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기록관리업무소개. 1999. 7. 강 사 : 박 용 부. 차 례. 기록관리 기본개념. 1. 기록관리의 목적. 2. 기록의 법률적 배경. 3. 기록관리 방법. 4. 5. 기록매체. 기록의 보존. 6. 기록의 폐기. 7. 향후 추진방향. 8. 적법한 절차 에 따라 작성된 H/C, M/F, 기타 전산매체 에 수록된 서류 / 문서. 사업수행 , 시운전 , 유지보수와 관련되어 작성된 자료 중 증거능력자료 일정기간 보존되는 도면 및 문서. 기록관리 기본개념 ( I ).
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기록관리업무소개 1999. 7 강 사 : 박 용 부
차 례 기록관리 기본개념 1 기록관리의 목적 2 기록의 법률적 배경 3 기록관리 방법 4 5 기록매체 기록의 보존 6 기록의 폐기 7 향후 추진방향 8
적법한 절차에따라작성된H/C, M/F,기타 전산매체에 수록된 서류/문서 사업수행, 시운전,유지보수와관련되어 작성된 자료 중 증거능력자료 일정기간 보존되는 도면 및 문서 기록관리 기본개념 ( I ) 1 1.1 기록(Record) 이란 ? 일반개념 (기업/조직) 기술관점 업무 수행과정에서 발생되는 자료 적법한 절차에 따라 검토/승인 계획에 의거 보관되는문서 사업관점
품질보증기록 보존요건 충족과 체계구축 도면과 자료를 효과적으로보존 및 이용 기록관리 기본개념 ( II ) 1 1.2 기록관리(Record Management) 란 ? 모든 기록물을 계획된 절차에 따라생산/사용 하여 궁극적으로 보존/폐기 하는 일련의 과정 일반개념 (기업/조직) 기술관점 사업관점 기록들을 접수, 분류, 색인 및 화일, 활용, 보존과 폐기등 일련의 과정
기록관리의 목적 2 모든 발생 기록 최소한의 시간과 비용으로 필요한 기록의 작성 및 생산계획 체계적 관리 기록의 신속제공 및 효율적인 이용 가치에 따라 보존 및 폐기 시설안전기술공단 사 업 주 체 관 리 주 체 효율적 사업지원 후속사업 활용 법적 증거기록 안전/경제성 있는 시설물 운영 시설물 유지보수 시설물 유지관리
기록의 법률적 배경 ( I ) 3 3.1 상업장부와 중요한 영업서류 1980년대 법률적 판단을 위한 중요한 증거자료 H/C, 장부, 서류 1991년 마이크로필름 , 전자문서에 대한 법적근거 마련 - 1991. 6. 19 사무관리규정 대통령령 13390호 - 1991. 9. 30 사무관리규정 시행규칙 총리령 395호 1995년 마이크로필름, 전자문서관리 및 보존에 관한 관련상법 개정 - 1995. 12. 29 개정상법 법률 제 5053호 - 1996. 10. 1 상법의 일부규정의 시행에 관한 규정중 개정령 (대통령령 제 15153호)
기록의 법률적 배경 ( II ) 3 3.2 사업관련 기록 시 설 물 ‘95.1. 5 “시설물의 안전관리에 관한 특별법” 법률 제 4922호 ‘95.4.20 “시설물의 안전관리에 관한 특별법 시행령” 대통령 령 제 14631호 ‘95.6. 3 “시설물의 안전관리에 관한 특별법 시행규칙” 건설교통부령 제19호 기 록 관 리 1996. 12. “준공도서 사본 작성.관리 지침” 건설교통부 시설안전기술공단 1994. “감리업무수행지침서” 건설교통부 기술관리관 1997. 12 “기록물 관리 및 보존법” 행정쇄신위원회 제정예정
기록의 법률적 배경 ( III ) 3 3.3 법적 증거기록 관리 일 반 문 서 관련 규정, 절차에 따라 작성, 보존, 관리 관련규정, 절차의 변경사항 유지관리 전 자 문 서 전자결재 전산시스템과 프로그램에 관한 절차 작성 절차, 전산시스템, 결재자의 변경사항을 기록으로 유지,관리 결재방법의 공정성 타당한 업무처리관행 유지 정해진 보존기간동안 전산 및 H/C 문서를 병행 보관 관리 자료의 훼손, 분실, 시스템의 변동에 대한 대비책 마련
접수 보관 검색 폐기 기록관리 방법 4 4.1 기록관리 체계 기록관리체계 설계 체계구축 요건에 부합되도록 설계 절차, 지침 준비 법규 규정 표준, 규격 규정 필요에 부합되도록 설계 화일, 보관, 관리 완전 정확 발생자료 법정소송문제 후속사업 활용
기록관리 방법 4 4.2 사업기록 관리 사업중 발생기록 품질보증요건에 부합되도록 관리 사업 준공기록 법적 증거기록 (하드카피) 운영 및 유지보수 기록 (CD-ROM, CAD File 등 전자화일 형태) 건설과정의 분석 및 후속사업 활용기록(전자화일 형태)
