九十二年度 會計作業實務座談會

1. 國立聯合技術學院 九十二年度會計作業實務座談會 主辦單位：會計室

2. 國科會專題研究計畫經費報支注意事項 報告人：江品萱

3. 一般原則： • 國科會專題研究計畫依國科會核定之收支預算表執行。 • 有關經費之核銷請依本校會計事務處理手冊『動支經費及報銷應行注意事項』辦理。(請自行至會計室網站下載) • 計畫支用前，請填寫「計畫使用簽報單」。 • 為配合電腦作業，每一單據應填明「校內計畫編號」，俾便查詢、對帳，如：922001…….。 • 各計畫經費，請按核准內容支用，非計劃用途，請勿在研究計畫預算內開支。 • 經費之流用，以流出30％流入20％為限，流用時，請註明流出流入科目。 • 各計畫申結，國科會須於結束後三個月內完成，故各項經費請購案請於計畫結束前一個月完成各項採購手續，俾利會計室辦理後續核銷作業。

4. 其他應行注意事項： 人事費： • 助理人員（含大專生以上）之約用手續請於計畫核准後第一次請款前，檢附研究助理人員申請表及相關文件；臨時人員之約用應填寫「臨時工申請書」並按日支給，應附「僱用臨時工出勤紀錄表」。（申請表請在會計室網站下載表格） • 人事費支用標準請按國科會規定不得超過；工作內容與計畫無關者請勿報支。 • 人事費原則上應依核定之專、兼任助理人員資格條件任用，若有類、級別調整，請循執行機構之行政程序簽報核准後在原核定人事費內自行勻支，不需報經國科會同意。

5. 其他應行注意事項： • 大專學生研究助理應以在校生為原則，否則僅能以臨時工計算（如研究生新生兼任助理，尚未註冊不宜報支兼任酬金，可以臨時工資報支）；臨時工資按日計資，應於支用前並經申請核准。（申請表請在會計室網站下載表格）。 • 請於印領清冊上註明級別，並請於粘貼憑證用紙用途說明欄註記工作內容。 • 計畫主持人、共同主持人不得支領計畫相關其他津貼，如：口試甄試、命題費、閱卷費等。 • 人事費不得流入，但因專任助理人員年資調整致人事費不足時，依行政程序簽報呈校長核准。

6. 其他應行注意事項： 其他費用： • 非計畫相關人員原則上不得支領差旅費、保險費，如確因業務需要請說明理由，並經計畫主持人簽章核准。保險費結報時應檢附保單影本及被保險人名冊、每人保額不得超過四百萬元。 • 非計畫主持人或研究助理不得報支學術研討會之註冊費。 • 統一發票或普通收據須註明品名，請勿僅寫「文具」或「耗材」等一批，並填寫抬頭（國立聯合技術學院）、日期、營利事業統一編號，若為三聯式發票請將二、三聯一併附上（收執聯在上面）。

7. 其他應行注意事項： • 配鎖、冷氣維修、一般辦公文具（含桌墊）應屬管理及總務費用，與研究計畫不相關者不得報支。 • 計畫執行期限以外之單據，不得核銷。 • 各類參考書籍不論金額大小均屬圖書設備費，應在「研究設備費」項下且國科會原有核定者方得列支，且應請保管組列管。 • 論文發表應附發表論文抽印本，並應加註國科會補助字樣及研究計畫編號。 • 臨時工如計畫需要報支差旅費，得由計畫主持人循執行機構行政程序簽報呈校長核准後辦理。 • 報支差旅費所填出差事由若與執行計畫無關，則不得核銷。

8. 其他應行注意事項： 國外旅費： • 由國科會專款補助出席國際會議之國外旅費核銷，應依規定檢附國外出差旅費報告表、支出憑證、機票票根、旅行社代收轉付收據、註冊費收據、水單或出國前一天之臺灣銀行賣出即期美元參考匯價證明；若搭乘非本國籍班機者，得由本人填具因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書，經機關首長核定後，始可改搭外國籍班機。 • 報支國外差旅費項下之日支生活費，若出差地點於日支生活費標準表中未列示，則請以該國其他地區日支生活費標準報支。

9. 其他應行注意事項： 研究設備費： • 與原核定項目、數量不符部份請勿報支，且應請保管組列管。 • 請勿集中至計畫執行期限屆滿前二個月支用（請注意收據月份）。 • 國科會原核列之研究設備費除軟體、圖書設備外，單價在新台幣壹萬元以下且使用年限在二年以下之各項儀器、機械設備請循學校行政程序自行調整（辦理流用）後支用。

