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AGOPREM

AGOPREM. Associação Goiana de Previdência do Estado e Municípios. Objetivos. Difusão da Cultura Previdenciária no Estado de Goiás Colaboração no Desenvolvimento Institucional dos RPPS Apoio na Gestão financeira, administrativa Defesa dos RPPS nos Municípios goianos.

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Presentation Transcript

  1. AGOPREM Associação Goiana de Previdência do Estado e Municípios

  2. Objetivos • Difusão da Cultura Previdenciária no Estado de Goiás • Colaboração no Desenvolvimento Institucional dos RPPS • Apoio na Gestão financeira, administrativa • Defesa dos RPPS nos Municípios goianos

  3. O Estado de Goiás é dividido em 246 Municípios • 172 com RPPS • 97 são filiados da AGOPREM • 42 estão capitalizando seus recursos

  4. Serviços de Apoio aos Municípios • Realização de Seminários Itinerantes com objetivo de Formação Previdenciária dos Servidores • Consultoria a Distância • Informativo Agoprem • Programa de Gestão de Benefícios • Cálculo Atuarial e Modelagem através de parceria com a Universidade Federal do Rio de Janeiro • Prêmio anual :”Prefeito Previdencialmente Responsável” • Consultoria em Planejamento Estratégico

  5. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICOA Experiência de Goiás Tecnologia de Gestão Aplicada aos Regimes Próprios de Previdência Prof.Luciano Rogério Fernandes Sociólogo-Pedagogo-Especialista em Gestão Pública

  6. CONCEITO: • O Planejamento Estratégico aplicado aos RPPS é um processo gerencial de planejamento desenvolvido pela organização com a finalidade de melhoria na qualidade dos serviços prestados, elaborado de forma participativa com a equipe.O PE define o que é o RPPS, o que ele pretende realizar, onde ele pretende chegar , de que maneira e com quais recursos.É um processo coordenado pela liderança da organização para o alcance de uma situação desejada, de uma maneira mais eficiente e eficaz, com a melhor concentração de esforços e de recursos.

  7. Apresentação • No PE, a organização analisa seu desempenho passado, seus processos, suas relações internas e externas, seus valores, sua missão, suas condições de funcionamento e seus resultados.A partir dessa análise ela projeta seu futuro, define aonde quer chegar, que estratégias adotará para alcançar seus objetivos, que processos desenvolverá, quem estará envolvido em cada processo e qual o perfil dos resultados que deseja alcançar.

  8. Estrutura do Planejamento Estratégico • 1a.Etapa :Preparação – Etapa em que o RPPS se organiza para a elaboração do PE, define os passos a serem seguidos, identifica as responsabilidades, promove a conscientização,motivação e comprometimento da equipe e divulga o processo a todos os envolvidos • 2a.Etapa:Análise Situacional – (diagnóstico) etapa em que é efetuado um levantamento de todos os dados estatísticos da organização e informações sobre a qualidade do RPPS em seus diferentes aspectos.Nessa etapa a equipe reflete sobre essas informações para obter uma melhor compreensão do que está sendo feito e do que deve ser feito para melhorar o desempenho da organização.O diagnóstico é condição indispensável para que o RPPS possa elaborar sua visão estratégica e seu plano de suporte estratégico.

  9. 3a.Etapa:Definição da Visão Estratégica e do Plano de Suporte Estratégico – Etapa de Elaboração da visão estratégica e do Plano de Suporte Estratégico para implementação dos objetivos estratégicos • 4a.Etapa : Execução – Etapa em que os planos de ação estabelecidos pela organização são implementados • 5a.Etapa:Acompanhamento e Controle – Etapa de verificação da execução dos planos de ação e de adoção de medidas corretivas, quando necessário.

  10. 1a.EtapaPreparação • Constitui-se o Grupo de Sistematização • Indica-se o coordenador do PE • Realiza a semana de conscientização, motivação e mobilização da equipe e divulga a importância do PE • Estabelece datas e prazos para o cumprimento de cada etapa

  11. 2a.Etapa-Análise SituacionalCARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO • Momento em que se descreve todas as informações disponíveis do RPPS • Endereço, Lei de criação,Presidente, No. De segurados, aposentado, pensionistas, tipos de benefícios, no. De servidores, nome e função e objetivo principal da organização • Reunir todas as estatísticas disponíveis da organização.Ex:Folha de pagamento dos inativos, gráfico geral de benefícios,gráfico por categoria,gráfico demonstrando a evolução da concessão de benefícios, auxílio doença por origem do servidor, auxílio doença por cargos, por sexo. • Estabelecer um demonstrativo das despesas administrativas, e a sua evolução no decorrer do ano e o demonstrativo das contribuições previdenciárias.

  12. Análise dos Gráficos • Nesse momento é importante que conjuntamente se faça uma análise de cada conjunto de informações levantadas, pois essas análises serão importantes no momento de estabelecer estratégia de trabalho para os próximos anos. • Ao levantar os dados, geralmente se descobre informações que ainda não foram elencadas no dia-a-dia do RPPS, é importante que ao perceber qualquer fato se faça um relatório sobre as impressões que ficaram.

