بسم الله الرحمن الرحیم

1. بسم الله الرحمن الرحیم

2. پروژه مستندسازی فرایندهای دانشگاه صنعتی شیراز

3. مشخصات پروژه عنوان : مستندسازی فرایندهای دانشگاه صنعتی شیراز مدت اجرای پروژه : 15 ماه نام سازمان اجرایی : دانشگاه صنعتی شیراز واحد مجری طرح: مدیریت طرح و برنامه دانشگاه صنعتی شیراز

4. اهداف پروژه مستندسازی فرایندهای در حال انجام واحدهای مختلف شناسایی فرایندهایی که صورت می پذیرد و تاکنون مستند نشده است اصلاح وبهبود فرآیندها ،ایمن سازی فرآیندها وحذف حلقه های غیر ضروری کاهش زمان انجام امور ارباب رجوع جلوگیری از سردرگمی ارباب رجوع ،کارکنان ومدیران دانشگاه تعیین حجم کار هرفرد وهرواحد بمنظور ایجاد تناسب درمشاغل

5. مراحل انجام پروژه مطالعه و تحقیق در دانشگاهها وسایر سازمانهای مشابه تعیین کارشناسان همکار در واحدهای مختلف دانشگاه تشکیل جلسات توجیهی وآموزشی دریافت فرایندهای ارسالی واحدها و تشکیل جلسات کارشناسی انجام اصلاحات مقدماتی باحضورنمایندگان واخذ تاییدیه ازمدیران واحدها تهیه کتابچه مستندسازی فرایندهای دانشگاه صنعتی شیراز اجرای آزمایشی ورفع نواقص ومشکلات اجرای نهایی والکترونیکی نمودن فرآیندهای دارای قابلیت مذکور

6. نتایج انجام پروژه در دانشگاه هر چند نتیجه مطلوب و بازخورد اجرای این پروژه پس از اصلاح فرایندها بیشتر قابل مشاهده و اندازه گیری خواهد بود اما در همین زمان کوتاه از اجرای این امر نتایج مطلوبی را در سطح دانشگاه شاهد بوده ایم از جمله : ایجاد علاقه در کارکنان واحدهای مختلف مبنی بر استاندارد کردن فرم ها و مراحل انجام کار خود ، مشخص شدن روند انجام امور در واحدها و انجام بهتر و سریعتر کارها ، کاهش سردرگمی همکاران در انجام امور و ...............

7. ضمانت اجرایی • باتوجه به اینکه در کلیه مراحل انجام این پروژه واحدهای ستادی واجرایی دخالت مستقیم داشته اند ولزوما فرآیندهایی مستندشده که درحال حاضر نیز موردعمل می باشد اجرای فرآیندها موجب کندی وسردرگمی نخواهد شد اما تاکید واصرار ویژه مدیران محترم برای اجرای دقیق وبی نقص فرآیندها رسیدن به اهداف پیش بینی شده راتضمین خواهد نمود. • ضمنا بمنظور استمرار بررسی واصلاح فرآیندها دردانشگاه واحد کارشناسی معینی پیش بینی شده وکارگروهی نیز برای تصویب تغییرات احتمالی فرآیندهای واحدها درنظر گرفته شده است که ضمن تلاش برای حفظ وحدت رویه های مستندشده بتواند فعالیتها را پس از انطباقهای بین بخشی بروزرسانی نموده ومانع از بروکراسی زاید شود.

8. اسامی همکاران مشارکت کننده در پروژه مستند سازی فرایندها

10. با آرزوی موفقیت و بهروزی مدیریت طرح و برنامه دانشگاه صنعتی شیراز