10. 其他應行注意事項： 其他： • 原始憑證請按預算科目（如：研究設備費、其他費用）分別粘貼；粘貼憑證用途說明請詳細具體說明。 • 計畫支用各項費用請勿集中至前二個月支用（請注意收據月份，尤其是研究設備費）。 • 支用之各項費用，請儘量不同類別，不可過於集中報支某類科目。（例如集中為影印費）。 • 經費如有賸餘，因計畫需要，須流出至其他補助項目支用時，如流出數額未超過原核定補助項目之百分之三十，且流入數額未超過擬流入補助項目核定金額之百分之二十者，得由計畫主持人循執行機構行政程序簽報呈校長核准後辦理。

11. 報國科會審查之計畫變更項目 計畫基本資料 • 變更計畫名稱。 • 變更計畫主持人、共同主持人、職稱。 • 延長計畫期限（最多延長一年，以一次為限）。 • 變更執行機關或系所。 • 變更赴國外或大陸地區之地點。 • 變更國際合作研究計畫，如出國人員、研究主題……等。 研究設備項目 • 變更為已申請未核定之項目，其單價超過新台幣十萬元者。 • 變更未核定且未申請之補助項目 。

12. 報國科會審查之計畫變更項目 補助經費 • 總經費追加或追減，如保費追加、追減、重複領取主持費…等。 • 凡核定項目支用後如有賸餘，因計畫需求，流出數額超過原核定補助項目金額百分之三十，或流入數額超過擬流入之核定補助項目金額百分之二十。 • 經費擬流入國外或大陸地區差旅費、出席國際學術會議差旅費、國際合作研究計畫費。 • 新增未核定之補助項目。 • 追加貴重儀器中心使用費。

13. 國科會計畫餘款繳回之規定 • 完全未購置之研究設備費，扣除已流出部分後之費用，其賸餘款項需繳回國科會。 • 國外或大陸地區差旅費、出席國際學術會議差旅費、國際合作研究計畫因故未出國致未動用，應將款項全部繳回。 • 除以上規定須繳回國科會外，其餘之國科會計畫結餘款均納入本校校務基金，並依本校「國科會研究計畫結餘款分配、運用及管理辦法」辦理。

14. 本校國科會計畫結餘款分配、運用及管理辦法 • 計畫結餘款額度逾一萬元(含)以上者，結轉至下年度繼續使用（請計畫主持人於支用前填具「計畫簽報單」，並奉　校長核可後動支；如欲提前當年度先行支用，請簽奉　校長核定)。 • 使用分配比例為學校20％，計畫主持人80％（計至千元)。 • 人事費不得逾結餘款之50％。 • 結餘款用於出國開會或出國考察者，應事前檢附開會邀請函或出國考察計畫書，經簽請校長核准後方可報支。 • 當年度分配之結餘款運用執行完畢後如尚有剩餘，全數繳回校務基金。

15. ◎ 一般經費動支與核銷應行注意事項◎ 人事費結報注意事項◎ 國內旅費結報注意事項 報告人：詹璧卿

16. 一般經費動支與核銷應行注意事項 採購程序 • 採購金額在 10,000元以下者，授權一級單位主管代判決行後，逕行採購，事後單據與請購案同時送出，由零用金方式支付。 • 採購金額在10,000 (含)元以上、100,000元以下者，授權一級單位辦理採購作業。辦理程序：附估價單乙份隨請購單依序審核。請購單經核准後，由一級單位主管逕行與廠商議減總價，並檢附相關文件送事務組組長查核，授權總務長代判決行。驗收時如需列入財產者，應會同保管組辦理驗收。 • 100,000元(含)以上之採購，依政府採購法暨相關規定辦理。 • 關於相關採購程序規定，請參考本校「營繕工程與購置定製財物及內部審核程序」（附件一）

17. 一般經費動支與核銷應行注意事項 • 各項經費支出，均須在分配預算範圍內列支，且科目用途相符 。 • 購置財物，請儘量集中辦理，一次填單，應避免化整為零 。 • 請購單應填寫之資料，請依序填寫，用途及經費來源務請填寫，用途並請具體填述。 • 請購(修)單及粘貼憑證用紙已結合為乙紙，請逕行下載列印使用。（附件二、三） • 設備預算之採購：請先行編製「設備預算執行計畫表」（附件四）陳送校長核准後，送一份至會計室留存。並請於分配預算額度內依進度確實執行。

