מערכות חכמות לניהול מסמכים

1. מערכות חכמות לניהול מסמכים • חשבת פעם כמה זמן עבודה יקר נשפך על תיוקים וחיפושי מסמכים? • בדקת כמה כסף נשרף לך על אחסנה? ומה עם ניירות, מעטפות? תפסיקו לתייק!

2. לחשוב חכם איפה עיקר הבעיה? ערמות של ניירות ושל מידע מפוזרים במדפי הארגון ובמחשבי המשתמשים השונים, במחלקות השונות, ונוצרים "איים של מידע". מרבית ההוצאות הכספיותבארגון הן בגין שעות עבודה של עובדים אשר זמנם מוקדש לזיהוי בעין, הקלדת מלות מפתח, סיווג נכון של המסמכים, תיוק החומר לקלסרים והקפדה על איות וספרור - כדי לתייק במקום שקל למצוא בו אחר-כך. בכל מערכת ניהול מסמכים – 99% מהעבודה היא בקליטת המסמכים למערכת! שוב: עיון במסמך כדי להחליט איפה לתייקו, לבחור תיקיה מתאימה, לתת מילות מפתח נכונות – הכל כדי שאפשר יהיה למצוא את המסמך במחשב. מה התוצאה? הכנסנו מערכת שלמה כדי להחליף עבודה ידנית מייגעת בעבודה דיגיטלית מייגעת. במקום תיוק לקלסר במדף מתייקים לתיקיה במחשב. אנחנו אנשים ואנחנו טועים. מסמך שנעשו בו שגיאות הקלדה או תוייק במקום הלא נכון "יעלם במעמקי המחשב" ולא יימצא לעולם.

3. הפיילוט: דיגיטציה אוטומטית של חשבוניות ספקים, כולל ספקים מחו"ל • אחד הפתרונות הייחודיים של ERA הנו היכולת ליצור ארכיון דיגיטלי אוטומטי מחשבוניות ספקים שאין להן כל מבנה אחיד. החשבוניות יכולות להגיע בגדלים שונים, בגופנים שונים ובצורות שונות. ואין לנו כל שליטה על צורתן. • מערכת WisePage תסרוק, תנתח, תבין את תוכן המסמכים, תאתר בהם את מזהה הספק, את מספר החשבונית, מספר ההזמנה, התאריך ועוד - תצליבם מול קובץ אינדקס שסופק ע"י המשתמש ותשמור את • החשבוניות באופן אוטומטי, כשהן ממוינות ומקוטלגות. • ייחודיות המערכות של ERA מאפשרות חסכון עצום • בזמני עבודה, ומאפשרת למשתמש לקבל ארכיון מלא • כמעט ללא התערבות אנושית.

4. שלבי העבודה סריקה אוטומטית של החשבוניות, כשכל חשבונית כקובץ נפרד. זיהוי הטקסט בחשבוניות והפיכת כל הטקסט בתוכן ל"חי". ניתוח מבנה החשבוניות ואיתור וודאי של 3 שדות מתוך 5 נתונים: מספר העוסק המורשה, מספר החשבונית, סכום החשבונית, תאריך החשבונית, מספר ההזמנה. אם מספר העוסק המורשה איננו מודפס על החשבונית, או אינו בר-איתור – תחפש המערכת נתונים אחרים לזיהוי הספק על המסמך. בדיקה אוטומטית מול קובץ אינדקס החשבוניות של המשתמש האם הנתונים אמיתיים, נכונים וקיימים בקובץ האינדקס. שמירת החשבוניות שאומתו לפי ע.מ. ומספר חשבונית (או כל נתון אחר שיבחר המשתמש), והעברת החשבוניות שלא אומתו ואינן תקינות – לבקרה אנושית. יצירת היררכית תיקיות לפי ספקים ואינדקס חיפוש, לשליפת כל חשבונית לפי כל נתון מבוקש בשניות.

5. בעיות ואתגרים זיהוי הספק הבעיה: מספר העוסק המורשה אינו קיים, כמו בחשבוניות חו"ל למשל. הפתרון: המערכת של ERA מאתרת נתונים אחרים שניתן לפיהם לזהות את הספק, כמו: מספר הספק, שם הספק, כתובת הדוא"ל, מספר הטלפון או הפקס שלו, ואתר האינטרנט שלו. WisePage מצליבה את נתונים הנוספים מול קובץ האינדקס לוודא אם ניתן לאמתם מולו. זיהוי סכום הבעיה: אופן רישום הסכומים בחשבוניות אינו אחיד. נקודה ופסיק מתחלפים בתפקידם. למשל: 1,234.56 בחשבוניות ישראליות ואמריקאיות מול 1.234,56 בחשבוניות אירופאיות. הפתרון: ERA פיתחה מנגנון ייחודי המשווה את הסכומים בשתי האופציות ומחפשת התאמה מול קובץ האינדקס.