기록관리 방법 4 4.3 기록의 품질 하 드 카 피 기록보관 자료는 원본으로 한다. 부득이한 경우 상태가 양호한 1세대 사본(Second Generation Copy)보관 마이크로필름 원본(Silver Halide Film), 밀도(Density), 판독성(Legibility)등 확인 전 자 매 체 손상, 추가, 삭제등 가공이 어려운 재질로 제작 보관, 시스템 기능변화에 대응책 마련
기록관리 방법 4 4.4 기록의 분류 첫 째 목 적 같은 내용의 문서는 같은 집단의 부류로 비슷한 내용은 그정도에 따라 유사한 부류로 이질적 내용의 문서는 타부류로 분류 둘 째 목 적 분류된 문서에 순서를 부여 각각의 문서 화일위치를 지정 수납, 인출의 원활화
기록관리 방법 4 4.5 색인 및 검색 색 인 문서에 대한 색인방법은 검색의 중요한 요점(Key Point) 번호에 의한 검색 번호체계에 따라 문서번호 부여, 관련 Data 압력 주제에 의한 검색 관련 Data를 추출하여 입력 항목별, 문서번호별, 코드순으로 색인 출력 색인 List 작성 주제어에 의한 검색
기록관리 방법 4 4.6 화 일 기능별 분류 업무용 화일 (Working File) : 부서화일 중앙 화일(Central File) : 공용화일 - 오류화일 방지 - 단순반복 업무 - 분실, 훼손, 도난방지 성격별 분류 발생순 화일 (Chronological File) : 서신, 행정문서 주제별 화일 (Subject File) : 서신, 행정문서 번호순 화일 : 기술문서
기록관리 방법 4 4.7 기록이관 관 리 주 체 이관기록 관리 안전/경제성 있는 시설물 운영 시설물 유지보수 계 약 자 사 업 주 체 이관 사업종료싯점을 기준 통일된 기준에 따라 발생기록 이관 이관기록 관리 이관 사업자료 활용 후속사업 대비 법적증거기록 일괄 제출 시설안전기술공단 준공기록 관리 시설물 유지관리 계약별 제출 (설계/시공사)
기록매체 5 5.1 기록매체의 변천 년 도 주사용 기록매체 1980년대이전 하드카피 류, 일부 마이크로필름 사용 하드카피류, 마이크로필름 병행 1990년대초 현 재 하드카피류, 마이크로필름, 전자매체 5.2 기록매체의 종류 규격지 (A5, A4,.... A0, B5, B4,...B0, Letter지 등) 청사진(Blue Print), Sepia지, Mylar지,트래싱지등 종 이 류 (Hard Copy) 마이크로필름(Micro Film) 각종검사필름(NDE Film, X-Ray Film) 필 름 류 (Film Type) 하드디스크(Hard Disk), Flopy Disk 광디스크(Optical Disk), 컴팩트 디스크(CD-ROM) 전 자 매 체
기록매체 5 5.3 마이크로필름 이 용 1920년대 이후 처음 실용화 (미국) 1980년대부터 : 사무자동화(OA)일환으로 본격이용 마이크로필름 종류 16mm Roll Film 문서용 (원본 : 보존, 사본 : 활용) 35mm Roll Film 도면용 (원본 : 보존, 사본 : 활용) Roll Film Cartridge Film 활용용 Fiche Film 문서용 (원본 : 보존, 사본 : 활용) Sheet Film Aperture Card 도면용 (원본 : 보존, 사본 : 활용) Jacket Film 활용용
기록의 보존 6 6.1 보존시설 기준(1) 일 반 적 위 해 화 재 화 재 햇 빛 곤 충 保管記錄은 다음의 危害로 부터 최대한 保護되어야 한다 개스/먼지 습기/염분 곰팡이 인 위 적 위 해 훼 손 파 기 절 취 방 화 도 난
기록의 보존 6 6.1 보존시설 기준(2) 보존시설 기본요건 기록을 화일할 수 있는 철재캐비넷 또는 컨테이너 선반시설 기록을 보관할 수 있는 보관소 시설 절도나 파괴행위 감시를 위한 출입제한시설 바람, 홍수, 화재와 같은 자연재해로 부터 보호할 수 있는 시설 고온, 저온, 습기와 같은 환경조건으로 부터의 보호시설 곤충, 곰팡이등으로 부터 피해를 방지할 수 있는 시설
기록의 보존 6 (ASME NQA-1 Supp. 17S) 6.2 보존시설 조건 단일저장 시설 저장시설을 건물이나 구조물의 일부로서 설치할 경우 - 철근 콘크리트, 콘크리트 블럭등의 구조물 - 화재에 2시간이상 견딜수 있는 방화물,구조물 및 골조 - 벽면의 방수처리, 바닦의 방진처리 및 배수설비 설치 - 여과기가 부착된 환기장치 및 소방설비 - 저장시설의 내, 외부 관통제한 대체시설의 경우NFPA 232요건에 부합하는 2시간 이상의 내화금고 이중저장 시설 “단일저장시설”의 요건을 적용받지 않는 대신 동일 재해에 동시 피해를 받지 않는 충분히 떨어진곳(원격지)에 “기본요건”시설을 갖춘 별도의 저장시설을 각각 설치한다.