18. 一般經費動支與核銷應行注意事項 • 計畫表編製應注意事項： ☆ 設備名稱欄下，請加填購買之數量 。 ☆ 設備單價需達10,000元（含）以上且使用年限在兩年 以上才列為設備。 ☆購置軟體，係屬經常費用，請勿編入設備預算執行。 • 憑證以取得統一發票為主，發票抬頭為「國立聯合技術學院」，取得三聯式統一發票時，應加註本校統一編號「49502521」，收執聯及扣抵聯應一併粘貼，同時收執聯貼在上面。 • 取得免用統一發票之小店戶開立之收據時，請注意需加蓋有小店戶名稱、統一編號及負責人私章。 • 收銀機之發票如無貨品明細時，請於發票上註明購買品名或附購物明細表（出貨明細表），並由經手人簽章。

19. 一般經費動支與核銷應行注意事項 • 取得之憑證，若品名非以中文書寫，請加譯為中文。 • 發票或收據的總計欄位請以國字大寫方式填寫金額。如有塗改，塗改處需加蓋店章。 • 請檢視發票或收據日期是否填列「品名」、「數量」、「單價」、「金額」是否與請購單相符，若憑證上載金額少，應加附議減單。 • 粘貼憑證時，請儘量靠左對齊，不同用途別請分類粘貼。同時注意申請金額與憑證金額是否相同（憑證金額可少不可多），實付金額較少時，請加註「實付」字樣。金額有更正時應在更正處蓋章。並在粘貼憑證右上方勾選「款項未付」或「款項由（ ）墊付」。 • 請購印章、影印或裝定講義資料，核銷時請加附「樣章」、「樣張」資料供核。

20. 一般經費動支與核銷應行注意事項 • 電話費如有撥接國際電話使用費者，需加附通話明細表，郵資應檢附購買郵票證明單。郵政函件收據不得作為結報憑證。 • 講演鐘點費之核銷，請加附講演議程資料。議程資料需記載有時間、地點、課程及講演人資料。 • 粘貼憑證用印時，經手人與驗收或證明人不得為同一人。業務主管部分，務請系、館、處、室單位主管核章。 • 收據或發票如有遺失，應檢具原立據人加蓋店章（收據另需加蓋負責人私章）負責證明與原本相符之影本，並註明無法取得原本之原因，另由經手人簽章證明。 • 分批（期）付款之收據或統一發票，應附分批(期)付款表（請逕行下載），列明應付總額、已付及未付金額等；其訂有合約者，應於第一次付款時檢送合約副本或抄本。 • 不能取得單據之案件，得填寫「支出證明單」，（請逕行下載）經核准後據以結報。

21. 一般經費動支與核銷應行注意事項 • 各單位辦理相關業務須事先給付現金之各項請購案件，得簽奉校長核定後，以預借方式辦理（惟10,000元（含）以上之款項，依規定應匯入廠商金融機構帳戶，不得先行墊付）。請填寫預借費用請示單（附件五），奉核後送回會計室辦理撥款手續。預借人於活動結束後，應儘速辦理結報，並請填寫「各項活動（預借）經費核銷結報表」（附件六）併同粘貼憑證送會計室辦理核銷。 • 有關其他經費動支與核銷應行注意事項，並請參考「支出憑證處理要點」（附件七）。

22. 一般經費動支與核銷應行注意事項 會計年度將屆結束時應注意事項 • 尚未結報之案件，請各單位配合會計室關帳期程儘速整理憑證送會計室核銷，以免影響款項之撥付及本校關帳決算作業。 (凡於12月15日前發生之單據，需於12月20日前送會計室，其餘至遲務必於12月31日前送達會計室，請注意單據跨年度無法核銷) • 已發生或簽訂契約尚未驗收結案付款之設備採購案件如確因事實需要，必須轉入下年度辦理者，請將保留原因填寫保留預算申請書（附件八）併同契約書影本（未訂定契約者，無法辦理保留）送會計室彙整辦理申請保留預算 。 (未辦理保留案件不得核銷，請重新簽辦採購程序，用次年度經費支用;未辦驗收之保留案，如已取得發票，請退回廠商，俟驗收合格後，再取據核銷。)

23. 一般經費動支與核銷應行注意事項 會計年度將屆結束時應注意事項 各類案件之保留請依照下列權責辦理: 1.建築部份由總務處營繕組負責填報;西書採購由圖書館負責辦理。 2.金額在100,000元以上之購案，以及所有國外採購案(不論金額大小)之申請保留的由採購單位(事務組)統籌辦理。 3.金額在100,000元以下系所自辦之國內外採購，除有特殊情況簽報核淮者外，均不予辦理保留。 • 當年度發生之費用，繳款期限為次年度者（例如水電費、公保費、勞保費等），請填寫預借費用請示單，惟仍請儘速在關帳前送會計室辦理核銷。