6. בעיות ואתגרים זיהוי תאריך הבעיה: אותו התאריך יכול להירשם במגוון וריאציות: 3-4-2012, 3/4/12, 03.04.2012, 04.03.12, 3-APR-2012, 3/APR/12, April 3rd, 2012 הפתרון: ERA פיתחה מנגנון ייחודי הבודק מגוון עצום של פורמטים ואפשרויות בכתיבת תאריכים. זיהוי הטלפון והפקס הבעיה: אופן הרישום בקובץ האינדקס אינו תואם את הכתוב בחשבונית כמעט תמיד. ישנה השמטה או הוספה של קידומות חיוג לאזור בארץ ולמדינה בחו"ל. ישנן תוספות סימנים של סוגריים, רווחים, מקפים, פלוסים ועוד במספרים 03-679555 יופיע באינדקס כ- 6795555. המספר 906-1-88-99-401 יופיע באינדקס כ- 90618899401 או +9061-88-99-401 הפתרון: ERA פיתחה מנגנון המשמיט מקפים מקובץ האינדקס ומאחד את הספרות לכדי מספר רציף. עדין אין בכך תחליף לרישום אחיד ותקין.

7. בעיות ואתגרים אין כל זהות או אחידות בין הרישום בקובץ האינדקס לבין הכתוב בחשבונית למשל: מספר עוסק מורשה בקובץ האינדקס נרשם ב-10 ספרות במקום 9, עם אפסים מובילים: 051076649. אין כל זהות או אחידות בין שם הספק בתוך קובץ האינדקס עצמו, שמופיע בכל עת בפורמט שונה. למשל: KARGER LIBRI__, KARGER - LIBRI, KARGER--- LIBRI, KARGER..LIBRI הבעיה: המערכת מנסה למצוא התאמה בין שם הספק ככתוב בחשבונית לבין שמו ככתוב בקובץ האינדקס. כאשר אין התאמה – אין זיהוי ודאי ולכן החשבונית ומועבר לשגויים. הפתרון: הקפדה על רישום אחיד ותקין.

8. פילוח התוצאות סה"כ מסמכים שנסרקו: 452

9. פילוח התוצאות סה"כ חשבוניות/אישורי טיסה: 427

10. פילוח התוצאות סה"כ חשבוניות תקינות שקיימת להן רשומה בקובץ האינדקס: 347

11. מסקנות הפיילוט • רובן המכריע של החשבוניות מזוהה ומאורכב אוטומטית ע"י המערכת בהצלחה גם אם חסרים בהן פרטים חשובים כגון: מספר עוסק מורשה או תאריך. • רק כ-2% מן החשבוניות התקינות מועברות לבקרה אנושית! • כ- 1.5% מכלל החשבוניות לא אורכבו למרות שזוהו בהם שני נתונים, בשל העדר יכולת לזהות את הספק. בד"כ בחשבוניות מחו"ל. • הפתרון: הקפדה על כתיבת פרטי ספק מלאים בקובץ אינדקס הספקים, שיכללו: כתובת, טלפון, פקס, מייל, אתר אינטרנט ועוד. • חלק מן המסמכים שהועברו כלל אינן חשבוניות. ביניהם: • העברות מט"ח. • קבלות ידניות. • פירוטי חשבון של ישראכרט/ויזה. • תכתובות שונות. • אישורי טיסה. • תשלומים שונים.

12. מסקנות הפיילוט • מסמכים כמו: שוברי תשלום, אישורי טיסות – ניתן להוסיף לקובץ האינדקס כחשבוניות לכל דבר והמערכת תוכל לזהותם. • ניתן לאפיין מערך אירכוב אוטומטי נפרד לסוגי חומר שונים, כגון אותן קבלות ידניות. • אין אחידות באופן הרישום של הנתונים בקובץ האינדקס שסופק על ידכם. נתונים חסרים, רשומים בצורות שונות, שמות ספקים רשומים במספר וריאציות. הקפדה ותיקון של הנ"ל יעלו עוד יותר את אחוזי הזיהוי. • כדאי מאד להוסיף לקובץ האינדקס את סכום המע"מ. נתון זה יהווה עוד אפשרות הצלבה ויעלה את אחוזי הזיהוי. • חיפוש כל חשבונית יכול להתבצע בקלות לפי כל אחד מהנתונים, גם אם אינו מופיע על החשבונית עצמה! למשל: מספר הזמנה, מספר ספק, שם ספק. • מערכת WisePage יכולה להוות חלופה יעילה, מהירה ואיכותית לארכיון פיזי. כל עבודת התיוק, הצלבת המידע, השמירה והשליפה של החשבוניות תוכל להיות מהירה ויעילה, תוך חסכון עצום בזמני עבודה וטעויות אנוש.