기록의 보존 6 6.3 보존 원칙 보존 기록물의 형태는 원본을 원칙으로 한다. (부득이한 경우에만 양질의 사본으로 보존) 법적 증거기록의 M/F, CD-ROM의 경우 하드카피를 함께 보존 6.4 사업진행중 보존원칙 이중관리방식 채택 매체전환된 구본의 원본자료는 폐기 (단 검토등급이 부여된 구본의 폐기여부는 관련규정에 따름) 준공결과물중 최종보고서류는 하드카피물을 필히 보존 6.5 보존 기간 영구보존과 비영구보존으로 구분하여 정해진 기간이상을 보관
기록의 폐기 7 기록의 폐기 보존년한이 지난 기록은 가치에 따라 폐기 폐기절차에 따라 관부서장 확인후 폐기 폐기대장 유지
향후 추진방향 8 기록관리 담당자의 전문성 및 인식제고 기록관리기능의 정립 기록관리업무의 표준화 및 절차화 기록의 분류/색인 방법의 표준화 기록의 품질관리 강화 화일/보관/활용방법 개선 기록의 형태 통일 기록의 보존계획 수립 폐기계획 수립
改正商法(1995. 12. 29. 公布 法律 제5053호 / 1996. 10. 1 施行) 改正商法 제33조 (商業帳簿의 保存) 1. 商人은 10년간 商業帳簿와 營業에 관한 重要書類를 保存하여야 한다 다만 傳票 또는 이와 유사한 書類는 5년간 이를 保存하여야 한다. 2. 전항의 기간은 상업장부에 있어서는 그 폐쇄한 날로부터 起算한다. 3. 제1항의 장부와 서류는 마이크로필름 기타의 電算情報處理組織에 의하여 이를 보존할 수 있다. 4. 제3항의 규정에 의하여 장부와 서류를 보존하는 경우 그 보존방법 기타 필요한 사항은 대통령령으로 정한다. 상업장부 ; 부기상의 총계정 원장, 일기장, 전표, 청구서, 어음, 수표등 중요서류 : 중개인일기장, 주주명부, 총회 및 이사회의 의사록, 감사보고서, 영업보고서, 발신 및 수신서류, 전보, 거래에 관한 팩스, 각종 계약서, 영수증등 마이크로필름에 의한 문서보존의 적법성여부(법심 61010-694, ‘93. 10. 15) 상업장부의 보존은 원본으로만 가능하고, 마이크로필름화는 원본보존의무를 면하는 것이 아니다
商法의 一部規定의 施行에 관한 規程中 改正令 (大統領令 제15,153호 1996. 10. 1 / 官報 1996. 10. 1) 제2조의 2를 다음과 같이 신설한다. 제2조의 2(전산정보처리조직에 의한 보존) 법 제33조 제1항의 규정에 의한 장부와 서류(이하”장부와 서류”라 한다)를 동조 제3항의 규정에 의하여 마이 크로필름 기타의 전산정보처리조직(이하 “전산정보처리조직”이라 한다)에 의하여 보존하는 경우에는 다음 각호에 정하는 바에 의하여야 한다. 다만 법에 의하여 작성자가 기명날인 또는 서명하여야 하는 장부와 서류는 그 기명날인 또는 서명이 되어있는 원본을 보존하여야 한다. 1. 전산정보처리조직에 장부와 서류를 보존하기 위한 프로그램의 개발. 변경 및 운영에 관한 기록을 보관하여야 하며, 보존의 경위 및 절차를 알수 있도록 하여야 한다. 2. 법 및 일반적으로 공정. 타당한 회계관행에 따라 그 내용을 파악할 수 있도록 보존하여야 한다. 3. 필요한 경우 그 보존내용을 영상 또는 출력된 문서에 의하여 열람할 수 있도록 하여야 한다. 4. 전산정보처리조직에 보존된 자료의 멸실. 훼손등에 대비하는 조치를 강구 하여야 한다.