24. 人事費結報注意事項 • 兼任行政職務之老師之休假補助因尚未以「國民旅遊卡」之方式報請，故目前仍援用以往方式處理。請於每年 7 月31日前取得該學年度（ 前一年8月1日至當年7月31止）休假期間之收據併同休假卡影本請核。核銷時，請於憑證上簽名或蓋章，以推定為請款人自行取得。 • 銓敘職員、技工、工友部分，因已實施國民旅遊卡，持卡人消費後，由發卡銀行寄送繳款通知書給持卡人，持卡人於期限內繳納後，發卡銀行將有合格請款明細，持卡人據以申請補助免再檢據核銷。 • 未銓敘職員部分自92年度起年度休假期間改以歷年制計算，惟尚未實施國民旅遊卡，其中涉及91學年度部分請援用第一項規定辦理。92年8月1日至12月31日應休畢天數，根據人事室92年1月聯合人字第09250036號函示為5.5天，休假補助金額$6,287元，請於92年12月31日前檢據核銷。

25. 人事費結報注意事項 結婚、生育、喪葬補助 • 請在事實發生後3個月內提出申請，除申請書外，尚應檢附資料如下： 結婚：戶口名簿或戶籍謄本、結婚證書。 生育：戶口名簿或戶籍謄本、出生證明書。 喪葬：戶口名簿或戶籍謄本、死亡證明書。 • 各項補助標準，詳「公教人員婚喪生育補助表」。

26. 人事費結報注意事項 子女教育補助 • 子女教育補助請於註冊日（完成當學期註冊手續）後3個月內提出申請。需繳驗證件：填寫申請書、繳驗戶口名簿、學生證（國中、國小除學生證外，亦得以收費單據代之）。 • 補助標準，詳「子女教育補助表」。 • 補助對象，以子女未婚且無職業需仰賴申請人扶養者為限。夫妻同為公教人員時，其子女教育補助應自行協調由一方申領，不得重複申領。 • 至於有無職業之認定，則以本校人事室91年10月9日（九一）聯合人字第430號函轉行政院人事行政局91年10月1日局給字第0910044753號函規定辦理。

27. 人事費結報注意事項 加 班 費 • 申請人應事前填寫請示單，經奉核可後，請於加班日結束後十五日內提出申請。 • 根據本校人事室91年9月25日（九一）聯合人字第404號函轉行政院91年9月3日院授人給字第0910043481號函規定，自九十二年度起，每人每日以不超過4小時、每月不得超過20小時為限。但得依加班事實擇期補休。

28. 國內差旅費報支注意事項 • 公假時➪僅補助往返交通費。（依經費許可時補助） (經人事室核定以公假派遣洽公或參與各項會議時) • 一般出差時➪全額補助交通費.膳雜費，出差二天以上另行補助住宿費【若出差單位已提供住宿及二餐以上膳食，僅補助往返交通費】 。 • 出差參加各項訓練或講習(含研討會.座談會.研習會.觀摩會.說明會等) ♞主辦單位已提供住宿及二餐以上膳食，補助往返交通費。 ♞主辦單位未提供住宿及二餐以上膳食，則補助往返交通費、住宿 費、膳雜費的二分之一膳費。

29. 國內差旅費報支注意事項 • 教師參加學術研討會並發表論文時➪ ♞僅補助交通費及住宿費。(學校補助) • 教師參加學術研討會➪僅補助交通費及住宿費。 ♞ 統籌差旅費不予補助。 ♞ 先由其研究計畫經費支應。 ♞ 各教學單位可依研討會性質由其業務費項目勻支。 • 核銷時➪出差事畢，應於十五日內檢具下列文件，一併報請審 核。並先至各系、科、處、室、館之業務費會簽若需用統籌費支用時，待憑證至會計室審核時再行修正。 ♞ 出差旅費報告表，連同有關書據。 ♞ 檢附有關文件（如：公文、簽辦單、開會通知單、開會行 　　　程表等）。

30. 國內差旅費報支注意事項 • 住宿費➪ ♞ 出差地點距離機關所在地六十公里以上者，應事先填寫 出差日數(含路程假)，經校長核准後才可報住宿費。 • 交通費➪ ♞ 除搭乘飛機者應檢據核實列支外，搭乘其他交通工具者， 均按實報支無需檢據。 ♞ 所搭乘市區內公民營客運汽車或捷運之車費，均可報支， 惟不得報支計程車資。 ♞ 駕駛自用汽（機）車者，得按同路段公民營客運汽車最高 　 等級之票價報支，不得另行報支油料、過路(橋)、停車、 公款修理費。 ♞向總務處申請校車者，不得報支交通費。 檢附國內差旅費標準表（附件九）

31. 綜 合 座 談 （意見交流）