1 / 28

Project Communication Management

Project Communication Management. Pertemuan 10 PPSI. Learning Objectives. Urgensi komunikasi yang baik Elemen project communication planning Metode untuk penyebaran informasi Variasi metode untuk meningkatkan komunikasi yang baik Software untuk meningkatkan komunkasi projek.

kerem
Download Presentation

Project Communication Management

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Project Communication Management Pertemuan 10 PPSI

  2. Learning Objectives • Urgensikomunikasi yang baik • Elemen project communication planning • Metodeuntukpenyebaraninformasi • Variasimetodeuntukmeningkatkankomunikasi yang baik • Software untukmeningkatkankomunkasiprojek

  3. Urgensikomunikasiproyek Ancamanterbesardariproyekadalahkegagaankomunikasi Rata-rata orang IT adalahkomunikator yang buruk Reset menunjukkanbahwaorang IT harusmemiliki skill komunikasi yang baik agar dapatmempertahankanposisimereka Skill berbicara yang baikadalahkuncipentinguntukmenjadiprofesional IT

  4. Project communication management process Communication planning Information distribution Performance reporting Managing stackhoder

  5. 1. Communication planning • Setiapproyekharusmemiliki communication management plan • communication management plan adalahdokumen yang mengaturkomuikasidalamproyek, berisi: • Kebutuhankomunikasistakholder • Informasi yang disampaikan, format, detail dan level yang disampaikan • Orang yang menerimainformasidansiapa yang memberiinformasi • Metodeteknologiapa yang digunakanuntukmenyampaikanpesan

  6. lanjut • … • Frekuensipenyebaranpesan • Peningkatanproseduruntukmengatasimasalah • Prosedurrevisiuntuk update communication management planning • Beberapa glossary definisidalamdokumen

  7. Sample Stakeholder Analysis for Project Communications

  8. 2. Distribusiinformasi • Tujuanutamadistribusiinformasiadalahmemberikaninformasi yang benarkepadaorang yang tepatpadawaktu yang tepatdandengan format yang berguna • Pertimbangan yang penting : • Penggunaanteknologiuntukmeningkatkandistribusiinformasi • Metode formal dannonformaluntukdistribusiinformasi

  9. Distribusiinformasi yang efektif Janganmenghilangkaninformasi yang penting Jangantakutmenyampaikanberitaburuk Komunikasilisan (meeting atau informal) membantupenyampaianinformasi

  10. Face-to-face commnication • Risetmenunjukkan: • 58% komunikasiditunjukkanoleh body language • 35% komunikasiditunjukkanolehbagaimanakatadiucapkan • 7% komunikasiditunjukkanolehkataapa yang diucapkan • Beriperhatianlebihlawanbicara, tidakhanyamendengarapa yang diucapkan • Nada dan body language lawanbicaramenunjukkanlebihbanyakmaksuddarilawanbicara • Meeting rutinsangatbergunadalambisnis IT • Beberapaperusahaanbahkanmembatasipenggunaan email untukmenhindarimisskomunikasi

  11. Table 10-2. Media Choice Table

  12. Penggunaanteknologi Live video merupakansalahsatucarauntukmengiriminformasi Microsoft : satudari lima tatapmukadapatdigantikandengan web converencedaninimenhemat 70juta dolardalamsetahundalammenghematbiayaperjalanan

  13. Hambataninformasi • Terkadangpenerimadanpengiriminformaasimemilikiinterprestasiberbedaterhadappesan • Beberapahambatankarenalokasigeografidan background kulturalantara lain • Perbedaanwaktukerja • Perbedaanbahasa • Perbedaannorma

  14. Jumlah channel informasi

  15. 3. Performance reporting • Laporan performance akanmembuat stakeholder selalumengetahuikondisidan status proyek • Status reports : menggambarkandimanaposisiproyekpadasatuwaktu • Progress reports : menggambarkanapa yang dicapaitimproyekpadaperiodewaktu • Forecasts : prediksi status proyekdan progress berdasarkaninformasi yang adadantren

  16. 4. Managing stackholder • Seorang PM akanbekerjadenganberbagaimacam stakeholder • Dibutuhkanperencanaanuntukmengelolaisudanmasalah • 2 tools penting • Expectations management matrix • Issue log

  17. Expectations Management Matrix

  18. Issue Log

  19. Beberapacarameningkatkankomunikasiproyek Kelolakonflikdenganefektif Temukanpola skill komunikasi yang baik Atur meeting yang efektif Pergunakan email denganefektif Gunakan template untukkomunikasiprojek

  20. 1. Mengelolakonflik • Confrontation: menhadapikonfliksecaralangsungdenganpendekatan problem solving • Compromise: menggunakanpendekatan give-and-take • Smoothing: mengurangifokuspada area yang berbedadanmenguatkanfokuspada area yang disetujui • Forcing: pendekatanmenang-kalah • Withdrawal: mundurataumenyerahdaripotensiperbedaan

  21. 2. Meeting yang efektif Tentukanapakah meeting dapatditunda sampaikanapakahtujuandan output dari meeting Tentukansiapa yang wajibhadirdalam meeting Sampaikan agenda dari meeting padapeserta Siapkan handout dan media visual Jalankan meeting secaraprofesional Bangunhubungandalam meeting

  22. 3. Email yang efektif Pastikan email tersebutdalammengakomodasitujuanpengirimaninformasi Pastikan email ditujukanpadaorang yang tepat Gunakansubjek yang jelas Batasi email hanyadengansatusubjekutama Batasibesardanjumlah attachment Hapus email yang tidakbergunadanjanganbaca email yang tidakdiketahuisumbernya Pastikan antivirus bekerja Respon email sesegeramungkin Pelajaripenggunaanfiturpenting email

  23. 4. Penggunaan template dalamprojek Adanya template dancontohdalamkomunikasiproyekakansangatmembantu Satuorganisasidapatmembuat template merekasendiriberdasarkan textbook yang ada

  24. Sample Template for a Project Description

  25. Sample Template for a Monthly Progress Report

  26. Final ProjectDocumentationItems

  27. Infrastrukturkomunikasi • Beberapa tool, metode, teknikdanprinsip yang bergunauntukinformasi : • Tools include e-mail, project management software, groupware, fax machines, telephones, teleconferencing systems, document management systems, and word processors. • Techniques include reporting guidelines and templates, meeting ground rules and procedures, decision-making processes, problem-solving approaches, and conflict resolution and negotiation techniques. • Principles include using open dialog and an agreed upon work ethic.

  28. Penggnuaan software dalamkomuniasiproyek • Banyak software bantu dalamkomunikasiproyek • Software proyekmencakupbanyakhal, termasukuntukkebutuhanrealtime conference • Alat bantu lain untukpenyebaraninformasigrup • Contoh software yang digunakan : • Mailing list • SVN • GIT • Online bug tracker • Forum • Skype • dll

More Related