  13. Análise dos Fatores Determinantes da Eficácia e Funcionamento do RPPS • 1=Muito Fraca – 2=Fraca – 3=Regular – 4=Bom – 5=Muito Bom • Os fatores Determinantes: a)Efetividade dos Serviços Prestados b)Clima no Ambiente de Trabalho c)Envolvimento dos Segurados no Processo de Gestão d)Gestão Participativa dos Processos e)Desenvolvimento do Patrimônio Humano f)Instalações e Materiais

  14. Fator 1 – Efetividade dos Serviços prestados – Total de Pontuação: 2,74

  15. Explicação • A análise desses fatores é determinante para o sucesso do PE • Um conjunto de 125 questões procura responder a quase todas as demandas do RPPS • As respostas precisam ser dadas em conjunto para que possam traduzir a mais pura realidade do RPPS • Ter o cuidado de não ser excessivamente negativo ou entusiasmado, pois pode comprometer a verdade sobre a realidade e essa verdade é que determina a qualidade, objetividade e excelência do PE • O líder da organização no momento dessa análise precisa ter o cuidado de deixar a equipe com liberdade para expressar o que sente a respeito da organização, do ambiente de trabalho e até mesmo suas impressões sobre o líder. • Poderíamos dizer que essa análise é o coração do PE por isso é importante que durante todo esse processo se tome nota das impressões que são provocadas por essa análise

  16. Ficha-Resumo dos Fatores de Eficácia • Para cada fator de eficácia, escolher três Requisitos menos pontuados e para cada requisito escolher duas características menos pontuadas(para isso é preciso em cada requisito somar os pontos e dividir pelo número de característica obtendo assim uma média em cada requisito) • Após essa primeira análise selecionar para cada requisito menos pontuado(gargalos)selecionar duas características que também teve pontuação mais baixa.Dessa maneira estaremos selecionando os Requisitos e Características que devem ser atacados prioritariamente • Os dois exemplos seguem:

  17. Síntese da 1a.EtapaAnálise Situacional • 1 – Após a análise dos gráficos e da primeira conversa com a equipe quais os outros problemas detectados na organização • 2 – Dos problemas levantados quais os que devem ser atacados prioritariamente • 3 – Após a análise dos fatores críticos de sucesso liste os mais críticos e em qual o fator de eficácia eles se enquadram, como no exemplo a seguir • 4 – Relacionar as principais tarefas que a organização pretende realizar com base na análise efetuada

  18. Exemplo:

  19. Avaliação Estratégica da Organização 1 - Nesse momento a organização faz uma definição de forças, fraquezas, ameaças e oportunidades 2 – Forças representam o conjunto de fatores positivos no ambiente interno da organização, ex:Quantidade de servidores segurados, Capacidade financeira do RPPS, liderança atuante e formação acadêmica da equipe de trabalho 3 – Fraquezas são as características negativas no ambiente interno, ex:Falta de entrosamento da equipe, Falta de organização e controle dos procedimentos administrativos, falta de comprometimento da equipe 4 – As oportunidades são as características positivas que se encontram fora da organização e que a mesma pode ir em busca para se beneficiar delas, ex:Compromisso do Poder Executivo com os repasses, Patrocínio de Instituições Financeiras, A qualidade dos serviços prestados pelos parceiros 5 – As ameaças são as características negativas que se encontram fora da organização e que pode ameaçar o bom funcionamento da mesma, ex:Ausência de repasse, interferência política dentro da organização e indicação política dos gestores

  20. Questionário da Avaliação Estratégica • Quais são as nossas três principais forças(ambiente interno)? • Quais são as nossas três principais fraquezas(ambiente interno)? • Quais são as nossas três maiores oportunidades que se apresentam nos próximos anos(ambiente externo)? • Quais são as nossas três principais ameaças ou riscos ao nosso desempenho nos próximos anos(ambiente externo)? • Quais as dez tarefas mais importantes que devemos realizar nos próximos anos?Por que são importantes?

  21. Consolidação das Forças,Fraquezas,Oportunidades e Ameaças • Os conceitos são: • A=Alta • B=Baixa • C=Média

  22. QUADRO 1 – RELAÇÃO DAS FORÇAS E OPORTUNIDADES

  23. QUADRO 2 – RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E AMEAÇAS Nota: agora a pergunta é a seguinte: Como a fraqueza X reforça o impacto da ameaça Y?

  24. QUADRO 3 – RELAÇÃO DAS FORÇAS E AMEAÇAS Nota: agora a pergunta é a seguinte: Como a força X pode ajudar o impacto da ameaça Y?

  25. QUADRO 4 – RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E OPORTUNIDADES Nota: Como a fraqueza X pode dificultar o aproveitamento da oportunidade Y?

  26. QUADRO 4 – RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E OPORTUNIDADES Nota: Como a fraqueza X pode dificultar o aproveitamento da oportunidade Y?

