Operasjonsavdelingene og T-DOC Trondheim, 22. september 2009

1. Operasjonsavdelingene og T-DOCTrondheim, 22. september 2009

2. Agenda • Steril Forsyning og T-DOC • Kort status • Operasjonsavdelingene og T-DOC • Forventninger til å ta i bruk T-DOC for operasjonsavdelingene • Være med og bidra i planlegging og gjennomføring • Brikkelister • Demonstrasjon av T-DOC • Opplæring • Rekkefølge på når opr.avd. tar i bruk T-DOC og når

3. Status T-DOC og Steril Forsyning • T-DOC er et logistikksystem (sporingssystem) for Steril Forsyning ved St.Olavs Hospital . • Hensikten med systemet er å få en kvalitetssikret registrering og oppfølging av utstyr og at bruken dokumenteres i systemet. • Leverandør av systemet er Getinge (Danmark). • Flere sykehus i Norge bruker T-DOC. I HMN har Ålesund tatt i bruk T-DOC og Levanger ønsker å anskaffe sporingssystem. Grov statusoversikt: • Kurs og installasjon av T-DOC gjennomført i mai for Steril Forsyning. • Igangkjøring og opplæring/trening i august for Steril Forsyning på utstyr fra barneoperasjon. • I produksjon ved flytting i nye lokaler i desember.

11. Operasjonsavdelingene og rydding i brikkelister • Innkjøpsavdelingen og anbudsrunde mot leverandørene. Frist til 4. oktober med å ha klar oversikt over instrumenter. • SINTEF gjennomfører prosjektet Total vareflyt – steril sirkulasjonsgods del 1-prosjekt, som også har behov for oversikt over instrumenter. • Når Steril Forsyning skal ta i bruk T-DOC vil mye tid (og tastefeil) spares dersom man slipper å registrere brikkelister manuelt, men kan importere disse direkte. • Ortopedisk avdeling har gjennomført rydding. Hvor omfattende var det ? • Ryddingen ved å flytte dagens brikkelister i Word over i Excel (felles format). Oppskrift er laget av innkjøpsavdelingen.

12. Operasjonsavdelingene og demonstrasjon av T-DOC • Gjennomføres 28. oktober kl. 10.00 – 13.00 (KBS 11). • Omvisning nevro for leverandør for å ha en best mulig oversikt. • Hvilke forventninger har operasjonsavdelingene til demonstrasjonen ? • Hvordan få med ’alle’ deltakere på demonstrasjonen ?

13. Operasjonsavdelingene og ta i bruk T-DOC • Forventninger til T-DOC • Hvordan informere og få med alle avdelinger i prosessen ? • Forventninger til opplæring (tidspunkt og innhold) ? • Når tar de forskjellige avdelingene i bruk T-DOC ? • T-DOC og integrasjoner kliniske system • OpPlan, DocuLive, PAS • Møte angående avklaring rundt registrering av eksakt utstyr brukt i en gitt operasjon 21. oktober.

14. Hovedarbeidsflyt for bruk av sterilt gods ved operasjonsavdelingene

15. Integrasjoner mellom T-DOC og PAS/DocuLive/OpPlan EPJ PAS • T-DOC registre: • Kunder • Leverandører • Brikkelister Op.kode T-DOC sporing Etter at operasjon er utført registreres operasjonskode i OpPlan og denne oppdateres i PAS. Det er også automatisk oppdatering mellom PAS og DocuLive, dog ikke ved endringer av op.kode i epikrise. Op.kode Op.kode Brukere av OpPlan ønsker å bestille utstyr i OpPlan. Det er kobling mellom op.koder og brikkelister, men brikkelistene finnes bare i T-DOC. OpPlan • OpPlan-registre: • Ressurser • Operasjonskoder Det er ønskelig å ha oversikt over hvilket utstyr som ble brukt i hvilken operasjon og også kunne se sammenheng mellom hvilke operasjoner som bruker samme utstyr.

16. Bruke operasjonskode som kobling mot brikkelister.

17. SINTEF-prosjektet ’Total vareflyt – SSG Del 1’ • Avvikshåndtering (25 – 30 %). • Instrumenter legges i feil rist når de pakkes etter operasjon. • Uklare beskjeder om hvilke brikker som skal brukes. • Det finnes ingen kobling mellom operasjonskoder og brikker (heller ikke i OpPlan). • St.Olavs Hospital har pr i dag ikke noen nedtegnet oversikt over hvilke brikker som brukes i hvilke operasjoner. • Ortopedisk avdeling har utført mye av dette arbeidet. • De øvrige avdelingene må gjøre det samme.

19. Fra SINTEF-rapport – hva har betydning for sirkulasjonen • Tiden det tar fra en brikke sendes til sterilisering til den igjen er tilgjengelig for operasjonsstuene er av stor betydning for behovet for sterilt sirkulasjonsgods. • I dag har Sterilsentralen en garanti om å sterilisere sterilt sirkulasjonsgods innen 24 timer. Denne etterleves ikke alltid og medfører da forsinkelser og strykninger av operasjoner. • Denne tiden vil høyst sannsynlig reduseres i fremtiden. • Når Sterilsentralen flytter i nytt sykehus med ny maskinpark og nye layoutmessige forutsetninger for drift, vil sannsynligvis steriliseringstiden reduseres, hvilket vil resultere i et lavere behov for brikker. Andre faktorer som ytterligere kan redusere steriliseringstiden er bla prosessforbedringer og det at man tar i bruk et IT-system for sporing av brikker. • Man planlegger å ha et felles lager i Sterilsentralen for alle operasjonsstuene, slik at disse bare har et akutt-lager. • Beslutningen om hvor traller skal bygges bør ses i sammenheng med hvor mange sentere som benytter den enkelte brikken.