología combinada • Resumen de existencias • Flujo de trabajo

42. Opciones para el flujo de trabajo e ingreso de datos • No hay una manera única de manejar la adición o edición de patrones de predicción • Existen dos opciones para ingresar los datos: • Formatos para cumplimentar en Adquisiciones/Seriadas • Módulo Catalogación • Existen múltiples opciones para el flujo de trabajo • El modo más rápido para crear el patrón es utilizar siempre las plantillas existentes

43. Flujo de trabajo • Después de catalogar el título, aun estando en Catalogación, abrir un registro ADM o HOL y agregar los campos del patrón • En Adquisiciones/Seriadas, después de agregar el registro de la suscripción al título, abrir un registro HOL, o acceder al registro HOL existente, o accesar al registro ADM • En Adquisiciones/Seriadas, después de agregar el registro de la suscripción al título, abrir un formato

44. Importando y exportando patrones • Los servicios en lote serial-51 (para exportar), y serial-52 (para importar) pueden utilizarse por bibliotecas con fondos de seriadas similares para intercambiar patrones de predicción para esos títulos

45. Resumen de la sesión • Predicción – Formato Calendario, predicción de fascículos, 853/853X • 853/853X centrales • Pares del patrón – subcampo 8 • Pérdida de numeración • Patrón de regularidad – subcampo y • Cronología y numeración combinada • Resumen de existencias • Flujo de trabajo

46. ¿Preguntas?

47. osorio@gsl.com.mx