Документирование управленческой деятельности предприятия

1. Документирование управленческой деятельности предприятия Тема 6. Основные правила организации работы с документамиПшеничная Е.А., ст.преподаватель кафедра Менеджмента институт Права и управления

2. Документирование управленческой деятельности предприятия Тема 6. Основные правила организации работы с документами 6.1. Организация работы с документами 6.2. Работа с входящими документами 6.3. Работа с исходящими документами 6.4. Работа с внутренними документами 6.5. Регистрация документов 6.6.Организация текущего хранения дел 6.7.Подготовка документов к архивному хранению

3. 6. Основные правила организации работы с документами 6.1. Организация работы с документами Организация работы с документами – обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения до момента их передачи на архивное хранение или уничтожение).

4. 6. Основные правила организации работы с документами 6.1. Организация работы с документами Основные формы организации работы с документами: • централизованная; • децентрализованная; • смешанная

5. 6. Основные правила организации работы с документами 6.1. Организация работы с документами Централизованная форма предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении (например, канцелярии или общем отделе).

6. 6. Основные правила организации работы с документами 6.1. Организация работы с документами При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях, которые могут быть территориально разобщены.

7. 6. Основные правила организации работы с документами 6.1. Организация работы с документами Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами предполагает разделение операций по обработке документов между структурными подразделениями.

8. 6. Основные правила организации работы с документами 6.2. Работа с входящими документами Этапы работы с входящими документами: • доставка и прием документов; • первичная обработка; • предварительное рассмотрение, разметка; • регистрация;

9. 6. Основные правила организации работы с документами 6.2. Работа с входящими документами • рассмотрение документов руководителем; • направление на исполнение; • контроль исполнения; • прием исполненного документа, его помещение в дело; • последующее хранение и работа с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

10. 6. Основные правила организации работы с документами 6.3. Работа с исходящими документами Этапы работы с исходящими документами: • составление проекта документа исполнителем; • проверка правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей; • согласование проекта документа; • подписание (утверждение) исходящего документа руководителем;

11. 6. Основные правила организации работы с документами 6.3. Работа с исходящими документами • регистрация документов; • подготовка документов к отправке; • отправление документов; • помещение контрольных экземпляров документов в дела; • последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

12. 6. Основные правила организации работы с документами 6.4. Работа с внутренними документами Этапы работы с внутренними документами: • подготовка предварительного варианта текста документа, его редактирование; • согласование уточненного варианта текста, оформление окончательного варианта текста документа; • утверждение (подписание) документа; • регистрация документа;

13. 6. Основные правила организации работы с документами 6.4. Работа с внутренними документами • тиражирование документа; • передача рабочих экземпляров документа должностным лицам (структурным подразделениям) для использования в практической деятельности; • помещение контрольного экземпляра документа в дела; • последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

14. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Регистрация – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

15. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Цели регистрации: - учет документов (создание баз данных); - контроль исполнения документов; - поиск документов.

16. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Процедура регистрации состоит из двух этапов: 1) проставление отметки на документе; 2) заполнение регистрационной формы. Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов - приказы, протоколы, акты.

17. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации.

18. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Элементы номеров входящих и исходящих документов: - индекс отдела (место составления или исполнения документа); - номер дела по номенклатуре, куда подшивается документ; - порядковый регистрационный номер.

19. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Пример регистрации документа № 01-12 / 32, где 01 – индекс структурного подразделения; 12 – номер дела по номенклатуре, куда будет подшит документ; 32 – порядковый номер документа, полученный при регистрации.

20. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Системы регистрации документов: • централизованная; • децентрализованная; • смешанная.

21. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Формы регистрации документов: - традиционная (журнальная, карточная); • электронная

22. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Форма журнала регистрации входящих документов

23. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

24. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов Перечень документов, не подлежащих регистрации: • Рекламные проспекты, каталоги; • Извещения о заседаниях, собраниях, пригласительные билеты, программы; • Бухгалтерские документы (бухгалтерия);

25. 6. Основные правила организации работы с документами 6.5. Регистрация документов • Сводки, справки, информация, присланная для сведения; • Печатные издания (книги, брошюры, журналы, бюллетени) –библиотека; • Переписка по мелким административно-хозяйственным вопросам; • Арбитражные и исковые документы (юридический отдел); • Снабженческая документация (отдел снабжения).

26. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел Документальный фонд объединяет всю документацию предприятия: • документы текущего управления; • собранные в справочных целях копии документов, в т.ч. других организаций, присланные для сведения и исполнения.

27. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел • документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в т.ч. переданные на хранение в государственный архивный фонд;

28. Документальный фонд Копии документов Документы кратковременного хранения Архивный фонд Документы по личному составу Научно-техническая, методическая, творческая Документы постоянного хранения «Экономический архив» фирмы 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел Составные элементы документального фонда

29. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

30. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел Назначение номенклатуры дел: • распределение исполненных документов в дела; • систематизация и учет дел; • закрепление индексов дел; • установление сроков хранения дел.

31. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел Виды номенклатуры дел: • типовая; • примерная; • индивидуальная

32. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные карточки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные и периодические издания.

33. 6. Основные правила организации работы с документами

34. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел Формирование дел – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

35. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел Работа по формированию дел состоит из следующих операций: • распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел; • расположение документов внутри дела; • оформление обложки дела.

36. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел Признаки группировки документов в дела: • Номинальный; • Авторский; • Предметно-вопросный; • Корреспондентский; • Хронологический; • Географический.

37. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: 1. В дела формируются документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва. 2. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела. 3. В дело помещаются документы, работа по которым завершена.

38. 6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел • Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями. • В дело помещается один экземпляр документа. • Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении). • В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и рабочие варианты документов.

39. 6.6. Организация текущего хранения дел Перечень документов с указанием сроков хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. 6. Основные правила организации работы с документами

40. 6. Основные правила организации работы с документами 6.7. Подготовка документов к архивному хранению Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

41. 6. Основные правила организации работы с документами 6.7. Подготовка документов к архивному хранению Задачи экспертизы ценности документов: 1) отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих практическое значение, для длительного хранения; 2) выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

42. Основные правила организации работы с документами Подготовка документов к архивному хранению Критерии экспертизы ценности документов - система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии экспертизы ценности документов: • критерии происхождения; • критерии содержания; • критерии внешних особенностей.

43. 6. Основные правила организации работы с документами 6.7. Подготовка документов к архивному хранению Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

44. 6. Основные правила организации работы с документами6.7. Подготовка документов к архивному хранению Образец описи дел постоянного хранения

45. 6. Основные правила организации работы с документами Контрольные вопросы: 1) Укажите последовательность работы с внутренними документами? 2) Что включает в себя документальный фонд предприятия? 3) Какую информацию содержит номенклатура дел? 4) Как осуществляется прием – передача дел в архив?

46. 6. Основные правила организации работы с документами Основная литература: • Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – М.: Управление персоналом, 2007 – 528с. • Непогода А.В. Делопроизводство организации: Подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега –Л, 2008. – 480с. • Пшеничная Е.А. Документирование управленческой деятельности предприятия: Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во ВГУЭС, 2006. – 104с. • Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. - М: Издательство РДЛ, 2006. – 408с.

47. 6. Основные правила организации работы с документами Дополнительная литература: • Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008.- 480 с. • Клоков И.В. Эффективное делопроизводство. – С-Пб.: Питер, 2008. - 224 с. • Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.:Ось-89, 2006. • Пшенко А.В.Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. – М.: Академия, 2008. - 176 с.