  27. Ficha-Resumo da Avaliação Estratégica • 1 – Três combinações que apresentam alteração alta entre Força x Oportunidade • 2 – Três combinações favoráveis para futuros planos de ação entre Fraqueza x Ameaça, Força x Ameaça • 3 – Combinações que ajudam a neutralizar o efeito das ameaças, Fraqueza x Oportunidade • Que medidas a organização pretende tomar para contrabalancear o efeito das fraquezas e ameaças • Que medidas a organização pretende tomar para reforçar o efeito das forças e oportunidades

  28. 3a.EtapaDefinição da Visão Estratégica • Momento em que o RPPS, baseado no seu compromisso social define sua visão de futuro(momento em que todos podem sonhar alto)seus valores, sua missão e seus objetivos estratégicos • Lembrando que os objetivos Estratégicos devem estar baseados em toda a análise realizada desde a primeira etapa do PE • Seguem os exemplos:

  29. Nossos Valores • Respeito pelo individuo: • Respeitamos a dignidade e os direitos de cada pessoa dentro e fora da organização • Transparência: • Valorizamos a transparência na gestão administrativa e financeira do Instituto • Criatividade: • Apoiamos a criatividade de nossa equipe na resolução de nossos principais desafios • Solidariedade: • Valorizamos a relação solidária entre os integrantes da equipe

  30. Nossa Visão de Futuro • Pretendemos nos tornar um Instituto de Previdência referência no país pela qualidade dos serviços que prestamos realizando um trabalho de maneira eficaz, seguro e responsável respeitando os nossos segurados, a nossa equipe e o interesse público.

  31. Nossa Missão • Nossa missão e fornecer serviços previdenciários da mais alta qualidade, excedendo as expectativas de nossos segurados assegurando aos nossos clientes melhores condições socioeconômicas no presente e no futuro.

  32. Nossos Objetivos Estratégicos • Implementar a gestão de benefícios • Modernizar o gerenciamento financeiro • Otimizar a gestão administrativa

  33. Plano de Suporte EstratégicoEstratégias, Metas • Os objetivos estratégicos são baseados no resumo de toda a análise realizada até agora, portanto são mais amplos e não precisam ser possíveis de mensurá-los • As estratégias são baseadas nos problemas encontrados no questionário da análise dos fatores de eficácia, são um pouco menos amplas que os objetivos Estratégicos • As metas são mais específicas e precisam ser possíveis mensurá-las • Lembrando que para cada O.E no mínimo três estratégias e para cada estratégia no mínimo duas metas • Segue exemplo:

  34. Plano de Ação • Para cada meta criada deve se estabelecer um Plano de Ação • O Plano de Ação é formado por um conjunto de ações, específicas e mensuráveis que possam ajudar a organização atingir as metas e por conseqüência alcançar os objetivos propostos • É necessário que cada plano de ação contenha o nome da organização, o objetivo estratégico, o nome do Líder de objetivo, a estratégia , a meta e o nome do gerente de meta. • É importante também conter no plano de ação á data de início do plano, o período de revisão e a previsão de término • As pessoas que compõem o P.E estão estabelecidas em um Grupo de Sistematização conforme o exemplo que se segue:

  35. Grupo de Sistematização Coordenador do Planejamento Estratégico Um Líder para cada objetivo estratégico Um gerente de meta para cada meta Um responsável para cada ação

  36. PLANO DE AÇÃO Nome da Organização: APARECIDAPREV Objetivo Estratégico: 2- Otimizar o gerenciamento financeiro Líder de Objetivo: Lúcio Flávio Estratégia: 2.2- Estabelecer estratégias de compra, pagamentos, e demais procedimentos financeiros Metas: 2.2.3- Implementar 05 medidas de organização dos demais procedimentos financeiros Indicador da Meta: 05 medidas de organização dos demais procedimentos implementadas Gerente de Meta: Lúcio Flávio

  37. PLANO DE AÇÃO Nome da Organização: APARECIDAPREV Objetivo Estratégico: 3- Melhorar a gestão administrativa Líder de Objetivo: Maria Marlene Estratégia: 3.4- Implementar a estrutura físico-administrativa Metas: 3.3.1- Estabelecer 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativa Indicador da Meta: 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativa estabelecidas Gerente de Meta: Maria Marlene

  38. 4a. e 5a. EtapasExecução, Acompanhamento e Controle • Ocorre quando a elaboração do PE está totalmente concluída e seus planos de ação começam a ser implementados. Etapa extremamente importante para o sucesso do plano • É necessário que aconteça constantemente durante a realização das ações(revisão) • Se por acaso alguma ação não for possível ser realizada poderá ser substituída de acordo com a necessidade e avaliação da organização • Produção de relatórios mensais da realização das ações(controle) • Se qualquer fato acontecer e que possa colocar em risco o sucesso do plano é preciso promover o que chamamos de recuperação do processo

  39. Pensar, agir e pensar sobre a ação, rever , corrigir e novamente pensar, constituem etapas importantes num processo de planejamento.Existem outras formas de planejamento.Essa é uma sugestão que a Agoprem tem colocado a disposição de seus associados em Goiás e tem gerado bons resultados.Os nossos segurados merecem serviços previdenciários de qualidade e nós gestores, temos o dever de buscar novas formas de gestão para cumprir com a nossa missão. Luciano Rogério Fernandes

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